Concepts de comptabilité de projet et calculs commerciaux

Guide essentiel pour les comptables, Chefs d'entreprise, et chefs de projet

Ce guide fournit aux étudiants et aux professionnels tout ce qu'ils doivent savoir pour comprendre la comptabilité de projet. Nos experts comptables expliquent les définitions, formules, exemples, conseils pratiques d'experts, des visuels et des conseils qui vous aideront à maîtriser la comptabilité de projet.

Inclus sur cette page :

• En quoi la comptabilité de projet diffère de la comptabilité standard
• Calculer le pourcentage d'achèvement
• Que rechercher dans un logiciel de comptabilité de projet
• Comment apprendre la comptabilité de projet

Qu'est-ce que la comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet se concentre sur les transactions financières liées à la gestion d'un projet, y compris les coûts, la facturation et les revenus. Les professionnels tels que les chefs de projet et les comptables utilisent cette méthode pour intégrer les tâches financières clés projet par projet et rendre compte de leurs progrès et de leur succès à la direction.

Les chefs de projet s'appuient sur la comptabilité du projet pour les informer de l'état des coûts directs, les frais généraux et les revenus d'un projet spécifique. Les comptables du projet génèrent ces chiffres dans les rapports financiers. Un chef de projet utilise ces rapports pour déterminer s'il doit ajuster le budget du projet et la structure de répartition du travail (WBS).

Les comptables de projet élaborent souvent un plan comptable de projet pour s'assurer que les projets qu'ils gèrent sont achevés dans le respect du budget et des délais. Ce plan délimite chaque élément de coût du projet et comprend des contrôles réguliers, voire quotidiens. Les gestionnaires peuvent suivre les dépenses des ressources, comme les gens, via leurs feuilles de temps et ajuster les heures allouées, si nécessaire.

Une sous-spécialité de la comptabilité de projet est la comptabilité de production, c'est ce qu'utilise un projet de film ou de télévision. Les comptables de projet transforment chaque production en une opportunité unique de comptabilité de projet.

La comptabilité de projet comprend également les projets internes tels que les constructions, lancements de nouveaux produits, campagnes publicitaires, la recherche ou la recherche clinique, achats à long terme et planification stratégique de l'entreprise. Il s'agit de projets d'immobilisations avec des périodes de début et de fin distinctes qui ne sont pas des travaux de type statu quo.

Le contrôle de projet est une autre procédure comptable essentielle. Tout écart par rapport au plan du projet affecte les résultats du projet. Le contrôle de projet permet de réaliser des économies de coûts significatives pendant la phase de planification et de conception, ainsi qu'aux stades avancés du projet. Par conséquent, c'est le rôle principal du chef de projet d'aider à réaliser la meilleure configuration et le meilleur développement du plan de projet. C'est le rôle du comptable du projet de s'assurer que les données financières du projet, telles que la facturation et les revenus, sont correctement configurées pour correspondre aux termes du contrat pour le projet. Ils doivent réaliser ce plan avant de commencer à identifier et à atténuer les changements plus tard.

Len Holm (photo, milieu), auteur de "Cost Accounting and Financial Management for Construction Project Managers" et propriétaire chez Holm Construction Services, aide non seulement l'industrie de la construction, mais aussi d'autres entreprises et particuliers à mettre en place leurs projets. Il explique l'importance de comprendre la comptabilité de projet d'un point de vue pratique :

« La plupart des entreprises de construction n'ont pas de comptables spécifiques qui travaillent pour elles, mais à la place, ils ont des ingénieurs des coûts. Ce sont des personnes en interne qui utilisent les outils et qui sont meilleures en maths que la plupart, ", dit Holm. "À la fin de l'année, nous embauchons un comptable de projet pour parcourir les livres et préparer les impôts. Par conséquent, tout le monde doit comprendre ces principes comptables de projet.

Comptabilité analytique du projet

Bien que les principes de comptabilité analytique des projets aient une intention et une échelle différentes de la comptabilité financière ou de gestion standard en comptabilité d'entreprise, ce sont les mêmes concepts. La comptabilité du projet (comptabilité des coûts du projet) suit les coûts du projet en plus de la facturation et de la comptabilisation des revenus pour la rentabilité du projet.

La comptabilité d'entreprise standard comptabilise les dépenses, les revenus et les budgets d'une organisation. La comptabilité du statu quo se concentre sur les revenus et les dépenses par département et examine le flux de revenus. Les méthodes de comptabilité de projet sont les mêmes qu'il s'agisse de projets courants ou spécifiques et que les comptables utilisent une comptabilité d'exercice, comptabilité de caisse ou une méthode comptable hybride. Les comptables ont le choix entre une grande variété de calculs pour répondre aux exigences méthodologiques.

