5 meilleures pratiques pour la tenue des dossiers des petites entreprises

La tenue de registres est essentielle pour une préparation des déclarations en douceur. Apportez ces cinq conseils de tenue de registres à votre petite entreprise afin de simplifier votre comptabilité.

Je ne pense pas que la maven de l'organisation Marie Kondo parlait ici de dossiers commerciaux, mais cela s'applique certainement :"Mettre les choses en ordre signifie aussi mettre de l'ordre dans votre passé."

Les documents commerciaux prouvent les transactions et les activités commerciales. La croissance d'une entreprise prospère nécessite une organisation à tous les niveaux, y compris vos dossiers commerciaux.

Un système de gestion des dossiers efficace ne prend pas beaucoup de temps à maintenir et rationalise la comptabilité, la préparation des déclarations de revenus et les audits financiers.

Suivez ces conseils pour créer un système de tenue de dossiers qui maintient votre tension artérielle basse pendant la saison des déclarations de revenus.

1. Mettre en place un système de gestion de documents

Toutes les transactions commerciales doivent être documentées, que ce soit sur papier ou par voie électronique. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la pile de papiers et de fichiers que votre entreprise doit stocker augmente également.

Tout d'abord, optez pour la dématérialisation afin que tous vos dossiers soient facilement accessibles. Ensuite, mettez en place un système de gestion de documents numériques qui organise vos documents commerciaux. Ajoutez ensuite un système de contrôle des documents qui indique la fréquence de révision et de mise à jour des documents.

2. Vérifier les mandats de conservation des enregistrements

La tenue de registres ne consiste pas seulement à mettre un sourire sur le visage de votre spécialiste en déclarations. C'est aussi pour se conformer aux mandats de conservation des documents.

Les mandats de conservation des dossiers de l'IRS et du Département du travail (DOL) varient entre deux et six ans, selon le document. Quoi qu'il en soit, conservez tous les documents commerciaux pendant au moins sept ans.

Certains documents commerciaux, comme les certificats d'exonération fiscale d'une organisation à but non lucratif ou un numéro d'identification fiscale, ne deviennent jamais inutiles, alors gardez-les toujours à portée de main.

Les règles de conservation des dossiers de l'IRS s'appliquent aux dossiers qui vous ont aidé à calculer ou à justifier un revenu d'entreprise, des déductions fiscales ou des crédits d'impôt. Le DOL exige que vous conserviez tous les documents qui vous aident à effectuer la paie.

L'IRS peut auditer les dossiers financiers de votre entreprise jusqu'à sept ans dans le passé et même plus loin lorsque vous ne produisez pas de déclaration de revenus ou que vous êtes soupçonné de fraude. La plupart des CPA vous demandent de conserver tous les documents commerciaux pendant au moins sept ans après qu'ils ne sont plus pertinents.

Les enregistrements commerciaux les plus courants incluent :

• Noms, adresses et coordonnées des employés
• Feuilles de temps des employés
• Relevés de paie des employés
• Tous les formulaires fiscaux soumis à l'IRS
• Relevés bancaires
• Documents d'assurance
• Contrats, y compris prêts et hypothèques
• Reçus d'achat
• Factures clients
• Déclarations fiscales
• États financiers
• Plans d'amortissement
• Documents d'enregistrement d'entreprise
• Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration
• Dossiers juridiques
• E-mails

Les États peuvent préciser davantage les règles de conservation des documents, alors consultez le site Web du département du Trésor de votre État pour obtenir des informations plus détaillées.

3. Choisissez un logiciel de comptabilité et de paie qui génère des enregistrements

Laissez le logiciel diriger la création de registres comptables pour les petites entreprises, comme les factures clients et les formulaires d'impôt sur les salaires.

La plupart des logiciels de comptabilité peuvent générer des factures clients. Le logiciel devrait également vous aider automatiquement avec les bases de la comptabilité, comme l'enregistrement des comptes clients lorsque vous facturez un client.

Votre logiciel de paie doit s'occuper de créer des dossiers d'impôts sur les salaires, tels que :

• Formulaires W-2
• Formulaires W-3
• Formulaires 1099-MISC
• Formulaires 1099-NEC, nouveau en 2020
• Formulaires 941

Le logiciel de paie génère et classe ces formulaires auprès de l'autorité appropriée, que ce soit l'IRS, la Social Security Administration (SSA) ou les deux. Vous pouvez facilement rechercher ces formulaires dans votre logiciel de paie chaque fois que vous en avez besoin.

