Qu'est-ce qu'un système d'inventaire permanent ?

Tout propriétaire d'entreprise vous dira qu'une gestion efficace des stocks est la bouée de sauvetage de toute entreprise. Une entreprise doit trouver un équilibre optimal entre trop de stock qui accumule les coûts de stockage et trop peu de stock qui ne répond pas à la demande des clients.

Pour cette raison, les entreprises doivent trouver un système de suivi des stocks qui leur convient, comme le système d'inventaire permanent. Le système d'inventaire permanent est salué pour sa fiabilité.

Cet article explique comment cela fonctionne, pourquoi vous devriez l'envisager pour votre entreprise et comment évaluer votre inventaire lors de son utilisation.

Définition du système d'inventaire permanent

La méthode de l'inventaire permanent est définie comme une méthode de suivi des stocks qui enregistre toutes les transactions d'inventaire en temps réel en appliquant des technologies telles que les systèmes de point de vente et les logiciels de gestion des actifs.

Ce système reflète toutes les variations de stock dès qu'elles se produisent, et on peut connaître le niveau de stock à tout moment.

Comment ça marche ?

Comme indiqué précédemment, le système d'inventaire permanent, également connu sous le nom de système d'inventaire continu, fonctionne en mettant à jour les valeurs d'inventaire au fur et à mesure que les produits sont achetés ou vendus. Dans cette section, nous fournissons un aperçu détaillé, étape par étape, du fonctionnement exact du système.

Étape 1 :point de vente

Au point de vente ou d'achat d'un article, le système installé dans le système POS (point de vente) applique un crédit ou un débit à l'inventaire. Ceci est réalisé grâce à l'utilisation de l'identification par radiofréquence (RFID) et des lecteurs de codes-barres.

Étape 2 :Recalcul du coût des marchandises vendues

Chaque fois qu'un article est acheté ou vendu, le coût des marchandises vendues est automatiquement recalculé par le système.

Étape 3 :Ajustement des points de réapprovisionnement

Pour s'assurer qu'un niveau de stock optimal est maintenu en permanence, un système perpétuel manipule les données historiques pour mettre à jour automatiquement les points de réapprovisionnement d'une entreprise.

Étape 4 :génération du bon de commande

Le système perpétuel peut identifier automatiquement lorsqu'un SKU a atteint son point de réapprovisionnement et, par conséquent, générer et envoyer un bon de commande au fournisseur requis en conséquence.

Étape 5 :Mise à jour des produits reçus

Pour mettre à jour un nouvel inventaire, un employé doit scanner les nouveaux produits à l'aide d'un logiciel de gestion d'entrepôt. Ils se répercutent automatiquement sur votre tableau de bord de gestion des stocks et sur vos canaux de vente.

Quand utiliser le système perpétuel

Ce système est idéal pour une grande entreprise avec un niveau de SKU élevé. En effet, ces entreprises doivent suivre en permanence leur inventaire pour prendre rapidement des décisions d'achat et de vente critiques afin de s'assurer que la demande des consommateurs est toujours satisfaite à temps.

Par exemple, supposons que l'entreprise A vende des robes et des pantalons et que son stock est réparti dans cinq entrepôts. Pendant l'été, la société reçoit une commande de plusieurs pantalons en laine qui ont rarement été commandés auparavant.

Supposons que l'entreprise A n'utilise pas de système de suivi continu des stocks en ligne. Dans ce cas, les responsables des entrepôts des cinq entrepôts devront probablement parcourir physiquement de nombreuses feuilles de papier pour identifier si les pantalons en laine sont disponibles et combien ils en ont en stock.

D'autre part, si la société A utilise le système d'inventaire permanent, l'entrepôt spécifique avec les pantalons en laine stockés sera automatiquement informé de la commande du système.

Quand ne pas utiliser le système perpétuel

Pour les startups ou les entreprises qui ne disposent pas de ressources suffisantes pour investir dans un système comptable amélioré, le système de suivi des stocks recommandé serait le système d'inventaire périodique. Malgré sa rapidité et sa fiabilité, le système d'inventaire permanent a tendance à être assez coûteux à mettre en œuvre et à entretenir.