La comptabilité de projet se distingue de la comptabilité standard par l'utilisation de systèmes différents, les processus et les normes de déclaration. La méthode doit inclure :

• Système de comptabilité distinct : Ce processus est plus détaillé que le suivi global des finances de l'entreprise, et les comptables peuvent vouloir utiliser une comptabilité plus granulaire. Dans certains cas, l'application financière de l'entreprise peut leur permettre de terminer tous les processus comptables dans un seul programme.
• Fréquence des rapports : Les projets nécessitent des rapports fréquents pour s'assurer qu'ils sont sur la bonne voie financièrement et qu'ils atteignent les livrables. Les comptables voudront peut-être augmenter la fréquence de leurs rapports, surtout lorsque le projet et son contrat arrivent à terme.
• Simplifié, Rapports spécifiques : Les chefs de projet et les comptables doivent déterminer les indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques au projet. Par exemple, lorsque le personnel ne respecte pas un KPI tel qu'un écart budgétaire, le tableau de bord pourrait afficher le chiffre en rouge. Lorsque le chef de projet voit le numéro rouge, ils savent rapidement qu'ils doivent ajuster soit la projection budgétaire, soit leur plan pour y parvenir.
• Processus d'identification des transactions : Les comptables et les chefs de projet doivent travailler ensemble pour mettre en place des processus qui identifient les transactions spécifiques au projet. Par ici, ils peuvent affecter ces transactions aux centres de coûts appropriés.
• Prévision: Les chefs de projet doivent prévoir le budget du projet et mettre à jour cette prévision au fur et à mesure que le projet progresse et jusqu'à son achèvement. Les parties prenantes sont souvent préoccupées par les progrès financiers en cours et le coût final, ainsi que les livrables requis. Initialement, ces activités d'établissement des coûts du projet élaborent une prévision avec une portée définie qui complète l'estimation globale des coûts.

La comptabilité de projet se concentre également sur la gestion des ressources. Chaque projet nécessite des ressources internes, ressources externes et, dans certains cas, frais de matériel de tiers. Les chefs de projet doivent suivre leurs ressources de près pour éviter une spirale des coûts, qui est connu sous le nom de temps et matériaux ou T&M. Voici ce que vous devriez considérer pour chaque élément :

• Typiquement, le coût le plus cher est la main-d'œuvre travaillée par les ressources sur un projet. Il existe une variété de coûts et de taux de facturation en fonction des services fournis, compétence, emplacement, etc. Matériaux, tels que les frais de tiers ou les frais répercutés, ont des coûts initiaux et subsidiaires. Les matériaux peuvent entraîner des frais supplémentaires pour une livraison tardive ou si les installateurs manquent un rendez-vous prévu.
• Le temps est lié au travail. Les ressources doivent suivre leur temps avec précision et régularité, identifier quand il s'agit soit d'heures limitées, soit de dépassement du montant budgété. Ils doivent également informer les chefs de projet lorsqu'ils terminent leur travail ou utiliseront des heures supplémentaires pour le terminer, dépassant le budget.

Les comptables de projet décomposent le flux du processus de comptabilité de projet en six domaines principaux :initiation, budget, administration, allocation, maintenance, analyses et rapports.

Diagramme de flux de processus de comptabilité de projet

• Initiation: Avant de démarrer un projet, les chefs de projet doivent décider qui est responsable de chaque tâche et comment ces ressources coderont leur temps. Ils peuvent configurer des rôles dans leur logiciel en utilisant différents niveaux d'autorisation, le cas échéant.
• Budget: Les chefs de projet doivent confirmer que le budget global est divisé en catégories ou groupes. Une solution logicielle doit permettre de définir le budget et proposer des budgets variables, comme la gestion des versions qui inclut un budget de référence initial. Ces budgets doivent être basés sur les rapports requis par l'entreprise.
• Administration: Les comptables du projet traitent les transactions en enregistrant et en traitant les coûts et les revenus ainsi qu'en suivant les engagements financiers, facturation et facturation, reconnaître les revenus et générer des rapports sur la rentabilité des projets.
• Exécution: Au cours de cette phase, les chefs de projet attribuent les coûts, revenus et mesures aux activités. Les comptables peuvent baser les allocations sur des pourcentages fixes, facteurs spécifiés, combinaisons de pourcentages et de facteurs, calculs ou une liste de paramètres.
• Maintenance: Le personnel du projet doit disposer d'un processus pour examiner et valider en permanence les données et disposer d'un moyen d'identifier les incohérences.
• Analyses et rapports : Un accès régulier aux données comptables du projet aide les comptables et les gestionnaires de projet à créer des rapports définis par l'utilisateur. Ils peuvent utiliser ces informations pour effectuer des analyses et prendre des décisions commerciales précises et opportunes.

