Comment faire la comptabilité de votre boutique de commerce électronique

Les propriétaires d'entreprises de commerce électronique sont confrontés à des défis uniques en matière de tarification et de livraison de leurs produits. Familiarisez-vous avec ces six concepts pour gérer avec succès votre entreprise de commerce électronique.

Les propriétaires d'entreprises de commerce électronique ont un degré de flexibilité qui n'est pas offert à ceux qui ont des vitrines physiques. Plus attrayant que d'éviter de louer une devanture de magasin, pouvoir exécuter des commandes depuis chez moi tout en portant un pantalon de survêtement m'amènerait à opter pour un modèle de commerce électronique.

La configuration de votre système comptable peut être l'une des parties les plus stressantes de l'ouverture d'une nouvelle entreprise. Lorsque vous créez votre entreprise en ligne, familiarisez-vous avec les problèmes comptables les plus courants pour les propriétaires d'entreprise de commerce électronique.

En quoi la comptabilité du commerce électronique diffère-t-elle de la comptabilité standard ?

Une entreprise de commerce électronique est confrontée à des situations fiscales et comptables différentes de celles d'un magasin physique, mais ce n'est rien que vous ne puissiez gérer.

• Taxe de vente : Un magasin physique facture la taxe de vente conformément aux lois de l'État où se trouve le magasin. D'autre part, les clients des entreprises de commerce électronique ne paient la taxe de vente que lorsque l'entreprise a un lien commercial important, appelé lien avec la taxe de vente, dans l'État du client. Consultez notre guide sur la taxe de vente sur le commerce électronique pour savoir quand vous devez facturer et verser la taxe de vente. La plupart des plates-formes de point de vente (POS), telles que Shopify POS, obligent les propriétaires d'entreprise à facturer la taxe de vente si nécessaire.
• Droits et taxes internationaux : Les entreprises de commerce électronique qui expédient à l'étranger doivent s'assurer du respect des réglementations internationales. Communiquez à vos clients les droits et taxes applicables à leurs commandes.
• Expédition : Contrairement aux propriétaires d'entreprises physiques, l'expédition peut représenter une proportion élevée de vos dépenses totales. Vous avez besoin d'un système pour estimer et suivre ces dépenses dans votre logiciel de comptabilité. Décidez également si vous souhaitez répercuter ces coûts sur vos clients.

Les 6 principes comptables que vous devez connaître pour gérer une entreprise de commerce électronique réussie

Vous n'avez pas besoin d'être un expert comptable pour ouvrir une entreprise de commerce électronique. Une fois que vous vous serez familiarisé avec quelques concepts comptables, vous serez prêt à mettre en place un système de comptabilité de petite entreprise impeccablement organisé pour vous aider à gérer une entreprise de commerce électronique rentable.

1. Comptabilité de démarrage

Aiguisez les bases de la comptabilité lorsque vous créez votre entreprise de commerce électronique. Un logiciel de comptabilité peut générer des écritures de journal et des états financiers, mais sa configuration correcte nécessite une compréhension pratique de ces concepts fondamentaux.

La comptabilité de démarrage englobe plus que de simples procédures de comptabilité. Par exemple, vous devez choisir une méthode de comptabilisation des stocks et une comptabilité de caisse ou d'exercice.

En raison de tous les coûts associés au démarrage d'une entreprise, accordez une attention particulière aux flux de trésorerie dans les premières étapes. Surveillez l'état des flux de trésorerie dans votre logiciel de comptabilité et effectuez régulièrement des rapprochements bancaires pour maintenir votre entreprise à flot avant que les ventes ne commencent à arriver.

Une fois que vous maîtrisez les bases de la comptabilité, vous pouvez passer à des sujets plus complexes, comme les prévisions financières, pour vous aider à concevoir un plan de croissance réaliste.

2. Coût des marchandises vendues

Le coût des marchandises vendues (COGS) fait référence aux trois coûts des produits : le matériel direct, la main-d'œuvre directe et les frais généraux de fabrication.

