9 signes pour passer à un système de gestion des stocks robuste

Heather Smith, auteur de "Xero for Dummies" est de retour avec un article de blog invité qui met en évidence neuf signes clés indiquant qu'il est temps pour une entreprise de commencer à penser à passer à une solution de gestion des stocks plus grande et meilleure.

En tant que comptable ou aide-comptable travaillant en étroite collaboration avec de petites entreprises, l'un des domaines dans lesquels vous pouvez les aider est la gestion des stocks. Les stocks peuvent atteindre une valeur significative dans le bilan et affecter directement les flux de trésorerie et les bénéfices.

En cette époque hautement concurrentielle, il est choquant d'apprendre que 46 % des petites et moyennes entreprises ne suivent pas les stocks ou utilisent une méthode manuelle pour le faire.

Voici quelques signes indiquant que la solution de gestion des stocks actuellement utilisée dans une petite entreprise peut être inadéquate :

1. L'inventaire est une entreprise colossale et coûteuse.

Cela peut suggérer que la solution de gestion des stocks a du mal à suivre avec précision l'inventaire. L'augmentation du temps et des coûts peut également entraîner la réalisation d'inventaires uniquement lorsque cela est nécessaire (généralement une fois par an).

2. Les inventaires annuels sont le seul moment où l'entreprise a une réelle compréhension du volume des stocks disponibles.

Cela signifie que l'entreprise manque de données réelles et d'informations sur ses stocks, de sorte qu'au moment de prendre des décisions, elle n'a vraiment pas une vue d'ensemble. Le manque de précision peut également conduire à un vol de stock car les employés sont conscients qu'il n'est pas complètement surveillé. Cela peut également entraîner une détérioration pour certains types d'entreprises de commerce électronique qui vendent des produits avec des dates de péremption, ou un stock mort (stock qui n'est plus pertinent !) Pour les entreprises qui dépendent fortement des saisons ou des cycles.

3. La valeur des stocks radiés en raison de dommages, de vols ou d'obsolescence technique a tendance à augmenter par rapport à la valeur totale des stocks en dollars.

Cela signifie que les dépenses liées à l'achat et à la gestion des stocks pourraient être inutilement élevées.

4. Les coûts de détention des stocks sont élevés par rapport à la valeur monétaire totale des stocks.

Détenir trop d'actions pourrait signifier que les dépenses liées aux coûts de détention, telles que le loyer, l'assurance et la sécurité, sont inutilement élevées. Outre les coûts économiques évidents, la détention d'un stock excessif entraîne également un coût d'opportunité - en gros, vous limitez votre trésorerie qui pourrait être mieux utilisée dans d'autres domaines, et cela peut être particulièrement problématique pour les petites entreprises.

5. Le nombre de commandes en attente augmente régulièrement.

Cela peut entraîner des frais de livraison supplémentaires et des clients mécontents. N'oubliez pas que les attentes des consommateurs d'aujourd'hui concernent la gratification instantanée :s'ils ne sont pas en mesure d'acheter un article chez vous à ce moment-là, il y a de fortes chances qu'ils passent directement à l'achat auprès de votre concurrent.

Lorsque cela se produit, vous ne perdez pas seulement une seule vente - vous perdez toute la valeur à vie du client (CLV) de cette personne. Un autre facteur à garder à l'esprit est que le coût d'acquisition d'un nouveau client dépasse largement le coût de fidélisation d'un client existant, ce qui rend encore plus important la satisfaction de vos clients existants.

6. La solution de gestion des stocks existante n'est pas intégrée à la plate-forme de gestion d'entreprise, telle que les solutions de commerce électronique ou de comptabilité.

Cela entraîne une double saisie de données fastidieuse (et ennuyeuse) et un risque accru d'erreur humaine.

7. Le personnel n'est pas en mesure d'accéder aux informations d'inventaire en temps réel à partir de différents emplacements.

Cela peut entraîner une sur-commande ou une sous-commande de stocks, ainsi que des dépenses supplémentaires associées à la gestion et au déplacement des stocks entre les emplacements et vers le client final.

8. Il est difficile d'accéder à des informations d'inventaire précises, opportunes et pertinentes.

Si l'entreprise n'a pas une idée claire des facteurs tels que ce qui se vend bien, ce qui se vend lentement et quelle est la marge bénéficiaire brute par article en stock, l'élaboration de prévisions et la définition et la surveillance des niveaux de stock minimums prennent du temps et peuvent entraîner des sous-estimations, des pertes de revenus et des dépenses élevées. Inversement, avoir une compréhension de haut niveau des produits les plus vendus ainsi que de la répartition entre les différents magasins, régions ou marchés aidera les décideurs clés à élaborer des stratégies sur les innovations de produits potentielles, les nouvelles gammes de produits, etc.

9. Lors de l'utilisation du système de gestion des stocks existant, la petite entreprise est sollicitée à pleine capacité. Cela signifie que l'entreprise ne sera probablement pas en mesure de faire face si des opportunités commerciales supplémentaires se présentent.

Une bonne gestion des stocks peut faire la différence entre une petite entreprise prospère et prospère et un échec. Si la petite entreprise est sous pression avec sa solution de gestion des stocks existante, les avantages qu'elle peut tirer de la mise en œuvre d'une solution de gestion des stocks appropriée peuvent inclure :

• Prévisions et commandes d'inventaire précises
• Clients satisfaits et fidèles
• Amélioration de la trésorerie
• Réduction du temps administratif du personnel – libération du personnel pour travailler sur des activités génératrices de revenus
• Réduction des dépenses associées, y compris les frais d'inventaire, d'assurance, de loyer, de sécurité et de transport

Dans votre rôle de conseiller auprès des petites entreprises, vous êtes dans une position idéale pour déterminer si la solution d'inventaire existante ne répond pas aux besoins du propriétaire de la petite entreprise et discuter avec votre client des stratégies de gestion des stocks actuelles et futures.

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