Facturation progressive définie :avantages et mise en œuvre

La facturation progressive est un moyen de gérer la facturation dans les secteurs où les projets peuvent prendre des mois, voire des années, et coûter des centaines de milliers ou des millions de dollars. Bien qu'il soit le plus souvent associé au secteur de la construction, le concept de facturation incrémentale liée à des jalons de progrès a du sens pour un certain nombre d'entreprises.

Toujours, bien que ce soit un concept simple, il y a quelques nuances autour de l'exécution dont les entreprises et les clients doivent être conscients.

Qu'est-ce que la facturation progressive ?

La facturation progressive est une méthode de facturation qui prévoit une cadence de paiement régulière sur une grande échelle, projet à long terme. Les entreprises facturent leurs clients selon un calendrier prédéfini en fonction de l'achèvement des jalons.

La méthode est la plus couramment utilisée dans la construction.

Points clés à retenir

• La facturation progressive est une méthode de facturation standard pour les gros, projets à long terme qui nécessitent un financement continu pour les fournitures et la main-d'œuvre.
• La facturation progressive permet de conserver les porteurs de projets, entrepreneurs généraux, les sous-traitants et autres parties prenantes sur la même longueur d'onde sur la portée, jalons et paiement.
• Les changements de coûts et les litiges sont deux des principaux défis.

Facturations progressives expliquées

L'entrepreneur et le client ou le prêteur conviennent contractuellement d'un ensemble de jalons avec des pourcentages de paiement associés, et le travail commence. La facturation progressive est calculée sur une base à jour en multipliant le pourcentage d'achèvement du projet par le prix total du projet.

Alors qu'il rencontre des jalons, l'entrepreneur soumet une facture pour les travaux terminés. Tant que le client est satisfait de la qualité du produit, il effectue le paiement. L'entrepreneur peut alors financer l'achat de biens et de main-d'œuvre pour la prochaine phase de construction.

A l'issue satisfaisante du projet, les clients signent et effectuent le paiement final.

Qu'est-ce qui est inclus dans les facturations progressives ?

Les factures progressives nécessitent certains éléments qui ne figurent pas sur les factures types pour garantir l'exactitude des paiements.

Montant total du projet : C'est le coût estimé du projet une fois terminé. Il peut y avoir des incitations intégrées, par exemple, si l'entrepreneur termine le travail en avance ou en deçà du budget.

Total payé à ce jour : Le total payé à ce jour est le montant que le client a payé jusqu'à présent dans le projet.

Pourcentage d'achèvement du projet : Le pourcentage d'achèvement du projet est la part du projet achevée et facturée.

Modifications approuvées et prix ajusté ultérieur : Comprend tous les ordres de modification approuvés affectant le coût du projet, avec la différence de prix.

Solde restant: Le solde restant correspond à ce que le client doit encore sur le projet. Il comprend le solde actuel de la facture, le reste du travail restant et toutes les factures impayées et en souffrance.

Qui utilise la facturation progressive ?

La facturation progressive est utile pour tout projet qui a défini des étapes et des jalons vers l'achèvement. Cependant, le flux de trésorerie constant et la compatibilité avec les projets à long terme en font un élément de base dans certaines industries.

Quelles industries utilisent la facturation progressive ?

La construction est l'industrie la plus courante pour utiliser la facturation progressive. Charpentiers, maçons, électriciens, peintres, les plombiers et les couvreurs, ainsi que les entrepreneurs généraux qui emploient ces spécialistes, utilisent généralement la facturation incrémentielle pour faire face aux coûts de la masse salariale et des matériaux en cours tout au long des projets de construction.

Entreprises dans l'intégration technologique, les industries de l'aéronautique et de la défense utilisent également la facturation progressive. Les projets dans ces industries ont tendance à avoir de nombreuses pièces mobiles compliquées, et ils peuvent prendre des années à compléter. L'utilisation du tableau des valeurs simplifie le processus de facturation tout en garantissant que chaque tâche du projet a une responsabilité financière.

Comment la retenue a-t-elle un impact sur la facturation progressive ?

La retenue est le petit montant, généralement 5 % à 10 % du montant du paiement de chaque paiement progressif que les clients détiennent en réserve à titre d'« assurance » en quelque sorte contre un entrepreneur qui ne termine pas le travail. Une fois le travail terminé, le maître d'ouvrage effectue le paiement final des travaux et des retenues.

Comme il est dû mais non payé avant la fin du projet, les entrepreneurs doivent tenir compte de ce montant lors de la détermination des calendriers de paiement pour s'assurer que le pourcentage de retenue n'entrave pas l'achat de fournitures ou le paiement des travailleurs.

