8 meilleures pratiques clés en matière de comptabilité de construction pour les entrepreneurs

La comptabilité de la construction peut être difficile en raison de la nature complexe de l'entreprise, et parce que la façon dont certaines méthodes comptables sont utilisées diffère de la norme dans d'autres industries. Par exemple, les entrepreneurs jonglent généralement avec de nombreux projets - répartis sur plusieurs sites - et doivent gérer les coûts, chiffre d'affaires et rentabilité pour chacun. Les projets à long terme ajoutent également à la complexité de la gestion des revenus.

L'application de ces meilleures pratiques pour la comptabilité de la construction peut aider les entrepreneurs à maximiser la rentabilité et les flux de trésorerie.

8 meilleures pratiques clés en matière de comptabilité de la construction

La comptabilité de la construction a de nombreuses facettes, de l'allocation précise des coûts directs et indirects du projet à l'optimisation des déclarations fiscales. Les entreprises doivent décider d'utiliser la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice, et ceux qui travaillent sur des projets à long terme doivent choisir la bonne méthode de comptabilisation des revenus. Pour certains projets, la façon dont un entrepreneur gère les ordres de modification peut déterminer si le projet est rentable ou s'il est déficitaire.

Voici huit meilleures pratiques de comptabilité de construction pour les entrepreneurs.

1. Coût du travail : Une entreprise de construction peut travailler sur plusieurs projets simultanément. L'attribution précise des dépenses à chaque tâche est essentielle pour contrôler les coûts et mesurer la rentabilité des projets. Une évaluation efficace des coûts des travaux garantit que toutes les dépenses directes et indirectes sont rapidement affectées au travail approprié, ainsi une entreprise peut contrôler si ses finances sont sur la bonne voie.

   Chiffrage des travaux, quand c'est bien fait, oblige toutes les personnes impliquées à enregistrer les dépenses pendant le projet, pas après qu'il soit terminé, et de soumettre ces dépenses quotidiennement. Un logiciel de suivi du temps peut aider à surveiller les coûts de main-d'œuvre. Les dépenses doivent être catégorisées de la même manière que dans le devis pour permettre aux comptables et aux chefs de projet d'analyser si le travail se déroule comme prévu. L'entreprise doit également disposer d'une formule standard pour la répartition des dépenses indirectes, tels que les frais généraux administratifs, à chaque projet.

   Utilisation moderne, un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, disponible sur les appareils mobiles à partir des chantiers, aidera les entrepreneurs à améliorer leurs dossiers d'achèvement dans les délais, tenir les clients informés et minimiser le travail non facturable.

2. Comptabilité de caisse : En ce qui concerne les méthodes comptables, il y a deux choix principaux :la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. Les petites entreprises de construction optent souvent pour le système de comptabilité de caisse plus simple :l'entreprise enregistre simplement les revenus lorsqu'ils sont reçus et les dépenses lorsque les fournisseurs sont payés. La comptabilité de caisse simplifie la gestion financière au quotidien et nécessite moins d'expertise financière. Attention :les entreprises de construction dont le chiffre d'affaires moyen dépasse 25 millions de dollars ne peuvent pas utiliser la comptabilité de caisse à des fins fiscales, quel que soit le pourcentage de matériaux de travail.

3. Comptabilité d'exercice: La méthode alternative, comptabilité d'exercice, est plus complexe - mais il est nécessaire pour les grandes entreprises, y compris les sociétés ouvertes qui doivent se conformer aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) publiés par le Financial Accounting Standards Board (FASB). Il sous-tend également des approches comptables spécialisées de comptabilisation des revenus, comme la méthode du pourcentage d'avancement, décrit ci-dessous.

   La comptabilité d'exercice reconnaît les revenus au fur et à mesure que les travaux sont terminés et les dépenses lorsqu'ils sont encourus, ce qui n'est peut-être pas le cas lorsque l'argent change de mains. Il fournit généralement une représentation plus précise des finances d'une entreprise, mais cela peut masquer les problèmes de trésorerie à court terme - une entreprise peut sembler rentable sur le papier même si les retards de paiement des clients causent des problèmes de trésorerie.

