Comptabilité pour les startups :un guide pour débutants

Êtes-vous prêt à faire la comptabilité de votre startup mais ne savez pas par où commencer ? Nous expliquerons l'importance du suivi des transactions financières et quand il est acceptable de gérer la comptabilité par vous-même.

Les propriétaires d'entreprise en démarrage peuvent être beaucoup de choses - un comptable, un avocat, un designer, un chef, un boulanger ou un menuisier qualifié. Ce qu'ils ne sont généralement pas, c'est un comptable ou un comptable expérimenté. Mais suivre correctement vos transactions financières fait partie du métier de propriétaire d'entreprise, que vous soyez une start-up ou un propriétaire d'entreprise établi.

La comptabilité d'une entreprise en démarrage peut être particulièrement importante, car il est probable que vous exploitiez votre nouvelle entreprise avec un budget serré. Mais même si vous avez la chance d'avoir des millions de dollars pour soutenir votre entreprise, vos investisseurs voudront savoir dans quoi vous dépensez leur argent.

Pourquoi la comptabilité est-elle importante pour les startups ?

Félicitations pour le démarrage de votre propre entreprise. En tant que propriétaire d'entreprise, votre objectif principal est de vendre vos biens et services. Mais comment saurez-vous que vos clients vous paient si vous n'enregistrez pas leur paiement ?

Comment pouvez-vous bénéficier de déductions fiscales en fin d'année si vous ne faites pas le suivi de vos dépenses ? Un appel de la banque sera-t-il la première indication que votre compte est à découvert ? C'est pourquoi la comptabilité et la comptabilité sont si importantes, en particulier pour les startups.

Avant de commencer, vous devez effectuer quelques opérations :

• Déterminer la structure de votre entreprise
• Ouvrir un compte bancaire distinct pour votre entreprise
• Trouvez une application logicielle de comptabilité avec laquelle vous êtes à l'aise
• Établir un système de comptabilité pour votre entreprise

Une fois ces éléments terminés, vous êtes prêt à commencer à gérer les transactions financières de votre petite entreprise.

10 bases comptables que chaque startup doit suivre

Bien qu'il soit possible de gérer la comptabilité de votre entreprise dans un système de comptabilité manuel, vous seriez bien mieux servi en utilisant un logiciel de comptabilité.

La plupart des applications d'entrée de gamme sur le marché aujourd'hui sont conçues pour des personnes comme vous :des propriétaires d'entreprise ayant une connaissance limitée de la comptabilité et des bases de la comptabilité. Ils sont également conçus pour faciliter le suivi des transactions financières, et la plupart sont proposés à des prix abordables, même pour les plus petits budgets.

Si vous ne savez pas si quelque chose doit être suivi, faites preuve de prudence et supposez que c'est le cas. Dans tous les cas, les éléments financiers suivants doivent être correctement gérés.

1. Relevés bancaires

Avec l'avènement de la banque en ligne, les relevés bancaires volumineux appartiennent au passé. Cependant, le rapprochement de votre compte bancaire est toujours important. Rapprocher vos relevés chaque mois vous permet d'équilibrer le solde de votre grand livre avec votre solde bancaire, de comptabiliser les frais bancaires et de détecter d'éventuelles erreurs bancaires qui pourraient passer inaperçues si les relevés ne sont pas rapprochés mensuellement.

2. Relevés de carte de crédit

Il est tout aussi important de rapprocher vos relevés de carte de crédit que votre relevé bancaire. La fraude par carte de crédit est une chose réelle et peut se faufiler sur vous avec beaucoup de petits frais facturés pour voir si vous faites attention. Assurez-vous d'avoir une sauvegarde pour chaque débit sur votre relevé de carte de crédit. Ceci est particulièrement important si vous avez une carte de crédit d'entreprise utilisée par plusieurs employés.

