Meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs :arrêtez de perdre de l'argent dans vos processus AP

Le succès financier à long terme d'une entreprise dépend presque autant du paiement de ses dettes en temps opportun que de la perception des revenus. À cette fin, les entreprises doivent exceller dans la gestion des comptes fournisseurs (AP), le terme comptable pour l'argent qu'une entreprise doit à ses créanciers.

Heures supplémentaires, Les meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs ont évolué. En les suivant, toute entreprise peut améliorer sa trésorerie et réduire les inefficacités et les erreurs, entre autres avantages.

Pourquoi devriez-vous optimiser vos processus de comptes fournisseurs ?

Malheureusement, dossiers papier, les reçus et les processus manuels sont encore monnaie courante pour trop d'équipes de comptes fournisseurs, et ce n'est pas une façon de gérer un service AP.

En optimisant le cycle de traitement des factures et en abandonnant l'utilisation du papier pour tout, de l'émission des chèques à l'enregistrement des reçus, l'équipe des comptes fournisseurs peut mieux contrôler les coûts, minimiser une variété de risques et obtenir des informations financières plus opportunes.

Plus loin, ces améliorations peuvent libérer un fonds de roulement indispensable pour financer la croissance ou la R&D ou constituer une réserve de trésorerie pour les temps difficiles.

En tant que responsable financier, l'optimisation des processus de comptes fournisseurs est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour améliorer la situation financière de votre entreprise, minimiser les fraudes et les erreurs, et rendre votre équipe plus efficace.

Comment les meilleures pratiques AP varient-elles pour les petites et les grandes entreprises ?

Les grandes entreprises sont plus susceptibles de tirer parti des incitations contractuelles et de profiter de conditions de paiement favorables, tels que des remises ou d'autres récompenses en cas de paiement anticipé. S'il y a un incitatif, une entreprise peut marquer la facture pour paiement anticipé ; si non, l'entreprise ne paie pas avant la date d'échéance afin que l'argent reste disponible à d'autres fins.

Les entreprises tirent également parti de l'automatisation AP pour identifier ces détails dans les contrats et les factures et agir en conséquence, avec peu ou pas d'intervention humaine. En outre, certaines entreprises utilisent des systèmes avancés d'automatisation des processus robotiques (RPA), ce qui peut aider à affiner davantage les processus de comptes fournisseurs et à automatiser des processus supplémentaires. Par exemple, La RPA permet de trier les factures provenant de différents canaux, comme le courrier électronique ou un portail de fournisseur, et les acheminer vers l'équipe appropriée pour approbation et paiement, économisant un effort manuel considérable.

En revanche, les petites entreprises sont plus susceptibles d'accepter le « premier arrivé, « premier payé » pour les factures. Bien qu'il puisse sembler efficace de payer les factures au fur et à mesure que vous les recevez, cette tactique vous coûte de l'argent pour très peu de récompense.

Une liste des meilleures pratiques AP pour toutes les entreprises commence par l'élimination des coûts inutiles et des processus inefficaces et le paiement stratégique des factures pour maximiser les flux de trésorerie. Cependant, les étapes et les objectifs d'une stratégie de comptes fournisseurs peuvent différer entre les petites et les grandes entreprises en raison de leurs contraintes financières respectives.

Comment adopter une approche plus stratégique de la gestion des AP

En plus d'avoir la bonne équipe et les bons processus en place, la technologie est essentielle pour aider les équipes financières à adopter une approche plus stratégique de la gestion des comptes fournisseurs. Historiquement, seules les grandes entreprises que nous avons mentionnées avaient accès à des systèmes ERP qui offraient une automatisation robuste pour les tâches de comptes fournisseurs. Ces solutions étaient chères et hors de portée de la plupart des petites entreprises.

Cependant, Un logiciel ERP cloud basé sur un abonnement permet aux petites entreprises d'accéder à des fonctionnalités ERP avancées à un coût gérable.

