Fonctionnalités indispensables du système de gestion des stocks,

Cet article explique les principales caractéristiques à prendre en compte lors de la recherche d'un système de gestion des stocks. Il couvre également les dernières avancées de ces systèmes et comment déterminer vos besoins et fournit une liste de contrôle de référence rapide téléchargeable à utiliser lors de la recherche de solutions.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des stocks ?

Un système de gestion des stocks aide les organisations à comptabiliser tous les stocks entrants et sortants afin de mieux répondre à la demande des clients et d'éviter les dépenses liées au surstock ou à la perte d'activité en cas de rupture de stock. Le système a un impact sur toutes les fonctions commerciales essentielles, y compris la comptabilité, production, gestion d'entrepôt, achat, vente et service client.

Quelles sont les principales spécifications des systèmes de gestion des stocks ?

Les principales spécifications du système de gestion des stocks consistent à fournir un moyen de stocker, organiser, gérer et analyser les données d'inventaire. Les exigences des systèmes incluent :

• Une interface simple d'utilisation qui ne nécessite pas de formation avancée, support ou documentation.
• Automatisation pour éliminer les processus manuels des fonctions commerciales liées à la gestion des stocks.
• Un fiable, base de données sécurisée qui fournit des informations précises, données en temps réel.
• Des performances qui permettent une rapidité, suivi et contrôle des stocks exploitables.
• La possibilité pour les administrateurs d'ajouter facilement des modules logiciels avec une configuration minimale afin que le système soit évolutif.
• Intégrations logicielles et fonctionnalités automatisées qui minimisent les mises à jour ou les entrées d'inventaire manuelles.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités indispensables de gestion des stocks, voir « 3 caractéristiques clés à rechercher lors de la sélection d'un logiciel de gestion des stocks ».

Principales fonctionnalités du système de gestion des stocks par catégorie

Les systèmes de gestion des stocks ont des fonctionnalités qui aident à gérer, contrôler, suivre et planifier l'inventaire. Voici à quoi s'attendre de ces fonctionnalités :

• Contrôle de l'inventaire: Le contrôle des stocks gère les produits déjà en stock dans l'entrepôt et joue un rôle clé dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les outils de contrôle des stocks peuvent catégoriser les produits par type, emplacement et SKU (ou numéro de série), auditer les données, générer des rapports en temps réel et rechercher, filtrer et afficher les produits. Pour en savoir plus sur les méthodes de contrôle des stocks, y compris les conseils d'experts, consultez notre « Guide essentiel du contrôle des stocks ».
• Gestion de l'inventaire: Les fonctionnalités de gestion des stocks régissent les données des autres parties du système, comme le contrôle des stocks. Ce n'est pas tout; la gestion des stocks gère également les processus commerciaux qui se produisent avant que le stock n'arrive dans un entrepôt et la façon dont le stock atteint d'autres destinations. Ces fonctionnalités incluent des outils pour la gestion d'entrepôts multi-sites et des intégrations avec d'autres logiciels ou plateformes de planification des ressources d'entreprise (ERP) (par exemple, génération de factures et de bons de commande sans papier). En savoir plus sur la gestion des stocks et en quoi elle diffère du contrôle des stocks.
• Suivi des stocks : Pour mettre en œuvre des contrôles d'inventaire, vous devez suivre l'état des produits et des matériaux dans la chaîne d'approvisionnement. Les fonctions de suivi d'inventaire perpétuel aident à automatiser les tâches manuelles. Par exemple, le système génère automatiquement un numéro de suivi lorsqu'il crée un reçu ou une facture. Le suivi des intégrations avec des fournisseurs de logistique tiers (3PL) combiné à une solution de messagerie permet aux entreprises de mieux gérer les relations clients en partageant ce qui est en stock ou les délais d'expédition.
• Code-barres d'inventaire : Le logiciel de codage à barres permet d'éliminer les erreurs de saisie de données et d'automatiser les fonctions commerciales qui nécessitent une communication avec d'autres parties du système. Collectionner, le stockage et l'organisation des données d'inventaire numériques rendent les opérations d'inventaire plus rapides et plus précises. Le logiciel de codage à barres peut s'intégrer à des fonctionnalités de documentation et de rapport numériques (par exemple, signatures tactiles et dématérialisation de la facturation). Les lecteurs de codes-barres mobiles améliorent la précision des stocks, accélérer les processus de back-office et le réapprovisionnement des stocks et permettre la documentation sans papier.
• Optimisation des stocks : Améliorez la planification des stocks grâce à l'optimisation des stocks. Ajoutez de la sophistication à un plan d'inventaire de base. Au lieu de formules de commande standard et d'un processus de commande de base, vous pouvez utiliser des outils qui fournissent des rapports automatisés, les tendances des stocks et une vue des changements sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Ces informations permettent une meilleure adéquation entre l'offre et la demande afin que vous puissiez optimiser l'inventaire disponible. Consultez le guide de prévision des stocks pour en savoir plus.
• Alertes d'inventaire : Divers modules déclenchent des alertes d'inventaire qui aident à réduire les déchets, optimiser les finances des stocks et gérer les attentes des clients. Ces fonctionnalités incluent des e-mails ou des SMS automatisés qui vous avertissent des faibles niveaux de stock et des retards d'expédition et de la chaîne d'approvisionnement. Les alertes d'inventaire offrent un niveau supplémentaire de contrôle opérationnel pour la prévision des ventes, planification des matériaux, logistique d'expédition et gestion des fournisseurs.

