Comment préparer un budget de trésorerie pour votre entreprise

Les budgets de trésorerie aident les propriétaires d'entreprise à prévoir leur solde de trésorerie dans un futur proche. Voici les six étapes pour créer un budget de trésorerie pour votre entreprise.

Je garde une citation encadrée de Coco Chanel sur mon bureau. Il se lit comme suit :« Les meilleures choses de la vie sont gratuites. Les deuxièmes meilleurs sont très, très chers. Gérer une petite entreprise relève carrément de cette dernière catégorie, la plupart d'entre nous peuvent être d'accord.

La trésorerie est l'élément vital de toute petite entreprise. Il est donc essentiel de surveiller la position de trésorerie de votre entreprise et de prévoir son évolution dans un proche avenir.

Présentation :qu'est-ce qu'un budget de trésorerie ?

Un budget de trésorerie, également appelé budget de trésorerie combiné, est un outil de planification financière qui prédit quand l'argent entrera et sortira de votre entreprise, généralement sur une base mensuelle ou trimestrielle.

Le budget met en évidence les domaines dans lesquels votre entreprise pourrait ne pas avoir assez d'argent pour couvrir les paiements essentiels, tels que les salaires des employés, le paiement des dettes et les urgences. Il peut également identifier les moments où vous pourriez avoir trop d'argent, un bon problème à avoir.

Tous les budgets de trésorerie suivent la même formule :

Solde de trésorerie d'ouverture + Entrée de trésorerie - Sortie de trésorerie =Solde de trésorerie de clôture

Le suivi de la position de trésorerie future proche de votre entreprise peut empêcher votre entreprise de manquer temporairement de liquidités. Par exemple, un budget de trésorerie peut signaler un déficit de trésorerie potentiel dans des mois, auquel vous pouvez remédier maintenant en obtenant une ligne de crédit. Vous ne pouvez pas obtenir l'approbation d'un prêt du jour au lendemain, alors la planification peut acheter la longévité de votre entreprise.

Les budgets de trésorerie reflètent les encaissements et les paiements basés sur le budget principal de votre entreprise, une attente de haut niveau des revenus et dépenses futurs.

Exemple de budget de trésorerie

Un budget de trésorerie est à la fois un état des résultats, un relevé bancaire et un état des flux de trésorerie.

Jetez un coup d'œil à l'exemple de budget de trésorerie sur six mois ci-dessous. Il commence par donner le solde de trésorerie d'ouverture prévu, qui est le même que le solde de trésorerie de clôture du mois précédent.

Entre les deux, il y a de la place pour chaque type d'encaissement, comme les ventes au comptant et les paiements des clients sur les ventes à crédit, et les paiements en espèces pour les dépenses et les remboursements de prêts. J'ai adopté une approche budgétaire flexible, en estimant les frais d'expédition en pourcentage des ventes au comptant de l'entreprise pour le mois.

Le budget de trésorerie se termine par un déficit ou un excédent de trésorerie basé sur le solde de trésorerie cible de l'entreprise, le montant minimum d'argent que l'entreprise est prête à avoir à la fin du mois.

La société prévoit des rentrées de fonds - pour rapporter plus qu'elle ne dépense - en février, mars et avril. Les liquidités arrivent et les dépenses sont relativement faibles. La vie est belle.

Cependant, ils prévoient des sorties de trésorerie nettes en janvier, mai et juin, où la société s'attend à dépenser plus qu'elle n'encaisse. Cela ne devrait pas poser de problème en mai, puisque le solde de trésorerie se termine au-dessus de l'objectif de 70 000 $. Cependant, l'entreprise doit réfléchir à la manière dont elle va se débrouiller avec les milliers de moins qu'elle souhaiterait conserver pour les urgences en janvier et juin.

Comment préparer un budget de trésorerie pour votre entreprise

Préparer un budget de trésorerie nécessite de se projeter dans l'avenir. Vous aurez besoin de votre logiciel de comptabilité, du relevé bancaire le plus récent et d'une boule de cristal pour franchir les six étapes.

1. Créer un modèle de budget de trésorerie

Le meilleur endroit pour faire un budget de trésorerie est dans Microsoft Excel. Outil puissant pour la comptabilité des petites entreprises, Excel vous donne les rênes pour personnaliser votre budget de trésorerie. Copiez le format ci-dessus ; Je serai honoré.

Certains progiciels de comptabilité ont des fonctionnalités de budgétisation, vous pouvez donc suivre cette voie si elle est disponible pour vous.

2. Déterminer le délai

Réfléchissez à la distance à laquelle vous souhaitez projeter les flux de trésorerie de votre entreprise. L'horizon temporel d'un budget de trésorerie ne doit pas dépasser un an ; il est peu probable que vous puissiez faire une projection réaliste aussi loin dans le futur.

Dans cette étape de planification, déterminez si vous souhaitez estimer vos entrées et sorties de trésorerie sur une base mensuelle ou trimestrielle. Vous ne devez préparer un budget de trésorerie trimestriel que lorsque votre entreprise a accumulé suffisamment de liquidités pour couvrir les dépenses du trimestre complet.

