Qu'est-ce que la gestion des données ? Comment et pourquoi traiter les données différemment

De nos jours, il y a plus de données qui circulent en ligne que jamais. Vous ne pouvez même pas aller en ligne sans générer, rencontrer ou toucher à des données d'une manière ou d'une autre, en particulier dans le monde des affaires.

Les bonnes données peuvent valoir la taille de leur kilo-octet en or. De bonnes données peuvent servir de colonne vertébrale aux opérations critiques de l'entreprise; aider les organisations à prendre des décisions claires et pertinentes ; et généralement mener une entreprise vers un avenir prospère.

Dans quelle mesure gérez-vous actuellement vos données ? Avez-vous l'impression que vos données vous gouvernent plutôt que l'inverse ? Vous avez l'impression de faire du surplace dans un déluge de feuilles de calcul et de points de données ? Il est temps pour certaines données de santé mentale. Apprenons tout sur la gestion des données.

Qu'est-ce que la gestion des données ?

La gestion des données fait référence aux pratiques qu'une organisation utilise pour collecter, organiser et traiter les données. De bonnes pratiques de gestion des données garantissent que les données sont collectées, traitées, stockées et protégées de manière efficace et documentée qui profite stratégiquement à l'entreprise :maintien de l'exactitude et de l'accessibilité; soutenir la prise de décision analytique ; permettre une collaboration transparente ; respecter la confidentialité des données ; et maximiser les données en tant qu'actif commercial essentiel.

Une stratégie de gestion des données appropriée formalise tout ce qui précède, tout en fournissant des directives et une justification importantes concernant l'utilisation des données par votre entreprise. La création d'une stratégie de gestion des données donne à une organisation la possibilité de créer son écosystème de données idéal à partir de zéro, offrant ainsi une vue complète et granulaire de l'utilisation des données à l'avenir. Cette stratégie doit également éclairer les politiques informatiques et de données exploitables à l'échelle de l'entreprise.

6 raisons pour lesquelles la gestion des données est essentielle

Creuser cela profondément dans la façon dont votre entreprise utilise les données peut sembler un peu peu pratique - indulgent, même - mais cela en vaut vraiment la peine.

1. Les données ont de la valeur

Les données sont un actif informatique essentiel qui doit être pris en charge comme n'importe quel autre afin de faire avancer votre entreprise. Mais tout comme n'importe quel type d'actif peut être volé ou falsifié, les données aussi. Les pirates sont toujours à la recherche de moyens d'extorquer de l'argent aux entreprises, d'où la raison pour laquelle les attaques de ransomwares (qui retiennent efficacement les données critiques de l'entreprise contre rançon) sont à un niveau record. L'élaboration d'une solide stratégie de gestion des données vous aidera à garder vos actifs de données bien sécurisés et en parfait état afin qu'ils puissent continuer à bien vous servir.

2. Obtenir une vue descendante

Lorsque vous établissez les données dont dispose votre entreprise, vous pouvez déterminer exactement quelles informations vous pouvez potentiellement extraire et s'il existe des lacunes dans ces données qui doivent être comblées pour atteindre vos objectifs commerciaux. Si vous savez qu'un certain point de données est mesuré, les bonnes pratiques en matière de données devraient vous indiquer comment elles sont collectées, où les trouver et qui y a accès.

3. Normalisation =santé mentale

Fort d'une vue d'ensemble de vos pratiques en matière de données, vous pouvez proposer des méthodes définies et normalisées de collecte, de traitement et de traitement des données ; à leur tour, élaborant des politiques informatiques et de données fonctionnelles qui permettent la collaboration, l'harmonie et la clarté.

4. Des données précises, des décisions précises

Lorsque vous savez pertinemment que vos données sont aussi précises que physiquement possible, vous pouvez prendre des décisions commerciales percutantes en toute confiance, les deux yeux ouverts, et très probablement planifier l'avenir plus efficacement également.

5. Minimiser la perte de données

Lorsque vous savez quelles données vous avez et où, il est beaucoup plus facile de les protéger. Une vue à 360 degrés de vos données peut vous aider à minimiser les pertes de toutes sortes, des cyberattaques à grande échelle aux simples questions du type "Où diable est cet e-mail ?" . Savoir où se trouvent vos données et comment elles circulent dans vos systèmes contribue à éclairer des stratégies de cybersécurité et de sauvegarde efficaces.

6. Agilité opérationnelle

Avoir une compréhension concrète du fonctionnement de l'ensemble de votre écosystème de données est excellent pour l'agilité de l'entreprise. Savoir précisément comment votre entreprise utilise les données peut vous aider à formuler une réponse mesurée et éclairée face aux changements soudains du marché, aux remaniements d'équipe et aux défis informatiques.