3. Paie

Si vous n’avez pas encore d’employés, vous n’avez pas à vous soucier de la paie. Cependant, si vous avez ne serait-ce qu'un seul employé, vous devrez suivre correctement la paie. Cela comprend tout, de la gestion des dossiers du personnel des employés à la conservation des relevés de temps des employés. Cela signifie également que vous devez gérer tous les formulaires de paie associés, y compris les formulaires 941, W-2 et 1099.

La meilleure façon de gérer la paie est de souscrire à un service de paie qui fait la majeure partie du travail pour vous. Mais même si vous le faites vous-même, vous êtes toujours responsable de la bonne tenue des registres de paie.

4. Factures

L'une des premières choses que vous devriez apprendre à faire est de créer une facture. Après tout, combien de temps resterez-vous en affaires si vos clients ne sont pas facturés pour les produits et services que vous fournissez ?

Encore une fois, toute application logicielle de comptabilité que vous achetez aura un composant de facturation inclus, ce qui signifie également un suivi des comptes clients. Si vous souhaitez être payé, assurez-vous de facturer régulièrement et de suivre ces factures.

5. Preuve de paiement

Votre fournisseur vous appelle pour vous informer qu'il n'expédiera aucun produit tant que vous n'aurez pas réglé votre facture. Le problème est que vous leur avez envoyé un chèque il y a trois semaines. Bien que vous ne puissiez plus conserver de chèques physiques, assurez-vous de garder vos relevés bancaires à portée de main afin de pouvoir déterminer si un chèque a été encaissé et, le cas échéant, demander une copie du chèque à remettre à votre fournisseur.

Si vous n'utilisez pas de chèques, conservez la preuve de votre paiement avec la facture si le paiement est manquant.

6. Coûts de démarrage

Si votre entreprise est toute nouvelle, assurez-vous de suivre toutes vos dépenses de démarrage car, selon l'IRS, vous pouvez déduire jusqu'à 5 000 $ en frais de démarrage et d'organisation l'année où votre entreprise devient opérationnelle. Tous les coûts dépassant la déduction devront être amortis.

7. Paiements reçus

Chaque fois qu'un client vous paie est une raison de célébrer. Assurez-vous que les paiements reçus de vos clients sont correctement suivis, qu'ils paient par chèque, en espèces, par carte de crédit, PayPal ou par virement ACH. Chaque fois qu'un client paie, un enregistrement de ce paiement doit être joint à sa facture et classé. Si vous êtes en avance sur la courbe et utilisez un bureau sans papier, enregistrez simplement un enregistrement du paiement dans leur dossier.

8. Factures

En tant que nouvelle entreprise, vous devez établir un bon crédit auprès de vos fournisseurs dès le départ. Cela signifie payer vos factures lorsqu'elles sont dues. Mais assurez-vous d'examiner chaque facture qui arrive pour vous assurer qu'elle est exacte. Il est plus facile que vous ne le pensez de payer une facture incorrecte, alors ne laissez pas cela se produire.

Après avoir saisi vos factures dans les comptes créditeurs, suivez-les chaque semaine pour vous assurer qu'elles sont payées à temps. Si ce n'est pas le cas, vous devrez probablement payer des frais de retard, des frais d'intérêt ou les deux.

Vous voudrez également garder une trace de ces petites dépenses telles que les frais de stationnement, les frais de port, l'impression et le kilométrage. En suivant correctement les dépenses de votre entreprise, vous vous assurerez que vos déductions de fin d'année sont exactes et que vous disposez de la documentation pour le prouver.

9. Déclarations fiscales

Si vous êtes une toute nouvelle entreprise, il y a de fortes chances que vous n'ayez pas encore de déclaration de revenus. Cependant, une fois que vous l'avez fait, ces déclarations doivent être classées et conservées pendant au moins trois ans, bien qu'il puisse être judicieux de les conserver plus longtemps.

10. États financiers

Vous devriez imprimer un ensemble d'états financiers mensuellement ou trimestriellement, selon votre entreprise. À l'aide d'un logiciel de comptabilité, l'exécution des états financiers prend moins d'une minute, mais les détails de ces rapports peuvent vous en dire beaucoup sur votre entreprise.

