Comptabilité e-commerce :bonnes pratiques à suivre en 2022

En 2020, le commerce électronique américain a enregistré une immense croissance de 44 %, la plus élevée des deux dernières décennies. Ainsi, la part des ventes en ligne dans le total des ventes au détail a bondi jusqu'à 21 %, ce qui est assez significatif par rapport aux 15,8 % de 2019. De nombreux facteurs ont induit cette croissance, dont la pandémie et son impact sur le comportement des consommateurs ont été les principaux contributeurs. De nombreuses entreprises existantes ont dû passer au modèle de commerce électronique pour rester à flot, et de plus en plus d'entreprises de commerce électronique continueront d'apparaître à l'avenir, prenant progressivement la place du commerce de détail classique.

Ainsi, la demande de comptabilité de commerce électronique ne fera que croître, car le commerce électronique semble devenir une tendance à long terme que ni les propriétaires d'entreprise ni les comptables ne peuvent ignorer.

Dans cet article, je souhaite examiner de plus près les particularités de la comptabilité du commerce électronique et partager certaines des meilleures pratiques comptables à prendre en compte dans le paysage changeant du commerce électronique.

Remarque : Consultez également notre article sur l'importance d'un bon référencement pour le commerce électronique afin d'augmenter les ventes en ligne.

Contenu :

1. Changement du paysage de l'e-commerce

2. Qu'est-ce que la comptabilité du commerce électronique ?

3. En quoi la comptabilité du commerce électronique diffère-t-elle de la comptabilité traditionnelle ?

4. Défis de la comptabilité du commerce électronique

5. Bonnes pratiques de comptabilité du commerce électronique

Changement du paysage de l'e-commerce

Sans aucun doute, l'explosion du COVID-19 et la crise qui a suivi ont changé le paysage de l'e-commerce. Et bien qu'en parlant de changement, nous entendions souvent l'augmentation de la quantité des entreprises en ligne, nous négligeons souvent les changements qualitatifs qui ont également eu lieu. Quels sont ces changements ?

Eh bien, d'abord, parlons un peu de la raison pour laquelle le changement s'est produit.

La pandémie a radicalement changé la vie des gens dans de nombreux domaines, y compris l'achat de biens ou de services. L'auto-isolement, la distanciation sociale et d'autres mesures de confinement ont incité les clients à rechercher des moyens d'achat sûrs et pratiques. Et c'est là qu'en ligne est devenu la réponse à leurs besoins, leur donnant accès à une variété de produits et de services disponibles à l'achat sans quitter leur domicile. De plus, la demande en ligne a radicalement changé pour inclure des produits et services qui utilisaient traditionnellement l'achat hors ligne, tels que les biens de consommation essentiels ou de base, les médicaments, les cosmétiques, les livres et bien d'autres. En outre, l'audience en ligne s'est étendue pour inclure de nouveaux segments et groupes de consommateurs qui avaient auparavant une représentation en ligne assez faible.

Les voici donc, les changements qualitatifs :les habitudes d'achat, la demande en ligne et l'audience. Dans l'ensemble, ils ont stimulé le grand passage en ligne de nombreuses entreprises (auparavant physiques) et l'apparition de nouvelles entreprises avec un modèle purement en ligne ou de commerce électronique, car les entreprises ont dû s'adapter à l'évolution du paysage et trouver de nouveaux moyens de répondre aux clients. Besoins. Mais aussi, les propriétaires d'entreprise ont été confrontés à la nécessité de revoir leurs pratiques de gestion, y compris l'approche de la comptabilité.

Qu'est-ce que la comptabilité du commerce électronique ?

Par définition, la comptabilité du commerce électronique est le moyen de collecter, d'analyser, d'organiser et de rapporter des données financières, telles que des transactions commerciales, des actifs, etc., pour une entreprise de commerce électronique. Les informations que les propriétaires d'entreprise obtiennent de la comptabilité devraient leur fournir une image claire des finances de leur entreprise, des sources de profits et pertes et d'autres informations précieuses, sur la base desquelles ils peuvent prendre des décisions éclairées sur les budgets, la croissance, la collecte de fonds et bien d'autres.