Formules utilisées dans le système d'inventaire permanent

Pour prendre de bonnes décisions d'achat, de stockage et de marketing, les formules mathématiques sont utiles. Vous trouverez ci-dessous plusieurs procédures appliquées dans l'utilisation du système perpétuel :

Coût des marchandises vendues (COGS)

Dans cette méthode, le coût des marchandises vendues est recalculé automatiquement après chaque vente ou achat. Ceci est différent de la méthode d'inventaire périodique. Le coût des marchandises vendues ne peut être déterminé qu'à la fin d'une période d'audit particulière, une fois l'inventaire physique effectué. La formule COGS, cependant, reste standard comme suit ;

Coût des marchandises vendues (COGS) =Stock initial + Achats - Stock final

Quantité de commande économique (EOQ)

Les entreprises utilisent cette formule pour calculer la quantité de stocks à acheter pour répondre à la demande des clients et réduire les coûts associés aux stocks. Étant donné que le système perpétuel suit l'inventaire en continu, le calcul de l'EOQ devient relativement plus simple.

La formule de calcul de l'EOQ est…

EOQ =√ (2SD/H), où d =demandes annuelles totales pour un produit, s=coût de la commande par achat et h=coûts annuels totaux associés (de détention) par produit

Système d'inventaire perpétuel v Système d'inventaire périodique

Cette section explique si la plupart des propriétaires d'entreprise veulent obtenir une réponse, quelle est la meilleure méthode d'inventaire perpétuel ou périodique ? Avant d'entrer dans le vif du sujet de ce qui différencie les deux systèmes, nous devons souligner que les deux systèmes sont acceptés en vertu des principes comptables généralement reconnus (GAAP).

Ce n'est un secret pour personne que le système d'inventaire perpétuel a gagné en popularité au fil des ans, en particulier avec les progrès technologiques. Cependant, dans le même temps, de nombreux propriétaires d'entreprise ont choisi de continuer à utiliser le système d'inventaire périodique plus manuel.

Qu'est-ce donc que le système d'inventaire périodique ? Le système d'inventaire périodique est un système de suivi des stocks dans lequel un comptage physique des stocks disponibles est effectué sur une base régulière/programmée.

Différences entre les deux systèmes :

• Coût des marchandises vendues

Étant donné que le suivi des stocks dans le cadre du système perpétuel est continu, le coût des marchandises vendues est automatiquement recalculé après chaque vente ou achat. Dans le système périodique, cependant, le coût des marchandises vendues ne peut être déterminé de manière définitive qu'à la fin de la période comptable lorsque l'inventaire physique est effectué.

• Enquête sur les erreurs

Grâce au suivi continu, le système perpétuel permet une identification instantanée de toute erreur ou anomalie et permet aux propriétaires d'entreprise de les résoudre beaucoup plus rapidement. D'autre part, lorsque vous utilisez le système périodique, les erreurs ne peuvent être identifiées qu'à la fin de la période comptable, ce qui est souvent trop tard pour fournir des solutions viables. De plus, étant donné que le système est exécuté et géré par des humains, il est très sensible aux erreurs humaines où les données peuvent être égarées ou même perdues.

• Génération de rapports

En raison de la nature technologique du système perpétuel, les données peuvent être manipulées pour fournir à la direction des rapports analytiques complets qui lui permettent de prendre des décisions d'achat et de marketing éclairées. Cependant, il est plutôt difficile de générer de tels rapports lors de l'utilisation du système périodique en raison de sa nature manuelle.

• Systèmes informatisés

En raison de la nature simple du système d'inventaire périodique, les enregistrements sont conservés soit dans des livres physiques, soit dans de simples feuilles Excel. D'autre part, la complexité du système perpétuel ne permet pas la tenue manuelle des registres, principalement en raison du grand nombre de transactions au cours d'une période comptable donnée.

• Dépenses d'installation et de maintenance

Il n'y a pas de frais supplémentaires encourus si vous choisissez de suivre votre inventaire en utilisant la méthode systématique. Cependant, le processus perpétuel nécessite l'achat de logiciels, de lecteurs de codes-barres et de plusieurs autres solutions numériques pour garantir son bon fonctionnement, ce qui peut être relativement coûteux.

• Interruption d'activité

Le système périodique vous oblige à réserver une journée où vous effectuerez le décompte physique des stocks à la fin de la période comptable, affectant les opérations commerciales. D'autre part, le système perpétuel est continu et n'a pas besoin que vous arrêtiez les opérations pour le mettre en œuvre.

• Relevé des achats

Les achats dans le système d'inventaire permanent sont enregistrés soit dans un compte de marchandises, soit dans un compte d'inventaire de matières premières, selon leur nature. A l'inverse, les achats du système d'inventaire périodique sont tous enregistrés dans un seul compte d'achats.