• Matériel direct comprend le coût des matières premières de vos produits. Si votre entreprise fabrique des tasses à café, vos matières premières sont la céramique et la peinture. Incluez les taxes et les frais d'expédition du fournisseur à votre usine dans le coût direct des matériaux.
• Main-d'œuvre directe fait référence aux coûts de main-d'œuvre pour que les travailleurs transforment le produit en produit fini.
• Frais généraux de fabrication ajoute le loyer de l'usine, les services publics et les frais de personnel de supervision aux coûts de vos produits. Il comporte des éléments fixes et variables.

Le coût d'expédition des produits à vos clients ne fait pas partie du calcul du COGS. L'expédition aux clients doit être comptabilisée séparément, ce que nous explorerons ensuite.

3. Expédition aux clients

L'exécution des commandes de commerce électronique devrait être l'un des premiers processus que vous perfectionnerez. Lorsque vos ventes dépendent de l'expédition de produits, vous devez être rapide et efficace.

Le coût d'expédition aux clients ne fait pas partie du coût des marchandises vendues - car il est distinct du produit lui-même - mais il joue un rôle dans le coût total des ventes. Le suivi précis de ces coûts vous permet de décider du montant à facturer pour l'expédition.

Supposons que j'ouvre Book Me, un fournisseur de livres longs et courts, lourds et légers. Les clients paient des frais d'expédition fixes de 10 USD pour chaque commande, quel que soit le poids ou le nombre de livres.

Vous devez immédiatement enregistrer une vente lorsque quelqu'un passe une commande. Imaginez qu'un étudiant commande deux manuels lourds pour 250 $. Sans tenir compte de la taxe de vente et des frais de traitement des cartes de crédit, l'écriture au journal des ventes est :

Compte	Débit	Crédit
Espèces	260 $
Frais de port		10 $
Chiffre d'affaires		250

Vous vous souvenez peut-être de la comptabilité 101 que vous débitez les dépenses et créditez les revenus, à de très rares exceptions près. Nous sommes sur le point d'enfreindre cette règle :créditez les frais d'expédition du montant que votre entreprise facture aux clients. Cela crée un solde négatif dans votre compte de frais d'expédition, qui sera compensé par les frais d'expédition réels dans l'écriture de journal suivante.

L'expédition de deux manuels volumineux n'est pas bon marché, et cela finit par coûter 25 $ pour les expédier. Enregistrez les frais d'expédition à mesure qu'ils sont engagés.

Compte	Débit	Crédit
Frais d'expédition	25 $
Espèces		25 $

Le solde des frais d'expédition de votre grand livre général indique 15 USD, soit le coût net de l'expédition (25 USD de frais d'expédition réels - 10 USD de coût répercuté sur le client).

Parfois, les frais d'expédition payés par le client dépassent les frais d'expédition réels, ce qui vous rapporte un revenu supplémentaire. Disons que les frais de port réels ne sont que de 7 $. Vous devez d'abord enregistrer les frais d'expédition réels :

Compte	Débit	Crédit
Frais d'expédition	7 $
Espèces		7 $

Ensuite, comptabilisez le revenu supplémentaire :

Compte	Débit	Crédit
Frais d'expédition	3 $
Autres revenus		3 $

4. Remises sur les ventes, retours et indemnités

Toute entreprise de vente au détail doit être familiarisée avec la comptabilisation des remises, des retours et des remises sur les ventes.

Pour enregistrer les ajustements des ventes, vous devez ajouter deux comptes au plan comptable de votre logiciel de comptabilité :"remises sur ventes" et "retours sur ventes et ristournes".

Lorsque vous soustrayez ces deux comptes de votre nombre total de ventes, vous obtenez des ventes nettes. Les ventes nettes reflètent votre chiffre d'affaires total après soustraction des retours, des remises et des remises, qui sont des remises accordées pour les marchandises défectueuses que les clients conservent.

