18 façons d'automatiser votre entreprise pour la croissance

Chaque chef d'entreprise sait qu'il y a une différence entre un travail chargé et un travail productif. Le premier a tendance à être une perte de temps répétitive qui nécessite peu de réflexion ou de talent. Ce dernier produit un résultat significatif qui profite à l'entreprise et est satisfaisant pour les travailleurs.

La plupart d'entre nous préfèrent passer nos journées sur le deuxième plutôt que le premier. Vos employés ressentent cela, trop. En réalité, l'engagement entraîne une véritable productivité. L'automatisation des processus métier (BPA) est le moyen avec lequel les entreprises transfèrent le travail chargé vers les machines et permettent au personnel de faire preuve de créativité et de compétences en résolution de problèmes.

Le BPA est une catégorie logicielle mais peut également inclure des technologies mécaniques, comme la robotique. L'objectif est de réaliser des processus et actions physiques ou numériques répétitifs avec une intervention humaine minimale, voire nulle. Le BPA peut être acheté et utilisé comme un progiciel autonome, ou il peut être intégré ou intégré dans d'autres logiciels en tant que fonctionnalité. Il s'agit souvent d'un sous-ensemble des suites de gestion des processus métier (BPM), qui à son tour peut être une composante de la gestion de l'infrastructure.

Vous pouvez entendre les termes « BPA » et « BPM » utilisés de manière interchangeable, mais ce n'est pas la même chose. BPA se concentre sur la façon dont l'automatisation peut simplifier et rationaliser les processus métier, tandis que le BPM, qui peut inclure ou non l'automatisation, utilise une variété de méthodes pour découvrir, maquette, analyser, modifier et optimiser les processus métier de bout en bout.

Cependant, Le BPA évolue, et le terme se transforme pour refléter des changements importants en cours de route. Par exemple, L'automatisation des processus robotiques (RPA) est une forme de BPA qui utilise l'IA pour effectuer des tâches plus complexes, workflows en plusieurs étapes, souvent à travers une variété d'applications. Par exemple, la société d'études de marché IDC appelle BPM avec des capacités d'IA « automatisation intelligente des processus, » ou IPA.

Pourquoi automatiser les processus métier ?

En bref, toutes les entreprises veulent faire plus avec moins. Le BPA permet d'effectuer plus de travail avec moins de personnes et de libérer du temps dans la journée de travail pour créer de nouveaux produits et services innovants et générer plus de profit.

Le BPA ajoute également des gains d'efficacité et de gain de temps, réduit les erreurs humaines, et exploite souvent mieux les ressources et les actifs de l'entreprise.

5 avantages du BPA

Il existe de nombreuses façons pour les entreprises de bénéficier de l'utilisation stratégique du BPA. Les cinq plus courants sont :

1. Augmentation de la productivité

Propriétaires de petites entreprises, et les travailleurs d'entreprises de toutes tailles, peuvent se concentrer sur ce qu'ils font le mieux et faire confiance aux machines pour faire le reste. Le travail est terminé plus rapidement et avec peu ou pas d'erreurs. Lorsque les systèmes robotiques assument des tâches qui causaient auparavant des blessures, comme des chutes ou des foulures, le bien-être des employés augmente.

2. Communication assistée

Avec le BPA, les communications peuvent être acheminées vers un canal préféré, ou un représentant du service client pourrait, par exemple, suivre une conversation sur plusieurs canaux. En outre, un représentant peut extraire des données de support à partir d'une variété d'applications pour rendre les communications plus productives. Un responsable peut utiliser BPA pour suivre les activités afin que toutes les parties sachent où elles en sont dans un projet ou un processus sur lequel elles travaillent.

3. Visibilité accrue des processus

Chaque fois que vous automatisez un processus, vous avez la possibilité d'examiner de près le flux et de décider quelles étapes valent la peine d'être conservées et ce qui pourrait être fait pour améliorer la procédure. La résultante, des processus plus rationalisés accéléreront encore la production.

