QuickBooks :Saisie manuelle des retraits électroniques et des numéros de transaction

Bien que QuickBooks attribue automatiquement des numéros de transaction aux écritures du grand livre, vous pouvez les modifier.

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Avant l'utilisation généralisée des cartes de crédit et d'Internet, le suivi des dépôts et des paiements depuis un compte bancaire professionnel était relativement simple, car la plupart des transactions apparaissaient dans un format facile à lire et à comprendre sur votre relevé mensuel. Cependant, avec les systèmes de paiement électronique modernes, les espèces circulent rapidement vers et depuis vos comptes professionnels et nécessitent souvent une surveillance constante. Si vous utilisez QuickBooks pour suivre les finances de votre entreprise, le programme ne dispose d'aucune méthode intégrée pour saisir le suivi des retraits électroniques. Néanmoins, vous pouvez saisir manuellement des débits ou des crédits électroniques à l'aide de l'écran familier d'écriture de chèques.

Étape 1

Lancez QuickBooks, puis cliquez sur « Banque » dans la barre de menu. Cliquez sur « Écrire des chèques » dans le menu déroulant.

Étape 2

Cliquez sur la liste déroulante « Compte bancaire ». Sélectionnez le compte à partir duquel une banque ou un fournisseur a effectué le retrait électronique.

Étape 3

Saisissez le nom de l'organisation à laquelle vous avez effectué le paiement électronique dans le champ "Payer à l'ordre de".

Étape 4

Cliquez sur l'icône "Date" et sélectionnez la date de la transaction sur le calendrier contextuel.

Étape 5

Saisissez le montant du paiement électronique ou du retrait dans le champ à droite du symbole "$".

Étape 6

Tapez une description de la transaction de retrait dans le champ « Mémo » si nécessaire. Par exemple, si le retrait concernait le traitement d'une carte de commerçant ou des frais de commande de chèque, saisissez « Remise sur carte de crédit » ou « Frais d'impression de chèque » pour vous aider à distinguer le débit dans le grand livre.

Étape 7

Cochez la case à côté de l'étiquette "Imprimer plus tard" pour supprimer la coche.

Étape 8

Mettez en surbrillance le numéro de chèque pré-rempli dans le champ « Non :», puis appuyez sur la touche « Retour arrière » pour effacer l'entrée.

Étape 9

Remplacez le numéro effacé du champ « Non : » par un acronyme qui vous permet de savoir que le retrait était un débit électronique et non un chèque. Par exemple, si vous avez effectué un retrait au guichet automatique, saisissez « ATM ». Si la banque de votre compte marchand a déduit des frais pour le traitement de la carte de crédit, saisissez « EFT » pour « Transfert électronique de fonds » ou « EW » pour « Retrait électronique ».

Étape 10

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » dans la fenêtre Écrire des chèques pour enregistrer la transaction dans le grand livre général du compte bancaire que vous avez sélectionné dans la liste des comptes bancaires.

Conseil

Si vous souhaitez saisir quelque chose de plus informatif que « ATM », « EFT » ou autre, vous pouvez ajouter un numéro de référence pour la transaction à l'acronyme. Par exemple, si votre relevé indique un numéro d'identification de référence de "123456789" pour un retrait effectué par la banque de votre compte marchand, vous pouvez saisir "EFT-123456789" dans le champ "NON :" pour faciliter et accélérer sa recherche dans l'écran du Grand Livre.