Déclaration des charges sociales :grand guide pour les petites entreprises

La première chose que tout propriétaire de petite entreprise doit se rappeler est que si vous avez des employés, vous devez suivre les règles fédérales de l'impôt sur l'emploi et suivre l'évolution de la réglementation. Plus facile à dire qu'à faire! Les statistiques sont décevantes et montrent que 40 % des petites entreprises paient en moyenne 845 $ d'amendes au titre des charges sociales chaque année.

Le non-paiement des charges sociales ou le non-paiement du paiement obligatoire peut entraîner des amendes et des pénalités coûteuses. Mais il y a quelque chose de pire encore - vous pouvez obtenir une vraie peine de prison.

Le résultat est clair :la négligence dans le calcul et le paiement des charges sociales peut être ruineuse ! Mais prévenu est prévenu, comme on dit. Décomposons les charges sociales et assurons-nous que vous pouvez garder votre entreprise du bon côté. Cet article vous fournira un guide détaillé sur les charges sociales qu'un employeur doit payer.

Contenu :

1. Définition de la taxe sur les salaires

• Comprendre vos obligations en matière de charges sociales
• À combien s'élèvent les charges sociales ?

2. Comment faire des calculs de charges sociales ?

3. Calendrier et règles de dépôt des charges sociales

4. Formulaires d'impôt sur le salaire

• Formulaire 940 – Déclaration de revenus fédérale annuelle de l'employeur (FUTA)
• Formulaire 941 – Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur
• Formulaire 944 – Déclaration de revenus fédérale annuelle de l'employeur
• Formulaire 945 – Déclaration annuelle de l'impôt fédéral sur le revenu retenu
• Formulaire W-2 – Déclarations de salaire et d'impôt

5. Erreurs courantes de déclaration de revenus pour une petite entreprise à éviter

Définition de la taxe sur les salaires

La taxe sur la masse salariale est une somme d'argent déduite du salaire de chaque employé par un employeur et remise au gouvernement au nom de l'employé. "Taxes sur les salaires" est en fait un terme générique, car les employeurs sont tenus de retenir les impôts sur le revenu de l'État et du gouvernement fédéral, ainsi que d'autres impôts.

Comprendre vos obligations en matière de charges sociales

Vous devez vous occuper de certaines choses pour passer la déclaration de cotisations sociales indemne.

Tout d'abord, lorsque vous embauchez votre premier employé, vous devez obtenir un numéro d'identification d'employeur fédéral (EIN). Vous devrez peut-être également obtenir des numéros d'impôt nationaux et locaux pour la déclaration des charges sociales. L'EIN sera utilisé sur vos dépôts, retours et autres documents connexes. Maintenant, vous êtes un employeur légal qui respecte les règles fédérales sur les charges sociales ! En tant qu'employeur, vous avez des obligations envers le gouvernement et les agences fiscales - l'IRS (Internal Revenue Service) et la SSA (Social Security Administration), ainsi qu'envers vos employés.

Selon la loi fédérale, les employeurs sont tenus de verser des cotisations pour financer les programmes sociaux, tels que la sécurité sociale, l'assurance-maladie, les programmes d'assurance sociale et de retraite, etc. Il peut également y avoir des retenues d'impôt sur les salaires aux niveaux national et local.

Dans l'ensemble, les règles relatives aux charges sociales des petites entreprises exigent qu'un employeur :

• Retenue fédérale taxe sur les salaires du chèque de paie d'un employé et déposer le montant retenu. Les retenues à la source peuvent différer d'un État à l'autre. Assurez-vous de contacter l'agence fiscale pour obtenir des informations plus détaillées.

• Rapports de fichiers et déclarations de renseignements aux administrations fiscales, en soumettant des formulaires détaillés de déclaration de charges sociales. Vous devez déclarer correctement les revenus, les montants retenus et les montants payés au nom des employés et des sous-traitants.

• Fournissez aux employés et aux sous-traitants les formulaires attribués par l'IRS expliquant les indemnités versées et les montants retenus.

📌Remarque : vous devez effectuer tous les dépôts d'impôt fédéral via le système électronique de paiement de l'impôt fédéral (EFTPS).

Combien coûte la charge sociale ?

taxe sur les salaires se compose de

• impôts sur le revenu fédéral et d'État
• Impôts FICA (Sécurité Sociale et Assurance-maladie )
• Taxes FUTA (une contribution au pool de chômage fédéral)
• taxes d'assurance invalidité (s'applique uniquement aux États tels que la Californie, Hawaï, le New Jersey, New York et le Rhode Island)

Il existe à la fois des versements obligatoires et facultatifs, appelés respectivement prélèvements obligatoires et facultatifs sur les salaires.

📌Remarque : Contrairement aux charges sociales, l'IRS utilise un terme plus officiel :impôts sur l'emploi — pour décrire les obligations d'un employeur envers le gouvernement. Les gens peuvent trouver cette intersection de termes déroutante, mais ils sont généralement les mêmes, à l'exception de l'impôt sur le travail indépendant. L'impôt sur le travail indépendant entre dans la catégorie des impôts sur l'emploi, et non sur les charges sociales, car en tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous êtes un travailleur indépendant et vous ne vous payez pas de salaire.