Les techniques et processus de comptabilité de projet prennent également en charge la facturation du projet. De nombreuses entreprises élaborent des normes pour facturer en fonction du temps et des matériaux (horaire, du quotidien, hebdomadaire ou mensuel), par projet, en mettant l'accent sur le livrable ou par des frais fixes (tels que déterminés par un livrable ou un jalon, pourcentage achevé ou montant fixe). De nombreuses entreprises facturent également des frais de cadrage ou de découverte pour le lancement du projet.

Méthodes de comptabilisation des revenus de la comptabilité du projet

Les comptables choisissent des méthodes de comptabilisation des revenus de la comptabilité de projet en fonction d'une industrie particulière, les circonstances du projet et l'effet de la méthode sur les impôts. Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) exigent que les comptables effectuent la comptabilisation des revenus (reconnaissance des revenus) de manière cohérente et selon une méthodologie approuvée. Ces méthodes de comptabilisation des revenus diffèrent selon chaque secteur et selon les circonstances des livrables convenus ou de l'obligation de performance que l'entreprise contracte avec son client pour les services fournis.

Voici une liste des différentes méthodes de comptabilisation des revenus que les entreprises peuvent utiliser et des exemples de cas où les utiliser :

• Base de vente : Les comptables enregistrent les revenus du moment de la vente, parfois appelé facturé (temps et matériel), qui se produit lorsque les entreprises échangent des biens ou des services. Le destinataire de ceux-ci n'a peut-être pas encore effectué de paiement. Par exemple, si un client pré-paye pour un service, l'entreprise enregistrera le paiement lorsqu'elle fournira le service.
• Versement: Cette méthode prend en compte les clients qui doivent payer en plusieurs fois. Par conséquent, les entreprises enregistrent des revenus lorsque les clients effectuent un paiement. Par exemple, la société enregistre lorsqu'un client verse un acompte, atteint un jalon ou une date précise. Lorsque le client effectue chaque paiement ultérieur, l'entreprise l'enregistre en tant que chiffre d'affaires.
• Pourcentage d'achèvement (heures ou basé sur les coûts) : Les exigences de cette méthode stipulent que les comptables ne peuvent l'utiliser que s'il existe un contrat à long terme exécutoire par la loi. En outre, la configuration du projet doit permettre aux comptables d'estimer le pourcentage d'achèvement pour allouer les revenus et les dépenses. Quel que soit le niveau d'achèvement, les fournisseurs de services devraient être en mesure de montrer qu'ils génèrent des revenus. Typiquement, les entreprises de construction et d'ingénierie utilisent cette méthode.
• Contrat terminé : Une fois qu'un projet est terminé et que l'entreprise remplit ses livrables, les comptables comptabilisent les revenus et les dépenses. Les entreprises utilisent cette méthode lorsqu'elles ne peuvent pas répondre aux exigences de la méthode du pourcentage d'avancement.
• Récupération des coûts : Cette méthode enregistre les revenus uniquement lorsque les comptables comptabilisent toutes les dépenses du projet. La recouvrabilité des coûts signifie que les comptables sous-estiment les revenus au début du projet et les ont surestimés pour l'entreprise dans les années à venir.

En mai 2014, le Financial Accounting Standards Board (FASB) a publié la mise à jour des normes comptables n° 2014-09, Revenus des contrats avec les clients. Cette mise à jour a supprimé les pratiques de comptabilisation des revenus incohérentes entre les industries et a permis une certaine cohérence dans ces pratiques, quel que soit le secteur d'activité.

Cette mise à jour a ajouté un processus en cinq étapes aux exigences de comptabilisation des revenus :

Pourquoi utiliser la comptabilité de projet

Utilisez la comptabilité de projet pour explorer les détails souvent trouvés au niveau micro dans les projets. La méthode garantit que l'entreprise atteint les objectifs financiers globaux du projet grâce à un suivi étroit des coûts du projet, dépenses matérielles, la facturation et les revenus.

