Comptes fournisseurs :15 défis et solutions

Votre équipe des comptes fournisseurs peut avoir l'impression de marcher sur une corde raide entre le maintien d'une trésorerie saine et le maintien des relations avec les fournisseurs. Atteindre les deux objectifs peut être difficile, surtout si l'entreprise s'appuie sur des pratiques inefficaces telles que la tenue manuelle des dossiers et les chèques postaux.

Tout en éliminant les processus papier et en appliquant une certaine automatisation AP peut aider à équilibrer les intérêts concurrents, il n'y a aucun doute :les équipes AP sont occupées. En plus de payer ces biens et services, les responsabilités peuvent inclure la gestion des dépenses de voyage et de divertissement et le remboursement des prêts. Dans de nombreuses entreprises, AP gère tous les passifs à court terme d'une entreprise, à l'exception de la paie. Le mandat complexe de l'équipe AP implique également une coordination étroite avec de nombreux secteurs d'activité et fonctions, en particulier le service des achats, ainsi que des interactions avec les fournisseurs.

Après tout, sans matières premières, les affaires s'arrêtent. Les équipes AP doivent donc être au sommet de leur art.

Le coût des problèmes de comptes fournisseurs

De nombreux problèmes de comptes fournisseurs découlent de pratiques dépassées, tels que le traitement des factures papier, rédiger des chèques et tenir des registres manuels ou des feuilles de calcul uniques. Ces pratiques peuvent rendre plus difficile la maîtrise des coûts, analyser les dépenses et préserver les relations avec les fournisseurs.

Bien que la rédaction de chèques pour les transactions interentreprises ait été réduite de moitié depuis 2004, selon l'enquête JPMorgan 2019 sur les paiements électroniques de l'AFP, les entreprises effectuent encore 42 % des paiements des clients professionnels par chèque. Les chèques sont plus lents et plus coûteux à traiter que les paiements électroniques, et plus sujettes à la fraude.

Par ailleurs, Le cabinet d'études Ardent Partners estime que la moitié des factures sont encore envoyées manuellement. Les erreurs et retards de traitement qui en résultent peuvent entraîner des paiements soit en retard, soit Incorrect, dupliqués ou complètement manqués.

Inefficace, Le point d'accès papier ne prend pas seulement du temps, elle peut également fausser les prévisions financières car elle prive l'entreprise de données sur les modèles de dépenses à utiliser pour la budgétisation, scénario et planification de la chaîne d'approvisionnement et autres analyses. Un AP lent peut éroder la bonne volonté des fournisseurs et amener les fournisseurs à raccourcir vos délais de paiement, abaisser leurs normes de livraison ou de service ou dégrader autrement la relation.

8 défis des comptes fournisseurs

Voici quelques-uns des plus grands défis des comptes fournisseurs :

1. Traitement lent :

   Sur papier, les processus manuels entraînent de longs délais d'approbation tandis que les documents sont mélangés entre les départements, et entraînent finalement des paiements plus lents, surtout si les entreprises envoient toujours des chèques par la poste. Plus de la moitié des entreprises interrogées par Ardent Partners ont déclaré qu'il fallait trop de temps pour approuver les factures et les paiements.

   Un retard de paiement peut déclencher une réaction en chaîne d'effets néfastes, comme les frais de retard de paiement et les retards d'expédition de marchandises. Des paiements lents peuvent également nuire à la cote de crédit de votre entreprise, réduisant davantage votre capacité à obtenir des conditions favorables des fournisseurs et des prêteurs.

2. Erreurs de correspondance :

   Pour vous assurer que les factures sont payées correctement, les services fournisseurs effectuent généralement un rapprochement à trois :vérifier que chaque facture correspond au bon de commande et que les biens ou services ont été effectivement reçus. Les divergences se produisent fréquemment et leur résolution prend du temps. Les erreurs de saisie de données et les informations de facturation manquantes ou incorrectes sont des coupables courants, tout comme le fait que les documents pertinents peuvent avoir été produits dans une variété de systèmes et de formats.