Quelques concepts de base de la gestion des données

La gestion des données est une bête compliquée avec un certain nombre de concepts complexes cachés sous la surface. Pourtant, la compréhension de ces concepts est essentielle pour comprendre toute l'étendue qu'une stratégie de gestion des données peut couvrir. Avant d'apprendre à mettre en place votre stratégie de gestion des données, déballons certains de ces concepts ; aucun dictionnaire n'est requis !

Collecte de données

Celui-ci est assez simple :comment allez-vous collecter des données et les stocker de manière sécurisée ? Comment vos méthodes de collecte de données maintiendront-elles l'intégrité des données et la confidentialité des personnes concernées en vertu de la législation pertinente comme le RGPD britannique, le CCPA et l'APP ? Comment assurerez-vous la sécurité de ces données lorsqu'elles se déplacent sur Internet et dans/autour de votre infrastructure interne (« en transit ») ? Comment allez-vous le garder en sécurité lorsqu'il est simplement stocké ("au repos") ?

Traitement des données

Une fois que vous avez vos données, qu'allez-vous en faire, comment et pourquoi ? De quels logiciels et stockage aurez-vous besoin ? Comment les nombreux départements/fonctions de votre organisation utiliseront-ils et collaboreront-ils avec ces données ? Dans quelle mesure les données circulent-elles généralement dans votre organisation ? Avez-vous des silos de données que vous devez d'abord éliminer ? De plus, sur quels fondements juridiques disposez-vous pour traiter vos données conformément à la législation sur la confidentialité ?

Gouvernance des données

Personne ne peut prendre des décisions significatives et sûres avec des données incorrectes ou incomplètes. Par conséquent, le maintien de l'intégrité des données - l'exactitude, la cohérence et l'exhaustivité des données - est essentiel dans les affaires. L'intégrité des données peut également concerner le physique l'intégrité du stockage, de l'accès et de l'utilisation des données. L'intendance des données est un concept connexe qui couvre l'adéquation des données à l'usage; prévention des accès non autorisés ; ainsi que des pratiques telles que l'enrichissement, le nettoyage et la purge des données. Le terme générique, gouvernance des données, peut également impliquer de s'assurer que les données sont conservées de manière éthique et dans un format valide et utilisable.

Sécurité, protection et confidentialité des données

Avec l'augmentation de la cybercriminalité, la sécurité et la confidentialité des données sont de la plus haute importance. Les organisations doivent donc :

• Investir dans des outils qui minimiseront les risques de violation de données ou de cyberattaque
• Ayez un plan d'action en cas de violation ou d'incident cybernétique
• Assurez-vous que les données ne sont accessibles qu'aux parties autorisées
• Assurez-vous que plusieurs sauvegardes sécurisées sont conservées
• Documenter la manière dont ils interagissent et se conformer à toutes les législations applicables en matière de données.

Comment créer une stratégie de gestion des données à partir de rien en 6 étapes simples

1. Quel est votre objectif final ?

Avant de prendre d'autres décisions, vous devez déterminer ce que vous voulez accomplir avec les données. Quels sont vos objectifs commerciaux et les raisons du changement ? De quel type de fonctionnalité de données votre équipe a-t-elle besoin pour fonctionner ? Quel type de rapports souhaitez-vous exécuter ? Sur quel type de métriques souhaitez-vous garder un œil ? Comment vous et votre équipe allez-vous interagir avec les données au quotidien ?

Recherchez l'adhésion de tous les départements dès le début de votre parcours, en particulier si les données et les processus que vous avez l'intention de créer affecteront ou rejoindront d'autres fonctionnalités départementales. Effectuez des recherches approfondies pour vous assurer que vos plans de restructuration des données ne perturbent pas un flux de données critique ou ne compliquent généralement pas la vie de quiconque.

Ne pas le faire peut créer des obstacles pour les gens, les conduisant éventuellement à rechercher leurs propres solutions. Ces solutions ad hoc peuvent entraîner des problèmes tels que l'utilisation non sécurisée des données, les silos de données, le gonflement du SaaS et l'informatique fantôme - fondamentalement l'opposé de ce que vous essayez d'accomplir !

2. De quelles données avez-vous besoin ?

Vous pourriez considérer cela comme la "question à un million de dollars". Afin d'exécuter la fonctionnalité dont vous avez besoin, quels points de données devrez-vous collecter ? Quelles données collectez-vous actuellement et comment cela se compare-t-il à vos projets ?

Cet exercice ne consiste pas à thésauriser autant de données que possible. Il s'agit de rationaliser les données qui sont juste suffisantes pour satisfaire aux exigences. Ne collectez des points de données que si vous avez une raison valable de le faire, en particulier s'il s'agit d'informations personnellement identifiables. Plus vous avez de données, plus vous risquez de perdre de la valeur en cas de pépin technique ou de cyber-violation - et plus vous aurez à fournir d'explications aux régulateurs de données !