Avantages de la comptabilité de projet

Comptabilité de projet, la pratique ainsi que le logiciel, a plusieurs avantages. Puisque vous suivez le projet de manière si complète, vous avez des informations sur exactement où il réussit et où la direction doit apporter des changements. Ainsi, la direction a une idée de la rentabilité réelle du projet. Les autres avantages incluent :

• Surveillance: Vous pouvez voir incrémentiel, dépenses et revenus au jour le jour, permettre à la direction d'ajuster le travail, matériaux, personnel et les paiements rapidement.
• Suivi des contrats : Puisque la comptabilité du projet suit tout, la facturation et la livraison du contrat sont exactes et rapides.
• Alignement: Certains contrats relèvent de différents départements ou périodes fiscales. L'utilisation de la comptabilité de projet permet au comptable de projet de créer des rapports qui aident à suivre les progrès dans différents départements et à rapprocher les différentes périodes financières.
• Prédire la croissance : Avoir une gestion détaillée des projets aide les entreprises à prédire leur avenir. Les entreprises comprendront les besoins en recrutement, voir leurs pipelines avec plus de clarté et prévoir leurs flux de trésorerie.

Parfois, la comptabilité de projet a d'autres défis, tels que le personnel de départements géographiques ou fonctionnels disparates. Les procédures de comptabilité de projet peuvent permettre à tous les membres de votre organisation d'afficher l'état de leurs tâches de projet en fonction du rôle qui leur est attribué. Cette structure aide les comptables et les gestionnaires à suivre des projets qui s'étendent sur plusieurs années, car ils n'ont pas à générer de rapports sur une base annuelle ou sur une autre période comptable.

Finalement, les techniques de comptabilité de projet permettent aux entreprises qui ont le défi supplémentaire de la facturation croisée. La facturation croisée se produit lorsque les ressources sont partagées pour travailler sur un projet dans un département différent, centre de coûts ou filiale. Certains membres du personnel peuvent facturer des codes et des départements en dehors de leurs codes normaux sur leurs feuilles de temps, et leurs gestionnaires peuvent ne pas voir leur codage. Le comptable du projet doit garder un œil attentif sur ces heures facturées. Par ici, le chef de projet a un contrôle sur le total des heures facturées du projet.

Meilleures pratiques et conseils en matière de comptabilité de projet

Les meilleures pratiques de comptabilité de projet se concentrent sur le processus de gestion de projet, contrôles, procédures et activités lorsque des problèmes surviennent. Les décisions que vous prenez au début d'un projet, la tarification, le processus d'appel d'offres et de contrat et les dispositions du contrat influencent la façon dont vous développez les contrôles et les documents.

Les chefs de projet doivent revoir périodiquement les éléments suivants lorsqu'ils déterminent et mettent à jour les contrôles et la documentation si nécessaire :

• La nomenclature des valeurs (SOV) : Maintenir un calendrier détaillé où le coût du contrat délimite les portions de travail.
• Procès-verbaux de réunion et rapports d'avancement : L'examen des procès-verbaux des réunions et des rapports d'avancement réguliers peut signaler quand le projet s'écarte de l'accord initial.
• Rapports de coûts : L'examen régulier des rapports de coûts garantit qu'il n'y a pas de coûts non pris en charge.
• Demandes de renseignements (DDR) : Les entreprises utilisent parfois les RFI lorsqu'il y a des lacunes d'information dans les plans, contrats, documents ou spécifications.
• Changer les commandes: Particulièrement dans le bâtiment, un ordre de modification signale souvent un changement dans l'énoncé des travaux d'origine présenté au client. Gérez les retards potentiels avant qu'ils ne surviennent en vous assurant qu'il existe un plan de demande de changement.
• Heures de travail : Examinez régulièrement la documentation relative aux heures de travail (même chaque semaine) pour vous assurer que les heures de travail correspondent aux prévisions du projet.
• Factures des sous-traitants : Assurez-vous que toutes les factures des sous-traitants correspondent à des frais approuvés.
• Calendrier du projet: Un recalcul régulier du planning du projet qui démarre au niveau de la tâche, puis s'élève au projet global, puis s'élève au niveau macro peut garantir que la chronologie s'exécute comme prévu.

Effectuez les tâches suivantes avant le lancement d'un projet pour travailler plus efficacement.

