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5 meilleurs logiciels de comptes fournisseurs pour les petites entreprises

Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous devez disposer d'un moyen de gérer correctement les comptes fournisseurs. Découvrez nos cinq meilleures sélections de logiciels pour le traitement des comptes fournisseurs.

Si vous êtes en affaires, vous avez probablement des factures à payer. Le processus des comptes fournisseurs fait partie de toute entreprise qui utilise la méthode de comptabilité d'exercice.

Les comptes créditeurs ne sont pas utilisés dans la méthode de comptabilité de caisse, puisque les dépenses sont comptabilisées lorsque l'argent change de mains. Cependant, si vous utilisez la méthode de la comptabilité d'exercice et que vous achetez des produits, des fournitures ou des services à crédit, vous aurez des comptes fournisseurs à gérer.

Bien qu'il existe plusieurs applications de comptes fournisseurs sur le marché, la meilleure façon pour vous ou votre comptable de gérer les comptes fournisseurs consiste à utiliser un logiciel de comptabilité.

L'utilisation d'un logiciel de comptabilité vous permet de gérer correctement l'ensemble du processus des comptes fournisseurs, de la réception de la facture au paiement du fournisseur.

Bien que cela semble être un processus facile, et c'est le cas dans la plupart des cas, une mauvaise gestion de vos comptes fournisseurs peut avoir de graves répercussions, notamment des conditions de paiement défavorables de votre vendeur ou fournisseur, des frais de retard évalués et même une baisse de la solvabilité de votre entreprise.

Il est avantageux d'avoir un bon logiciel de traitement des comptes fournisseurs pour gérer le processus correctement.

Voici notre sélection des meilleurs logiciels de comptabilité fournisseurs pour les petites entreprises :

  • AccountEdge Pro
  • QuickBooks bureau
  • Xéro

Facteurs à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de comptabilité fournisseurs

Il y a une variété de choses à garder à l'esprit lors de la comparaison des progiciels de comptes fournisseurs. Cela aide à déterminer d'abord comment vous voulez payer vos factures. Par exemple, êtes-vous à l'aise de les payer par voie électronique, puis de simplement publier le paiement dans votre logiciel ?

Préférez-vous payer les factures à l'ancienne en exécutant des chèques et en envoyant le paiement par la poste ? Peut-être préférez-vous les saisir dans le système, puis les payer par virement ACH lorsqu'ils sont dus ?

Dans les comptes fournisseurs, comme dans tout, il est toujours agréable d'avoir des options. Peut-être n'avez-vous aucune idée de la façon dont vous voulez payer vos factures ; vous voulez juste vous assurer qu'ils sont payés. Dans ce cas, voici quelques éléments à rechercher.

1. Suivi des fournisseurs

Le suivi des fournisseurs est une partie importante du processus des comptes fournisseurs. Cela inclut des détails tels que la gestion des informations de contact, telles qu'une adresse postale et une adresse e-mail valides.

Il peut également inclure des informations bancaires pour le paiement électronique, une liste des paiements pour l'année et un numéro d'identification fiscale ou de sécurité sociale pour le traitement 1099. Un bon suivi des fournisseurs sera en mesure de gérer toutes ces informations et plus encore.

2. traitement 1099

Tout fournisseur que vous payez et qui n'est pas constitué en société devrait recevoir un 1099 à la fin de l'année. Si vous payez fréquemment un grand nombre d'entrepreneurs et de consultants, il peut être extrêmement utile d'avoir un système en place pour traiter les 1099 en fin d'année.

3. Plusieurs façons de payer les fournisseurs

Alors que certaines entreprises hésitent à abandonner la méthode traditionnelle de paiement des fournisseurs par chèque, d'autres sont prêtes à adopter de nouvelles options de paiement, telles que les paiements ACH ou même le paiement par carte de crédit.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour payer vos fournisseurs, il est toujours agréable d'avoir plusieurs alternatives disponibles.

Cinq meilleurs logiciels de comptes fournisseurs pour les petites entreprises

Nos cinq meilleurs choix pour les meilleurs logiciels de comptes fournisseurs ont deux choses en commun :une capacité de comptabilité en partie double et un moyen simple de gérer vos comptes fournisseurs. Voici nos choix.

