Comment votre entreprise peut éviter les fraudes par chèque

La fraude par chèque est l'un des actes de fraude les plus courants commis contre les petites entreprises. Apprenez-en plus à ce sujet et sur la façon de protéger votre entreprise.

La fraude par chèque touche tout le monde. Cela affecte le couple de retraités du coin de la rue qui a déposé par erreur un chèque contrefait et qui a maintenant perdu 500 $. Cela affecte votre supermarché de quartier, qui a reçu des milliers de dollars de chèques retournés au cours des derniers mois. Cela affecte les institutions financières qui encaissent des chèques pour des clients qui n'ont sciemment aucun fonds disponible sur leur compte.

La fraude par chèque peut également affecter votre petite entreprise. Alors que de nombreux propriétaires d'entreprise ont tout simplement cessé d'utiliser des chèques, bon nombre de ces mêmes clients continuent d'utiliser des chèques pour payer leurs dépenses professionnelles.

Alors, comment vous protégez-vous et protégez-vous votre entreprise contre les chèques frauduleux ? Si cesser d'utiliser ou d'accepter des chèques dans votre entreprise n'est pas une option, il existe d'autres moyens d'empêcher la fraude par chèque d'avoir un impact sur votre entreprise.

Présentation :qu'est-ce que la fraude par chèque ?

La fraude par chèque peut prendre de nombreuses formes, mais dans la plupart des cas, elle implique la tentative de payer des biens à l'aide d'un chèque volé, altéré ou contrefait. D'autres cas de fraude incluent l'envoi d'un chèque à une personne ou à une entreprise en sachant qu'il n'y a pas assez d'argent sur le compte pour le couvrir.

D'autres cas de fraude par chèque peuvent inclure l'utilisation de chèques volés pour payer des marchandises ou la création et l'utilisation de chèques contrefaits. Et, avec la technologie d'aujourd'hui, il peut être difficile de dire si un chèque est valide lors de l'examen initial.

Avec de nombreuses applications logicielles de comptabilité offrant le paiement électronique des factures ACH, vous pouvez éliminer l'utilisation des chèques dans votre entreprise. Cependant, si cette option n'est pas réalisable, assurez-vous de passer du temps à vous renseigner sur la fraude par chèque et sur la manière de l'empêcher de causer des problèmes à votre entreprise.

4 types de fraude par chèque

La fraude par chèque implique généralement l'utilisation illégale de chèques. Alors que certaines formes de fraude par chèque, comme le flottant, sont devenues plus difficiles en raison des approbations de chèques électroniques, l'utilisation de chèques contrefaits a augmenté en raison de la possibilité de reproduire des chèques qui ressemblent à de vrais. La liste suivante, bien que non exhaustive, met en évidence quatre des types les plus courants de fraude par chèque.

1. Chèque flottant

Plus courant avant l'apparition des cartes de débit, le flottement des chèques se poursuit aujourd'hui, bien qu'à plus petite échelle. Pendant des décennies, les gens ont utilisé le chèque flottant comme une forme de prêt sur salaire, en écrivant un chèque pour des biens et des services quelques jours avant qu'un dépôt ne soit effectué sur leur compte.

Dans la plupart des cas, les personnes qui émettent des chèques ne cherchent pas à voler les autres. Ils veulent simplement étirer leurs fonds jusqu'au jour de paie. Mais quelle que soit la motivation, l'acte peut gravement nuire aux petites entreprises.

2. Chèques contrefaits

Auparavant, il était facile de repérer les chèques contrefaits. Plus maintenant. Maintenant, vous auriez du mal à faire la différence entre un chèque contrefait fait à l'aide d'un ordinateur de bureau et d'une imprimante couleur décente et ceux utilisés par votre entreprise.

Gardez à l'esprit que presque tous les types de chèques peuvent être contrefaits, alors ne vous laissez pas berner en pensant que les chèques émis par le gouvernement sont toujours légitimes. Les chèques de banque peuvent également être contrefaits, alors ne présumez pas qu'ils ne nécessitent pas le même degré d'examen.

Les criminels utilisent des chèques contrefaits de différentes manières pour voler des fonds sur votre compte. Dans certains cas, ils les utilisent pour payer des marchandises, laissant les propriétaires d'entreprise payer la facture. Dans d'autres cas, le stratagème est plus élaboré, impliquant des trop-perçus et des demandes de remboursement qui peuvent faire perdre des milliers de dollars aux propriétaires d'entreprise.

3. Chèques volés

Les chèques volés, comme les chèques contrefaits, peuvent être utilisés par les criminels pour payer des biens et des services, ou même déposés, avec une remise en argent fournie. Une fois qu'il est découvert que les chèques ont été volés, la banque annulera le dépôt, laissant encore une fois le propriétaire dans l'embarras.

Mais si vous utilisez des chèques dans votre entreprise, vous courez un autre risque, qui est la menace de voir des employés peu scrupuleux voler des chèques. De plus, une effraction dans votre entreprise peut entraîner une fraude massive par chèque en cas de vol de chèques.

4. Vérifiez le kite

Alors que le check kiting affecte principalement les banques et les institutions financières, les entreprises peuvent également en être victimes. Le kite de chèques implique que l'auteur ouvre des comptes dans deux banques, puis fait flotter des chèques entre elles, sachant qu'il n'y a pas suffisamment de fonds dans les deux banques.

Le kite de chèques peut avoir un impact sur votre entreprise si vous autorisez une remise en argent sur un achat. Une autre façon dont le chèque peut avoir un impact sur votre entreprise est si un client achète un article avec un chèque, puis retourne l'article pour un remboursement en espèces. Vous finissez par fournir le remboursement, puis le chèque est retourné pour non-paiement.