• Définir la portée et les attentes : Une fois que le chef de projet a défini la portée du projet et défini les attentes, ils peuvent évaluer les opportunités d'amélioration et plafonner les montants des dépenses par phase du projet.
• Être flexible: Donner à certaines parties du projet une certaine flexibilité financière, il y a donc de la place pour l'adaptation si de nouvelles exigences ou de nouveaux problèmes surviennent.
• Suivre souvent : Le suivi régulier des transactions permet de prendre conscience de la santé financière du projet.
• Choisissez un logiciel simple : Au début de la comptabilité de projet, un logiciel simple et direct est le meilleur. Recherchez des logiciels qui ont moins de fonctionnalités et des flux simples afin de pouvoir vous adapter aux processus avant d'ajouter une couche complexe.
• Tenir à jour les rapports financiers actuels : Des rapports et des analyses financiers fréquents peuvent garantir le succès, en particulier vers l'achèvement d'un projet. Les rapports financiers montrent les risques pour le budget du projet. Les détails de ces rapports aident à créer un plan d'atténuation ciblé, Où il faut, avec des données financières à jour.

Les projets échouent régulièrement. Le Standish Group a étudié le taux d'échec des projets de 2005 à 2012, et 29 à 39 % des projets entrepris ont été couronnés de succès, c'est-à-dire dans les délais et dans le budget. Le rapport révèle que de nombreux projets échouent en raison du manque de soutien de la direction (33 %), des chefs de projet non qualifiés (44 %) ou l'absence d'un lien clair entre les objectifs du projet et le plan stratégique de l'entreprise. Le plus grand défi du projet est l'incapacité à saisir le temps et le coût avec précision au départ. Les mauvaises pratiques de comptabilité des projets ne font que rendre ces défis encore plus frappants.

Les chefs de projet élaborent un rapport annuel pour leurs projets pour montrer les revenus, investissements et tout autre chiffre notable de l'année. Le rapport doit également raconter l'histoire du projet et partager une vue d'ensemble pour les parties prenantes. Le chef de projet peut inclure des états financiers et une vérification des chiffres dans ces rapports, ainsi que les réalisations du projet, lettres du PDG, études de cas et autres faits saillants.

Ce qu'il faut inclure dans un rapport annuel de comptabilité de projet

Voici un exemple de ce que comprend un rapport annuel de comptabilité de projet :

• Table des matières et résumé exécutif : Développez un plan de rapport clair avec les numéros de page correspondants. Si vous avez un format numérique, permet aux lecteurs de passer directement de la table des matières à l'entrée spécifique. Le résumé devrait atteindre les chiffres et les conclusions du rapport. Par ici, les cadres ont le résultat net dès le départ et peuvent explorer s'ils veulent plus de détails.
• Indicateurs clés de performance (KPI) : Les KPI doivent décrire l'équilibre et l'avancement financier du projet au cours de l'année. Des exemples de ce qu'il faut inclure sont les revenus totaux spécifiques au projet, bilan, compte de résultat et tableau des flux de trésorerie.
• Graphiques qui montrent les données : Le rapport annuel contiendra de nombreux chiffres. Ajouter des organigrammes, des graphiques et des tableaux pour aider le lecteur moyen à comprendre ces détails, et mettre en évidence les chiffres clés à retenir et les conclusions du rapport.
• L'interprétation des données: Le langage que vous utilisez dans le rapport doit expliquer les données et décrire ce qui s'est passé au cours de l'année. Les écrivains doivent mettre en évidence toute cause à effet de la situation financière.
• Stratégie: Si cette section contient des informations sensibles et exclusives, le chef de projet peut l'omettre ou le désigner à des fins internes uniquement. Cependant, s'ils ne divulguent pas de secrets commerciaux, montrer les stratégies aux côtés des résultats aide à concevoir la future feuille de route. Les gestionnaires peuvent mettre en évidence les mauvaises décisions ainsi que les bonnes et comment ils feraient les choses différemment ou de manière similaire l'année suivante. Les gestionnaires peuvent également révéler les attentes du projet et les améliorations qu'ils apporteront.
• Projections : Finalement, les chefs de projet doivent travailler avec les comptables pour développer une prévision à partir des rapports historiques. Ils peuvent cumuler plusieurs années, le cas échéant, analyser les tendances et établir des projections. Ce détail peut montrer la direction de l'entreprise et la logique qui la sous-tend.

Qu'est-ce qu'un comptable de projet ?

Un comptable de projet est chargé d'aider un chef de projet à suivre l'avancement et les transactions, y compris le suivi des écarts financiers, dépenses et tout revenu. Ils supervisent la facturation des clients et les paiements aux fournisseurs. Tout ce qui touche aux finances d'un projet est de leur ressort.