4. Coûts réduits

Des études montrent systématiquement que l'ajout d'automatisation est considérablement moins coûteux que de payer une personne pour faire le même travail. Plus loin, l'automatisation conduit à la fois à des économies d'échelle et à une plus grande économie de gamme; C'est, la capacité de produire une plus grande variété de produits. Comme le savent les chefs d'entreprise, les deux peuvent conduire à des marges unitaires plus favorables et à une rentabilité accrue.

5. Efficacité opérationnelle accrue

Le cabinet d'analystes Forrester suggère que l'automatisation peut réduire les coûts d'exploitation de 90% et affirme que l'utilisation de l'automatisation intelligente libérera 134 milliards de dollars en valeur de main-d'œuvre d'ici 2022. une plus grande visibilité sur les processus conduira à une innovation accrue.

Plus loin, l'automatisation permet des délais plus courts, une livraison plus rapide et une utilisation plus efficace des stocks et des espèces, selon Economics Help.

9 domaines clés de votre entreprise à automatiser

Alors que la plupart des entreprises peuvent identifier le travail répétitif qui pourrait être automatisé pour rendre les opérations plus efficaces, il y a des domaines où les experts disent que les entreprises peuvent obtenir des avantages immédiats. Ceux-ci incluent :

1. Commercialisation

L'automatisation du marketing coordonne les messages marketing et orchestre leur livraison en temps opportun sur des canaux désignés. L'automatisation du marketing entraîne une augmentation moyenne de 14,5% de la productivité des ventes et une réduction de 12,2% des frais généraux de marketing, selon invesp.

L'automatisation du marketing peut être utilisée sur plusieurs canaux, y compris le marketing par e-mail, service de messages courts (SMS), recherche payante, affichage et publicités sociales. Il peut également être utilisé pour des recommandations de vente incitative sur les achats mobiles et en ligne.

2. Finances

La nature des fonctions financières est très structurée et consiste principalement à travailler avec des valeurs numériques. Plus loin, les données sont souvent transférées entre les rapports et les services pour maintenir l'entreprise sur une base financière sécurisée. Ces attributs combinés font de la finance un domaine bien adapté à l'automatisation.

La création de tout rapport financier peut être partiellement ou entièrement automatisée. L'automatisation des comptes fournisseurs (AP) en est un exemple. Un processus AP souvent automatisé est la facturation. Cela peut réduire les coûts, augmenter l'efficacité et réduire les erreurs. Les processus de facturation peuvent être intégrés à d'autres processus tels que les données de la chaîne d'approvisionnement ou les reçus d'expédition.

3. Ventes

De nombreux processus utilisés dans les ventes externes et internes peuvent être partiellement ou entièrement automatisés. Mais l'objectif est le même :conclure plus de ventes au cours d'une journée de travail typique qu'il n'était possible sans la vitesse et l'efficacité de l'automatisation.

Des exemples d'automatisation de la force de vente incluent la génération de leads, messagerie de contact client, élaboration de propositions, la gestion des contrats, gestion des quotas de vente et des commissions et suivi des détails des transactions.

4. Développement de produits

Les exemples de cas d'utilisation incluent les projets de recherche et développement (R&D), développement de logiciels et développement de nouveaux produits. Dans tous les cas, L'automatisation augmente la productivité et l'efficacité des employés hautement qualifiés et leur permet de produire des résultats plus rapidement sans raccourcir les angles ni augmenter les risques. Par exemple, les constructeurs automobiles sont déjà de gros utilisateurs de BPA. Maintenant, les groupes industriels appellent à une plus grande utilisation de l'automatisation dans la R&D pour les véhicules électriques et autonomes.

5. Produit

L'automatisation peut être utilisée pour détecter les défauts du produit sur l'atelier de production et ajuster la robotique de fabrication pour corriger le défaut dans les unités suivantes sur la ligne de production.

