Un guide pour configurer la facturation automatisée pour votre entreprise

La facturation automatisée peut vous faire économiser des heures de facturation aux clients. Suivez les conseils de The Ascent pour mettre en place un système de facturation automatisé efficace.

The Ascent consiste à trouver des moyens de rendre votre petite entreprise plus efficace. De l'automatisation du marketing à l'utilisation de l'IA dans la comptabilité, nous sommes tous favorables à l'accueil de petits amis robots dans la vie des propriétaires de petites entreprises très occupés.

La facturation est probablement sur votre liste de tâches que vous savez que vous devez faire mais que vous préférez ne pas faire. Laissez-nous vous présenter un autre petit robot qui peut soulager une partie de cette charge de travail de votre bureau.

Présentation :Qu'est-ce que la facturation automatique ?

Un système de facturation automatisé fait référence à une solution logicielle qui facture ou facture les clients sans intervention manuelle importante. Le système fonctionne particulièrement bien dans les entreprises qui facturent aux clients un montant récurrent chaque mois via un modèle d'abonnement ou de retenue.

Par exemple, un petit magasin de vin près de chez moi propose un service mensuel où ils emballeront trois bouteilles de vin savamment choisies pour 25 $. S'ils utilisaient un système de facturation automatisé, ils n'auraient pas à se soucier du traitement manuel des frais récurrents. Au lieu de cela, leur logiciel de facturation s'en occuperait et les avertirait uniquement si ma carte expirait ou était refusée après plusieurs tentatives.

Les cabinets de conseil, d'avocats et les cabinets médicaux peuvent également bénéficier de la mise en place d'un système de facturation automatisé, même s'ils ne facturent pas un montant uniforme aux clients et aux patients.

Les systèmes de facturation automatisés fonctionnent soit en facturant les clients et en acceptant le paiement, soit en facturant automatiquement les clients avec un mode de paiement enregistré.

Vous pouvez trouver la facturation automatisée dans des solutions logicielles autonomes faisant partie d'un logiciel de facturation ou incluses dans un logiciel de comptabilité. La façon dont vous décidez de configurer un système de facturation automatisé dépend des besoins de votre entreprise et des fonctionnalités disponibles dans votre gamme de logiciels actuelle.

3 avantages de la mise en place d'un système de facturation automatisé

La facturation automatisée peut apporter plus rapidement de l'argent à votre entreprise tout en vous déchargeant d'une lourde tâche.

1. Facturation plus rapide

Le modèle d'abonnement a gagné en popularité en partie parce qu'il assure un flux de revenus stable. Cependant, la facturation en temps opportun est essentielle au processus; lorsque vous facturez les clients de manière incohérente, vous percevez des revenus de manière incohérente.

Le logiciel de facturation automatisé n'a pas à jongler avec plusieurs tâches, contrairement à ce que vous faites en tant que propriétaire d'une petite entreprise. Les systèmes de facturation automatisés factureront vos clients à temps.

2. Gain de temps

L'envoi de factures professionnelles peut prendre des heures, surtout si vous utilisez un système de facturation papier. Je suis sûr que vous aimeriez récupérer les heures que vous avez passées à imprimer des factures, à les plier, à les mettre dans des enveloppes et à apposer des timbres.

Les systèmes de facturation automatisés fonctionnent généralement de manière numérique. Non seulement ils aident votre entreprise à éliminer le papier, mais ils libèrent également le dernier dimanche de chaque mois que vous consacrez à la facturation.

De plus, les logiciels de facturation automatisés disposent tous d'une fonction de «relance» qui réessaye les cartes refusées et informe les clients d'un mode de paiement expiré ou refusé, les invitant à le mettre à jour. Sans l'automatisation, vous seriez obligé de collecter des informations de paiement valides.

3. Réduction des erreurs

La facturation manuelle des clients entraîne inévitablement des erreurs d'écriture. Vous pouvez éviter les erreurs humaines en configurant correctement un système de facturation automatisé. Moins d'intervention humaine entraîne moins d'erreurs de facturation qui peuvent sérieusement irriter les clients.

Comment configurer un système de facturation automatisé efficace pour votre entreprise

Le système de facturation automatisé idéal ne nécessite que peu ou pas d'attention après sa configuration. Voici comment commencer à choisir et à configurer un nouveau système de facturation automatisé.

