4 types d'automatisation commerciale pour votre entreprise

Les outils d'automatisation commerciale aident les entreprises et leurs clients en automatisant les tâches répétitives, tâches quotidiennes. Ils permettent aux employés de se concentrer sur des projets plus stratégiques et fournissent une piste de données vérifiable que les équipes peuvent utiliser pour prendre des décisions plus éclairées et appliquer des contrôles cohérents.

Les entreprises de toutes tailles peuvent appliquer l'automatisation commerciale à une myriade de tâches, projets et processus. Les principaux avantages comprennent généralement des économies de temps et de coûts, l'élimination des erreurs et la mise en place de contrôles pour s'assurer que les politiques sont suivies.

Comment fonctionnent les outils d'automatisation commerciale ?

Les outils d'automatisation commerciale utilisent la technologie pour éliminer le travail manuel des processus commerciaux quotidiens. Des ressources humaines à la vente en passant par la comptabilité, presque chaque recoin des opérations d'une entreprise peut bénéficier de l'automatisation de l'entreprise.

En utilisant l'automatisation de l'entreprise, les entreprises peuvent à la fois éliminer le besoin de travail manuel tout en améliorant et en simplifiant les étapes individuelles qui composent les différents processus. Par example, en automatisant le processus de sélection préliminaire des candidats, les entreprises peuvent économiser d'importantes heures de travail qui auraient autrement été consacrées à l'examen initial de toutes les candidatures reçues.

Bien plus que simplement remplacer le papier et les PDF par des données numérisées, L'automatisation métier prend en compte les étapes clés du workflow d'une entreprise et rend ensuite ces processus moins chers, plus rapide et moins sujette aux erreurs. En amenant ces processus sur une ou plusieurs plateformes technologiques, les entreprises bénéficient également de meilleures capacités de reporting et de la capacité d'analyser les données au fil du temps, puis utilisez-le pour une prise de décision plus éclairée.

Types d'automatisation d'entreprise

En rendant certains processus métier « automatiques, ” l'automatisation de l'entreprise élimine les tâches répétitives, réduit les heures perdues sur les tâches redondantes, et contribue à améliorer la productivité globale. Pour ces raisons et d'autres, un nombre croissant d'organisations injectent de plus en plus d'automatisation commerciale dans leurs opérations.

Voici quatre types d'automatisation d'entreprise, comment ils fonctionnent et quand ils doivent être utilisés.

Automatisation du marketing

Le marketing est une activité commerciale importante qui peut être à la fois laborieuse et coûteuse, le rendant mûr pour la simplification grâce à l'automatisation.

Grâce à des outils de marketing automation (qui prennent généralement la forme de logiciels), les entreprises peuvent générer des prospects hautement qualifiés qui sont prêts pour un engagement commercial. Ces outils fournissent également un cadre pour les équipes à cibler, construire, exécuter et mesurer le succès des campagnes marketing, en éliminant la complexité de la qualification et de la conversion des prospects.

Certains logiciels d'automatisation du marketing peuvent automatiser les processus de marketing par courrier électronique, permettant aux entreprises de mieux aligner ces campagnes avec les efforts de leurs équipes commerciales. Les entreprises peuvent également utiliser des outils de marketing automation pour suivre et mesurer l'activité d'un prospect, identifier quand un prospect répond aux conditions connues de préparation de l'acheteur et fournir des prospects aux ventes dès qu'ils répondent à des critères prédéfinis.

L'automatisation du marketing est utile pour les entreprises de toutes tailles. Par example, une petite entreprise peut utiliser le logiciel pour développer, générer et envoyer des courriels mensuels pour transmettre du contenu ou des offres pertinents à une liste de distribution de clients. Ce processus peut réduire considérablement le nombre d'heures consacrées aux « contacts » avec les clients au cours d'une année.

Une plus grande entreprise, pendant ce temps, peut vouloir tirer parti des fonctionnalités étendues d'automatisation du marketing, comme la segmentation dynamique d'une vaste base de données clients, le ciblage des clients avec des messages automatisés via les réseaux sociaux et SMS, ou des flux de travail personnalisés qui s'alignent sur les processus marketing spécifiques de l'entreprise.