De la même manière, Données des capteurs IoT, ou les notes des techniciens de réparation humaine, peuvent être analysés et les informations utilisées pour corriger un défaut récurrent ou envoyer automatiquement un travailleur pour remplacer une pièce défectueuse avant qu'une pièce d'équipement majeure ne tombe en panne. De tels scénarios réduisent les rappels de produits coûteux et nuisibles à la réputation. Ils maintiennent également les cotes de satisfaction des clients et les scores de fidélité à la marque élevés.

6. Chaîne d'approvisionnement

De nombreux processus commerciaux impliqués dans la commande, recevoir, payer pour, l'entreposage et la gestion de la chaîne d'approvisionnement peuvent être partiellement ou complètement automatisés, même lorsqu'un processus implique plus d'une application logicielle.

Par exemple, les bons de commande peuvent être automatiquement remplis et envoyés à un fournisseur préapprouvé lorsque les fournitures de bureau tombent en dessous d'un certain seuil. Les matières premières peuvent être commandées automatiquement par les fabricants pour assurer un approvisionnement adéquat pour les calendriers de production. Et une pharmacie peut être automatiquement réapprovisionnée en médicaments délivrés sur ordonnance en « juste à temps » pour répondre à la demande actuelle et limiter les risques de vol et de fraude.

Une telle automatisation, alimentée par la visibilité de la chaîne d'approvisionnement, se traduit par moins de perturbations, augmentation de la satisfaction des clients et réduction des coûts.

7. Service client

L'automatisation peut contribuer grandement à améliorer la satisfaction des clients tout en réduisant les coûts. Par exemple, les chatbots sur les sites de commerce électronique peuvent répondre rapidement et à moindre coût aux requêtes des clients de niveau inférieur, sauver les représentants des services humains pour des problèmes plus complexes.

Lorsqu'un client a besoin d'une assistance humaine, l'historique des achats et les données produit peuvent être automatiquement intégrés aux scripts du centre d'appels afin que les agents puissent fournir des réponses plus pertinentes.

Avec l'IoT, Les mises à niveau du micrologiciel et les correctifs de sécurité peuvent être déployés automatiquement pour tout, des lampadaires intelligents aux systèmes de gestion de flotte. Comme pour le support produit, La détection des problèmes suivie de réparations automatisées peut éviter les interruptions de service et réduire le nombre d'appels des clients.

8. Informatique

Les entreprises deviennent plus compétitives lorsque l'informatique agit plus comme un chef d'orchestre dans l'orchestration informatique que comme un mécanicien d'arbres d'ombrage. C'est donc une excellente nouvelle que les processus informatiques, de la gestion de l'infrastructure et du cloud à l'optimisation informatique et aux correctifs de sécurité, soient automatisés de nos jours. Cela permet au personnel informatique de travailler sur l'innovation et de bricoler l'ensemble des services informatiques pour aider leurs entreprises à répondre à la demande des clients et à s'adapter aux changements du marché.

Une utilisation économique de l'automatisation informatique :des plates-formes de gestion du cloud qui aident à contrôler les coûts du cloud computing, performances et sécurité. Ces plates-formes incluent souvent des outils d'analyse prédictive qui peuvent prévoir les besoins futurs et identifier et mettre hors service les ressources inutilisées sans intervention humaine.

9. Fonctions commerciales générales

En automatisant au maximum les processus de votre entreprise, y compris les finances, Gestion des ressources humaines et des dépenses, vous pouvez augmenter les informations fournies aux chefs d'entreprise et minimiser les inefficacités, erreurs et problèmes de conformité.

Exemples de cas d'utilisation dans l'ensemble de l'entreprise : prévision des ventes ; prévention de l'attrition des clients ; intégration des employés, paie et planification; planification de voyages d'affaires; et l'exécution des commandes et la gestion des stocks.

Finalement, l'automatisation n'est pas réservée qu'aux grandes entreprises. Les petites entreprises peuvent également bénéficier, par exemple, augmenter les opportunités de ventes incitatives ou croisées en fournissant automatiquement des recommandations aux clients.