3. De quels processus aurez-vous besoin ?

Vous devez maintenant réfléchir aux processus que vous devez mettre en place pour que vos équipes puissent remplir leur rôle en utilisant les données. Quels départements vont interagir avec les données ? Auront-ils besoin de modifier les données, d'y ajouter ou simplement de les lire ? De quoi aurez-vous besoin pour extraire les données des bons endroits et les intégrer aux processus et aux rapports dont vous avez besoin ? Quels processus sont nécessaires pour générer de nouvelles données ou nettoyer/purger les anciennes données qui ne sont plus utiles ?

Maintenant, jetez un œil aux processus que vous avez déjà mis en place. Changer les choses serait-il simplement un cas de collecte d'un autre champ de données ou de partage d'un point de données existant avec un autre rôle ou service ? Il ne sert à rien de réinventer complètement la roue si vous pouvez simplement modifier quelque chose que vous faites déjà.

Vous trouverez peut-être utile de dessiner deux diagrammes de flux de données. Le premier pour représenter ce que vous faites maintenant, le second pour établir à quoi votre flux de données idéal doit ressembler. Où sont les diagrammes similaires? Où sont-ils différents? C'est un moyen visuel pratique de découvrir ce qui doit changer et ce qui doit rester le même.

4. De quelle technologie aurez-vous besoin ?

Une fois vos points de données et vos processus décidés, il est temps d'explorer vos options technologiques. De quels logiciels et solutions de stockage aurez-vous besoin pour faire ce qui est nécessaire ? Dans quelle mesure vos solutions existantes vous servent-elles ? Aurez-vous besoin de solutions nouvelles ou mises à niveau compte tenu de vos besoins renouvelés en matière de données ? Existe-t-il des points de défaillance uniques dans vos systèmes actuels, ou des endroits où votre équipe doit combler manuellement un écart entre deux outils ou fonctionnalités ? Réexaminer vos besoins en matière de données est une excellente occasion d'examiner le marché et de rechercher de nouvelles options meilleures.

Il y a effectivement trois parties dans cette équation - trois S :Logiciel, Stockage et Sécurité. Le logiciel est probablement le plus simple :choisir un outil qui vous permettra de faire tout ce dont vous avez besoin avec vos données.

Le stockage peut cependant dépendre fortement de la fonctionnalité. Parfois, comme avec les CRM comme le nôtre, le stockage des données peut être pris en charge dans la solution logicielle elle-même. D'autres fois, le stockage cloud externe de Google Cloud ou Microsoft Azure peut être plus approprié. Si vous traitez des données particulièrement sensibles, vous souhaiterez peut-être conserver votre stockage en interne sur des serveurs internes. Et n'oubliez pas les sauvegardes !

La cybersécurité et la sécurité des réseaux sont aujourd'hui une considération essentielle pour toute organisation, quelles que soient les données qu'elles détiennent. Réfléchissez à la manière dont vous allez sécuriser vos données au repos et en transit. Déterminez comment vous allez protéger votre organisation contre des éléments tels que le vol d'informations d'identification et l'ingénierie sociale. Et sur cette note…

5. Qui sera responsable de vos données ?

Les données sont une ressource puissante - et comme nous le savons, un grand pouvoir s'accompagne d'une grande responsabilité. Alors, qui sera responsable du maintien de normes élevées d'exactitude et d'adéquation des données ? Qui va gérer la sécurité des données et les protéger contre les abus ? Qui sera responsable du traitement des demandes de confidentialité des personnes concernées ?

Confier à un membre responsable de votre équipe les questions de conformité des données peut garder vos données sous contrôle et vous aider à vous conformer à la législation cruciale sur la confidentialité des données, comme le RGPD, l'HIPAA et l'APP.

6. Comment votre nouveau système de données sera-t-il déployé ?

Vous avez pris toutes les décisions importantes et importantes - alors comment allez-vous les exécuter ? De nouveaux logiciels, stockages ou mesures de sécurité devront-ils être mis en œuvre ? Serez-vous capable d'intégrer votre ancienne façon de faire les choses dans vos nouveaux systèmes, ou aurez-vous besoin d'une date de basculement concrète ? Quelles données devront être transférées vers de nouveaux systèmes et comment ?

Votre équipe aura-t-elle besoin d'une nouvelle formation pour utiliser les nouveaux systèmes ? Comment avez-vous l'intention d'obtenir l'adhésion de ceux qui auront besoin d'utiliser le nouveau système ? Comment la nouvelle méthode leur facilitera-t-elle la vie ? De nouvelles habitudes de données devront-elles être formées concernant la fonctionnalité ou la sécurité ?

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