Vous pourriez être encore plus précis que mensuellement, mais ce serait plus de travail que cela n'en vaut la peine. Les entreprises ont souvent la possibilité de retarder les paiements en espèces dans un délai de 30 jours pour éviter des insuffisances de trésorerie temporaires.

3. Identifiez un solde de trésorerie cible

Tout comme les particuliers, les entreprises devraient disposer d'un fonds de trésorerie d'urgence si les temps deviennent difficiles. Préservez au moins trois mois de dépenses en espèces et promettez-vous de ne pas les dépenser, sauf si vous êtes dans une situation difficile.

Les entrepreneurs indépendants sans employés peuvent utiliser à deux fins leur épargne d'urgence personnelle.

4. Entrez le solde de trésorerie actuel de votre entreprise

Le solde de trésorerie actuel de votre entreprise peut être le seul chiffre certain dans l'ensemble du budget. Incluez le solde de trésorerie actuel de votre entreprise, y compris l'épargne et la petite caisse.

Les propriétaires uniques sans compte bancaire d'entreprise distinct peuvent ne pas avoir de solde de départ en soi. Entrez le montant que vous avez mis de côté pour financer les dépenses professionnelles futures.

5. Préparez et analysez le tableau des flux de trésorerie de votre entreprise

Pour prédire l'avenir, examinez les flux de trésorerie de votre entreprise. Ouvrez un état des flux de trésorerie mensuel dans votre logiciel de comptabilité et examinez comment votre entreprise dépense et perçoit de l'argent.

L'état des flux de trésorerie doit également servir de base à toutes les catégories du budget de trésorerie. Comme le montre l'exemple ci-dessus, chaque ligne d'encaissement ou de paiement représente une ligne du tableau des flux de trésorerie.

6. Projetez le flux de trésorerie de votre entreprise

Voici la partie la plus difficile. Prévoyez les flux de trésorerie de votre entreprise en saisissant les encaissements et les paiements estimés de l'entreprise. Suivez notre guide des projections financières.

Commencez par estimer les rentrées de fonds estimées de votre entreprise, également appelées rentrées de fonds. Les recouvrements sur les comptes clients, les ventes au comptant et les intérêts sur le revenu sont les entrées de trésorerie les plus courantes.

Ensuite, estimez les paiements en espèces ou les sorties de fonds. Tenez compte des dépenses d'exploitation, telles que le loyer et les services publics, les achats de stocks et les paiements de dettes et d'impôts imminents. Les fabricants intègrent également les achats de matières premières prévus dans leurs budgets de production.

Vous devriez avoir un budget de trésorerie à part entière maintenant. Demandez à un collègue d'y jeter un coup d'œil pour vous assurer que vous n'avez manqué aucun paiement de prêt ou d'impôt.

3 bonnes pratiques lors de la préparation d'un budget de trésorerie

Tenez compte de ces conseils lorsque vous prédisez la situation de trésorerie future de votre entreprise.

1. Profitez de la technologie

L'intelligence artificielle (IA) n'est pas encore là pour prendre le travail de votre comptable. Cependant, la comptabilité par IA peut vous aider à développer votre budget de trésorerie.

Les logiciels de comptabilité tels que Intuit QuickBooks Online et Xero créent automatiquement des projections de flux de trésorerie à court terme en fonction des habitudes de dépenses récentes de votre entreprise. Les comptes professionnels de Bank of America font de même.

Bien que vous en sachiez peut-être plus sur les dettes et les paiements d'impôts à venir que votre logiciel, jetez un coup d'œil à ce qu'ils attendent en fin de compte.

2. Comparez les flux de trésorerie budgétés et réels

Améliorez la précision des futurs budgets de trésorerie en superposant vos flux de trésorerie réels et budgétés et en analysant les écarts.

La comparaison des chiffres budgétés et réels peut révéler des modèles de collecte et de paiement que vous n'aviez pas initialement reconnus. Vos futurs budgets de trésorerie s'en porteront mieux.

3. Ayez un plan pour les excédents et les déficits de trésorerie

Concevez un plan pour sécuriser les liquidités afin de maintenir votre entreprise à flot pendant les pénuries de liquidités.

De nombreuses petites entreprises établissent des marges de crédit renouvelables, un type de prêt, pour atténuer les problèmes potentiels de trésorerie. Lorsque votre entreprise a besoin de liquidités, elle peut tirer sur sa ligne de crédit. Lorsque la dette est remboursée, vous êtes immédiatement éligible pour retirer plus d'argent, jusqu'à votre limite de crédit.

De même, trop d'argent en banque signifie que vous pourriez manquer une occasion d'investir dans la croissance de votre entreprise. Créez une stratégie de croissance à exécuter en période de prospérité.

Les budgets ne sont pas écrits dans le béton

Les budgets de trésorerie sont un élément essentiel de la planification financière d'une petite entreprise. Bien que les dépenses sortent parfois de nulle part et menacent de paralyser votre entreprise, le fait d'avoir un budget de trésorerie peut vous aider à voir dans les coins avec suffisamment de temps pour réagir.