Avantages de la facturation progressive

La simplicité et la transparence sont parmi les avantages les plus importants que la facturation progressive offre à la fois aux fournisseurs et aux clients. Cependant, il y a des vendeurs, avantages spécifiques au client et à l'industrie pour faire progresser la facturation.

Avantages vendeur

Payé au fur et à mesure : Être payé par incréments définis simplifie la gestion financière des entrepreneurs, leur permettant de budgétiser les dépenses et de s'assurer qu'ils ont suffisamment de fonds pour couvrir les matériaux, ouvriers et sous-traitants.

Maintient la dette à un faible niveau : Les entrepreneurs reçoivent un afflux constant de fonds tout au long du projet, il y a donc moins besoin de s'endetter pour payer les matériaux et la main-d'œuvre. Ce facteur est essentiel car les paiements d'intérêts rongent le résultat net.

Les problèmes de paiement sont plus faciles à identifier : Les vendeurs peuvent suivre quand les paiements doivent être effectués et leurs montants. Cela permet d'éviter les paiements manqués ou incorrects et facilite la recherche et la correction des écarts.

Peut arrêter de travailler s'il n'est pas payé : Recevoir un paiement au fur et à mesure de l'avancement des travaux signifie également que les entrepreneurs évitent le risque de faire tout un travail et de ne pas être payés. Cela motive le client à effectuer des paiements réguliers pour assurer l'achèvement du projet dans les délais.

Avantages client

Faible risque: La facturation progressive réduit le risque pour les propriétaires de projets de travaux de mauvaise qualité ou de sous-traitants laissant des projets incomplets. L'entrepreneur ne recevra pas de paiement pour les travaux non effectués conformément aux spécifications.

Pas de paiement initial : Les clients n'ont pas à payer un montant important à l'avance. Au lieu, ils versent un acompte pour démarrer le travail, puis versent les fonds au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Travail plus rapide : Les entrepreneurs sont incités à terminer les projets rapidement afin d'assurer un paiement rapide et, potentiellement, des incitations. Cependant, la facturation progressive décourage également la précipitation qui conduit à des travaux de qualité inférieure, car l'entrepreneur ne reçoit pas de paiement tant que le client n'a pas jugé le travail acceptable.

Avantages de l'industrie

La facturation à l'avancement présente des avantages particuliers par rapport aux autres types de facturation dans la construction, les industries de la technologie et de l'aérospatiale/de la défense.

Suivi des coûts : Ces projets sont généralement complexes, longs et dépendent des tâches exécutées par plusieurs sous-traitants et individus. La facturation progressive aide les entreprises de ces secteurs à suivre plus précisément les heures travaillées de leurs ouvriers et sous-traitants, s'assurer que leur salaire est exact.

Répartition des coûts : La facturation progressive est également utile dans ces industries pour répartir le coût des matériaux coûteux, l'équipement ou les tâches afin que le client ou le prêteur hypothécaire n'encoure pas ces coûts d'un seul coup. Cela peut être un argument de vente utile lorsque vous soumissionnez sur des contrats.

Défis de facturation progressive

La facturation progressive est une excellente méthode de facturation dans de nombreuses situations, mais il a des inconvénients pour les vendeurs, les clients et l'industrie.

Défis des fournisseurs

Temps de montage du projet : Préparation des contrats, tels que le calendrier des paiements et les jalons, peut être une perte de temps énorme car ils doivent tenir compte de nombreux détails infimes. La négociation des prix peut également prendre un certain temps, jalons, retenue et autres clauses contractuelles.

Factures multiples : Les entrepreneurs doivent facturer le client plusieurs fois tout au long du projet. Ce processus est un peu plus impliqué dans la facturation progressive, nécessitant du temps et des ressources administratives supplémentaires.

Des disputes: La surfacturation est l'une des sources de conflit les plus fréquentes, mais les clients et les sous-traitants sont également généralement en désaccord sur la manière d'évaluer les jalons avant le début du projet et sur la quantité de travail réellement achevée aux intervalles de facturation. Définir clairement les étapes et les jalons du projet dans le contrat, tout en prenant du temps, peut aider les entreprises à éviter de tels litiges.

Défis clients

Surfacturation : Les clients risquent de payer trop cher s'ils ne peuvent évaluer personnellement l'avancement du projet. Les clients, ou un expert de leurs prêteurs hypothécaires le cas échéant, doit surveiller le travail sur place dans la mesure du possible et demander une preuve d'achèvement pour chaque étape afin de réduire les risques de surfacturation.