Plus d'exemples de fraude par chèque

Diana a besoin de courses, mais elle n'a que 10 $ sur son compte et ne sera pas payée avant deux jours. En rentrant du travail, elle s'arrête à l'épicerie et fait un chèque de 65 $ pour ses achats. Parce que nous sommes mercredi, elle espère que le chèque qu'elle écrit ne sera pas compensé par sa banque avant vendredi, lorsque son chèque de paie sera déposé.

Malheureusement pour Diana, le chèque est présenté jeudi et est retourné pour fonds insuffisants, ce qui la rend responsable du montant initial, ainsi que des frais de découvert, alors que l'épicerie est à court de 65 $.

Ed reçoit un chèque de remboursement de la société de gestion immobilière qui gère l'appartement qu'il louait. Expert en informatique, Ed regarde le chèque et voit à quel point il serait facile de créer un chèque qui ressemble exactement à celui qu'il a reçu.

Plus tard dans l'après-midi, Ed a créé un chèque qui semble identique à l'autre. Il apporte son chèque nouvellement créé à la banque et l'encaisse, et tout à coup, Ed a 500 $ de plus, grâce à son ancienne société de gestion immobilière.

Pendant ce temps, la société de gestion immobilière n'a aucune idée qu'un chèque contrefait a été encaissé sur son compte puisque les rapprochements bancaires n'ont pas été effectués depuis des mois. Il est donc plus difficile de récupérer les fonds volés auprès d'Ed ou d'être remboursé par la banque, qui s'attend à ce que les cas de fraude soient portés à son attention dans les 30 jours.

Comment votre entreprise peut-elle éviter les fraudes par chèque

On estime actuellement que les pertes dues à la fraude par chèque se chiffrent en milliards aux États-Unis seulement et continueront probablement d'augmenter. Mais vous pouvez prendre certaines mesures pour empêcher la fraude par chèque d'affecter votre entreprise.

Toujours vérifier l'identité lors de l'acceptation d'un chèque

La première règle pour accepter les chèques est de toujours vérifier l'identité du client qui émet le chèque. Dans tous les cas, l'ID doit toujours correspondre au nom sur le chèque. Si ce n'est pas le cas, demandez un autre mode de paiement. Il ne devrait y avoir aucune exception à cette règle et assurez-vous que vos employés, ou toute personne acceptant un chèque au nom de votre entreprise, respectent ces règles.

N'acceptez que les chèques de clients connus

Si vous avez toujours accepté les chèques de certains clients, les chances qu'ils vous escroquent sont faibles. Cela pourrait être le meilleur moyen de continuer à accepter des chèques sans augmenter votre risque de fraude par chèque.

Commencez à utiliser d'autres méthodes de paiement de factures

Commencez à chercher d'autres méthodes pour payer vos factures. De nombreuses entreprises acceptent les paiements ACH ou le dépôt direct pour le paiement des factures, ce qui vous évitera d'avoir à rédiger des chèques d'entreprise. Il élimine également la menace de chèques volés ou mal utilisés.

Examinez attentivement le chèque

Lorsque vous acceptez un chèque, assurez-vous de le regarder attentivement. La coloration semble-t-elle éteinte? Les chiffres semblent-ils légitimes ? Si un chèque semble suspect, examinez le numéro d'acheminement pour voir s'il est légitime. Vérifiez la légitimité du chèque auprès de la banque d'où provient le chèque.

Si vous ne parvenez pas à vérifier les informations sur le chèque, ne l'acceptez pas. Mieux vaut perdre un client que perdre des milliers de dollars.

Soyez prudent avec les chèques de banque

On a longtemps supposé que les chèques de banque étaient légitimes. Malheureusement, les chèques de banque peuvent également être reproduits pour paraître authentiques, avec peu de recours à votre disposition s'ils sont retournés pour des fonds insuffisants.

Un chèque de banque authentique doit toujours afficher le nom de la banque en haut, ainsi qu'un numéro de téléphone. Dans tous les cas, le nom du bénéficiaire doit déjà être imprimé sur le chèque de banque.

En cas de doute, appelez l'agence bancaire indiquée sur le chèque de banque pour vérifier son authenticité avant de l'accepter.

Gardez vos chèques sous clé

De nombreuses escroqueries par chèque se produisent parce que des chèques sont volés et utilisés frauduleusement. Grâce à la technologie informatique, ils peuvent également être facilement reproduits et utilisés par des voleurs.

Si vous devez utiliser des chèques pour payer des factures, assurez-vous qu'ils ne sont accessibles qu'aux employés autorisés et qu'ils sont enfermés dans un endroit sûr. Vous devez également porter une attention particulière aux numéros de contrôle et enquêter immédiatement sur tout contrôle hors séquence, car ceux-ci peuvent également indiquer un vol.

Rapprocher les relevés bancaires rapidement

La meilleure façon de détecter rapidement la fraude est de terminer rapidement votre processus de rapprochement bancaire. Trouver un cas de fraude par chèque quatre mois après qu'il se soit produit rendra beaucoup plus difficile la recherche de l'auteur et moins de chances que la banque rembourse les fonds volés.

Il existe des moyens de prévenir la fraude par chèque

Bien que le meilleur moyen de prévenir la fraude par chèque consiste à cesser d'utiliser et d'accepter des chèques, cela n'est peut-être pas une option pour votre petite entreprise.

Si l'utilisation et l'acceptation de chèques sont une nécessité pour votre entreprise, assurez-vous que vous ou votre comptable suivez toutes les précautions, notamment la vérification de l'identité, l'examen et même la vérification des chèques avant de les accepter, et la conservation de votre stock de chèques sous clé.

Statistiques mises à part, avec une certaine diligence raisonnable, vous pouvez éliminer la fraude par chèque dans votre entreprise dès aujourd'hui.