10 meilleures pratiques d'automatisation des comptes fournisseurs

Armé d'un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs (AP) et de certaines meilleures pratiques AP, votre équipe peut désormais récupérer les heures consacrées à la saisie manuelle des données. Vous perdrez moins de temps à rechercher le statut d'une transaction donnée - tout est là sur votre tableau de bord, routé automatiquement par les règles de workflow.

Par conséquent, les entreprises qui adoptent un logiciel d'automatisation AP constatent que leurs processus évoluent plus rapidement, avec moins d'erreurs. Il y a aussi une meilleure visibilité, ce qui permet de se prémunir contre la fraude.

Qu'est-ce que l'automatisation AP ?

Automatisation des comptes fournisseurs, ou automatisation AP, se compose d'outils ou de processus qui automatisent les aspects manuels du traitement des comptes fournisseurs. Plutôt qu'un membre de l'équipe financière saisissant les données manuellement, l'ensemble du processus se déroule numériquement, à commencer par les factures et les bons de commande.

L'automatisation des points d'accès peut vous faire gagner du temps et de l'argent tout en protégeant votre entreprise contre des erreurs coûteuses. Cependant, vous devez coupler le logiciel avec des processus intelligents.

10 meilleures pratiques clés en matière d'automatisation des points d'accès

La plupart des dirigeants financiers ont demandé, « Comment notre équipe des comptes fournisseurs peut-elle devenir plus efficace ? » Notre réponse est un logiciel d'automatisation AP ainsi que ces meilleures pratiques.

1. Obtenez l'adhésion. Il y a généralement une appréhension autour du changement. Mais pour que l'automatisation AP réussisse, chaque membre de l'équipe financière doit être impliqué et engagé. Les directeurs financiers peuvent vouloir s'asseoir avec les membres de l'équipe en tête-à-tête et leur parler à travers le commutateur. Partagez les façons dont l'automatisation des points d'accès facilitera leur travail tout en profitant à l'entreprise.
   