1. AccountEdge Pro

Un bon choix pour les petites entreprises et les entreprises en croissance, AccountEdge Pro propose plusieurs plans qui facilitent l'évolution vers une version plus puissante si votre entreprise se développe.

Tous les plans AccountEdge Pro offrent une bonne capacité de comptabilité, y compris le traitement complet des comptes fournisseurs. Le module Achats d'AccountEdge Pro vous permet de gérer tous vos achats ainsi que les transactions de vos comptes fournisseurs.

AccountEdge Pro facilite la création d'un bon de commande, la conversion d'une facture en commande, ainsi que la saisie et la gestion de tous vos fournisseurs, et inclut une option permettant de payer les fournisseurs et les fournisseurs par voie électronique ou par chèque.

Les autres fonctionnalités des comptes fournisseurs incluent une option de rétention des paiements des fournisseurs, idéale pour les acteurs du secteur du bâtiment et de la construction, vous permettant de retenir une partie de tout paiement dû jusqu'à ce qu'un travail soit terminé.

Une option de remise pour paiement anticipé est incluse dans l'application, et vous pouvez également créer un crédit fournisseur pour tout paiement excédentaire effectué.

Une autre fonctionnalité pratique est l'option de rapprochement des comptes fournisseurs, qui garantit que le solde de vos comptes fournisseurs correspond toujours au solde des comptes fournisseurs de votre bilan. AccountEdge Pro gère également tous les paiements des fournisseurs tout au long de l'année et traite les 1099 en fin d'année.

Outre les rapports standard, AccountEdge Pro comprend également une bonne sélection de rapports sur les comptes fournisseurs, notamment un rapport sur les fournisseurs, un rapport chronologique, un rapport sur les exceptions, une liste des comptes fournisseurs et un rapport de rapprochement des comptes fournisseurs.

AccountEdge propose deux plans sur site :Basic, qui comporte des frais uniques de 149 $; et Pro, qui a des frais uniques de 399 $. Deux forfaits cloud sont également disponibles :Priority Zoom, qui coûte 50 $/mois; et Priority ERP, avec des tarifs disponibles directement sur AccountEdge.

Les utilisateurs du plan Pro peuvent également acheter un abonnement à AccountEdge Connect, qui vous permet d'effectuer une variété de fonctions système à distance, avec un abonnement de 25 $/mois.

Lire l'intégralité de The Ascent Avis d'AccountEdge Pro

2. QuickBooks bureau

Que vous soyez un propriétaire unique ou que vous possédiez une entreprise en pleine croissance, QuickBooks bureau fonctionnera pour vous. Trois éditions différentes de QuickBooks bureau sont disponibles, ainsi qu'une version pour comptables conçue pour les CPA et autres professionnels de la comptabilité.

QuickBooks Desktop offre une excellente capacité de comptes fournisseurs, avec l'inclusion du Vendor Center, qui vous permet de gérer facilement toutes les informations de vos fournisseurs à partir d'un emplacement central.

Le Vendor Center vous permet d'afficher toutes les transactions des fournisseurs, d'ajouter des contacts, de créer une liste de tâches, d'ajouter des notes au dossier et même d'envoyer un e-mail directement dans l'application.

QuickBooks bureau comprend un outil de suivi des factures qui fournit un résumé de tous les bons de commande créés, des factures ouvertes et une liste des factures en souffrance (que vous ne devriez pas avoir).

L'application fournit également une liste de toutes les factures récemment payées. La fonction Pay Bill vous permet de choisir facilement les factures que vous souhaitez payer et comprend plusieurs choix de paiement différents, notamment une option d'impression de chèques, un paiement par carte de crédit ou un transfert ACH. L'application inclut également le traitement 1099 de fin d'année.

QuickBooks bureau offre d'excellentes options de création de rapports, y compris des rapports sur les comptes fournisseurs tels qu'un rapport chronologique détaillé sur les comptes fournisseurs, un rapport sur les paiements en espèces non appliqués, un rapport sur les comptes fournisseurs actuels et un rapport sur les fournisseurs, avec des modèles de rapport également disponibles.