4. Faire correspondre les enregistrements aux transactions lors des rapprochements bancaires

Comptabilité 101 nous apprend à avoir une documentation pour toutes les transactions commerciales. Maîtrisez les bases de la comptabilité en intégrant la tenue de registres à la comptabilité de votre petite entreprise.

Les rapprochements bancaires aident les petites entreprises à déceler les erreurs et à comprendre leur situation financière. C'est également le moment idéal pour vous assurer d'avoir des enregistrements de toutes les transactions commerciales.

Lors de votre rapprochement bancaire mensuel, associez chaque transaction de votre logiciel de comptabilité à un enregistrement. Lorsque vous parcourez vos transactions commerciales, assurez-vous d'avoir une facture, un reçu ou un contrat correspondant.

Si votre logiciel le permet, stockez vos documents commerciaux dans votre logiciel de comptabilité. Intuit QuickBooks Online permet aux utilisateurs de joindre des documents à chaque transaction, afin que toute personne qui ouvre vos livres puisse voir l'enregistrement associé.

5. Sauvegardez et sécurisez vos enregistrements

Nous vivons à une époque où les violations de données et les catastrophes naturelles sont endémiques. Prenez le temps de sauvegarder et de sécuriser vos enregistrements pour éviter la catastrophe.

Les enregistrements stockés sur papier ou sur un disque dur doivent être sauvegardés dans au moins un autre emplacement. Numérisez tous les documents pour conserver les informations qui pourraient être perdues, volées ou détruites.

Le stockage des enregistrements sur un logiciel basé sur le cloud réduit le risque de les perdre, mais augmente le risque de vol. Les dossiers de votre entreprise contiennent des informations sensibles, telles que les numéros de sécurité sociale (NSS) des employés.

Lorsque vous stockez des documents commerciaux en ligne, sécurisez votre compte avec un mot de passe unique et fort, et activez l'authentification à deux facteurs.

FAQ

• Si jamais vous doutez qu'un document commercial mérite d'être conservé, sauvegardez-le. Demandez à un fiscaliste ou à un avocat si vous n'êtes pas sûr de l'importance d'un document.

  L'IRS vérifie généralement moins de 1 % des déclarations des particuliers et des entreprises soumises, alors ne craignez pas un audit de l'IRS. Mais si votre entreprise est choisie, elle exigera une preuve de tous les revenus, déductions et crédits que vous déclarez sur vos impôts.

  Sans la documentation appropriée, vous pouvez faire face à une obligation fiscale accrue et à une pénalité pour négligence égale à 20 % de votre moins-perçu.

• Lorsque des documents sont perdus ou volés, votre première réaction devrait être d'informer toute personne dont les informations sensibles pourraient être en danger. Par exemple, si les fiches de paie ont disparu, informez vos employés que leur SSN a peut-être été exposé.

  Si vos dossiers sont irrécupérables, vous devez faire de votre mieux pour reconstituer tous les dossiers qui justifient les déductions fiscales des entreprises. Contactez vos fournisseurs et institutions financières, qui devraient avoir des copies de vos documents commerciaux.

  Si l'IRS audite votre entreprise, vous êtes toujours responsable de prouver les dépenses professionnelles réclamées sur vos impôts.

• Il peut sembler logique de conserver les enregistrements aussi longtemps que vous disposez de la capacité de stockage, mais vous pouvez supprimer des enregistrements qui n'ont pas été pertinents pour votre entreprise depuis plus de sept ans.

  En réduisant la taille de votre pile de documents, vous facilitez la recherche et la révision des documents dont vous avez réellement besoin. Consultez un professionnel du droit avant d'effacer des pans entiers de documents commerciaux.

Mettez l'aiguille sur le système d'enregistrement

La comptabilité peut être un défi pour une petite entreprise, mais un système organisé de gestion des dossiers peut faciliter la tâche. Lorsque vous suivez ces bonnes pratiques, vous vous préparez à une saison fiscale fluide.