4. Méthode du pourcentage d'achèvement : La PCM est une approche comptable largement utilisée qui permet aux entrepreneurs de comptabiliser les revenus de chaque projet au fur et à mesure qu'ils les gagnent au fil du temps. Au cours de chaque projet, l'entrepreneur facture par étapes les travaux effectués à ce jour et enregistre les revenus et dépenses gagnés à chaque étape. Il est considéré comme le moyen le plus précis d'enregistrer les revenus et les dépenses afin qu'ils correspondent au travail effectué, et les banques et les prêteurs le préfèrent souvent.

   PCM fonctionne bien si vous êtes en mesure de générer des estimations précises. PCM peut également aider à garantir que les entrepreneurs sont payés pour leur travail même si un projet de construction n'est pas achevé.

   Les entrepreneurs peuvent mesurer le pourcentage d'achèvement de plusieurs façons :

   • La méthode coût-à-coût : Avec cette méthode, les coûts contractuels engagés à ce jour sont divisés par le coût total estimatif du contrat. Ce ratio représente alors le pourcentage du chiffre d'affaires total du contrat qui a été gagné. Si la plupart des matériaux nécessaires sont achetés au début du projet, cette méthode peut permettre aux entrepreneurs de comptabiliser la plus grande partie des revenus du projet à ses débuts.
   • Méthode des efforts déployés : Ceci compare la proportion de l'effort réellement dépensé à ce jour avec l'effort total estimé. Le calcul peut être basé sur les heures de travail direct, la quantité de matériaux utilisés ou les heures machine, le cas échéant.
   • Méthode des unités de livraison : Celui-ci calcule les revenus et les coûts en fonction du nombre d'unités livrées au client par rapport au nombre total d'unités spécifié dans les termes du contrat.

5. Méthode du contrat terminé : Avec le CCM, l'entrepreneur comptabilise tous les revenus du projet, dépenses et bénéfices que lorsque le projet est terminé. Cette approche ne doit être utilisée que pour les projets d'une durée inférieure à un an. L'utilisation du CCM peut être un avantage pour les entrepreneurs qui souhaitent reporter les revenus sur une période future.

6. Stratégies de déclaration fiscale : Les entreprises de construction doivent planifier leurs stratégies fiscales tout au long de l'année afin d'en tirer le meilleur parti et de s'assurer qu'elles se conforment aux exigences de l'IRS. Voici quelques stratégies de déclaration qui peuvent aider les entrepreneurs à gérer leur impôt à payer.

   • Sélectionnez la méthode comptable appropriée : Les grands entrepreneurs doivent s'assurer qu'ils utilisent la bonne méthode de déclaration fiscale pour chaque contrat en déterminant quels projets sont définis comme à long terme (plus d'un an) en vertu du code IRS 460. Le PCM est requis pour la plupart des projets à long terme. Cependant, il y a des exceptions. Par exemple, les entrepreneurs sont exonérés si au moins 80 % des coûts de construction concernent des maisons ou d'autres logements de quatre unités ou moins.

     Les petits entrepreneurs ayant des revenus de 25 millions de dollars ou moins au cours des trois dernières années d'imposition sont également exonérés du code. Pour les contrats de courte durée, Le CCM peut offrir des avantages si les entreprises souhaitent reporter leurs revenus sur une période future afin de réduire leur impôt à payer sur la période en cours.

   • Bénéficiez d'un crédit d'impôt recherche et développement (R&D) : Des projets innovants et techniquement exigeants qui impliquent la conception et le développement de nouveaux types de bâtiments, les sous-systèmes ou processus peuvent être éligibles à d'importants crédits d'impôt R&D. Ces crédits offrent une économie d'impôt d'un dollar pour un dollar sur l'ensemble du projet qualifié ou sur la partie du projet qui répond aux critères de l'IRS.

     Il est important de documenter avec précision les aspects innovants du projet, et les entreprises peuvent trouver avantage à faire appel à un expert extérieur. Les crédits d'impôt pour la R&D qui ne sont pas entièrement utilisés au cours d'une année peuvent être appliqués à l'année précédente ou reportés jusqu'à 20 ans. Les entrepreneurs dont les recettes brutes sont en moyenne inférieures à 50 millions de dollars peuvent utiliser le crédit d'impôt pour la R&D pour compenser l'impôt minimum de remplacement. En outre, les startups et les petites entreprises qualifiées qui n'ont peut-être pas d'impôt sur le revenu peuvent compenser les charges sociales avec le crédit.