Fonctionnalités de gestion des stocks à prendre en compte

Les progrès de l'informatique, applications, les bases de données et les opérations informatiques ont créé un marché pour les systèmes modernes de gestion des stocks. Le passage aux services Web, le développement basé sur les applications et les API ont permis des intégrations d'applications tierces qui n'étaient pas possibles auparavant. Maintenant, Les systèmes de gestion des stocks peuvent gérer une multitude de fonctions essentielles, fonctions commerciales liées aux stocks.

Considérez les fonctionnalités suivantes du système de gestion des stocks moderne, que vous pouvez adapter aux besoins de votre entreprise et faire plus que contrôler l'inventaire :

• Infrastructure cloud : Le logiciel basé sur le cloud est évolutif, solution rentable. Le cloud computing signifie que les organisations n'ont pas besoin d'embaucher du personnel dédié pour gérer et maintenir ces systèmes. L'infrastructure cloud permet également des sauvegardes automatisées, accès sécurisé et collaboration en temps réel sur plusieurs sites.
• Intégrations Internet des objets (IoT) : Le mouvement IoT a apporté des contrôles d'inventaire et des rapports automatisés, étiquetage numérique, Suivi GPS et suivi Bluetooth et RFID. La technologie a également été utilisée pour améliorer la sécurité contre le vol et la perte.
• Étiquetage numérique : Le passage à l'étiquetage numérique a créé des fonctionnalités telles que des étiquettes RFID compatibles GPS et des codes-barres numériques. Avec les données d'inventaire numérique, les organisations peuvent désormais mettre en réseau des appareils portables avec des bases de données pour un suivi en temps réel et une documentation sans papier.
• Systèmes mobiles : Les applications mobiles exécutées sur des appareils sans fil communiquent avec les systèmes de back-office et les bases de données centrales pour accélérer les processus d'inventaire multi-sites. L'utilisation d'appareils mobiles (exécutant iOS ou Android) permet un suivi en temps réel et des alertes et notifications d'inventaire instantanées.
• Apprentissage automatique et IA : Les agents virtuels (ou chatbots) basés sur l'IA changent la façon dont les entreprises partagent la disponibilité des stocks avec les clients du commerce électronique. Ils utilisent des algorithmes d'apprentissage automatique et des services Web pour communiquer les stocks en rupture de stock, faire des recommandations basées sur un panier d'achat actif ou sur l'historique de l'utilisateur et automatiser le traitement des commandes en souffrance. L'apprentissage automatique peut également signaler les tendances des données de vente qui sont essentielles à l'optimisation des mesures d'engagement des clients en ligne. D'autres avantages de l'apprentissage automatique incluent la possibilité d'améliorer les contrôles internes des stocks et d'éviter les pénuries. La technologie peut également améliorer les prévisions grâce à l'analyse des données en temps réel et générer des rapports sur les tendances des stocks difficiles à suivre et à prévoir manuellement.

Pour en savoir plus sur les dernières fonctionnalités indispensables de gestion des stocks, voir « Trois éléments indispensables pour votre liste d'achats de gestion des stocks ».

Quels sont les meilleurs modules logiciels dans les systèmes de gestion des stocks ?

Les modules qui composent les systèmes de gestion des stocks varient selon le fournisseur et le prix. Vous pouvez commencer avec des modules de gestion des stocks de base (outils de gestion des commandes et d'administration) et créer des systèmes qui incluent des fonctionnalités et des intégrations logicielles avancées (telles que la comptabilité et le commerce électronique).

Les modules de contrôle et de gestion des stocks les plus courants sont les suivants :

• Modules de commerce électronique : Ces modules sont utiles pour vendre des biens en ligne.
• Modules de comptabilité : Ces modules automatisent les activités financières et comptables telles que les comptes créditeurs et débiteurs, achats et tiers payants, et ils catégorisent les revenus.
• Modules d'administration des données : Ces modules de type administrateur fournissent des des outils simples pour gérer les données du système d'inventaire comme la connexion des utilisateurs via des mots de passe, mise à jour des registres d'inventaire et exportation des données.
• Modules de gestion d'entrepôt : Les modules d'entrepôt fournissent des fonctions de gestion des stocks indispensables telles que la planification de rendez-vous, réception de commande, gestion des retours, l'étiquetage et la gestion des transporteurs tiers.
• Modules de gestion des commandes : Ces modules permettent de gérer les bons de commande, les besoins en pièces et la consolidation des commandes.