Défis de l'industrie

Les industries qui utilisent le plus souvent le progrès ont tendance à être fortement réglementées et doivent respecter les normes gouvernementales et industrielles et sont soumises à un zonage et à des inspections locaux. Les entrepreneurs doivent intégrer ces réalités dans le contrat, tâches de projet et activités de facturation, compliquer davantage le processus de facturation progressive.

Les clients doivent prédire les paiements sur les inspecteurs en bâtiment locaux et les conseils d'urbanisme qui approuvent à différentes étapes.

Comment mettre en œuvre la facturation progressive

Il y a huit étapes essentielles pour réussir la mise en œuvre d'un projet basé sur la facturation progressive :

1. Élaborer un calendrier de valeurs : Le tableau des valeurs décrit les tâches du projet et leurs coûts correspondants. Dans le BTP, cette répartition est conforme à la partie 50 divisions de la construction du guide MasterFormat élaboré par le Construction Specifications Institute (CSI), l'entrepreneur et le client s'entendant sur une valeur estimée pour chaque unité de division.

   Un calendrier de valeurs fournit aux fournisseurs et aux clients un moyen standard d'organiser les tâches et les étapes du projet. Cela permet également aux entrepreneurs et aux clients de s'entendre plus facilement sur la portée du projet, les jalons spécifiques du projet et les modalités de paiement.

   Les entrepreneurs et les clients peuvent également comparer les coûts estimés des tâches avec leurs coûts réels. Ils peuvent le faire soit à chaque itération de paiement, soit à la fin du projet. Un tableau des valeurs est un bon arbitre pour déterminer si le projet a dépassé ou dépassé le budget.

2. Déterminez le calendrier de paiement : La fréquence des paiements est un autre aspect important de la facturation progressive. Le contrat doit définir les étapes du projet déclenchant les paiements, le pourcentage de chaque étape et le montant de chaque paiement progressif.

3. Rédiger le contrat : L'entrepreneur et le client peuvent désormais rédiger un accord qui détaille la portée du projet, jalons et prix. Ces aspects doivent être réfléchis et précis car ils constituent la base de l'accord.

4. Commencer le projet : L'entrepreneur exécute les travaux spécifiés dans les délais convenus pour atteindre les jalons énoncés dans le contrat.

5. Soumettre une facture : Une fois que l'entrepreneur atteint un jalon, ils appliquent les tâches terminées en pourcentage du projet et émettent une facture pour la partie de leur travail terminé.

6. Avis client: Le client ou le prêteur vérifie l'exactitude de la facture. Ils s'assurent également que les travaux facturés répondent aux attentes.

7. Paiement de facture : Le client envoie le paiement moins les retenues éventuelles. Cela devrait se produire à la date d'échéance de la facture pour éviter un arrêt de travail pour non-paiement.

8. Terminer le projet : Une fois le projet terminé, l'entrepreneur soumet la facture finale. Le client fait une dernière révision du travail et envoie le dernier paiement, y compris tout montant de retenue retenu.

Gestion des changements de coûts dans les facturations progressives

La longueur et la complexité des projets de facturation progressive typiques les rendent sujets à des changements de coûts. Les raisons les plus courantes pour lesquelles des modifications entraînent des coûts supplémentaires sont :

• Fluctuations des prix des matériaux et de la main-d'œuvre
• Demandes de nouveaux clients et ordres de modification
• Erreurs de construction ou de conception
• Dommage, vol ou autre perte
• Des défis réglementaires imprévus, comme les demandes des inspecteurs locaux

Éviter les faux pas coûteux consiste à s'assurer que le contrat stipule les critères pour faire des demandes de changement, l'étendue des ajustements admissibles et la façon de gérer les changements dans le contexte de la facture progressive. Typiquement, le client doit signer un formulaire détaillant les changements et acceptant les coûts avant que l'entrepreneur ne procède.

Il est également utile pour les entrepreneurs d'ajouter des coussins dans leur liste d'estimations de valeurs pour les dépenses susceptibles de fluctuer tout au long du projet afin d'atténuer certaines incertitudes financières.

Exemples de facturation progressive

Voici comment fonctionne une facture progressive en pratique :

Une entreprise demande à un entrepreneur de construire un nouveau bureau. Le client et l'entrepreneur discutent du plan de conception et de construction, et l'entrepreneur élabore ensuite un calendrier des valeurs pour les travaux. Les deux parties se réunissent pour convenir des prix, jalons et autres conditions contractuelles, et le travail commence.

Au premier jalon, poser les fondations, l'entrepreneur envoie une facture détaillant chaque liste d'articles de valeur pour cette étape. Qui comprend:

• Prix ​​de la main-d'œuvre et des matériaux
• Le montant facturé précédemment
• Le montant facturé actuellement
• Le pourcentage d'achèvement
• Le montant du paiement restant
• Montants de retenue pour chaque article

Une fois que le client ou le prêteur hypothécaire examine la facture et vérifie que les travaux facturés sont terminés, elle envoie le paiement et met de côté les fonds retenus.

