Cinq façons de protéger votre entreprise contre la fraude

La plupart des entreprises sont la cible de fraudes et savoir comment protéger une entreprise contre les menaces de fraude est essentiel dans le paysage numérique dans lequel nous vivons aujourd'hui. Suivez ces cinq conseils pour vous assurer que votre entreprise est protégée contre les fraudes et les cyberattaques potentielles.

1. Comprendre la menace de la fraude commerciale 

Il existe de nombreux types de fraude commerciale à prendre en compte, mais quatre types sont devenus la plus grande menace pour les entreprises.

• Détournement d'actifs. En tant que type de fraude le plus courant, le détournement d'actifs se produit lorsqu'un employé vole de l'argent ou d'autres actifs par des moyens frauduleux.
• Compromis des e-mails professionnels (BEC). BEC est une escroquerie conçue pour accéder aux informations de l'entreprise par hameçonnage, ingénierie sociale, e-mail, usurpation de compte sur les réseaux sociaux et logiciels malveillants et peut impliquer des fournisseurs, des systèmes de facturation et le trafic de messages en ligne.
• Ingénierie sociale. Les fraudeurs utilisent la tromperie, la manipulation et la ruse pour influencer une cible à sortir des protocoles de sécurité standard pour divulguer des informations à des fins malveillantes. Par exemple, les fraudeurs peuvent demander à un utilisateur de renoncer à un identifiant et à un mot de passe, de modifier des informations bancaires ou d'envoyer un fichier professionnel confidentiel parce qu'il a été récemment "perdu" par accident.
• Fraude d'initié. La fraude interne se produit lorsqu'une personne accède à vos précieuses ressources numériques.

Les impacts de la fraude peuvent être préjudiciables et inclure des pertes financières et de réputation massives. La plupart des organisations reconnaissent la nature et la gravité de la menace de fraude. Dans de nombreux cas, malgré la reconnaissance de ces risques, les nouvelles technologies créent des angles morts institutionnels, tandis que les fraudeurs utilisent des méthodes plus sophistiquées pour s'attaquer aux faiblesses. Il est essentiel de comprendre les types de fraude et de reconnaître les failles du processus dans lesquelles une entreprise peut être vulnérable.

2. Devenir une cible plus difficile pour les cyber-escrocs

Les clients des entreprises et les systèmes de paiement des fournisseurs sont plus souvent compromis et envoient des factures frauduleuses. Cela signifie que les entreprises pensent qu'elles doivent de l'argent ou sont en retard de paiement alors que ce n'est pas nécessairement le cas. Le vrai problème est que lorsque les entreprises reçoivent ces factures frauduleuses ou ces avis de retard de paiement, elles ne revérifient souvent pas pour confirmer la validité et finissent par les payer. Cependant, une fois le paiement effectué, il est difficile de le récupérer.

La chose la plus importante qu'un propriétaire d'entreprise puisse faire pour lutter contre ces cyberescroqueries est d'être vigilant. Lorsque vous recevez une demande de paiement, ne vous contentez pas de la payer immédiatement. Vérifiez toutes les demandes reçues et confirmez que les documents sont exacts. En cas de soupçon de fraude, décrochez le téléphone et appelez vos partenaires financiers ou vendeurs pour valider la demande. Si quelque chose ne va pas, ce n'est probablement pas le cas. Changez fréquemment vos mots de passe et rendez-les difficiles à deviner. N'oubliez pas qu'être invité à confirmer des informations personnelles ou financières par e-mail n'est pas considéré comme une pratique courante.

3. Mettre en place des flux de travail et des systèmes qui identifient la fraude

Alors que les stratagèmes de fraude deviennent plus sophistiqués, les organisations financières ne peuvent plus compter uniquement sur un œil attentif. Des flux de travail et des systèmes bien établis doivent être en place à l'avance. En 2020, 74 % des organisations ont été la cible d'escroqueries liées aux paiements, selon l'enquête AFP 2021 sur la fraude et le contrôle des paiements.