QuickBooks propose actuellement trois forfaits :

  1. Pro : Le forfait Pro, le mieux adapté aux petites entreprises, prend en charge jusqu'à 3 utilisateurs et coûte actuellement 299,95 $ par an.
  2. Premier : Mieux adapté aux entreprises à la recherche d'un logiciel de comptabilité spécifique à l'industrie, le plan Premier propose des solutions pour les entreprises générales, les entrepreneurs généraux, les entreprises de fabrication et de vente en gros et les organisations à but non lucratif. L'édition Premier coûte 499,95 $ par an et prend en charge jusqu'à 5 utilisateurs.
  3. Entreprise : Idéal pour les entreprises en croissance, QuickBooks Enterprise offre davantage de capacités de personnalisation et prend en charge jusqu'à 30 utilisateurs. Le forfait Entreprise coûte actuellement 849,10 USD par an.

Lire l'intégralité de The Ascent Examen de QuickBooks Desktop

3. Comptabilité Sage 50cloud

Un bon choix pour les petites entreprises en croissance, Sage 50cloud Comptabilité offre toutes les fonctionnalités généralement trouvées dans une application de bureau ainsi qu'un accès facile au cloud aux principales fonctionnalités du programme.

Sage 50cloud Comptabilité traite les comptes fournisseurs via le centre des fournisseurs et des achats, où tous les achats de l'entreprise et les détails des fournisseurs sont gérés. Vous pouvez également gérer 1099 détails dans le centre, éliminant ainsi le besoin de se démener en fin d'année pour obtenir les informations nécessaires sur les fournisseurs.

Si vous recherchez différentes façons de payer vos fournisseurs, Sage 50cloud Comptabilité vous couvre, offrant jusqu'à 10 méthodes de paiement, y compris PayPal, les paiements électroniques, les paiements par carte de crédit et les cycles de chèques traditionnels.

L'activité des comptes fournisseurs de Sage 50cloud Comptabilité est également effectuée à partir du centre des fournisseurs et des achats, y compris la saisie des factures à payer, le paiement des factures, la saisie des crédits des fournisseurs et l'exécution des chèques. Le centre affiche également une liste des dettes chronologiques à l'écran que vous pouvez consulter.

Les options de création de rapports dans Sage 50cloud Comptabilité sont bonnes et encore meilleures grâce à la disponibilité des rapports Sage Intelligence, qui offrent un aperçu plus analytique des finances de l'entreprise.

L'application comprend des rapports standard sur les comptes fournisseurs, tels que les comptes fournisseurs vieillissants, un résumé des comptes fournisseurs et une liste des fournisseurs, mais le meilleur rapport est le rapport d'analyse des comptes fournisseurs, qui comprend un tableau Dû par âge, une liste des cinq principaux fournisseurs par achat. et par montant dû, et un récapitulatif dû par âge.

Sage 50cloud Comptabilité propose actuellement trois forfaits :

  1. Pro : Idéal pour les très petites entreprises, Pro est un système mono-utilisateur qui coûte actuellement 299,95 $ par an.
  2. Prime : Idéal pour les petites entreprises, Premium prend en charge jusqu'à 5 utilisateurs et est actuellement proposé au prix de 465,95 $ par an.
  3. Quantique : Un bon choix pour les entreprises en croissance, Quantum peut prendre en charge jusqu'à 40 utilisateurs, avec des tarifs personnalisés disponibles directement auprès de Sage.

Lire l'intégralité de The Ascent Révision de Sage 50cloud Comptabilité

4. Xéro

Un excellent choix pour les propriétaires uniques, les indépendants et les petites entreprises, Xero offre une interface utilisateur facile à naviguer et récemment mise à jour avec une accessibilité complète au cloud.

Xero offre une bonne capacité de comptes fournisseurs, y compris la possibilité d'envoyer des factures par e-mail directement dans la boîte de réception des fichiers, tandis que la fonction côte à côte vous permet de visualiser tous vos fichiers de comptes fournisseurs avec l'enregistrement du fournisseur stocké dans Xero.

L'écran Factures de Xero vous permet d'afficher toutes les factures qui ont été saisies, en affichant des détails tels que la date de facturation, la date d'échéance, si la facture a été payée et, le cas échéant, la date de paiement.

Vous pouvez saisir des factures et planifier leur paiement immédiatement, ou choisir une date de paiement ultérieurement. Xero comprend également un tableau de bord des achats qui vous permet de visualiser tous les paiements sortants ainsi que toutes les factures à venir qui pourraient être dues.

Vous pouvez également configurer des factures récurrentes dans Xero avec la possibilité de modifier le montant dû si nécessaire.