Les comptables de projet doivent comprendre la comptabilité de gestion et la comptabilité financière de leur entreprise et appliquer ces concepts aux projets que la direction leur confie. Souvent, Les comptables de projet ont besoin de connaître l'ensemble de la fonction financière de l'entreprise pour gérer efficacement leurs projets. Ils sont les gardiens des informations d'une entreprise sur l'avancement de leurs projets et conseillent les équipes de projet sur la façon dont leurs décisions affectent les finances du projet.

Ils agissent comme un traducteur entre le personnel du projet, les cadres supérieurs et les différentes fonctions financières et comptables. Les salaires varient considérablement pour le poste et dépendent de la profondeur avec laquelle l'entreprise intègre le comptable dans son agence et s'il exerce d'autres rôles. Un comptable de projet peut occuper un poste stratégique ou tactique, indépendamment de leurs tâches spécifiques au projet.

Les principales tâches de financement de projet comprennent :

• Facturation
• Rapprochement des dépenses
• Reporting financier du projet
• Gestion des actifs du projet (financier uniquement)
• Suivi des heures de toutes les ressources du projet
• Projection de la comptabilisation des revenus

Holm recommande que les comptables du projet comprennent autant que possible le domaine qu'ils servent.

Il dit que son industrie, construction, "est unique. Les comptables doivent comprendre la terminologie. j'engagerais un comptable, ainsi qu'un avocat ou un banquier en fonction de leur expérience de la construction car ils ont besoin de comprendre notre langue et nos règles.

Comment fonctionne la comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet utilise des techniques de gestion financière appropriées pour permettre la surveillance des projets. La pratique permet aux chefs de projet et à leurs équipes de voir le coût, calendrier, ressources et l'avancement de leurs projets à un niveau détaillé. En comptabilité de projet, un seul comptable gère un projet.

Comptabilisation des revenus dans la comptabilité de projet

Une méthode, la méthode du pourcentage d'avancement, permet aux entreprises d'enregistrer leurs bénéfices pendant qu'un projet est en cours. Cette méthode fonctionne mieux lorsque le chef de projet peut raisonnablement estimer le projet par étapes. Pour mesurer le pourcentage d'achèvement, les comptables peuvent utiliser la méthode coût-coût, la méthode de l'effort dépensé ou la méthode des unités livrées.

Méthode coût-coût

Pour déterminer le montant des revenus comptabilisés, les comptables peuvent utiliser la méthode coût-coût. La méthode n'est valable que si le comptable effectue un examen régulier et un rapprochement du coût total estimé du projet. Étant donné que la plupart des dépenses matérielles directes surviennent au début d'un contrat, cette méthode reconnaît le montant le plus élevé des revenus dans les premières étapes.

Par exemple, une entreprise de construction construit un 20 $, 000, 000 complexe, facturant 32 $ à son client, 000, 000. La société a acheté la majeure partie des matériaux, d'une valeur de 4 $, 000, 000, au premier trimestre. Au terme de ce premier trimestre, ses coûts totaux encourus sont de 20% du coût total du projet, permettant au comptable de reconnaître 20 % du chiffre d'affaires prévisionnel, ou 6 $, 400, 000.

Calcul coût-coût
Le calcul de la méthode coût-coût du pourcentage d'achèvement est simple. La formule est :

De là, les entreprises peuvent également calculer le chiffre d'affaires cumulé constaté sur le mois :

Par exemple, le chef de projet Edwin a un contrat pour construire une culée d'autoroute pour la ville. Le coût estimé du projet est de 10 $, 000. L'entreprise d'Edwin a une politique qui dicte qu'il ajoute 18% sur l'estimation des coûts. Le devis final convenu par les deux parties est de 11 $, 800. L'entreprise estime également qu'elle peut terminer le projet en deux mois. Au premier mois, l'entreprise a engagé 2 $, 000 en coûts et réalisé 40% du projet. Au deuxième mois, l'entreprise a engagé un autre 1 $, 200 en coûts et a terminé les 60% restants du projet. Le coût total encouru était de 3 $, 200.