   Prenez note de tous les commentaires et utilisez-les dans vos conversations avec les fournisseurs. Assurez-vous que toute solution proposée couvre les problèmes réels de votre équipe. Documenter ces discussions peut vous aider à faire une analyse de rentabilisation solide pour le logiciel d'automatisation AP.
2. Affectez un chef de projet automatisation AP. Il est essentiel d'avoir un point de contact pour toutes les relations avec votre fournisseur de solutions logicielles, surtout pendant la phase de mise en œuvre. Cette personne supervisera tous les aspects en coulisses de l'initiative et s'assurera que les flux d'automatisation sont configurés de manière optimale. cette personne sert de personne de référence pour les parties prenantes internes, s'il y a des problèmes avec le logiciel. Alors que la gestion quotidienne relève de la finance, le chef de projet est responsable des tâches de gestion du programme, tels que le suivi et l'optimisation, et pour fournir des rapports réguliers sur les moyens d'améliorer et de maintenir l'efficacité.
3. Saisissez les nouvelles factures dès que possible. L'automatisation des points d'accès peut réduire considérablement les jours à payer en souffrance (DPO) - d'une moyenne de 5,55 jours, selon le groupe Aberdeen. Mais cette réduction dépend du moment où une facture est entrée dans le système. Si vous recevez toujours des factures papier, vous devrez les numériser rapidement. Habituez votre équipe à saisir les nouvelles factures dans le système le jour de leur arrivée. De cette façon, vous pouvez mieux suivre les transactions et profiter au maximum des avantages DPO.
4. Automatisez par phases. Il y a beaucoup de ça pouvez être automatisé, mais ça ne veut pas dire toi ont pour tout lâcher d'un coup. Il peut être préférable de déployer progressivement les processus automatisés, avec le temps de dépanner entre les phases. Alors que l'automatisation résout les problèmes, une mauvaise configuration peut causer des problèmes encore plus importants. En outre, il y aura une courbe d'apprentissage. En avançant lentement et en laissant à votre équipe le temps d'adopter de nouveaux processus, vous pouvez profiter au maximum des avantages de l'automatisation à l'avenir.
5. Tenez les vendeurs et les fournisseurs au courant. La communication avec vos fournisseurs est tout aussi importante que la pleine implication de votre équipe. De nombreux systèmes d'automatisation AP vous permettent de configurer un portail d'accès fournisseur. Là, vos vendeurs et fournisseurs agréés peuvent mettre à jour leurs informations, vérifier l'état des factures et trouver des réponses aux questions courantes. Faites une liste des fournisseurs auprès desquels vous passez régulièrement des commandes importantes ainsi que des fournisseurs pour lesquels vous êtes un client important et communiquez avec eux tôt et souvent au sujet du changement. Aller de l'avant, ils apprécieront d'être tenus informés même si vous libérez votre service AP des appels fréquents du service client.
6. Intégrez vos systèmes. De quels outils votre équipe financière dépend-elle déjà ? Le système d'automatisation AP que vous choisissez doit être entièrement intégré, ou pouvant être intégré, avec ce que votre équipe utilise pour gérer les comptes fournisseurs. Il est particulièrement essentiel que vous preniez en compte la planification des ressources de l'entreprise (ERP), la gestion de la relation client et d'autres systèmes financiers de base. Vous ne voulez pas que l'équipe doive saisir des informations plus d'une fois ou se connecter et se déconnecter du logiciel tout au long de la journée. En outre, en intégrant des outils que vous utilisez déjà dans votre nouveau système, vous réduisez davantage la courbe d'apprentissage et accédez à des données de bout en bout qui peuvent être transformées en rapports informatifs.
7. Bénéficiez de remises pour paiement anticipé. La plupart des fournisseurs proposent des remises pour paiement anticipé. Selon le rapport AP &Working Capital 2017 de PayStream Advisors, 31 % des personnes interrogées ont déclaré que l'acheminement manuel des factures pour le paiement et l'approbation les empêchait de réaliser au moins une partie de ces économies. Avec l'automatisation AP, cela ne devrait pas être le cas. Ces systèmes permettent à la finance d'optimiser plus facilement la gestion de trésorerie et d'accélérer les approbations.
8. Mettre en place des flux de travail. Le logiciel d'automatisation AP peut vous aider à mettre en place un système de flux de travail pour garantir que les employés comprennent clairement leurs responsabilités. De cette façon, tous les membres de l'équipe des comptes fournisseurs sont sur la même longueur d'onde, surtout en ce qui concerne les délais. Si et quand des goulots d'étranglement surviennent, vous pouvez consulter votre tableau de bord logiciel pour voir où quelque chose est bloqué dans les approbations et pousser cet employé à faire avancer le processus.
9. Attention aux métriques. Le logiciel d'automatisation AP offre des données en temps réel en un clic que vous pouvez compiler dans un tableau de bord et combiner en informations commerciales. En utilisant ces données, vous pouvez garder un œil sur les flux de trésorerie tout en étudiant ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Par exemple, vous pouvez apprendre de vos métriques qu'un flux de travail doit être reconfiguré. Il y a peut-être trop d'étapes, ou trop peu, pour accomplir une tâche efficacement.
10. Pensez aux imprévus. Une catastrophe naturelle, Une panne de serveur ou une panne de courant peuvent perturber gravement les opérations commerciales. Mais cela ne devrait pas être le cas si vous avez consolidé un plan de continuité des activités. Donc, n'oubliez pas de documenter les processus AP au fur et à mesure que vous automatisez afin que vous puissiez, si nécessaire, revenir à la gestion manuelle de ce qui avait été des tâches automatisées. Assurez-vous que votre personnel est formé sur la façon d'exécuter les fonctions manuellement, Au cas où.

Choisir une solution d'automatisation AP

Avant de s'installer, assurez-vous d'explorer toutes vos options logicielles d'automatisation AP, à la lumière des besoins et des processus spécifiques de votre entreprise. C'est essentiel pour trouver le meilleur ajustement et les économies de temps et de coûts maximales et les avantages commerciaux.

Voici trois facteurs à considérer lorsque vous magasinez.

• Solution ponctuelle versus suite comptable : Il existe un certain nombre de produits qui se concentrent exclusivement sur l'automatisation. Cependant, en fonction de votre logiciel existant (ou de son absence), vous aurez peut-être besoin de ces fonctionnalités pour faire partie d'une suite logicielle de comptes fournisseurs/comptes clients plus complète.
• Intégration avec les suites comptables : Si vous choisissez une solution ponctuelle, il devra communiquer avec les systèmes existants de votre entreprise, y compris ERP. Le fournisseur doit indiquer clairement si le logiciel s'intègre sans développement personnalisé et vérifier le niveau de maintenance nécessaire avec ces intégrations, comme combien de fois, les coûts et qui le fait. Consultez les avis sur les produits et discutez avec vos pairs pour obtenir des informations sur la qualité des capacités d'intégration du produit.
• Accent sur les comptes fournisseurs et les comptes clients : Une chose à surveiller avec les solutions ponctuelles est qu'elles peuvent fournir une plus grande profondeur du côté des comptes créditeurs ou du côté des comptes débiteurs. En fonction de votre activité, vous pouvez avoir des besoins plus importants d'un côté à l'autre. Choisissez le système avec le domaine d'intervention qui correspond le mieux à votre entreprise.