1. Recherchez un logiciel de facturation spécifique à votre secteur

Les cabinets médicaux ne peuvent pas utiliser le même logiciel de facturation automatisé que les fleuristes. S'il y a des considérations particulières dont vous devez tenir compte dans le processus de facturation, telles que les paiements d'assurance, assurez-vous de choisir une solution de facturation automatisée qui peut le prendre en charge.

2. Assurer l'intégration avec le logiciel comptable existant

Assurez-vous que votre système de facturation automatisé s'intègre à votre logiciel de comptabilité s'il ne l'est pas déjà.

Supposons que votre entreprise utilise la méthode de la comptabilité d'exercice. Le système de facturation doit enregistrer automatiquement les écritures de journal qui reconnaissent les revenus et les comptes clients lorsque les factures sont envoyées et mettent à jour vos livres lorsque les clients effectuent le paiement. Les entreprises payantes ne comptabiliseront les revenus que lorsque les clients paieront.

La mise en place d'un système de facturation qui ne communique pas avec votre logiciel de comptabilité ne fait que pousser votre charge de travail de facturation actuelle vers la comptabilité.

3. Migrer les données de paiement client

Une fois que vous avez sélectionné le bon logiciel de facturation pour répondre aux besoins de votre entreprise, commencez à importer les informations de paiement de vos clients dans le nouveau système.

Une partie de l'intégration du logiciel de comptabilité doit inclure une migration transparente des données client.

4. Configurer un portail de paiement client

Presque tous les systèmes de facturation automatisés incluent un portail en ligne destiné aux clients qui accepte les paiements en ligne et permet aux clients de télécharger des factures et de mettre à jour leur mode de paiement.

Personnalisez le portail de paiement avec le nom et le logo de votre entreprise afin que les clients sachent qu'ils se connectent au bon site Web pour payer leurs factures.

5. Personnaliser les factures

Si vous utilisez un logiciel de facturation pour créer des factures récurrentes, personnalisez-les en ajoutant le nom, le logo, les informations de paiement automatique et les coordonnées de votre entreprise. Vous ne voulez pas changer de système de facturation et laisser vos clients se demander qui ils paient.

6. Examinez régulièrement les transactions

Si vous avez vu le film Moi, Robot , vous savez ne pas tout laisser aux robots. Allez régulièrement dans votre système de facturation et testez-en l'exactitude. Garantissez son exactitude en sélectionnant au hasard au moins 10 % de vos transactions mensuelles, puis assurez-vous qu'elles reflètent précisément le montant dû par chaque client.

Vous voulez également vérifier que votre logiciel de facturation ne manque aucun client. Générez un rapport sur les comptes clients à partir de votre logiciel de comptabilité et comparez-le à la liste des clients facturés dans votre logiciel de facturation.

Conseils pour utiliser un système de facturation automatisé

Voici quelques façons de faciliter la transition vers un nouveau système de facturation.

1. Prévenez vos clients

Les stratagèmes d'hameçonnage inondent bon nombre de nos boîtes de réception, et vous ne voulez pas que les clients pensent qu'une nouvelle facture est la dernière tentative d'un arnaqueur pour leur soutirer des centaines de dollars.

Envoyez un e-mail spécial ou incluez une note sur la facture finale avant le changement, expliquant votre transition vers un système de facturation mis à jour.

2. Envisagez d'ajuster les conditions de paiement

La configuration d'un nouveau système de facturation est le moment idéal pour ajuster vos conditions de paiement.

Supposons qu'avant de mettre en place un système de facturation automatisé, votre entreprise facturait ses clients par courrier avec des conditions de paiement nettes de 30 heures. Votre nouveau système est entièrement sans papier, ce qui signifie qu'il n'y a aucun délai entre la facturation et la réception des factures par les clients, et que les clients peuvent payer leurs factures en ligne. Il est raisonnable de raccourcir vos conditions de paiement en échange de la commodité supplémentaire.

3. Découvrez les options de mode de paiement

De nombreux outils logiciels de facturation automatisée ont des portails en ligne qui permettent aux clients de payer des factures en utilisant n'importe quel nombre de méthodes de paiement, des chèques électroniques aux principales cartes de crédit. Si votre entreprise n'accepte que les chèques envoyés par la poste, c'est le bon moment pour permettre à vos clients de vous payer plus facilement.

Je ne vous facturerai pas plus tard

Nous aimons tous être payés, mais tout le monde n'aime pas passer des heures à facturer les clients et à faire la comptabilité pour cela. La facturation automatisée offre aux petites entreprises l'avantage de facturer leurs clients maintenant, pas plus tard, sans ajouter une autre tâche onéreuse à la liste.