9 façons d'automatiser votre entreprise

Il existe un certain nombre d'options pour automatiser divers processus dans votre entreprise. Souvent, une certaine forme de BPA est une fonctionnalité ou une fonction incluse dans un logiciel commercial. Parfois, c'est un produit autonome, et parfois il fait partie d'une série de modules dans une suite logicielle plus vaste. D'autres fois, L'automatisation est quelque chose que vos propres développeurs ou des développeurs tiers créent spécifiquement pour votre entreprise.

Mais quelle que soit la manière dont vous choisissez d'utiliser le BPA, voici les clés pour que cela fonctionne pour vous :

1. Outils d'automatisation

Il existe de nombreux outils sur le marché pour automatiser les processus métier. Généralement, ils sont classés selon la finalité du processus qu'ils sont destinés à automatiser, la quantité de codage ou les compétences informatiques nécessaires pour les utiliser et s'il s'agit d'outils de processus généraux ou cognitifs (IA).

Catégories de processus général, les outils d'automatisation sans codage incluent les médias sociaux, workflow et gestion de projet, commerce électronique et marketing.

La plupart des entreprises devraient rechercher des outils d'automatisation qui ne nécessitent pas de compétences en codage. Assurez-vous que l'interface est utilisable par des non-techniciens. Veiller également à ce que les processus soient transparents, de telle sorte que votre équipe puisse dicter et comprendre comment le système entend accomplir une tâche. Les bots doivent être faciles à diriger et à gérer.

2. IA et apprentissage automatique

Utilisons les comptes fournisseurs (AP) comme exemple de la façon dont l'apprentissage automatique et l'IA peuvent automatiser les processus métier.

Les systèmes d'apprentissage automatique examinent de nombreuses données et en tirent des enseignements. Dans le cas du PA, une entreprise peut introduire toutes ses factures numérisées dans le système dans le but de lui apprendre à savoir ce qui est « normal ». Plus le système doit étudier de données AP, mieux il détectera les anomalies qui pourraient indiquer une fraude ou un fournisseur qui a augmenté ses prix au point d'avoir un impact sur la rentabilité.

La différence entre ML, qui examine les données existantes et apprend à repérer les valeurs aberrantes, et l'IA est que l'intelligence artificielle fait monter la barre en ajoutant du contexte. Par exemple, un véritable système AP activé par l'IA pourrait être en mesure d'interroger des sources de données internes et externes pour connaître le prix moyen de l'essence à New York en septembre, le MPG moyen attendu de votre flotte de véhicules de livraison et le nombre de kilomètres parcourus pour servir les clients. Avec ces données, vous pouvez automatiser l'approbation des factures pour les achats de carburant de septembre si les montants correspondent aux paramètres attendus.

Efforcez-vous de comprendre le type d'informations qu'un système donné fera surface et si ces résultats valent la peine d'être pris en compte par le coût du système. En termes d'automatisation, l'objectif est de réduire au maximum le besoin d'intervention manuelle et de surveillance.

3. Créer des processus/trouver la répétition

L'un des moyens les plus simples pour les petites entreprises de commencer à éliminer les répétitions et d'adopter des processus rationalisés est de passer à des logiciels commerciaux, qui a optimisé des processus pré-automatisés pour vous.

Il n'est pas nécessaire de créer quelque chose à partir de zéro lorsqu'un logiciel populaire propose les processus que vous recherchez, affiné par des experts et des décennies d'expérience et souvent disponible dans un modèle de logiciel en tant que service pratique.

Si vous devez créer des processus, peut-être parce que vous devez personnaliser les connexions entre des systèmes disparates, vous pouvez utiliser des outils tels que Zapier et IFTTT pour connecter des plates-formes et éliminer les tâches répétitives de vos flux de travail.

4. Rationalisez la communication et la gestion des tâches

Tout est question de gestion de projet. L'automatisation peut éliminer la duplication des efforts entre les équipes de production, maintenant souvent opérant à partir de plusieurs emplacements, y compris ceux qui travaillent à domicile. Comme nous en avons discuté, L'automatisation consiste à décharger les tâches fastidieuses et répétitives d'un humain à une machine - et peu de tâches de projet sont plus répétitives que l'attribution de tickets de travail et l'envoi de mises à jour régulières de statut.