Si vous maintenez des états financiers de clôture de fin de mois, votre rapprochement bancaire doit être inclus avec les états financiers pour vous assurer que le solde de votre grand livre général et votre solde bancaire correspondent.

Options de comptabilité et de tenue de livres pour votre startup

Si vous hésitez encore à gérer la comptabilité de base ou la comptabilité de votre entreprise, vous n'êtes pas seul. Si l'idée de faire vos livres vous envahit, vous avez beaucoup d'autres options, y compris faire appel à un CPA. Vous pouvez également embaucher un comptable ou un comptable expérimenté pour votre entreprise, ou simplement externaliser l'ensemble du processus.

Quand devriez-vous faire votre comptabilité de démarrage vous-même

Si le mot "jamais" vous vient à l'esprit, vous pouvez sauter cette partie. Cependant, si vous êtes partant, il y a des moments où vous devriez probablement vous occuper de la comptabilité de votre entreprise.

• Lorsque vous débutez : Faire appel à un expert pour mettre en place la comptabilité de votre entreprise peut être une bonne idée. Cependant, si vous débutez, vous pouvez probablement gérer la comptabilité sans trop de travail supplémentaire.
• Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité : Les applications logicielles d'aujourd'hui sont conçues pour faciliter le processus de comptabilité. Vous serez peut-être surpris de voir à quel point cela peut être facile.
• Lorsque vous souhaitez gérer tous les aspects de l'entreprise : Il peut être tentant de confier la comptabilité à une agence extérieure, mais le suivi de vos finances avec des rapports tels qu'un état des flux de trésorerie peut vous donner une bien meilleure idée des performances de votre entreprise.

Quand rechercher une aide supplémentaire

Vous ne connaissez toujours pas la différence entre un bilan et un compte de résultat ? Commencez-vous à calculer des nombres dans votre sommeil ? Les chiffres de votre état financier vous confondent-ils encore ? Si vous ne connaissez pas la différence entre l'analyse des états financiers et les prévisions financières, vous pouvez envisager de demander de l'aide.

• Lorsque les transactions quotidiennes augmentent : Si vous vous retrouvez à consacrer plus de temps à la comptabilité et moins de temps à votre entreprise, il est temps de chercher des alternatives.
• Lorsque les transactions commencent à s'accumuler : Vous avez une pile de factures impayées sur votre bureau ? Cela fait-il des semaines, voire des mois, que vous n'avez pas enregistré une transaction, consulté votre relevé bancaire ou enregistré un paiement ? Si c'est le cas, il est temps d'obtenir de l'aide.
• Vous devez répondre à des créanciers ou à des investisseurs : Si vous avez un prêt bancaire ou des investisseurs actifs, il est encore plus important que vos finances soient correctement gérées. Trouvez un comptable ou un CPA pour vous aider le plus tôt possible.

Démarrez votre startup de la bonne manière

En tant que propriétaire d'entreprise, c'est à vous de décider si vous voulez faire le gros du travail et gérer la comptabilité par vous-même ou trouver de l'aide. En tant que propriétaire, vous constaterez qu'il est facile de se laisser entraîner dans les tâches quotidiennes de gestion de votre entreprise tout en ignorant cette pile croissante de papiers sur votre bureau. Mais ignorer cette pile de papiers peut créer plus de travail pour vous plus tard.

Gérer votre tenue de livres et votre comptabilité dès le début vous permettra de mieux contrôler vos finances. Vous saurez également quand vous dépensez trop et quand vous devez augmenter vos ventes. Ainsi, que vous fassiez la comptabilité vous-même, que vous embauchiez un comptable ou un comptable, ou que vous externalisiez complètement ces tâches, n'oubliez pas que mieux votre entreprise est gérée dès le premier jour, plus elle a de chances de réussir.