Les petites entreprises ont commencé à voir l'opportunité et le besoin. Dans une étude récente, 60 % des entreprises ont déclaré qu'elles manquaient de workflows automatisés d'approbation des factures, ce qui signifie qu'il y a beaucoup d'e-mails qui circulent. Pendant ce temps, il faut environ 25 jours aux petites entreprises pour traiter les factures manuellement, et ils gaspillent en moyenne 12 $ 000 par mois sur les factures en double.

Notre enquête Brainyard Fall 2020 State of the CFO montre qu'une meilleure planification et analyse financières (FP&A) et une meilleure tenue de livres/reporting se développent en termes d'orientation de la direction financière.

La gestion des comptes fournisseurs via un système ERP est un excellent moyen de générer des gains d'efficacité et de productivité tout en répondant à l'appel d'une comptabilité plus efficace et d'un FP&A plus précis.

13 Meilleures pratiques en matière de comptes fournisseurs

Abandonnez la méthode de travail centrée sur le papier

Les processus papier ont des coûts plus élevés pour l'entreprise, et ils sont aussi représentatifs de l'ancien, flux de travail AP linéaires qui s'appuient sur une multitude de manuels, processus répétitifs et ne produisent que des instantanés statiques de l'état de la trésorerie de l'entreprise.

Prêt à partir sans papier, ou au moins sans papier ? Les bonnes pratiques commencent par la numérisation des documents AP, qui permet la création de rapports et le partage de données en temps réel tout en éliminant les redondances. Cela élimine également le risque d'incendie ou de catastrophe naturelle détruisant les dossiers papier, y compris les factures payées. La perte est beaucoup moins probable lorsque les données financières sont disponibles numériquement et sauvegardées en continu. Et, trouver un bon de commande particulier est une question de quelques clics.

L'utilisation de méthodes de paiement plus modernes est un autre moyen de réduire la dépendance au papier. Les chèques coûtent plus cher aux entreprises que l'échange de données informatisé (EDI) et d'autres méthodes de paiement numérique comme le dépôt direct, alors arrêtez de considérer les paiements comme des chèques et commencez à les considérer comme des transferts d'argent.

Automatiser les factures

Des portails fournisseurs en libre-service qui permettent aux partenaires de saisir ou de confirmer le contact, les informations sur les conditions et les paiements elles-mêmes laissent encore moins de travail à votre service AP. Les portails contribuent également à garantir l'exactitude de ces données et devraient réduire les questions au moment de payer les fournisseurs.

Surveiller régulièrement les rapports et les KPI

S'appuyer sur des rapports basés sur des feuilles de calcul peut conduire à des opportunités manquées, surtout lorsque les conditions commerciales changent. Une visibilité constante sur les dernières données financières, comme votre taux de rotation des AP, via un système ERP permet une meilleure prise de décision dans l'instant et dans l'avenir.

L'accès à des informations actualisées sur les AP permettra aux équipes financières de mieux contrôler les flux de trésorerie, repérer et réduire la fraude, identifier les tendances importantes des dépenses, trouvez les goulots d'étranglement dans les flux de travail AP et minimisez les problèmes de conformité. Cela peut également aider une entreprise à décider d'obtenir un prêt bancaire pour couvrir un déficit budgétaire ou de négocier avec les fournisseurs des délais de paiement prolongés.

Établir des contrôles et des processus

Les bons contrôles et règles peuvent éviter les problèmes avant qu'ils ne surviennent. Cela rendra l'équipe AP beaucoup plus efficace - et c'est une bien meilleure approche que d'attendre qu'une erreur ou un retard se produise, puis de passer un temps précieux à réparer les dégâts. Les entreprises devraient limiter l'accès à leurs informations financières, avoir une séparation claire des tâches et mettre en place des contrôles internes pour signaler automatiquement les comportements et activités suspects qui pourraient indiquer une fraude.