Fonctionnalités clés du système de gestion des stocks par secteur

Les systèmes de gestion des stocks ont des fonctionnalités logicielles qui ciblent des marchés particuliers, clientèle et types de produits. Dans cette section, vous trouverez des exemples des principales fonctionnalités du système de gestion des stocks à considérer en fonction de l'industrie.

Fabrication

Les systèmes de gestion des stocks pour la fabrication ont des fonctionnalités hybrides pour la gestion des stocks et des entrepôts basés sur les matériaux. Ces fonctionnalités intègrent des capacités avancées de conversion d'unités pour gérer les stocks de matériaux en vrac, intégrer des méthodologies de production au plus juste, planification des besoins en matériel et facturation des nomenclatures.

Les principales fonctionnalités du système de gestion des stocks pour la fabrication comprennent :

• Conversion d'unités de mesure : Convertissez les quantités de stock reçues dans une unité de mesure supérieure ou inférieure.
• Commande automatisée : Fixez des limites de stock et passez des commandes lorsque le stock tombe en dessous d'une quantité donnée.
• Planification des matières premières : Suivre les matières premières directes ou indirectes par les cycles d'achat et de production, créer une nomenclature et déterminer le retour sur investissement (ROI) d'une matière première donnée.
• Gestion des bons de commande : Affecter des fournisseurs, suivre les délais de livraison des produits et gérer les cycles de vie des bons de commande.
• Inventaire sérialisé : Explorez les articles individuels au lieu des SKU pour tracer le cycle de vie d'un produit, identifier l'inventaire défectueux et suivre les informations de garantie.

Grosse distribution

Les grossistes disposant de canaux de distribution en ligne ont besoin de fonctionnalités de gestion des stocks qui aident à contrôler et à tracer les stocks en vrac, gérer plusieurs fournisseurs et clients et automatiser les processus.

Les principales fonctionnalités pour les distributeurs en gros comprennent :

• Exécution des commandes client : Utilisez un tableau de bord unique pour visualiser les commandes clients, créer des bons de livraison et automatiser les confirmations par e-mail aux clients.
• Réalisation d'entrepôts multiples : Suivez et exécutez les commandes avec des stocks stockés dans plusieurs entrepôts.
• Kitting : Contrôler, transférer et connecter des articles normalement suivis individuellement à une commande client groupée pour des offres telles qu'une boîte d'abonnement.
• Suivi des lots : Suivre plusieurs quantités de périssables, articles sensibles au facteur temps par date d'expiration du fabricant avec des numéros de lot traçables.
• Gestion des bacs : La gestion des bacs permet de recevoir les stocks à l'entrepôt et de les ranger dans des bacs préférés dans le système de racks de l'entrepôt pour un prélèvement facile plus tard pendant le processus d'exécution des commandes

Vendre au détail

Les détaillants dépendent des fonctionnalités de gestion des stocks qui optimisent l'expérience client en magasin. Ils ont besoin de solutions qui améliorent le suivi des stocks, prévisions de la demande et alertes d'inventaire. Précis, les fonctionnalités de gestion multi-sites sont essentielles pour les opérations multi-canaux (par exemple, acheter en ligne, retrait en magasin). Les fonctionnalités d'intégration des points de vente et de la comptabilité sont cruciales pour les opérations de vente au détail de brique et de mortier rentables. Lisez notre guide sur la gestion des stocks de détail pour obtenir des conseils et les meilleures pratiques.

Les principales fonctionnalités pour la vente au détail comprennent :

• Réception partielle : Contrôler et suivre l'inventaire partiellement reçu.
• Gestion des commandes en souffrance : Créez de nouveaux bons de commande avec des commandes consolidées par fournisseur et suivez les produits par type, arrivée ou saison estimée.
• Prévision de la demande : Définir les niveaux de stock préférés selon la demande saisonnière, automatisez le réapprovisionnement multi-sites et générez des rapports pour identifier les futures tendances de la demande.
• Comptage de cycle: Catégoriser l'inventaire par volume, valeur ou des transactions et recevez des invites automatisées pour le décompte des stocks afin d'établir les niveaux de stock de sécurité. Lisez notre guide de comptage cyclique pour en savoir plus sur ce processus.

Commerce électronique

Les systèmes d'inventaire de commerce électronique doivent prendre en charge des contrôles d'inventaire précis et des processus automatisés qui livrent les produits aux clients sans interruption. Intégrations comptables qui intègrent le traitement des paiements en ligne, la facturation par e-mail et le suivi des stocks sont des fonctionnalités de commerce électronique populaires.