Cette liste indique que le système perpétuel est supérieur à la structure périodique à plus d'un titre. Cela ne veut pas dire que le système régulier ne peut pas être appliqué. Cela fonctionne parfaitement pour les petites entreprises avec un petit inventaire et opérant dans un marché relativement lent. Cela peut également être une excellente solution pour les startups car elles génèrent des revenus pour se permettre le système perpétuel plus fiable.

Avantages du système d'inventaire permanent

Voici quelques-uns des avantages que votre entreprise retirera de l'utilisation du système d'inventaire permanent :

• Contrôle d'inventaire amélioré – grâce au suivi continu de l'inventaire, vous aurez une bonne compréhension des détails et des valeurs de votre inventaire.
• Économiser sur les coûts associés – encore une fois, vous saurez toujours le niveau optimal de stock que vous devez stocker grâce au suivi continu. Cela signifie que vous éviterez les coûts supplémentaires associés à un stock excédentaire, tels que les frais de stockage.
• Analyse de marché – le système d'inventaire périodique vous permet d'analyser le comportement des consommateurs car vous pouvez suivre les ventes en temps réel.
• Réduction de la démarque inconnue – la démarque inconnue est décrite comme la différence entre l'inventaire que vous PRÉSUMEZ avoir en stock et le stock que vous avez dans l'entrepôt. La diminution des stocks est causée par divers facteurs tels que la détérioration, la perte ou le vol. Une étude menée par la National Retail Federation a révélé que la démarque inconnue en 2017 a coûté environ 1,33 % du total des ventes réalisées cette année-là. Le système d'inventaire permanent vous permet d'identifier tout écart occasionné par la démarque inconnue, ce qui vous permet de prendre des décisions de réapprovisionnement éclairées.
• Réduction des risques de surstockage ou de sous-stockage – en raison du contrôle amélioré des stocks, une entreprise qui met en œuvre le système d'inventaire permanent est toujours au courant de l'état de son inventaire. Il peut ainsi prendre des décisions éclairées sur la quantité ou la quantité dont il a besoin à un moment donné. Cela signifie que les risques de surstockage ou de sous-stockage sont minimisés, car vous savez toujours ce qui doit être réapprovisionné.
• Génère des rapports utiles – on peut tirer de nombreuses informations utiles du système d'inventaire permanent, telles que l'impact des remises sur les ventes, les modèles de retour sur des produits particuliers et les modèles d'achat.
• Précision accrue – comme il y a peu ou pas de place pour l'erreur dans ce système, vous pouvez obtenir des données et des rapports précis en temps réel. Il n'est pas nécessaire d'ajouter que des données précises valent bien plus que l'argent dans l'économie d'aujourd'hui.

Inconvénients du système d'inventaire permanent

Malgré ses nombreux avantages, le système d'inventaire permanent présente plusieurs limites, telles que :

• Piratage – le logiciel utilisé dans ce système dépend d'Internet, ce qui présente le risque que votre système soit piraté par des cybercriminels malveillants, qui ont pu pirater même des bases de données gouvernementales de temps à autre. Vous risquez de perdre toutes vos données d'inventaire.
• Pénuries d'Internet – sans une connexion internet stable, le système peut devenir rigide voire impossible à mettre en place.
• Coûteux - le système d'inventaire perpétuel vous obligera à acheter et à installer un logiciel de gestion des stocks, des scanners de codes à barres et plusieurs autres ressources de ce type à mettre en œuvre. Ces ressources peuvent s'avérer coûteuses à acquérir et à entretenir pour la plupart des petites entreprises ou des startups.
• Formation supplémentaire – une entreprise souhaitant mettre en œuvre ce système devra organiser une formation pour ses employés ou même rechercher des employés avertis ou familiarisés avec le système. La formation peut représenter un coût supplémentaire pour l'entreprise.

Conclusion

Pour toute entreprise à croissance rapide, un système d'inventaire permanent serait la solution pour le suivi des stocks. En comparaison, nous pouvons conclure en toute sécurité que le système d'inventaire périodique laisse de nombreuses marges d'erreur, ce qui n'est pas un risque qu'une entreprise disposant d'un inventaire important devrait être prête à prendre. Le système d'inventaire permanent vous permet d'optimiser vos niveaux d'inventaire et bien plus encore.

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