4 meilleurs processus AP pour vous faire de l'argent

Dans un nouveau rapport, Deloitte suggère une série de processus qui peuvent conduire à plus de flux de trésorerie disponibles. Ils comprennent:

1. Limitez le nombre de fournisseurs avec lesquels vous travaillez avec pour permettre à l'entreprise de négocier des conditions plus favorables. En prime, Les équipes AP minimisent le nombre de contacts, gagner du temps.
2. Soyez diligent quant à l'exactitude des données. Conserver les informations sur les escomptes volume et paiement anticipé, SLA et contacts clés à jour pour que vous puissiez en profiter pleinement.
3. Exiger une correspondance détaillée des factures et des bons de commande. Il est temps de suivre qui a passé une commande, éliminer les paiements en double et s'assurer que les fournisseurs facturent conformément aux conditions convenues. Supprimez les bons de commande inexacts afin de réinitialiser l'horloge de paiement.
4. Définissez les SLA pour le traitement des paiements. À moins qu'il n'y ait un avantage financier à le faire, ne payez pas les factures tant que vous n'en avez pas besoin. Mais ne soyez pas en retard, soit :définir des attentes pour les approbations ministérielles et le traitement de l'équipe AP.

Déléguer le travail à plusieurs points de contact

Éviter d'avoir un point de défaillance unique qui pourrait entraîner des frais de retard et des pénalités, ruptures de contrat, ou la perte du statut prioritaire avec les principaux fournisseurs. Former le personnel financier afin qu'une personne capable de gérer AP soit toujours disponible, peu importe qui est en vacances, malade ou a quitté l'entreprise.

La formation polyvalente signifie également que les personnes plus expérimentées peuvent se concentrer sur l'amélioration des processus et la résolution des exceptions et des goulots d'étranglement.

Surveiller les paiements en double

Gardez un œil sur les paiements en double pour éviter d'avoir de l'argent immobilisé dans le processus de remboursement d'un fournisseur ou de le perdre pour de bon. Un système qui compare plus que des numéros de facture, tels que le contenu de la facture, peut détecter les erreurs de double facturation avant que les paiements en double ne soient effectués.

Un portail fournisseur peut également standardiser les formats et les champs de facture afin que la facturation et les paiements en double soient beaucoup moins probables.

Suivre les litiges et les résolutions de factures

Les litiges sur les factures peuvent facilement dégénérer s'ils ne sont pas résolus rapidement. Parfois, un partenaire promet une résolution, mais il ne se matérialise jamais. C'est une bonne pratique d'avoir des contrats avec les fournisseurs, communication, bons de travail, les actes de vente et autres documents pertinents facilement disponibles afin que vous puissiez les consulter au premier signe d'un litige sur la facture. Cela vous donnera les informations objectives dont vous avez besoin pour régler un différend et une piste de preuves en cas de litige.

Demandez pourquoi les chèques ne sont pas encaissés

Les chèques non encaissés peuvent revenir écraser votre trésorerie plus tard, parfois beaucoup plus tard, s'il n'y a pas de date d'expiration sur le chèque. D'un autre côté, un chèque non encaissé peut signaler un problème d'émission ou d'expédition, ou un oubli du côté du vendeur. Cela pourrait entraîner une augmentation des coûts pour votre entreprise sous la forme de frais de retard ou d'autres pénalités et pourrait nuire à votre relation avec le fournisseur.

Définissez une période de temps standard après laquelle vous effectuez un suivi et demandez pourquoi les chèques n'ont pas été encaissés. Un système automatisé qui signale automatiquement les chèques non encaissés vous permet d'agir le plus tôt possible.

Rapprocher les comptes fréquemment

L'argent peut glisser à travers des lacunes dans les rapprochements de comptes. Par exemple, si vous avez payé un fournisseur plus que ce qui est enregistré dans le grand livre, peut-être en raison de frais de retard ou de frais supplémentaires pour une augmentation de la taille de la commande, alors vous n'avez pas une vue précise de combien d'argent vous avez en banque. Cela pourrait entraîner des chèques sans provision et d'autres problèmes financiers qui affecteraient négativement la cote de crédit de votre entreprise. Évitez cela avec une solution qui réconcilie automatiquement le grand livre fréquemment.