3. Factures exceptionnelles et suivi manuel :

   Les services de comptabilité fournisseurs passent beaucoup de temps à gérer les exceptions, y compris incorrect, informations incomplètes et non correspondantes dans les factures. Le cabinet d'études Aberdeen Group rapporte que jusqu'à 20% des factures contiennent régulièrement des informations incorrectes ou incomplètes, et Ardent affirme que le service AP moyen passe près d'un quart de son temps à traiter les demandes des fournisseurs pour résoudre les problèmes et retrouver les informations manquantes.

4. Achats non autorisés :

   Des processus manuels et des contrôles inadéquats peuvent exacerber le problème des achats non autorisés. Par exemple, AP peut perdre du temps à enquêter sur les factures des achats des employés effectués sans bon de commande approuvé. D'autres achats non autorisés impliquent une utilisation inappropriée de cartes de crédit professionnelles, y compris les utiliser pour acheter des articles auprès de fournisseurs non autorisés.

5. Fraude et vol :

   En rapport, une organisation type perd 5 % de ses revenus à cause de la fraude chaque année, avec une perte médiane de 125 $, 000, selon l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). La fraude par chèque reste un problème majeur, mais les escroqueries par courrier électronique sont également courantes. Dans ce que l'on appelle la fraude par compromission des e-mails professionnels, les criminels se faisant passer pour des cadres ou des fournisseurs envoient par courrier électronique des factures d'apparence authentique ou d'autres demandes de paiement. Les équipes AP doivent être constamment sur leurs gardes contre la fraude sur les comptes fournisseurs.

6. Paiement des factures avant la livraison d'un service ou d'un produit :

   Le paiement rapide des marchandises peut vous permettre de bénéficier de remises pour les fournisseurs de votre entreprise. Mais le personnel d'AP occupé peut payer accidentellement des factures à leur arrivée, sans vérifier que les marchandises ont bien été livrées, dans l'état attendu. Cela peut poser des problèmes, surtout si l'envoi présente des problèmes de qualité ou n'apparaît pas du tout. Payer les factures avant leur échéance réduit également la liquidité de l'entreprise, ce qui peut restreindre les flux de trésorerie.

7. Factures disparues :

   Il est trop facile pour les factures de disparaître dans une rafale de paperasse. En plus de créer des frictions avec les fournisseurs, une facture impayée peut entraîner des problèmes comptables. Le passif arrive tardivement au bilan, et la dépense est absente du compte de résultat courant, laissant à la direction des informations inexactes sur la situation financière de l'entreprise.

8. Double paiement :

   Des paiements en double peuvent se produire pour un certain nombre de raisons, beaucoup d'entre eux concernaient la saisie manuelle des données. Incohérences dans les informations fournisseurs saisies manuellement, les montants des factures ou le codage peuvent entraîner le double paiement d'une même facture. Les entreprises peuvent également effectuer accidentellement des doubles paiements si elles utilisent plusieurs applications financières au lieu d'un seul système intégré.

   Bien que les doublons soient moins probables dans les petites entreprises, où une personne contrôle tous les paiements, ce n'est pas une solution évolutive. Grandir, vous avez besoin d'automatisation et de bonnes pratiques.

7 Solutions de comptes fournisseurs

1. Passer au sans papier :

   L'élimination des piles de factures papier et la saisie manuelle des données peuvent réduire considérablement le temps de traitement et les taux d'erreur. Les factures électroniques peuvent être importées dans un logiciel de comptabilité, et la reconnaissance optique de caractères peut être utilisée pour numériser et numériser les factures papier restantes. Le logiciel de comptabilité peut ensuite suivre les factures tout au long du processus AP.

   Payer les factures par voie électronique est également une bonne idée. c'est moins cher, plus facile à automatiser, et moins sujet aux erreurs que l'écriture manuelle de chèques. L'élimination du papier devient encore plus importante avec la tendance au télétravail, car il est plus facile pour le personnel de collaborer et d'acheminer les factures pour approbation.

   Recevoir des factures par voie électronique ne signifie pas nécessairement que ces factures seront payées par voie électronique. Par la même occasion, les factures papier ne doivent pas être payées avec des chèques papier. Ils peuvent être payés par voie électronique.