La répartition de la méthode coût-coût du pourcentage d'achèvement pour les deux mois est la suivante :

En utilisant la formule pour les données de janvier (comme indiqué dans l'image ci-dessus), la société rapporte :

En utilisant la formule pour février (comme indiqué dans l'image ci-dessus), la société rapporte :

Cette formule pourrait fonctionner pour n'importe quelle période, mois ou année. Si la société a comptabilisé des revenus dans d'autres périodes de ce contrat, il doit le soustraire. Par exemple, si l'entreprise a réalisé 40 % des travaux en janvier mais a reconnu 2 $, 000 du processus de cadrage qu'il n'a pas facturé séparément, le nouveau total des revenus reconnus pour janvier serait :

Méthode efforts-dépenses

Cette méthode reconnaît la quantité d'efforts dépensés ou d'heures travaillées à ce jour par rapport à l'effort total prévu pour le projet. Ces heures peuvent être des heures-homme directes, heures machine ou quantités de matériaux consommés. Cette façon de déterminer le pourcentage d'achèvement inclurait également les heures de sous-traitant ou d'intérimaire. Les comptables ne peuvent utiliser cette méthode que si le chef de projet peut estimer à l'avance les heures nécessaires au projet (au début de la période du contrat).

La méthode est également utile pour un projet dans lequel les heures de travail sont le principal coût d'achèvement. Par exemple, l'entreprise de nettoyage ABC a soumissionné pour un contrat pour préparer un nouveau bâtiment pour ses habitants. Il estime qu'il faudra environ 400 heures de travail sur trois mois pour terminer. Le coût total estimé du projet est de 60 $, 000.

Calcul des efforts dépensés

En utilisant la méthode des efforts déployés, le comptable utilise les heures enregistrées dans les feuilles de temps pour calculer :

De là, les entreprises peuvent également calculer le chiffre d'affaires cumulé constaté sur le mois :

La répartition de la méthode de l'effort dépensé pour le pourcentage d'achèvement pour les trois mois est la suivante :

En utilisant la formule pour avril (comme indiqué dans l'image ci-dessus), la société rapporte :

En utilisant la formule pour mai (comme indiqué dans l'image ci-dessus), la société rapporte :

En utilisant la formule pour juin (comme indiqué dans l'image ci-dessus), la société rapporte :

Cette formule pourrait également fonctionner pour n'importe quelle période, mois ou année. Les comptables doivent soustraire tout revenu déclaré avant la période et les heures de travail travaillées de ce contrat, comme dans le calcul de la méthode coût-coût.

Méthode des unités de livraison

Les unités de livraison sont la méthode comptable préférée des PCGR pour le calcul du pourcentage d'achèvement, car elles sont directes et faciles à vérifier. De préférence mesuré par comptage de sortie, cette méthode permet aux comptables de compter les intrants pour le coût ou la production. Les comptables doivent mettre en place cette méthode avec soin pour mesurer les chiffres appropriés. Pour la comptabilisation des revenus, les comptables utilisent le prix contractuel des unités livrées. Pour la comptabilisation des dépenses, les comptables utilisent les coûts alloués aux unités livrées.

Cette méthode est utile dans la construction, environnements de production ou de fabrication, car une entreprise peut facilement compter les unités produites et livrées et les calculer en fonction des exigences du contrat. Les entreprises peuvent diviser un contrat à long terme en plusieurs unités plus petites à livrer au client et inclure les prix, unités et le calendrier de livraison de chacun dans l'accord.

Par exemple, la Better Building Construction Company a les chiffres suivants intégrés dans un contrat :

Vous trouverez ci-dessous les unités réelles livrées à partir des informations contenues dans le contrat ci-dessus.

La Better Building Construction Company peut reconnaître 19 $, 870, 000 de chiffre d'affaires pour l'année, sur la base de ce qu'il a réussi à accomplir au cours de cette période comptable.

En remarque, le contractant doit décider lors de la création du contrat quelle est une allocation raisonnable pour chaque unité qu'il livrera, ce qui signifie qu'ils doivent décider combien ils factureront par rapport aux dépenses des matériaux et de l'installation. Chaque matériau a son propre coût et ses propres frais d'installation (ou de construction). L'entrepreneur doit toujours percevoir des frais supplémentaires pour obtenir le matériel dans le projet de construction à temps et terminé.

Par exemple, chaque douche oculaire d'en haut coûte au client 2 $, 000 par unité. Si la dépense réelle avec les matériaux et l'installation d'experts est d'environ 1 $, 600, puis la Better Building Construction Company a ajouté 25 % à cette norme de coût pour assurer son profit. Pour chaque poste du contrat, le client peut assumer un pourcentage sur le coût réel du matériel et de l'installation.

Logiciel de comptabilité de projet pour les petites entreprises

Le logiciel de comptabilité de projet pour les petites entreprises est une automatisation pour les besoins financiers spécifiques à un projet. Souvent inclus dans les solutions d'automatisation des services professionnels (PSA) ou les solutions de planification des ressources d'entreprise (ERP), le logiciel de comptabilité de projet gère les coûts, la facturation et les revenus d'une entreprise basée sur des projets.