En automatisant les campagnes de marketing en ligne et de génération de leads, les entreprises peuvent réduire le coût de développement et d'exécution de ces campagnes. Cette, à son tour, contribue à créer un retour sur investissement (ROI) mesurable plus élevé pour chacune de ces campagnes.

Comptabilité et automatisation de la tenue de livres

En automatisant leurs fonctions de comptabilité et de tenue de livres, les entreprises peuvent gagner un temps considérable sur les comptes clients (AR), comptes fournisseurs (AP), facturation, collectes, demandes de carte de crédit, sauvegarde des données et autres processus financiers qui doivent être gérés quotidiennement ou hebdomadairement.

Ils peuvent également appliquer l'automatisation aux processus de base comme la fermeture des livres, gestion du grand livre (GL) et gestion des comptes bancaires. En supprimant les éléments manuels du travail de l'équipe comptable et en gérant le travail de calcul et de transaction, l'automatisation rend un processus complexe plus gérable.

Faire la gestion des comptes fournisseurs, par example. Environ 55% des entreprises gèrent encore leurs processus AP manuellement. L'utilisation d'un système automatisé pour ce domaine spécifique de la gestion financière des entreprises permet d'économiser de l'argent et du temps :la saisie des données est automatisée, les factures sont automatiquement rapprochées des documents, et les approbations sont acheminées par voie électronique. Il réduit également les erreurs de données et aide à prévenir la fraude grâce à un système de contrôles « sans contact » qui se produisent dans les coulisses.

Combiné, ces fonctionnalités se traduisent par des avantages importants. Le logiciel d'automatisation AP réduit les tâches manuelles et libère des flux de trésorerie. Les équipes peuvent soumettre des factures, gérez les approbations et traitez les paiements via une plate-forme unique avec des approbations rapides et une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les processus et données financiers importants.

Pour les entreprises de toutes tailles, la comptabilité est un processus fastidieux qui comprend de nombreuses étapes manuelles. En automatisant tout ou partie de ces étapes, les entreprises peuvent libérer du temps pour des tâches importantes comme l'analyse, la stratégie et la collaboration entre les membres de l'équipe.

Automatisation des processus

L'automatisation des processus métier (BPA) va au-delà de l'automatisation de base et intègre l'intégration d'applications pour aider les entreprises à améliorer leur valeur et leur efficacité. Un sous-ensemble de BPA, L'automatisation des processus robotiques (RPA) se concentre sur l'automatisation des tâches de routine, tandis que BPA aide les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs investissements en automatisation. BPA le fait en agrégeant les données de plusieurs sources pour développer une analyse qui serait difficile à réaliser manuellement.

Les entreprises utilisent le BPA pour des fonctions telles que :

• Saisie automatisée des commandes
• Automatisation des e-mails
• Traitement par lots automatisé
• Transferts de fichiers automatisés
• Génération et distribution automatisées de rapports

De l'embauche à la gestion des e-mails en passant par la comptabilité, presque tous les coins des opérations d'une entreprise bénéficieraient du BPA, qui non seulement remplace le travail manuel, mais simplifie et améliore également les étapes du flux de travail qui composent le processus. Lorsqu'un processus métier est automatisé, des étapes entières du workflow existant :chaînes d'e-mails et transferts de documents, par exemple, sont éliminés.

Automatisation des RH

L'embauche de nouveaux employés est un processus en plusieurs étapes qui commence par une offre d'emploi en ligne ou un effort de recrutement et se termine lorsque l'employé est officiellement intégré. De nombreuses étapes de ce processus peuvent être automatisées.

Un système de gestion des ressources humaines (SGRH) est un outil précieux pour ce faire. Dans le cadre d'un ensemble plus large de fonctionnalités, ces systèmes automatisent le processus de gestion des candidats. Il s'agit notamment des offres d'emploi automatisées envoyées directement aux candidats, qui permet de partager les rôles à remplir à la fois avec le monde extérieur et les employés actuels qui souhaitent postuler à des emplois internes ou faire des recommandations.