En quoi la comptabilité du commerce électronique diffère-t-elle de la comptabilité traditionnelle ?

Bien que la définition de la comptabilité du commerce électronique semble assez traditionnelle, certaines particularités qui découlent de la nature d'une entreprise de commerce électronique la distinguent de la comptabilité traditionnelle. Tout d'abord, il s'agit généralement de volumes de transactions plus importants à collecter et à traiter. Ensuite, le nombre de canaux de vente à partir desquels les entreprises de commerce électronique reçoivent des paiements, et vous avez besoin des données de transaction de chacun d'eux consolidées dans les livres. Il existe également certains aspects à suivre uniques pour les entreprises de commerce électronique, tels que l'inventaire ou le coût des marchandises, etc.

Tout cela fait de la comptabilité du commerce électronique un processus beaucoup plus compliqué qui nécessite une approche différente et plus d'investissement en temps et en efforts pour éviter les défis auxquels les comptables et les propriétaires d'entreprise pourraient être confrontés pour gérer les livres.

Défis de la comptabilité du commerce électronique

Comme mentionné ci-dessus, il existe des défis spécifiques à la comptabilité du commerce électronique que les propriétaires d'entreprise ou les comptables du commerce électronique doivent prendre en compte et savoir comment y faire face. Il s'agit notamment des erreurs de saisie de données, de l'assujettissement à la taxe de vente, de la gestion des remboursements ou des rétrofacturations, du traitement des frais de traitement des paiements et de la gestion des stocks. Examinons chacun d'eux de plus près.

Erreurs de saisie de données

À moins que vous ne vendiez quelque chose de super particulier ou d'exclusif, comme des œuvres d'art de dauphins ou des bonnets tricotés en laine de bœuf grognant faits à la main par des moines tibétains (et probablement, le faisant juste pour vous faire plaisir), vous devez importer des tonnes de données de transaction dans la comptabilité. Souvent, ces données proviennent de plusieurs canaux - tels que des processeurs de paiement ou des plates-formes de commerce électronique - qu'une entreprise de commerce électronique utilise pour les ventes. La saisie manuelle de ces données est très sujette aux erreurs, et il existe également un risque de perte de données (sans compter que la saisie manuelle de milliers de transactions est une pure douleur dans le cou pour un comptable, des jours de douleur). En conséquence, des livres inexacts et par conséquent, des rapports incorrects, des déclarations de revenus, des rapprochements ratés (et tous ces cauchemars que vous pouvez imaginer).

Taxe de vente assujettie

La taxe de vente est un autre grand défi auquel sont confrontées les entreprises de commerce électronique. En raison des modifications et des mises à jour régulières introduites par les autorités fiscales, cela reste l'une des taxes les plus compliquées auxquelles les entreprises de commerce électronique sont assujetties.

Les conditions et les tarifs dépendent fortement de l'endroit où une entreprise a son lien - en d'autres termes, sa présence. Pour les entreprises physiques, c'est assez clair, ce qui signifie qu'elles doivent déclarer et payer aux autorités fiscales de l'État où elles se trouvent (présence physique ou lien physique ). Mais pour une entreprise de commerce électronique - qui peut n'avoir aucune représentation physique - nous parlons généralement de lien économique . Fondamentalement, le lien économique fait référence aux seuils de revenus ou de volume de ventes (ou les deux) fixés par un État. Ces seuils (ainsi que les taux de taxe de vente) peuvent différer d'un État à l'autre.