Vous devez suivre toutes les remises dans votre logiciel de comptabilité. Supposons que ma librairie en ligne organise une vente avec 15 % de réduction et la livraison gratuite, et qu'un client achète un livre qui se vend généralement 10 $. Sans tenir compte de la taxe de vente et des frais de traitement des cartes de crédit, l'écriture au journal des ventes est :

Compte	Débit	Crédit
Espèces	8,50 $
Remises sur les ventes	1,50 $
Ventes		10 $

La vente nette est de 8,50 $ (prix d'origine de 10 $ - remise de 1,50 $).

Les entreprises de commerce électronique, en particulier celles qui vendent des vêtements, devraient s'attendre à une bonne quantité de retours. Établissez une politique de retour explicite qui répertorie la fenêtre de retour.

Enregistrez les retours et les remises sur les marchandises défectueuses à l'aide du compte « retours sur ventes et remises ». Supposons qu'une cliente retourne un livre pour lequel elle a payé 20 $. L'entrée de journal indique :

Compte	Débit	Crédit
Retours sur ventes et remises	20 $
Espèces		20 $

Remarquez que dans tous ces exemples, nous ne réduisons jamais le solde du compte « ventes ». Au lieu de cela, les remises, les retours et les remises sont suivis séparément et soustraits du compte des ventes, ce qui facilite le suivi des activités de vente.

5. Rentabilité

Les entreprises de commerce électronique opèrent sur un marché international, entraînant une concurrence féroce pour les clients. Les ventes et les réductions de prix peuvent augmenter votre avantage sur le marché, mais vous devez mesurer votre rentabilité avant de proposer une offre ou une réduction de prix sur vos produits.

Utilisez les statistiques suivantes pour mesurer la rentabilité de votre entreprise :

• Seuil de rentabilité vous indique le nombre de produits que votre entreprise doit vendre pour neutraliser les coûts.
• Marge de contribution mesure la rentabilité de vos produits après soustraction des coûts variables. Les principaux coûts variables sont les matériaux directs, la main-d'œuvre directe, la partie variable des frais généraux de fabrication et l'expédition aux clients.
• Marge bénéficiaire brute évalue la rentabilité de vos produits après soustraction de tous les coûts des produits. Cette mesure inclut la partie fixe des frais généraux de fabrication, la seule différence entre la marge de contribution et la marge bénéficiaire brute pour les entreprises d'e-commerce.
• Marge opérationnelle fait référence aux revenus de votre entreprise après déduction des dépenses de vos principales activités commerciales.
• Marge bénéficiaire nette , plus souvent appelé revenu net, correspond au bénéfice net de votre entreprise. Lorsque vous soustrayez les dépenses non professionnelles et l'impôt sur le revenu de la marge d'exploitation, vous obtenez une marge bénéficiaire nette. La marge bénéficiaire nette est le dernier facteur déterminant si votre entreprise est dans le noir ou dans le rouge.

Les mesures de rentabilité peuvent éclairer le budget de votre entreprise et vous aider à créer une structure de prix qui génère un maximum de bénéfices.

6. Déductions fiscales professionnelles

Les nouveaux propriétaires d'entreprise ne sont peut-être pas familiers avec les déductions fiscales d'entreprise qu'ils peuvent prendre sur leur déclaration de revenus d'entreprise. Contrairement aux déductions fiscales personnelles, les entreprises peuvent déduire la plupart des dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires.

Consultez notre guide sur les déductions fiscales pour les petites entreprises pour une longue liste de dépenses que vous devriez déduire sur votre déclaration de revenus.

Vous pouvez gérer une entreprise de commerce électronique de n'importe où. Ceux qui consacrent une partie de leur maison à une entreprise de commerce électronique peuvent profiter de la déduction pour bureau à domicile.

Ajoutez ces 6 concepts à votre panier

Ne laissez pas la peur de la comptabilité vous empêcher de créer une entreprise de commerce électronique florissante. Une fois que vous maîtrisez ces six concepts, vous pouvez vous concentrer sur l'aspect créatif de la gestion d'une entreprise, comme la conception de produits et l'élaboration d'une stratégie marketing pour le commerce électronique.