Un SIRH est précieux pour les entreprises pour lesquelles l'expérience du candidat est une préoccupation majeure, de la candidature à la gestion des CV à la planification des entretiens en passant par la rédaction d'offres, tout au long de l'intégration. Grâce à cette automatisation, Les équipes RH peuvent traiter les candidatures, gérer la paie, gérer les données actuelles et passées des employés, améliorer le processus d'approvisionnement des utilisateurs et gérer les avantages.

Parce que le SIRH automatise toutes les facettes de la gestion des ressources humaines, y compris l'intégration et la paie, il fournit des analyses complètes à travers ces processus. Il automatise également les processus RH de base tels que la gestion des congés des employés, avantages, et d'autres fondamentaux. Grâce à l'analytique, ces systèmes fournissent également des informations essentielles sur la productivité et l'efficacité de la main-d'œuvre d'une entreprise.

Les autres tâches RH que le logiciel peut gérer incluent :

• Conservation et récupération des dossiers des employés.
• Examens des demandes d'emploi soumises en ligne.
• Distribution et signature des contrats de travail, accords de confidentialité, renonciations et autres documents relatifs aux nouveaux employés.
• Gestion des formulaires d'impôt des employés.
• Admissibilité à l'inscription aux avantages.
• Exigences de formation (par exemple, lorsqu'un employé occupe un nouveau poste).

Chargé d'évaluer le travail des employés, Les services RH peuvent utiliser les données du système pour suivre toutes les tâches de chaque employé et générer des rapports prêts à l'emploi pour les gestionnaires et les dirigeants. Si, par example, le roulement du personnel dans l'entrepôt est devenu un problème sérieux au cours des 90 derniers jours, l'entreprise peut utiliser un outil RH pour identifier le problème spécifique et prendre de meilleures décisions d'embauche.

Quels outils d'automatisation des processus métier dois-je utiliser ?

Les outils que vous utilisez pour automatiser votre entreprise dépendront des processus spécifiques qui en ont le plus besoin. En définissant à l'avance vos besoins, et en identifiant les domaines clés de votre entreprise qui sont mûrs pour l'automatisation, vous serez en mesure de choisir la meilleure solution pour le problème spécifique.

Par exemple, si votre équipe comptable passe beaucoup trop de temps à faire correspondre les factures aux bons de commande et à envoyer ces factures via le processus d'approbation interne, alors un outil d'automatisation AP vous aidera à améliorer considérablement ces processus. Ou, si votre équipe marketing consacre une grande partie de son temps au développement et à l'envoi de contenu pertinent aux clients, alors une plate-forme d'automatisation du marketing est en ordre.

Lorsque vous recherchez des zones à automatiser, retrouvez celles dans lesquelles se trouvent vos salariés :

• Gérer un volume élevé de tâches répétitives sur une base régulière.
• Travailler en grands groupes pour accomplir de petites tâches.
• Délais non respectés en raison de la longueur, processus manuels.
• faisant de leur mieux, tout en ayant un impact négatif sur d'autres processus métier (par exemple, campagnes de vente qui ne peuvent pas être lancées car le marketing prend trop de temps à développer et à envoyer des e-mails de présentation).
• Besoin d'une meilleure conformité, audit et autres traces papier.

En explorant les différents outils d'automatisation sur le marché, recherchez des solutions qui vous aideront à réduire les coûts et à accroître l'efficacité, les deux principaux objectifs de toute solution automatisée. Que vous déployiez un outil de vente et de marketing, une plateforme comptable automatisée ou une solution de gestion RH, soit en trouver un qui est étroitement intégré à votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP), soit un système ERP avec une plate-forme complète qui comprend plusieurs outils d'automatisation.

Lorsque le logiciel automatisé et l'ERP sont intégrés, les entreprises peuvent éliminer l'irrégularité des données, minimiser le temps passé à déplacer des informations à travers ces systèmes et accéder à des informations plus précises, informations en temps réel. Cela leur donne une vue globale de leurs opérations et leur permet de tirer pleinement parti des capacités de leurs systèmes automatisés.

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