Comment calculer les charges sociales ?

Étape 1 pour les charges sociales :déterminez quels travailleurs sont imposables

L'IRS a des règles de common law qui incluent une série de tests :

• test comportemental
• test financier
• test de relation

Utilisez ces tests pour identifier les employés imposables et faciliter la déclaration des cotisations sociales.

Étape 2 pour la taxe sur les salaires :calculez le salaire imposable

Vous devez calculer le salaire brut - le montant total que vous avez payé à votre employé comprend le salaire horaire, la rémunération des heures supplémentaires, les primes, la participation aux bénéfices, les cadeaux à un employé et tous les autres types de rémunération.

Étape 3 pour les charges sociales :retenir (déduire) des pourcentages sur le salaire d'un employé

Vous devez maintenant déterminer le pourcentage à retenir pour les impôts fédéraux, étatiques et locaux, ainsi que FICA et FUTA.

Calculs des retenues à la source légales sur les salaires

Les retenues d'impôt statutaires sur les salaires des petites entreprises comprennent :

• Impôt fédéral sur le revenu retenues
• Impôt sur le revenu de l'État retenues, le cas échéant
• Taxe locale les retenues à la source, telles que les taxes de la ville, du comté ou du district scolaire, le cas échéant
• FICA — Impôts de la loi fédérale sur les cotisations d'assurance
• Sécurité sociale retenue de 6,2 % en 2020 et 202, jusqu'à concurrence du maximum annuel des gains imposables ou de la base salariale de 137 700 $ pour 2020 et de 142 800 $ pour 2021
• Assurance-maladie retenue d'impôt des employés de 1,45 %
• Assurance-maladie supplémentaire retenue d'impôt de 0,9 % pour les employés gagnant plus de 200 000 $1
• FUTA — Impôts fédéraux sur le chômage
• SUTA — Impôts sur le chômage de l'État, le cas échéant

Calculs volontaires des retenues à la source

Une fois les retenues obligatoires sur les salaires calculées, vous pouvez penser aux retenues volontaires. Ils ne peuvent être retenus qu'avec le consentement de l'employé et peuvent inclure :

• Primes d'assurance maladie (comme les soins médicaux, dentaires et oculaires)
• Primes d'assurance-vie
• Régime de retraite cotisations (régime 401(k))
• Employéachat d'actions plans, tels que ESPP et plans ESOP
• Repas, uniformes, cotisations syndicales et autres dépenses liées au travail

Une fois les retenues sur salaire obligatoires et volontaires soustraites, l'employé reçoit son salaire net. Enfin, payez (déposez) les retenues d'impôt sur les salaires calculées à l'agence fiscale.

Calendrier et règles de dépôt des charges sociales

Les charges sociales sont versées à l'IRS deux fois par semaine ou mensuellement. Les dates d'échéance du dépôt des charges sociales dépendent du nombre d'employés que vous avez et du montant de charges sociales que vous devez :

• Déposant mensuel — dépôt au cours d'un mois donné ou avant le 15 du mois suivant.
• Déposant bihebdomadaire — dépôt le mercredi, jeudi et/ou vendredi avant le mercredi suivant; dépôt le samedi, dimanche, lundi et/ou mardi avant le vendredi suivant.
• Dépôts FUTA — des dépôts sont exigés pour le trimestre à l'intérieur duquel la taxe exigible excède 500 $. Payez le dernier jour du premier mois qui suit la fin du trimestre. Si la date limite pour effectuer votre dépôt tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, vous pouvez effectuer votre dépôt le jour ouvrable suivant.

📌 Remarque : consultez l'ensemble du calendrier avec toutes les dates importantes pour la saison des impôts dans notre article.

À mi-chemin à travers! Faisons maintenant attention à la déclaration des salaires, des pourboires et des autres rémunérations versées à un employé.

Formulaires d'impôts sur les salaires

La prochaine grande chose à venir après avoir calculé les retenues d'impôt sur les salaires et déposé les retenues à la source est la déclaration ou le dépôt des déclarations de revenus.

La déclaration des charges sociales est la déclaration des informations que vous avez utilisées pour calculer les charges sociales de l'employeur à l'IRS. Vous devez utiliser des formulaires spéciaux et terminer le processus strictement dans un délai fixé par l'IRS. Contactez les agences fiscales locales pour savoir si vous êtes tenu de déposer des déclarations nationales et locales.

Les formulaires d'impôt sur les salaires les plus courants attribués par l'IRS sont :

→ Formulaire 940 – Déclaration de revenus fédérale annuelle de l'employeur (FUTA)

- utilisé pour déclarer les FUTA payés tout au long de l'année.

📝 Date limite de dépôt : 31 janvier (si les employeurs ont effectué tous les dépôts de cotisations sociales à l'échéance, ils disposent de 10 jours civils supplémentaires pour les déposer).