2. Arrêtez de vous fier aux feuilles de calcul Excel :

   S'éloigner du papier et de la saisie manuelle des données ouvre la porte à plus d'efficacité, des processus de comptabilité fournisseurs centralisés, mais seulement si vous éliminez également les feuilles de calcul. Pour augmenter votre taux de rotation des AP, un indicateur clé de performance (KPI) qui signale qu'une entreprise paie ses créanciers et ses fournisseurs rapidement, cela aide à standardiser la façon dont les factures sont traitées depuis leur réception jusqu'à leur paiement. C'est difficile à faire avec un dossier de feuilles de calcul.

   En plus d'augmenter l'efficacité, un logiciel de comptabilité professionnel peut réduire le risque de disparition de factures ou de paiements en double et permettre aux équipes AP de générer des rapports qui donnent aux parties prenantes de l'entreprise une meilleure visibilité sur la fréquence et le calendrier des paiements des fournisseurs, en les aidant à négocier de meilleures conditions de paiement.

3. Rationalisez le flux de travail :

   Le logiciel peut être utilisé pour codifier des processus et des flux de travail efficaces qui acheminent automatiquement les factures aux bonnes personnes à chaque étape du processus AP. Chaque équipe AP doit avoir un flux de travail défini qui inclut l'enregistrement des factures, leur mise en correspondance avec les bons de commande et les marchandises reçues, approuver les factures et planifier les paiements.

   

4. Correspondance à trois :

   Le logiciel peut aider à gérer cette étape cruciale du flux de travail AP. En plus d'augmenter la précision, correspondance à trois voies en fait réduit l'effort requis pour traiter les factures de routine en ajoutant suffisamment d'assurance que les entreprises peuvent être plus à l'aise avec les approbations automatisées.

   Une fois les bons de commande, les reçus et les factures ont été saisis dans le même système, le logiciel peut rapidement déterminer s'ils alignent et approuvent automatiquement les factures correspondantes tout en signalant les exceptions. Le personnel d'AP peut alors programmer le paiement des factures approuvées et passer son temps à gérer les exceptions.

5. Automatisation des points d'accès :

   L'abandon du papier et l'application de logiciels pour rationaliser les flux de travail sont des étapes sur la voie de l'automatisation des comptes fournisseurs, un terme large qui englobe l'automatisation des étapes de routine telles que la réception des factures, codage, acheminement pour approbation, paiement et rapprochement. Un processus entièrement automatisé peut éliminer le besoin de saisir manuellement des données à n'importe quelle étape, bien que les approbateurs puissent encore avoir besoin de signer les paiements avec un clic de souris. Le logiciel d'automatisation AP fournit généralement également des tableaux de bord et des outils d'analyse qui aident les équipes financières à gérer le processus AP et à diagnostiquer les problèmes. Les données peuvent également être analysées pour les exceptions et autres anomalies telles que les doubles paiements, achats non autorisés et fraude.

6. Intégration de systèmes:

   Une bonne pratique consiste à intégrer votre système d'automatisation AP à l'ERP et à la gestion de la relation client de votre entreprise, et d'autres systèmes commerciaux de base. Cette intégration garantit que tous les systèmes fonctionnent à partir des mêmes données, faciliter la production de rapports informatifs, telles que les analyses coûts/bénéfices.

7. Remises pour paiement anticipé :

   L'obtention de remises pour paiement anticipé auprès des fournisseurs peut aider à contrôler les coûts. Mais les services AP et achats doivent équilibrer la valeur des remises des fournisseurs par rapport à l'impact des paiements anticipés sur les flux de trésorerie. Les entreprises disposant de suffisamment d'argent liquide peuvent généralement économiser de 1 à 2 % sur la facture totale en payant dans les 10 à 15 jours. Mais effectuer des paiements anticipés peut immobiliser des liquidités que votre entreprise pourrait mieux utiliser ailleurs. L'automatisation AP peut vous éviter de manquer des dates limites pour recevoir des remises négociées.