Les petites entreprises peuvent parfois trouver des options spécifiques à la comptabilité de projet intégrées dans un logiciel de comptabilité ordinaire, le rendant évolutif. Companies also purchase a project accounting system because it’s more customizable, saves time (and money) and can help improve their profit margins. All this results in lower business costs, a good return on their software investment and happier clients.

Invoicing and communication with other departments and geographic locations can be time-consuming and cause workflow issues. Plus loin, projects can have problems with inaccurate revenue recognition reporting. Project-specific accounting solutions can solve these issues with communication, profit margin and utilization tracking and comprehensive reporting.

More benefits of project accounting software include:

• Tracking the revenue and budget across all project stages
• Project manager empowerment
• Executive access
• Availability on mobile devices
• Data and project encryption security
• Real-time financial visualization
• Rapports
• Tracking of time and schedules

Small businesses have different needs than large organizations and require simple, cost-effective solutions. They do not need products that have complex tools they will never learn but rather something that works on command and is easy to set up and run.

Small businesses should look for software with an affordable price tag and various pricing plans. Some products have features they can scale up for a growing business. Integration with other software systems should also be an option and compatible with existing tools. The program should reduce manual data entry and some of the more tedious processes such as automated billing. Since small businesses need the flexibility that mobile apps provide, the solution should have robust mobile capabilities.

How to Buy Project Accounting Software

When researching project accounting software, keep in mind your company and your budget. You should also make a list of features you need currently and in the future. Key features that fall under professional services automation (PSA) platforms include what is necessary for project accounting. These features enable companies to see all cost, resources, schedule and finance transactions in one place.

Essential project accounting software features are:

• Timesheet Views: Integration with the system your company uses for timesheets is crucial. Labor hours worked equals money spent on the project. These timesheets tell managers how many hours employees coded to their projects and keeps the budget and timeline up-to-date.
• Resource Management: The resource information tells the project manager the availability and skills they have for their projects. They use these details to adjust which resources they use on the project based on where they are in the project timeline and its needs.
• Budgétisation : The budget is based on what the business determined it can achieve and what it plans to achieve.
• Forecasting: Project managers should have the ability to quickly and easily update the forecast to ensure there is consistent communication about the budget, milestone dates and completion date.
• Earned Value Management (EVM): EVM is a project management best practice metric that comes from the project manager’s policies. EVM basics are planning, execution, performance assessment and project monitoring. At the task level, project managers should assess the completion of the work and calculate EVM regularly.
• Billing: The bid-to-bill lifecycle is a metric that all companies want to shorten and improve. Revenue recognition and billing should be hand-in-hand procedures. You should be able to share the details of these two functions. Par exemple, bills should automatically generate with all the customer details intact and accurate instead of requiring the accountant to fill them in manually.
• Metrics and Reports: The software system should provide the KPIs that the project manager selects early in the project. The project accountant needs regular access to these KPIs. Dashboards, where the stakeholders can see KPIs quickly and easily, provide visually appealing information.

Some software suites for project accounting also include options like customer relationship management (CRM), a module that captures all customer interactions. Others contain opportunity management features that help companies visualize their sales pipeline and plan for resources, growth and the revenue course.

How to Learn Project Accounting

Both professionals and students can take project accounting training formally or informally. There are many courses offered on the principles and methods, both standard accounting courses and specialty ones. Plus loin, employees can learn on the job, if given the opportunity.

To work as a project accountant, many companies require a bachelor’s degree in the field of accounting, along with licensure as a Certified Public Accountant (CPA) or Chartered Accountant (CA). Many programs that teach project accounting focus on the GAAP and the difference between tracking and billing cycles in a project versus standard accounting.

Other main principles of project accounting include:

• How to initiate accounting projects
• How to perform the planning and setup with metrics and software
• How to execute contracts
• How to avoid scope creep
• How to close out projects

All of these are critical and unique to working with multiple projects as compared to standard accounting practice.

Automate Project Accounting With NetSuite’s Accounting Module

Effective project accounting can make or break a project and is a vital tool for project managers. Finding the right tool that can streamline accounting processes and provide project visibility to all who need it is essential. NetSuite’s PSA module lets you manage costs across currencies and organizational boundaries. Project managers will appreciate that they can use Oracle NetSuite to store project plans and transactions, process project costs and create corresponding accounting entries.

Learn more about how you can use NetSuite to automate project accounting.