Pour les projets qui s'étendent sur un an ou plus, une facture graphique qui montre l'avancement de divers aspects du projet peut fournir plus de contexte pour les prix et les jalons.

Cet exemple donne aux entreprises une meilleure idée de ce à quoi ressemble une facture de facturation progressive. Cependant, il est important de noter que tout modèle ou échantillon doit être adapté aux besoins d'une entreprise individuelle pour s'assurer qu'il répond aux circonstances exactes du projet.

Gérer la facturation progressive avec un logiciel de comptabilité

La facturation progressive est un concept relativement simple, mais il est toujours possible pour les entrepreneurs et les maîtres d'ouvrage de se tromper dans les pourcentages, paiements ou d'autres détails importants. La saisie manuelle des informations dans le logiciel et sur les factures est l'une des principales sources d'erreurs de calcul, chiffres inexacts, informations obsolètes et autres erreurs.

Une solution ERP moderne analyse automatiquement les contrats de facturation progressive et les données de la comptabilité, opérations et d'autres domaines d'activité pour remplir les documents et les factures appropriés. Le système suit l'avancement du projet, les échéanciers de paiement et même les montants de retenue. Les factures sont automatiquement envoyées lorsque les étapes sont marquées comme terminées. Par ici, les sous-traitants peuvent éviter la sous-facturation et la surfacturation et les clients peuvent être sûrs qu'ils paient le montant correct à chaque itération de la facturation.

Lors de la recherche d'un système d'aide à la passation de marchés, rechercher des capacités d'analyse sophistiquées qui peuvent mettre en évidence les opportunités d'économies de coûts et de temps avec des rapports et des graphiques personnalisables qui fournissent des ventilations détaillées des coûts, pourcentages d'achèvement du projet et d'autres informations précieuses. Recherchez également un système de gestion financière qui peut simplifier le processus de facturation progressive et optimiser les opérations.

Clairement, la comptabilité de la construction a quelques nuances, y compris non seulement la facturation progressive, mais la nécessité de suivre plusieurs tâches exécutées simultanément et de gérer des méthodes spécialisées pour la reconnaissance des revenus et la déclaration fiscale sur des projets qui peuvent durer des mois ou des années. Recevoir des paiements réguliers peut aider à financer l'expertise financière nécessaire pour garder les livres en ordre.

FAQ sur la facturation progressive

Qu'est-ce qu'une facture progressive ?

Avec la facturation progressive, un fournisseur soumet des factures fractionnées au fur et à mesure qu'il termine le travail. Ces factures progressives sont la façon dont un entrepreneur demande un paiement itératif sur un projet de travail. Les factures progressives sont soumises selon un calendrier convenu dicté par la réalisation d'étapes spécifiques.

Qu'est-ce qu'un paiement progressif dans la construction?

En construction, les entrepreneurs versent des paiements progressifs au fur et à mesure qu'ils terminent les étapes d'un projet. Par exemple, un entrepreneur général travaillant sur un nouveau projet de parc de bureaux peut émettre une facture d'acompte une fois qu'il a coulé la fondation, après encadrement, après avoir installé l'infrastructure électrique et de plomberie et ainsi de suite.

Qu'est-ce que la facturation progressive en comptabilité ?

Pour les équipes comptables d'un constructeur, la facturation progressive est un outil pour générer des revenus lors de projets prolongés afin que les livres ne deviennent pas déséquilibrés en tant que dépenses, tels que les matériaux et la main-d'œuvre, sont encourus. Sans facturation progressive, il n'y aurait aucun revenu compensatoire jusqu'à la clôture du projet. Cela entrave considérablement les flux de trésorerie, et de nombreux entrepreneurs ne peuvent pas se permettre d'attendre des mois - ou des années pour les grands projets - pour récupérer les coûts.

Pour l'équipe comptable d'un client, la facturation progressive signifie qu'ils n'ont pas à payer un gros montant à l'avance. Cela aide à la trésorerie. Et, il offre une protection contre un entrepreneur qui ne parvient pas à franchir des jalons ou à fournir les niveaux de qualité attendus, car les acomptes peuvent être retenus.

La facturation progressive est-elle un atout ?

Les entrepreneurs considèrent les montants de facturation progressive comme des « contre actifs » en ce sens qu'ils compensent une écriture correspondante dans le compte de construction en cours (CIP). Généralement, les coûts et les acomptes sont ajoutés au compte de résultat à un échéancier défini, généralement trimestriel.