Donc, si vous vendez entre États, cela complique considérablement votre comptabilité, car vous devez appliquer les taxes correctes aux ventes et également les déclarer et les payer aux bons États (en gardant à l'esprit que certaines plateformes de commerce électronique le font pour vous)

Gestion des remboursements et rétrofacturations

Les remboursements et les rétrofacturations sont un aspect habituel de la gestion d'une entreprise de commerce électronique. Ils sont inévitables, car les articles achetés peuvent ne pas convenir, être endommagés lors de la livraison, ne pas fonctionner en raison de détériorations et pour de nombreuses autres raisons. Et à moins qu'une entreprise ne se soucie pas de la fidélité des clients, c'est l'une des meilleures pratiques de commerce électronique d'avoir une politique de retour pour les petites entreprises. Il est donc essentiel d'enregistrer avec précision les remboursements dans la comptabilité pour ne pas gâcher les livres.

En même temps, cela peut être difficile et prendre du temps, car la vente et le remboursement peuvent avoir lieu dans des périodes différentes, et tous les systèmes de paiement ne vous fournissent pas les détails sur les montants de remboursement (en disant quelque chose comme Article Stripe ), vous pouvez donc rechercher manuellement la vente correspondante et lui appliquer le remboursement.

Traitement des frais de traitement des paiements

Pour chaque paiement que vous recevez via une passerelle de paiement ou une plateforme de commerce électronique, le service peut vous facturer une commission, généralement appelée frais de traitement. Ces frais doivent être correctement enregistrés dans votre comptabilité afin que vous puissiez comprendre le montant réel gagné en vendant tel ou tel article. Les montants des frais peuvent différer d'une plateforme à l'autre. De plus, ils peuvent varier en fonction des volumes de paiement que vous traitez via telle ou telle plateforme et même des catégories de produits que vous vendez.

Gestion des stocks

Pour une entreprise de commerce électronique, il est essentiel de gérer correctement les stocks et de les refléter correctement dans la comptabilité. Sans cela, il sera presque impossible de contrôler les flux de trésorerie de l'entreprise, de planifier les budgets, de passer des commandes d'approvisionnement en temps opportun, etc. affecter les ventes.

Le suivi des stocks peut être difficile et implique une surveillance régulière des changements de stock (en particulier lorsque des remboursements ont lieu). Et vendre via plusieurs canaux ne fait que compliquer les choses.

Meilleures pratiques comptables pour le commerce électronique

Ci-dessous, j'ai rassemblé certaines des meilleures pratiques comptables qui pourraient aider à répondre aux besoins particuliers des entreprises de commerce électronique.

Une remarque. Vous verrez que certains suggèrent d'utiliser un logiciel d'automatisation comptable. Mais il n'y a rien d'étonnant, car l'utilisation de logiciels reste depuis longtemps déjà l'une des principales recommandations en matière d'efficacité comptable. Il est difficile de surestimer la valeur que les logiciels de comptabilité offrent aux propriétaires d'entreprise et aux comptables. En entreprenant une part importante des tâches comptables, cela aide à faire des livres avec plus de précision et d'efficacité.

Alors, passons tout de suite aux meilleures pratiques.

• Intégrez toutes vos sources de paiement avec un logiciel de comptabilité ;
• Allez avec autant de détails nécessaires que possible ;
• Assurez-vous d'appliquer les taxes de vente correctes à vos ventes ;
• Utilisez au maximum les possibilités de création de rapports de votre logiciel comptable ;
• Réconcilier régulièrement.

Conclusion

Aujourd'hui, la demande en comptabilité de commerce électronique est plus élevée que jamais, car de plus en plus d'entreprises adoptent le modèle de commerce électronique pour s'adapter au changement de comportement d'achat et répondre efficacement aux besoins des clients dans un processus d'achat plus sûr et plus pratique. Mais il est essentiel de comprendre les particularités et les défis de la comptabilité du commerce électronique qui découlent de la nature de l'activité de commerce électronique et d'y répondre.

L'utilisation d'un logiciel d'automatisation comptable est l'une des meilleures pratiques pour les comptables et les propriétaires d'entreprise de commerce électronique. Il peut aider à relever efficacement ces défis, en amenant la comptabilité à un nouveau niveau avec précision, de meilleurs rapports, un rapprochement plus rapide et plus facile, et en améliorant considérablement les flux de travail comptables.