Un guide du débutant sur la comptabilité en partie double

La comptabilité en partie double et la comptabilité en partie double utilisent toutes deux débits et crédits pour enregistrer et gérer les transactions financières.

À la base, la comptabilité en partie double est basée sur l'équation comptable, qui est :

Actif =Passif + Capitaux propres

En utilisant la comptabilité en partie double, vous pouvez être sûr que toutes vos transactions suivent les règles de l'équation comptable. L'utilisation de ce système est le seul moyen d'y parvenir.

Contrairement à la comptabilité en partie unique, qui nécessite uniquement que vous publiiez une transaction dans un grand livre, la saisie double suit les deux côtés (débit et crédit) de chaque transaction que vous saisissez.

L'utilisation de ce système réduit les erreurs et facilite la production d'états financiers précis.

En bref :comment fonctionne la comptabilité en partie double

• Étape 1 : Créez un plan comptable pour publier vos transactions financières.
• Étape 2  :Entrez toutes les transactions en utilisant les débits et les crédits.
• Étape 3 : Assurez-vous que chaque entrée comporte deux éléments, une entrée de débit et une entrée de crédit.
• Étape 4 : Vérifiez que les états financiers sont équilibrés et reflètent l'équation comptable.

Un aperçu de la comptabilité en partie double

Benedetto Cotrugli, un marchand italien, a inventé le système de comptabilité en partie double en 1458.

Le système a ensuite été partagé par le mathématicien italien et moine franciscain Luca Pacioli, qui a écrit The Collected Knowledge of Arithmetic, Geometry, Proportion, and Proportionality en 1494, qui comprenait une description détaillée du système de comptabilité en partie double.

Si vous êtes un indépendant, un entrepreneur unique ou un sous-traitant, il est probable que vous utilisiez une comptabilité en partie unique, surtout si vous n'utilisez pas de logiciel de comptabilité.

Bien que cela ait été suffisant au début, si vous envisagez de développer votre entreprise, vous devriez probablement passer à l'utilisation d'un logiciel de comptabilité et d'une comptabilité en partie double.

Afin de comprendre l'importance de la comptabilité en partie double, vous devez d'abord comprendre la comptabilité en partie simple.

L'exemple le plus proche de cette comptabilité de base est le registre des comptes bancaires que vous utilisez pour suivre vos dépenses.

Lorsque vous vous connectez à votre compte bancaire en ligne ou que vous recevez votre relevé bancaire par courrier, vous verrez une liste de toutes vos activités du mois. Cette activité inclut des choses comme les 5,50 $ que vous avez dépensés au café lors de votre petit-déjeuner ainsi que le paiement du client que vous avez déposé.

Bien que la tenue d'un enregistrement de ces transactions soit un bon premier pas vers une meilleure gestion de votre trésorerie, ce type d'enregistrement n'indique pas clairement l'impact de chaque transaction sur votre entreprise.

C'est ainsi que vous enregistreriez vos dépenses de café dans une comptabilité en partie unique.

Bien que votre registre vous donne une idée du montant d'argent sur votre compte, il ne vous aide en rien à suivre vos dépenses ou à savoir combien d'argent vos clients vous doivent.

Dans la comptabilité en partie double, vous enregistrez toujours les 5,50 $ dans votre compte de trésorerie, mais vous enregistrez également ces 5,50 $ en tant que dépense.

Cela montre la même transaction enregistrée en utilisant la comptabilité en partie double.

Si vous avez cinq transactions ou moins par mois, vous pouvez probablement utiliser la comptabilité en partie unique, mais vous souhaiterez passer à la double entrée si vous :

• Sont en phase de croissance
• Recherchons actuellement des investisseurs
• Envisagez de demander un prêt bancaire ou un autre financement pour votre entreprise

Comment fonctionne la comptabilité en partie double

Il est possible de créer manuellement plusieurs comptes de grand livre, mais si vous passez à la comptabilité en partie double, vous souhaiterez probablement également passer à un logiciel de comptabilité.

Les produits actuellement sur le marché sont conçus pour les propriétaires d'entreprise, et non pour les comptables. Même si vos connaissances en comptabilité ne vont pas au-delà de Comptabilité 101, vous trouverez la plupart des logiciels de comptabilité faciles à utiliser.

Si vous n'êtes pas sûr de l'application de logiciel de comptabilité qui convient à votre entreprise, assurez-vous de consulter les critiques approfondies des logiciels de comptabilité de The Ascent.

Une fois que vous avez décidé de passer à la comptabilité en partie double, suivez simplement ces étapes simples.

Étape 1 :Configurer un plan comptable

Bien que vous puissiez certainement créer un plan comptable manuellement, les applications logicielles de comptabilité le font généralement pour vous. Une fois votre plan comptable en place, vous pouvez commencer à utiliser la comptabilité en partie double.