Revoir les contrats régulièrement

Les contrats peuvent expirer, laissant votre entreprise exposée à des augmentations inattendues des coûts ou à des conditions moins favorables. Inversement, des contrats en cours mal négociés peuvent s'accompagner de taux d'intérêt élevés, des délais de paiement courts et un manque d'incitations.

En investissant du temps et de l'attention, vous pourrez peut-être négocier des conditions plus favorables qui pourraient vous aider à mieux gérer vos finances. Les organisations doivent rechercher de manière proactive des opportunités en examinant régulièrement tous les contrats.

Auditez vos processus d'approvisionnement

La fraude sur les comptes fournisseurs est un énorme problème. Selon un rapport de 2020 de l'Association for Financial Professionals (AFP), 82 % des entreprises ont été la cible de fraudes en 2018, et ce nombre n'a cessé d'augmenter ces dernières années.

Auditez régulièrement vos processus d'approvisionnement, et prendre des mesures pour remédier aux vulnérabilités. Rechercher de manière proactive des moyens de rendre les achats plus efficaces et précis et de renforcer les contrôles de conformité et de sécurité. Loger tous les documents dans un seul système AP qui a plusieurs freins et contrepoids, authentification à double facteur, la correspondance automatisée des bons de commande et des contrôles stricts des utilisateurs et des autorisations aideront à prévenir la fraude.

Alors que les menaces de fraude externe sont en augmentation, la fraude interne est une préoccupation, trop. N'oubliez pas de prendre en compte la gestion des frais de déplacement et de déplacement :l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) indique que 20 % des petites entreprises et 13 % des grandes entreprises ont signalé des remboursements de frais frauduleux.

Recherchez les failles dans vos processus de facturation

Aucun système ne reste parfait, même si ça commence comme ça. Un système AP qui correspondait parfaitement à vos besoins lorsque vous aviez 100 employés et 20 fournisseurs peut ne pas être aussi merveilleux à mesure que votre entreprise se développe. N'attendez pas que l'AP soit une source constante de problèmes.

Les défauts typiques du processus AP n'incluent aucun moyen de détecter les erreurs de saisie de données, des documents perdus ou des paiements en retard qui finiront par coûter des frais à l'entreprise et une incapacité à gérer les exceptions et les factures non standard.

Trouvez une solution logicielle pour tout gérer

C'est difficile, surtout pour une petite équipe, maintenir les meilleures pratiques en permanence, d'autant plus que l'entreprise grandit. La réponse est d'utiliser des logiciels et d'automatiser autant de processus que possible. Cela évitera bon nombre des problèmes dont nous avons discuté sans exiger une attention constante de votre personnel des comptes fournisseurs.

Comment NetSuite peut vous aider

NetSuite est un système ERP unifié qui dispose de tous les outils dont vous avez besoin pour suivre les meilleures pratiques pour AP et d'autres processus financiers clés. NetSuite permet aux entreprises de créer une liste de fournisseurs, suivre les factures et effectuer les paiements via différentes méthodes (chèque, virement, câble), gérer les processus AP, du bon de commande au paiement, de manière à réduire la charge de travail des employés. La solution permet de suivre les bons de commande, factures, les paiements en espèces et les notes de frais des employés ; acheminer automatiquement ces transactions via les approbations appropriées ; et enfin les enregistrer dans le grand livre.

NetSuite dispose également de capacités de reporting étendues, donnant aux équipes AP un accès pratique aux informations dont elles ont le plus besoin. Des tableaux de bord configurables peuvent lister les factures nécessitant une approbation, les factures en attente avec les dates d'échéance ou d'autres données pertinentes pour aider les entreprises à gérer leur trésorerie tout en maîtrisant leurs dépenses.