Donc, par exemple, un chef de projet pourrait préciser que lorsqu'une épreuve graphique est archivée dans un système de gestion documentaire, un ticket est automatiquement généré pour qu'un approbateur y jette un œil. Cela évite à un artiste d'avoir à demander manuellement une critique, ou pire, envoyer un e-mail.

Ou prenez ERP. Toute entreprise comptant plus de quelques employés bénéficie d'une connexion plus étroite entre ses données et fonctions opérationnelles et financières. Et plus ces liens sont automatisés, le meilleur. C'est l'idée derrière la planification des ressources d'entreprise basée sur le cloud.

5. Facilitez le partage de documents

Le partage de documents est essentiel pour une entreprise efficace. BPA et surtout RPA peuvent récupérer automatiquement des documents entiers, ou des données de champs spécifiques dans de nombreux documents, et partagez-le avec les membres de l'équipe ou d'autres applications. Cela fait gagner du temps, bien sûr, mais vous minimiserez également les problèmes de non-conformité dus aux erreurs et aux oublis des règles clés à l'intérieur des documents.

Recherchez des moyens de partager facilement des documents dans une variété de tableaux de bord lorsque vous envisagez de faire de la Business Intelligence (BI), automatisation des ventes, téléconférence, e-mail par lots et autres logiciels d'entreprise.

6. Intégrer des applications et des appareils

Certains systèmes utilisent des interfaces de programmation d'applications (API), qui sont essentiellement des connecteurs universels pour intégrer des logiciels. D'autres outils sont disponibles qui synchroniseront automatiquement les données entre les appareils pour maintenir les informations à jour et facilement accessibles. Un exemple de cela est un fournisseur de messagerie qui synchronise votre e-mail sur votre bureau de travail, tablette et téléphone. Souvent, la synchronisation et l'intégration avancées éclaireront et élimineront certaines répétitions dans les processus métier.

7. Suivre la correspondance

Une grande victoire ici est la gestion des relations clients. Lorsqu'une entreprise peut suivre toute la correspondance (e-mails marketing, factures, offres de vente incitative, demandes de service et planifier des réponses automatisées, il méritera des félicitations pour son excellent service. Un CRM avancé peut même automatiser la création d'un portail client personnalisé et interactif et rendre compte du nombre d'heures qu'un professionnel du service a passées sur ce compte.

8. Définir des cibles d'automatisation

Nous recommandons de développer un plan BPA pour éviter de négliger un processus qui devrait être automatisé, en prendre trop trop vite ou en créant des lacunes ou des chevauchements dans l'automatisation dans l'ensemble de votre entreprise.

Commencez par automatiser d'abord les processus les plus simples et les plus évidents, les « fruits à portée de main ». Ou suivez la règle PITA et automatisez d'abord les processus les plus frustrants pour vous et votre personnel.

Ensuite, montez progressivement dans la chaîne et examinez chaque processus métier pour son potentiel d'automatisation, libérer les gens pour travailler sur des choses plus importantes.

9. Créer une culture d'automatisation au bureau

La culture est plus susceptible de faire dérailler une initiative d'automatisation que la technologie. Les dirigeants doivent rassurer le personnel sur le fait que l'automatisation des processus métier est destinée à faciliter leur travail, et non à les remplacer. Quand les gens comprennent que leur emploi n'est pas en danger, ils sont plus susceptibles d'adopter de nouveaux processus et même d'aider à identifier les améliorations nécessaires dans les processus traditionnels.

Dans tous les cas, pour reussir, vous aurez besoin de la coopération de tous. La résistance peut être vaine, mais il est aussi souvent destructeur. Travaillez sur les questions humaines dès le début de vos plans d'automatisation.

Comment NetSuite peut automatiser votre entreprise

NetSuite aide à automatiser le processus métier pour l'approbation des transactions, entretien du plomb, et la gestion des dossiers ou de toute transaction dans votre entreprise qui nécessite un ensemble d'activités à suivre.