→ Formulaire 941 — Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur

— affiche :

• le montant perçu pour la retenue à la source de l'impôt sur le revenu des employés
• le montant collecté pour la retenue FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) auprès des employés
• le montant total dû pour la retenue FICA (y compris la part de l'employeur de cette taxe)

📝 Délais de dépôt :

• Quatuor I — 2 mai
• Troisième trimestre — 1er août
• Troisième trimestre — 31 octobre
• Quatrième trimestre — 31 janvier (de l'année suivante)

→ Formulaire 944 — Déclaration de revenus fédérale annuelle de l'employeur

- pour les employeurs dont la responsabilité annuelle pour la sécurité sociale, l'assurance-maladie et les retenues d'impôt fédéral sur le revenu est de 1 000 $ ou moins.

📝 Date limite de dépôt : 31 janvier (si les employeurs ont effectué tous les dépôts de cotisations sociales à l'échéance, ils disposent de 10 jours civils supplémentaires pour les déposer).

→ Formulaire 945 — Déclaration annuelle de l'impôt fédéral sur le revenu retenu

- utilisé pour déclarer l'impôt fédéral sur le revenu retenu sur les paiements non salariaux (pensions, retraite militaire, retenue volontaire, retenue de réserve).

📝 Date limite de dépôt : 31 janvier (si les employeurs ont effectué tous les dépôts de cotisations sociales à l'échéance, ils disposent de 10 jours civils supplémentaires pour les déposer).

→ Formulaire W-2 – Déclarations de salaire et d'impôt

— déposé pour déclarer des informations sur les salaires et traitements ainsi que :

• impôt fédéral sur le revenu
• impôt sur le revenu national et local (le cas échéant)
• Cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie retenues

📝 Date limite de dépôt : 31 janvier

📌Remarque : Vous devez également inclure les montants que vous avez déposés pour vos charges sociales d'employeur. Si vos dépôts sont inférieurs au montant dû, vous devez payer l'IRS. Soyez précis avec ces rapports, car ils vous permettront de demander des remboursements de charges sociales en cas de trop-payé.

Choisissez le mode de signalement :

1. Fichier manuellement en remplissant les formulaires d'impôt sur les salaires selon les instructions fournies par l'IRS. Envoyez le formulaire à l'IRS, accompagné de tout paiement que vous devez.

2. Utiliser un logiciel de gestion des charges sociales ou service pour le déposer par voie électronique.

3. Obtenez une aide professionnelle d'un comptable ou d'un fiscaliste (bonne idée si vous souhaitez maximiser votre remboursement de charges sociales).

Erreurs courantes de déclaration de revenus pour une petite entreprise à éviter

Se tenir au courant des réglementations en matière d'emploi peut être difficile. Il y a beaucoup d'endroits où trébucher lors du dépôt des charges sociales, mais nous aimerions vous avertir des plus courants que les propriétaires de PME répètent. C'est toujours mieux d'apprendre des erreurs des autres.

Erreur n° 1 dans la déclaration des cotisations sociales :déclarer les entrepreneurs indépendants en tant qu'employés

Le montant d'argent que vous payez à un entrepreneur s'appelle la «rémunération des non-employés». Les entrepreneurs déclarent et paient leurs charges sociales. Vous n'avez pas à déposer de revenus ou de retenues d'impôt FICA sur les chèques de paie de votre entrepreneur. Mais vous devez déposer un rapport annuel pour les entrepreneurs (1099-MISC ou 1099-NEC) à l'IRS. Si vous déposez votre employé en tant qu'entrepreneur, vous devrez rembourser les impôts pour son travail ainsi que les pénalités et intérêts courus.

Erreur n° 2 dans la déclaration des cotisations sociales :calcul du salaire des heures supplémentaires en tant que salaire normal

Quand on parle de charges sociales, le salaire des heures supplémentaires n'est pas le salaire régulier de votre employé. Ils sont calculés différemment. La loi fédérale stipule qu'un employé doit recevoir au moins 1,5 de son salaire normal en heures supplémentaires. Les États peuvent avoir des exigences différentes en matière d'heures supplémentaires.

Erreur n° 3 dans la déclaration de revenus :ne pas avoir suffisamment de registres de paie

Tenez des registres complets et précis pour valider les chiffres que vous déclarez aux agences fiscales. Une entité fiscale peut demander des documents à l'appui de vos déclarations de charges sociales. Enregistrez des informations détaillées sur les heures travaillées, les salaires versés, les heures supplémentaires, les primes, les pourboires, les congés payés, les congés payés et les indemnités de maladie.

Conclusion

Il est difficile de respecter les réglementations relatives aux déclarations de revenus des petites entreprises et les sanctions en cas de non-conformité peuvent être sévères. Nous espérons que cet article vous a donné une vision plus claire des impôts payés par un employeur au nom de ses employés.

Veillez à maintenir la conformité avec les organismes de réglementation de votre État et fédéraux. Évitez les erreurs de déclaration des charges sociales et réduisez le risque d'encourir des pénalités et des intérêts pour les impôts impayés ou sous-payés. Obtenez une assistance technique fiable et économisez de l'énergie pour vous concentrer sur l'essentiel :votre entreprise. Parce qu'en plus de payer des impôts, le propriétaire d'une PME a beaucoup de choses à faire. Vous le savez mieux !