Si vous facturez des clients pour le remboursement de vos dépenses, vous apprécierez la capacité de Xero à facturer les dépenses directement à votre client. Par exemple, si vous dépensez 100 $ au magasin de fournitures de bureau pour des articles achetés pour votre client, vous pouvez facturer cet achat de 100 $ directement au client à partir de l'écran de saisie des comptes fournisseurs.

Les options de rapport de Xero continuent de s'améliorer avec chaque nouvelle version, avec une variété de rapports sur les comptes fournisseurs disponibles, y compris une liste de fournisseurs, un rapport chronologique sur les comptes fournisseurs, ainsi qu'un rapport 1099 conçu pour faciliter le traitement des 1099 en fin d'année.

Xero propose actuellement trois forfaits :

  1. Tôt : Le forfait Early est idéal pour les propriétaires uniques et les indépendants et coûte actuellement 9 $/mois.
  2. Croissance : Idéal pour les petites entreprises, le forfait Growing coûte 30 $/mois.
  3. Établi : Un bon choix pour les entreprises en croissance, le forfait Établi coûte actuellement 60 $/mois.

Lire la critique complète de Xero de The Ascent

5. QuickBooks en ligne

QuickBooks en ligne a parcouru un long chemin depuis son lancement en 2001, avec plus de 3,2 millions d'abonnés aux États-Unis seulement.

Cette croissance régulière peut probablement contribuer à une augmentation substantielle des fonctionnalités et fonctionnalités, transformant une application de comptabilité de base en une application de comptabilité solide bien adaptée aux propriétaires uniques, aux indépendants et aux petites entreprises.

Afin de profiter des fonctionnalités des comptes fournisseurs de QuickBooks en ligne, vous devrez acheter le forfait Plus, l'un des cinq forfaits offerts par QuickBooks en ligne.

Dans le forfait Plus, vous pouvez saisir des factures à payer, gérer les dates d'échéance des paiements, programmer des paiements pour une date spécifique et payer les factures par voie électronique ou en imprimant des chèques.

QuickBooks en ligne suivra également les éventuels rabais pour paiement anticipé offerts par un fournisseur, afin que vous ne manquiez pas l'occasion d'économiser un peu d'argent.

La fonction Dépenses de QuickBooks en ligne offre un moyen simple de gérer les dépenses, de configurer les factures à payer et de gérer les détails des fournisseurs.

Vous pourrez également créer des paiements récurrents, imprimer des chèques de fournisseur ou payer vos fournisseurs directement à partir de cet écran. QuickBooks en ligne comprend également une bonne application mobile qui vous permet de saisir et de payer une facture par voie électronique si nécessaire.

L'application comprend également une bonne sélection de rapports sur les comptes fournisseurs qui incluent des détails chronologiques, une liste de paiements de factures, une liste de factures impayées, un résumé chronologique et un rapport détaillé sur les chèques.

QuickBooks en ligne propose cinq forfaits :

  1. Travailleur indépendant : Offre des fonctions de programme de base et fonctionne à 7,50 $/mois
  2. Démarrage simple : Idéal pour les indépendants, Simple Start coûte 12,50 $/mois
  3. Essentiel : Prend en charge jusqu'à 3 utilisateurs et coûte 20 $/mois
  4. En plus : Bon pour ceux qui ont des stocks, plus coûte 35 $/mois
  5. Avancé : Idéal pour les entreprises en croissance, Advanced prend en charge jusqu'à 25 utilisateurs et coûte 75 $/mois

Tous les prix de QuickBooks en ligne reflètent le prix de lancement, qui est valable pour les trois premiers mois.

Lire l'intégralité de The Ascent Commentaire sur QuickBooks en ligne

Les comptes créditeurs constituent une partie importante du processus comptable

Le traitement des comptes fournisseurs fait partie intégrante du cycle comptable. En tant que propriétaire de petite entreprise, il est important que vous ou votre comptable disposiez des outils nécessaires pour gérer correctement vos comptes fournisseurs dès le départ.

Choisir le bon logiciel peut grandement contribuer à atteindre cet objectif. Pour faciliter le processus, jetez un coup d'œil aux systèmes de comptes fournisseurs mis en évidence, téléchargez quelques démos et trouvez le programme de comptes fournisseurs qui vous convient.