L'hameçonnage, le fait d'envoyer un message en ligne en se faisant passer pour quelqu'un d'autre, inclut souvent une demande au destinataire de prendre des mesures préjudiciables, comme télécharger une pièce jointe ou cliquer sur un lien qui peut fournir à l'attaquant des données sensibles. Ces données peuvent donner au fraudeur des informations d'identification de connexion et tous les privilèges en ligne détenus par la victime. Avoir un système qui filtre ces types d'e-mails en spam est essentiel pour éviter d'être victime de tentatives de phishing.

Les escroqueries BEC sont également difficiles à identifier car le fraudeur trouve un moyen de se faire passer pour un décideur de confiance. Un exemple typique est celui des auteurs qui se font passer pour un dirigeant de l'entreprise et envoient un e-mail « en tant que » ce dirigeant demandant la réalisation d'un virement bancaire. Dans cet exemple, si une organisation ne dispose pas d'un flux de travail établi pour traiter ces types de demandes, un virement électronique frauduleux pourrait être effectué par un employé qui ne le sait pas.

4. Prendre des mesures pour maintenir la continuité

Au lendemain de la pandémie, les entreprises ont fermé ou limité l'accès aux bureaux, encouragé ou imposé des politiques de travail à domicile et annulé des événements et des rassemblements de travail. Trouver un équilibre entre la nécessité d'éloigner les employés et la poursuite des activités vitales dans une économie en difficulté est une priorité partout. Même les meilleurs plans de continuité des activités ne tenaient pas compte des circonstances actuelles. Malheureusement, une activité qui a un impact sur de nombreuses entreprises mais qui ne devrait pas ralentir pendant la pandémie est la tentative de fraude. Les entreprises sont toujours la cible de fraudes aux paiements, les fraudeurs utilisant le BEC pour modifier les chèques, les virements électroniques, les cartes de crédit d'entreprise et le vol des employés.

La prévention du BEC passe par un plan, des outils de sauvegarde et une éducation pour tous. Cela signifie qu'il faut s'assurer que les employés ont la formation appropriée pour la détection des fraudes, ce qui nécessite généralement des séances de formation régulières avec votre équipe. Concentrez-vous sur la création d'une atmosphère où les employés se sentent ouverts à partager tout comportement inhabituel. Aider les employés à se sentir responsabilisés et éduqués est essentiel pour stopper BEC dans son élan.

5. Protégez vos paiements

Qu'il s'agisse de chèques falsifiés, de virements électroniques, de cartes de crédit d'entreprise ou de vols d'employés, les fraudes de paiement se présentent sous toutes les formes. Malheureusement, de nombreuses entreprises sont plus conscientes que jamais des différents types de fraude et nombre d'entre elles mettent en place des mesures pour lutter contre ce problème croissant. Cela inclut de se former eux-mêmes et leur personnel sur les mesures proactives qu'ils peuvent prendre pour minimiser les risques.

Les chèques et les virements bancaires sont restés les modes de paiement les plus touchés par les fraudes. Si les entreprises utilisent encore régulièrement les chèques, il existe plusieurs raisons de passer aux méthodes électroniques. En plus d'atténuer la fraude, les cartes commerciales peuvent également aider les entreprises à :

• Augmenter les flux de trésorerie
• Payez vos factures plus rapidement
• Conserver les liquidités et les paiements flottants pendant de plus longues périodes
• Participez à des programmes de récompenses et recevez des remises en argent et des remises
• Réduire les coûts administratifs en rationalisant les paiements et en rapprochant automatiquement les achats des employés

Du point de vue de la sécurité, les protections intégrées telles qu'Europay, MasterCard et Visa, les puces et les contrôles de paiement permettent aux administrateurs de surveiller et de réguler étroitement les dépenses par carte, ce qui crée une infrastructure de gestion des risques de fraude nettement plus solide que celle des systèmes de sécurité des chèques.

Bien que des mesures préventives puissent aider à se protéger contre la fraude, celle-ci existera toujours sous une forme ou une autre. Ce que vous pouvez faire, c'est éduquer les employés pour vous assurer qu'ils utilisent la technologie la plus récente et travailler avec votre partenaire financier pour vous assurer que les meilleures pratiques et les mesures de protection sont en place. En matière de fraude commerciale, le vieil adage reste vrai :"mieux vaut prévenir que guérir".

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont UMB peut aider votre entreprise en tant que partenaire financier,  visitez notre site Web .