Les types de comptes que vous utiliserez dans votre plan comptable incluent :

• Actifs  :Tout ce que vous possédez
• Responsabilités  :Tout ce que vous devez
• Revenu/revenu  :Ce que votre entreprise gagne
• Dépenses  :Le coût de faire des affaires
• Capitaux propres  :reflète votre niveau de propriété actuel

Étape 2 :Utilisez les débits et les crédits pour toutes les transactions

Un débit est toujours sur le côté gauche du registre, tandis qu'un crédit est toujours sur le côté droit du registre.

Une entrée de débit augmentera le solde des comptes d'actif et de dépenses, tandis qu'une entrée de crédit augmentera le solde des comptes de passif, de revenus et de capitaux propres.

Types de comptes courants et comment ils sont augmentés ou diminués.

Étape 3 :Assurez-vous que chaque transaction financière comporte deux éléments

Une fois que votre plan comptable est configuré et que vous avez une compréhension de base des débits et des crédits, vous pouvez commencer à saisir vos transactions.

Par exemple, vous avez payé votre facture d'électricité en trop par erreur le mois dernier et vous recevez un remboursement de 200,00 $ de la compagnie d'électricité.

Pour saisir cette transaction correctement, vous devez débiter (augmenter) votre compte de trésorerie et créditer (diminuer) votre compte de dépenses de services publics.

C'est la bonne façon d'entrer un remboursement de la compagnie d'électricité.

Si vous n'aviez saisi que 200 $ comme dépôt, le solde de votre compte bancaire serait exact, mais vos dépenses en services publics seraient trop élevées.

Cela peut être particulièrement important lors de la création d'une facture ou de la publication de plusieurs notes de frais de voyage.

Par exemple, supposons que vous ayez récemment dépensé 500 $ en voyage. Si vous utilisiez une comptabilité en partie unique, vous réduiriez simplement le solde de votre compte bancaire de 500 $.

Mais lors de l'utilisation de la comptabilité en partie double, vous comptabilisez vos dépenses de voyage en détail, ce qui vous permet de voir combien vous avez dépensé pour le transport ou d'autres dépenses de voyage, tout en fournissant également vous fournir les informations financières dont vous avez besoin pour prendre de meilleures décisions concernant vos voyages à l'avenir.

La comptabilité en partie double vous permet de mieux gérer les dépenses liées à l'entreprise.

Étape 4 :Exécutez vos états financiers

Il est impossible de trouver des investisseurs ou d'obtenir un prêt sans états financiers précis, et il est impossible de produire des états financiers précis sans utiliser la comptabilité en partie double.

En saisissant correctement les transactions, vos états financiers seront toujours en équilibre.

Comment démarrer avec la comptabilité en partie double

Si vous êtes prêt à utiliser la comptabilité en partie double pour votre entreprise, vous pouvez commencer avec une feuille de calcul ou utiliser un logiciel de comptabilité.

1. Utiliser une feuille de calcul

Si votre entreprise est vraiment petite, vous pourrez peut-être utiliser un tableur pour publier vos transactions financières, mais les feuilles de calcul ne sont utiles que si vous avez une très petite entreprise et utilisent la comptabilité en partie unique.

2. Utiliser un logiciel de comptabilité

Bien qu'il soit possible de créer manuellement un registre commercial adéquat pour votre entreprise, vous passerez beaucoup de temps à consulter plusieurs livres de comptes pour effectuer des entrées, calculer des totaux, etc. transférer ces totaux dans les bons comptes afin de produire des états financiers.

La meilleure façon de démarrer avec la comptabilité en partie double est d'utiliser un logiciel de comptabilité. De nombreuses applications logicielles de comptabilité populaires telles que QuickBooks Online, FreshBooks et Xero proposent une démo téléchargeable que vous pouvez essayer.

Toutes les applications logicielles de comptabilité populaires utilisent aujourd'hui la comptabilité en partie double, et elles vous facilitent le démarrage, vous permettant de démarrer votre entreprise en une heure ou moins.

L'utilisation d'un logiciel réduira également les erreurs et éliminera les comptes déséquilibrés.

Décider si la comptabilité en partie double vous convient

Est-ce que vous :

1. Besoin d'être pris au sérieux ?
2. Besoin d'ouvrir une ligne de crédit ?
3. Besoin d'ouvrir une carte de crédit professionnelle ?
4. Besoin d'attirer des investisseurs ?
5. Besoin de demander un prêt ?

Si c'est le cas, vous devez utiliser la comptabilité en partie double. Le système est conçu pour maintenir l'équilibre des comptes, réduire les risques d'erreur et vous aider à produire des états financiers précis.

Cela vous donne, à vous et à vos investisseurs ou à votre directeur de banque, une bonne image de la santé financière de votre entreprise. Même la plus petite entreprise peut bénéficier d'une comptabilité en partie double.