Un guide étape par étape du cycle comptable

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous avez probablement suivi un cours accéléré sur la comptabilité 101, apprenant tout, du suivi des dépenses d'entreprise à l'apprentissage des différents types de comptabilité.

Mais en plus du processus comptable et des différents termes comptables, vous devriez également prendre un peu de temps pour en savoir plus sur le cycle comptable.

Voici les étapes du cycle comptable :

• Étape 1 :Transactions
• Étape 2 :Enregistrer les entrées de journal
• Étape 3 :comptabiliser les écritures comptables dans le grand livre général
• Étape 4 :Exécuter la balance de vérification non ajustée
• Étape 5 :Effectuez des ajustements
• Étape 6 :Préparez une balance de vérification ajustée
• Étape 7 :Générer des états financiers
• Étape 8 :Fermez les livres
• Étape 9 :Commencer le cycle comptable suivant

Présentation :Qu'est-ce que le cycle comptable ?

Le cycle comptable est considéré comme une base de comptabilité et est un processus étape par étape effectué par les comptables pour s'assurer que toutes les transactions financières sont correctement enregistrées. À partir de la transaction financière initiale, le cycle comptable simplifie l'ensemble du processus financier et permet de s'assurer que vous ne négligez aucun des processus.

Grâce aux logiciels de comptabilité, une grande partie de ce cycle est automatisée, vous n'avez donc plus besoin de comptabiliser dans des journaux séparés ou d'attendre pour comptabiliser dans le grand livre (G/L). Mais même si le cycle est automatisé, il est important de comprendre chacune des étapes et pourquoi chacune est nécessaire.

À la fin du mois, vous exécuterez vos états financiers, puis vous recommencerez à zéro, d'où le terme "cycle".

Les étapes du cycle comptable

Selon l'endroit où vous regardez, vous pouvez trouver le cycle comptable décrit en 4 étapes, 5 étapes, voire 10 étapes.

Cependant, le consensus général est qu'il y a 8 étapes dans le cycle comptable, 9 si l'on compte le début du cycle. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous constaterez que bon nombre de ces étapes, telles que la saisie des transactions et leur enregistrement dans le GL, ont été regroupées en une seule étape.

Il est important de noter que de nombreuses étapes du cycle comptable sont destinées à ceux qui utilisent la méthode de la comptabilité d'exercice. Si votre entreprise utilise la méthode de comptabilité de caisse, vous pouvez toujours suivre le cycle, mais vous pouvez éliminer certaines des étapes telles que l'ajustement des écritures.

Étape 1 :Transactions

La première étape du cycle comptable commence immédiatement après la clôture de vos livres du mois précédent.

Le nouveau cycle commence lorsque vous commencez à organiser toutes vos transactions financières. Cela peut inclure le codage de vos comptes fournisseurs sur le bon compte, la rédaction d'une facture, l'examen des reçus, la création d'un rapport de dépenses et le paiement de vos employés.

Une fois cet examen initial terminé et vos transactions codées correctement, vous pouvez passer à l'étape suivante du cycle comptable.

Étape 2 :Saisir les transactions

Une fois que vous avez préparé vos transactions, vous pouvez commencer à les comptabiliser. Si vous saisissez manuellement vos opérations de comptabilité, vous devrez les saisir dans des journaux distincts. Les journaux couramment utilisés par les comptables et les comptables incluent :

• Encaissements
• Décaissements en espèces
• Ventes
• Achats

Le but de ces journaux est de fournir le détail du solde que vous transférerez ultérieurement au G/L. En d'autres termes, si vous finissez par enregistrer 150 $ de paiements de vos clients, votre journal des encaissements fournira les détails de chacun de ces paiements, tandis que le G/L ne reflétera que le total de 150 $.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, ce processus est automatisé, ce qui vous fera gagner un temps considérable et réduira considérablement les risques d'erreurs.

Étape 3 :comptabilisation dans le grand livre

Une fois vos transactions saisies pour le mois, vous devrez ensuite reporter les totaux de vos journaux subsidiaires dans votre grand livre. Cette étape n'est pas nécessaire si vous utilisez un logiciel de comptabilité, ce que je recommande vivement. Cependant, si ce n'est pas le cas, ou si votre logiciel de comptabilité ne comptabilise pas automatiquement dans le GL, vous devez reporter vos écritures dans le GL à ce stade.

Étape 4 :Établir une balance de vérification non ajustée

Une balance de vérification vous fournit une liste de tous les soldes de vos comptes du grand livre général, chaque compte affichant un solde débiteur ou créditeur. La raison pour laquelle vous exécutez une balance de vérification à ce stade est de vous assurer que vos débits et vos crédits sont en équilibre.

Si ce n'est pas le cas, vous devrez retourner dans vos livres auxiliaires pour trouver l'erreur.

Étape 5 :Effectuez des écritures d'ajustement

Une fois que vous aurez rapproché votre relevé bancaire, vous aurez probablement quelques écritures de régularisation à effectuer. C'est à ce moment que vous devez également saisir les écritures d'amortissement et saisir la paie ou d'autres charges à payer.

Étape 6 :Exécutez une balance de vérification ajustée

Après avoir corrigé les problèmes de déséquilibre et saisi les entrées tardives ou les entrées de régularisation, vous souhaiterez exécuter une balance de vérification ajustée. Cela vous donnera les soldes les plus à jour pour tous vos comptes du grand livre.

Étape 7 : Préparer les états financiers

Votre balance de vérification ajustée joue un rôle important dans la création de vos états financiers de fin de mois. Au minimum, vous devez générer trois rapports :

1. Compte de résultat
2. Bilan
3. État des flux de trésorerie

Vous pouvez exécuter autant de rapports supplémentaires que vous le souhaitez, mais ces trois-là sont indispensables.

Étape 8 :Clôturer les livres

Lorsque vous fermez vos livres pour le cycle comptable en cours, vous mettez à zéro les soldes des comptes de revenus et de dépenses.

Ce solde nul sera reporté au début de la période comptable suivante, et est fait afin d'afficher à la fois les revenus et les dépenses pour une période de temps définie, ce qui ne peut être fait que si vous commencez avec un solde nul pour chaque période comptable.

Étape 9 :Commencer le cycle suivant

Félicitations, vous avez terminé votre premier cycle comptable. Bien qu'une grande partie de ces détails soit entièrement automatisée si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous comprenez désormais le cycle comptable du début à la fin.

Utiliser le cycle comptable pour vos finances

Même si vous êtes une petite entreprise et même si vous utilisez la comptabilité de caisse, il peut être avantageux d'utiliser le cycle comptable.

Le cycle comptable permet de s'assurer que vos soldes sont exacts, que vous n'avez pas sauté l'un des processus et que vos états financiers représentent la véritable santé financière de votre entreprise.

Comme tout ce qui concerne la tenue de livres et la comptabilité, le cycle comptable est un processus qui peut vous aider à catégoriser et à saisir correctement vos transactions. L'utilisation du cycle comptable permet également de s'assurer que vous et votre comptable avez tous deux un aperçu complet et précis de la santé financière de votre entreprise.

Même les petites entreprises bénéficieraient de l'utilisation du cycle comptable dans leur entreprise, et si vous utilisez la comptabilité d'exercice, c'est un must absolu.