Gérer la continuité des activités tout en prévenant la fraude

La pandémie mondiale de COVID-19 a modifié la façon dont de nombreuses entreprises fonctionnent, du moins à court terme. De nombreuses entreprises ont dû fermer ou limiter l'accès aux bureaux, encourager ou imposer le travail à domicile et annuler des événements et des rassemblements. Trouver un équilibre entre la nécessité d'éloigner les employés et la poursuite des activités vitales dans une économie en difficulté est une priorité partout. Même les meilleurs plans de continuité des activités n'ont pas tenu compte des circonstances dans lesquelles nous nous trouvons actuellement.

Malheureusement, une activité qui a un impact sur un grand nombre d'entreprises mais qui ne devrait pas ralentir pendant la pandémie est la tentative de fraude. Selon l'enquête 2020 sur la fraude et le contrôle des paiements de l'Association des professionnels de la finance (AFP), au cours de l'année écoulée, 81 % des entreprises ont été la cible de fraudes sur les paiements, les fraudeurs utilisant tout, de la compromission des e-mails professionnels (BEC) aux chèques altérés, virements bancaires, cartes de crédit et vol d'employés.

La bonne nouvelle, cependant, est que les entreprises peuvent prendre des mesures proactives pour atténuer la fraude tout en assurant la continuité des activités.

N'échouez pas aux e-mails

L'enquête de l'AFP indique que la compromission des e-mails professionnels (BEC) touche 75 % des entreprises dans l'ensemble et constitue désormais la source la plus souvent signalée d'attaques de fraude aux paiements, 61 % des entreprises signalant BEC comme source d'attaques.

Le BEC est une forme de fraude qui cible les employés par e-mail pour accéder aux finances de l'entreprise et tromper les individus pour qu'ils effectuent des transferts d'argent. Un exemple de BEC est lorsque les attaquants accèdent au compte de messagerie d'un dirigeant et surveillent ensuite son comportement. Les attaquants identifieront le moment où le dirigeant est en voyage ou le plus vulnérable et enverront une note demandant un paiement ou demandant à un associé de cliquer sur un lien qui est un logiciel malveillant.

La prévention du BEC passe par un plan, des outils de sauvegarde et une éducation pour tous. Cela signifie qu'il faut s'assurer que vos employés ont la formation appropriée pour la détection des fraudes, ce qui nécessite généralement des séances de formation régulières avec votre équipe. Concentrez-vous sur la création d'une atmosphère dans laquelle les employés se sentent libres de partager ouvertement tout comportement ou e-mail inhabituel. Aider les employés à se sentir responsabilisés et éduqués est essentiel pour stopper BEC dans son élan.

Lancer le papier 

Les chèques restent le moyen de paiement le plus touché par les activités de fraude avec 74% des organisations concernées en 2019, selon l'enquête AFP. Il s'agit d'une augmentation par rapport à 2018 et de la première augmentation de ce type de fraude depuis 2010.

Si vous utilisez encore régulièrement des chèques, il existe plusieurs raisons d'envisager de passer aux modes de paiement électroniques, comme un programme de cartes commerciales, qui peut répondre à divers besoins de dépenses des entreprises. En plus d'atténuer la fraude aux paiements, les cartes commerciales peuvent également aider les entreprises :

• Augmenter les flux de trésorerie
• Payez vos factures plus rapidement
• Conserver les liquidités et les paiements flottants pendant de plus longues périodes
• Participez à des programmes de récompenses et recevez des remises en argent et des remises
• Réduire les coûts administratifs en rationalisant les paiements et en rapprochant automatiquement les achats des employés
• Économisez sur les frais de transaction :le coût médian du traitement d'un chèque papier est de 3 $, soit le double du coût d'une transaction par carte d'achat

Du point de vue de la sécurité, des protections intégrées telles que les puces EMV et les contrôles de paiement permettent aux administrateurs de surveiller et de réguler de près les dépenses par carte, ce qui crée une infrastructure de gestion des risques de fraude nettement plus solide que celle des systèmes de sécurité des chèques.

Continuité des activités dans n'importe quel environnement

Alors que nous nous efforçons d'atténuer la fraude et d'assurer la continuité des activités pendant la pandémie et à l'avenir, voici trois étapes clés à prendre en compte :

• Rationnalisez et numérisez les processus afin qu'ils fonctionnent même en cas de crise. Lorsque votre équipe est répartie dans plusieurs bureaux à domicile, il devient vital de pouvoir accéder à distance aux systèmes et d'approuver les paiements de n'importe où. L'accès sécurisé à distance et mobile permet aux approbateurs appropriés de visualiser, d'approuver et de rapprocher facilement les informations de paiement, quel que soit leur lieu de travail physique. L'automatisation de votre processus de gestion des fournisseurs permet également d'offrir une meilleure visibilité des réserves de trésorerie aux principales parties prenantes.
• Transformez les chèques en paiements électroniques pouvant être effectués n'importe où. La conversion aux paiements ACH et par carte virtuelle et l'externalisation de votre pile de chèques restante vous permettent d'éviter les problèmes physiques liés à l'impression et à l'envoi de chèques en interne, tout en économisant de l'argent dans le processus.
• Améliorez la sécurité et réduisez les risques à l'échelle mondiale. L'importance de la sécurité ne peut être surestimée. Le bon partenaire peut réduire considérablement vos risques en gérant, authentifiant et stockant les informations sensibles de paiement des fournisseurs en votre nom. Ce partenaire peut également vous aider à faire face à la dépendance croissante à l'égard des e-mails et des communications numériques, à l'exposition à des BEC potentiels et à d'autres tentatives de plus en plus courantes visant à détourner de l'argent de votre entreprise.

Partenaire du succès

La fraude est un facteur clé pour toutes les entreprises et devient de plus en plus compliquée, en particulier dans l'environnement en constante évolution d'aujourd'hui. Mais prendre des mesures pour garder une longueur d'avance sur les fraudeurs en travaillant en étroite collaboration avec les employés et en engageant des partenaires clés peut aider les entreprises à se protéger.

Cet article et des entretiens avec Uma ont également été publiés dans AZ Big Media‡, Kansas City Business Journal‡,  PYMTS.com‡.

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