Les principales fonctionnalités du système de gestion des stocks pour le commerce électronique comprennent :

• Traitement des retours : Envoyer des mises à jour par e-mail aux clients, affecter des entrepôts pour recevoir un article retourné et générer des rapports sur les tendances de retour.
• Réapprovisionnement automatique : Générez des bons de commande automatisés lorsque le stock descend en dessous d'un niveau prédéfini.
• Expédition multi-transporteurs : Stockez les coordonnées et les données des transporteurs préférés et gérez plusieurs prestataires logistiques.
• Contrôle des stocks virtuels : Créez un inventaire virtuel et gérez la logistique des livraisons directes avec l'inventaire des fournisseurs stocké ailleurs.
• Afficher la disponibilité des stocks sur le site Web : Refléter avec précision la disponibilité des stocks sur les plateformes de commerce électronique.

Comment décider quelles fonctionnalités du système de gestion des stocks choisir

Lors de la sélection d'un système de gestion des stocks, il est crucial de poser les bonnes questions et de définir d'abord vos besoins. Avant d'évaluer des fonctionnalités spécifiques, posez les questions suivantes :

Est-il temps de mettre à niveau votre système de gestion des stocks ?

Avez-vous besoin de passer à un nouveau, système intégré? L'intégration d'applications de gestion des stocks autonomes utilisant des services Web ou une API à vos systèmes existants serait-elle suffisante ? Par exemple, interrogez les fournisseurs sur les intégrations tierces pour votre logiciel de comptabilité actuel avant d'envisager d'investir dans une nouvelle plate-forme qui nécessite une formation et une mise en œuvre dans plusieurs unités commerciales.

Qui mettra en œuvre les nouvelles fonctionnalités du système d'inventaire ?

Comme tout nouveau déploiement de logiciel, il est important de considérer l'impact du changement. Assurez-vous de planifier l'installation et la formation du personnel sur les nouvelles fonctionnalités. Avec ça en tête, Renseignez-vous auprès des fournisseurs potentiels sur les contrats de support des fournisseurs externes et la formation de votre équipe. Disposez-vous de l'infrastructure informatique existante et de l'expertise pour gérer un déploiement en interne, ou devrez-vous l'externaliser ? De nombreuses fonctionnalités d'inventaire populaires automatisent les tâches et les processus commerciaux, mais vous voudrez vous préparer à la gestion du changement lors de la suppression des tâches d'inventaire manuelles. Désignez quelqu'un pour vous aider.

Quel est le coût total de possession d'un système de gestion des stocks ?

Assurez-vous de poser des questions sur les frais cachés que vous pourriez ne pas anticiper lorsque vous comparez les systèmes. Les questions à poser comprennent :

• Combien de commandes pouvez-vous traiter au cours d'une période de facturation ?
• Combien de SKU pouvez-vous gérer ?
• Avez-vous besoin de matériel supplémentaire spécifique au système de gestion des stocks ?
• Allez-vous héberger des applications et des données sur site ou dans le cloud ?
• Quel est le coût par licence pour le nombre d'utilisateurs ?
• Y aura-t-il des coûts futurs associés à la maintenance ou aux mises à niveau du logiciel ?
• Quel type de formation initiale et continue est incluse, et quels sont les frais supplémentaires?

Aide-mémoire sur les fonctionnalités du système de gestion des stocks

Utilisez cette liste de contrôle PDF téléchargeable pour examiner les exigences de votre entreprise. Il est conçu comme une source unique de fonctionnalités, afin que vous puissiez poser les bonnes questions avant de rédiger votre demande de proposition.

Télécharger le PDF de l'aide-mémoire des systèmes de gestion des stocks

NetSuite fournit basé sur le cloud, Logiciel de gestion et de contrôle des stocks riche en fonctionnalités

Un système de gestion des stocks peut automatiser les processus, améliorer les pratiques d'inventaire et aider à garder les clients satisfaits en ayant toujours les marchandises qu'ils veulent en stock. Les décideurs ont beaucoup d'options, et choisir la bonne solution prend du temps, faire des recherches et poser des questions intelligentes. NetSuite a des réponses et une variété d'outils qui peuvent aider à rendre le processus plus facile. NetSuite propose une suite de fonctionnalités de gestion et de contrôle des stocks, notamment la gestion des stocks multi-emplacements, gestion de l'entrepôt et de l'exécution, réapprovisionnement automatisé des stocks, suivi des lots et des séries et comptage de cycles. En savoir plus sur la façon dont vous pouvez utiliser NetSuite pour gérer l'inventaire automatiquement, réduire les coûts de manutention et augmenter les flux de trésorerie.