   • Réduire le revenu imposable : Les entrepreneurs qui sont propriétaires ou investisseurs d'entités intermédiaires, y compris les entreprises individuelles, les partenariats et la plupart des SARL et sociétés S, peuvent déduire la part de pertes qui leur est allouée à concurrence de leur assiette (dette et fonds propres). Les entrepreneurs peuvent également minimiser leur impôt à payer en maximisant les cotisations au régime de retraite, réduisant ainsi le revenu avant impôt.

7. Gestion des commandes de changement : Inévitablement, les projets de construction subissent des changements par rapport au plan initial. À moins que les entrepreneurs ne les traitent avec soin, les ordres de modification peuvent réduire les bénéfices du projet ou même entraîner des litiges avec les clients. Idéalement, le contrat d'origine doit préciser exactement comment gérer les modifications des commandes, et les entrepreneurs devraient établir un processus de demande de modification standard avec une documentation complète du travail et des coûts requis pour chaque modification demandée.

   C'est une bonne pratique pour les entrepreneurs de retarder le début des travaux jusqu'à ce qu'un accord signé du client soit reçu, mais en réalité, Les chefs de chantier acceptent souvent les ordres de modification sans passer par un processus d'approbation formel. Dans les deux cas, il est important d'enregistrer avec précision l'ordre de modification dans un système comptable afin que le coût et la rentabilité du projet puissent être suivis. Il existe plusieurs approches comptables prudentes pour gérer cela. Le meilleur dépend du statut de l'ordre de modification :

   • Ordres de modification non approuvés et peu susceptibles d'être approuvés : Si un entrepreneur engage des coûts pour mettre en œuvre des changements et ne sait pas si le client approuvera le paiement pour eux, une approche prudente consiste à ajouter les coûts associés à l'ordre de modification aux coûts directs du projet.
   • Ordres de modification non approuvés mais susceptibles d'être approuvés : Si un entrepreneur met en œuvre un ordre de modification qui n'est actuellement pas approuvé mais devrait être approuvé, il y a plusieurs options. L'une consiste à ajouter les coûts à un compte d'actif jusqu'à ce que l'approbation de l'ordre de modification soit obtenue. Une autre consiste à ajouter la dépense aux coûts du projet et à augmenter les revenus prévus du projet du même montant.
   • Ordres de modification approuvés : Ajouter tous les coûts associés à l'ordre de modification aux coûts du projet, et augmenter la valeur totale du contrat du montant facturé pour l'ordre de modification.

8. Logiciel de comptabilité: L'utilisation d'un logiciel de comptabilité basé sur le cloud et accessible où que se trouvent les employés peut grandement simplifier la gestion financière et réduire les efforts de comptabilité manuelle tout en permettant aux sous-traitants de mieux suivre la rentabilité et de passer plus de temps à se concentrer sur leur cœur de métier. Le logiciel peut aider à créer des estimations précises, suivre une grande variété de coûts et les allouer avec précision aux projets et gérer la comptabilisation des revenus à l'aide des méthodes PCM et/ou CCM. Le logiciel de gestion financière NetSuite automatise les calculs des matières premières, heures de travail, frais, les changements budgétaires et les recettes prévues. Il gère le coût des travaux, les ordres de modification et les méthodes de comptabilisation des revenus de l'industrie de la construction. L'assistance mobile fournit aux entrepreneurs un accès en temps réel aux données actuelles sur les chantiers et lors de leurs déplacements.

   Clairement, la comptabilité de la construction est à la fois complexe et spécialisée. Dans une industrie qui opère généralement sur des marges serrées, l'application des meilleures pratiques à la comptabilité de la construction peut aider les entrepreneurs à garder le contrôle sur les dépenses et à maximiser les profits.

Meilleures pratiques de comptabilité de construction pour les entrepreneurs

Coût des travaux

Une évaluation précise des coûts des travaux permet aux sous-traitants de suivre les coûts et les revenus de chaque travail, ventilation des coûts de main-d'œuvre, matériaux et frais généraux en détail.

Comptabilité de caisse

Les petits entrepreneurs peuvent préférer cette méthode pour simplifier leur comptabilité.

Méthode du pourcentage d'achèvement

De bonnes estimations des coûts totaux et du taux d'achèvement des projets contribuent à assurer des projets rentables à long terme et des flux de trésorerie solides.

Méthode du contrat terminé

Dans certains cas, cela permet aux entrepreneurs de reporter les revenus à une période ultérieure.

Gestion des commandes de changement

Essayez de documenter le processus de demande de changement avant de signer le contrat pour un projet. Documenter chaque changement, obtenir l'approbation avant de procéder et enregistrer tous les coûts avec précision.

Stratégies de déclaration fiscale

Choisissez la méthode comptable qui correspond le mieux à chaque projet. Bénéficiez des crédits d'impôt R&D le cas échéant. Les propriétaires d'entités intermédiaires peuvent être en mesure d'appliquer des pertes commerciales pour réduire leur impôt personnel à payer.

Logiciel de comptabilité

Les logiciels de gestion financière et de projet basés sur le cloud peuvent tout rationaliser, de l'évaluation des coûts des travaux à la déclaration fiscale.

FAQ sur la comptabilité de la construction

Q :En quoi la comptabilité de la construction est-elle différente ?

UNE: La comptabilité de la construction diffère à plusieurs égards de la comptabilité dans d'autres professions. L'une des différences est l'accent mis sur l'établissement des coûts par projet et la nécessité de suivre plusieurs tâches exécutées simultanément. Un autre est que les entrepreneurs doivent gérer des méthodes spécialisées pour la comptabilisation des revenus et la déclaration fiscale sur des projets qui peuvent durer des mois ou des années. En outre, la comptabilité de la construction doit gérer les ordres de modification et la retenue, ou de l'argent retenu, typiques des grands projets de construction.

Q :Comment fonctionne la comptabilité de la construction ?

UNE: La comptabilité de la construction implique souvent une répartition précise des coûts et une gestion des revenus pour un portefeuille diversifié de projets. Chaque projet de construction est considéré comme unique, centre de profit à court terme. Même des projets similaires ont souvent des conditions de site ou des variables différentes, comme la disponibilité de la main-d'œuvre, coût des matériaux et zonage local, qui affectent les marges. Selon la nature de leurs activités, les entrepreneurs doivent déterminer s'ils doivent utiliser la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice, et s'il faut utiliser la méthode du pourcentage d'achèvement ou la méthode du contrat achevé sur les grands projets.

Q :Quelles sont les meilleures pratiques en matière de comptabilité de la construction ?

UNE: La comptabilité de la construction est complexe, les entrepreneurs doivent donc se concentrer sur les meilleures pratiques pour divers aspects de la tâche afin de maximiser la rentabilité. Une évaluation précise des coûts des travaux est essentielle pour garantir que les entrepreneurs attribuent avec précision tous les coûts pertinents à chaque projet et pour déterminer la rentabilité du projet. Choisir la comptabilité de caisse plutôt que la comptabilité d'exercice peut simplifier la gestion financière pour les petits entrepreneurs. Les grandes entreprises doivent décider d'utiliser le pourcentage d'achèvement ou la méthode du contrat achevé pour les grands projets. La mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité peut simplifier et automatiser de nombreux aspects de la comptabilité de la construction et de la préparation fiscale.

Q :Quelles sont les bonnes pratiques comptables de la construction ?

UNE: Les bonnes pratiques comptables doivent s'aligner sur le modèle économique d'une entreprise de construction. Les petites entreprises peuvent utiliser la comptabilité de caisse, ce qui est relativement simple, tandis que les grandes entreprises devront utiliser la comptabilité d'exercice pour prendre en charge le pourcentage d'achèvement ou les méthodes de contrat achevé de comptabilisation des revenus. Pour la plupart des entrepreneurs, l'établissement des coûts des travaux et la gestion des ordres de modification sont essentiels à la gestion d'une entreprise efficace et rentable.