Comptage de cycles vs comptage physique :principales différences et comment choisir

Des données d'inventaire précises sont cruciales pour la réussite de l'entreprise, car les informations d'inventaire ont un impact sur tout, de la satisfaction des clients au financement. Lorsque les décomptes d'inventaire sont erronés, service, l'efficacité et la rentabilité en pâtissent. Il empêche les entreprises de prévoir avec précision, et ils peuvent sur-commander des stocks ou constater qu'ils n'ont pas assez de stock pour tenir leurs engagements envers les clients.

Cependant, maintenir des informations d'inventaire précises peut être difficile. Traditionnellement, de nombreuses entreprises se sont appuyées sur des inventaires physiques périodiques chronophages, qui peuvent interférer avec les opérations commerciales quotidiennes. De nos jours, beaucoup s'orientent vers une approche plus flexible et agile :le comptage de cycles. Alors que certaines règles comptables et réglementations fiscales exigent un décompte physique, cet article explore les deux options, et vous aide à choisir et à mettre en œuvre la meilleure approche pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un décompte physique ?

Dans un décompte physique conventionnel, une organisation se réserve plusieurs jours pour compter chaque article en inventaire, dans tous les entrepôts, magasins et autres lieux. Le résultat est un décompte complet qui sert de moyen de contrôle et de contrepoids pour s'assurer que ce que vous avez sur les étagères est représenté avec précision dans votre système de gestion des stocks.

Les dénombrements physiques sont généralement effectués chaque année, en grande partie parce qu'elles prennent beaucoup de temps et peuvent perturber les affaires. En réalité, les comptages physiques obligent souvent les entreprises à suspendre les opérations telles que l'expédition et la réception aussi longtemps que le comptage est en cours. Ils peuvent être extrêmement laborieux, même si les entreprises utilisent des étiquettes radiofréquence (RF) ou d'autres méthodes d'analyse d'inventaire.

Traditionnellement, les entreprises ont apprécié le décompte physique annuel comme un moyen de commencer un nouvel exercice en connaissant leurs stocks et d'ajuster leurs livres pour prendre des décisions commerciales sur la base d'informations précises. Les entreprises disposant de moins de stocks constatent souvent que l'effort impliqué dans les comptages physiques annuels est gérable et, à condition qu'aucun règlement n'exige un décompte physique, ne voyez pas de raison impérieuse de changer.

Qu'est-ce qu'un comptage de cycles ?

Dans un comptage de cycles, l'entreprise compte en permanence de petits échantillons de son inventaire, tout en veillant à ce que tout soit finalement compté sur une période de temps déterminée. En utilisant des techniques d'échantillonnage similaires à celles utilisées par les sondeurs, les entreprises extrapolent ce qu'elles trouvent pour générer des informations de plus en plus précises sur l'ensemble de leur inventaire. Lorsque les entreprises commencent l'inventaire tournant, ils peuvent délibérément compter le même élément à plusieurs reprises pour voir si différents individus obtiennent les mêmes résultats. Cela peut aider à identifier et à résoudre les problèmes dans les méthodes de comptage, afin que tout le monde utilise les meilleures pratiques et fournisse des données précises.

Le comptage des cycles a souvent lieu tous les jours. Par exemple, si une entreprise a 1, 500 SKU à comptabiliser sur six semaines, il peut compter l'intégralité de son inventaire en comptant les articles associés à environ quatre ou cinq SKU par jour. Certaines entreprises dédient des employés spécifiques au comptage cyclique et peuvent en faire une partie des responsabilités quotidiennes plus larges des employés.

Les entreprises travaillent généralement avec leurs auditeurs internes ou externes pour s'assurer qu'un comptage de cycles est fiable et suffisant - au fil du temps, si le comptage cyclique s'avère exact, les auditeurs et les comptables peuvent les accepter à la place d'un comptage physique complet. Comme pour toute tâche impliquant la manipulation d'objets de valeur, il est important de séparer les tâches :les personnes qui travaillent toute l'année avec des articles spécifiques ne devraient pas être responsables de les compter.

Les entreprises peuvent choisir parmi plusieurs méthodes d'inventaire tournant. Le choix de la méthode détermine quels éléments sont prioritaires. Les entreprises peuvent compter ces éléments prioritaires plus fréquemment que d'autres.

• Par classement des ventes : Parfois appelée analyse ABC, 80/20 ou la méthode du principe de Pareto, cette approche donne la priorité au comptage des articles qui représentent la plus grande valeur dans un entrepôt. Il reflète le principe de Pareto selon lequel 20 % des SKU dans un entrepôt représentent généralement 80 % des ventes, soit parce qu'ils sont les plus chers, soit parce qu'ils sont vendus le plus souvent. Les entreprises regroupent les articles en catégories en fonction de leur valeur (A, B ou C) et organiser les comptages de cycles en conséquence, compter les éléments A et B plus fréquemment que les éléments C. Notez que les éléments que vous placez dans chaque catégorie peuvent changer à mesure que votre entreprise évolue.
• Par utilisation : Cela se concentre sur les articles d'inventaire qui sont les plus fréquemment utilisés, ou des articles pour lesquels une rupture de stock entraînerait une interruption majeure de l'activité ou de la fabrication.
• Par zone physique : L'emplacement physique est une autre méthode évidente et pratique pour gérer les inventaires tournants. Par exemple, compter tous les articles dans un rayon donné, cabinet, surface au sol ou ensemble de casiers ou de bacs.
• Comptage aléatoire : Cette méthode sélectionne au hasard les SKU pour l'échantillonnage dans tout l'entrepôt.
• Approches hybrides : Les entreprises développent leurs propres meilleures pratiques en combinant des méthodes pour soutenir leurs priorités. Les plans hybrides combinent souvent l'analyse ABC avec d'autres méthodes; par exemple, Les articles de valeur « A » sont comptés plus souvent, mais le logiciel randomise ceux qui doivent être comptés un certain jour. Ou ils peuvent donner la priorité à des catégories spécifiques ou ajuster le nombre de cycles pour refléter les pics saisonniers des ventes de certains articles.

Pourquoi le comptage de cycles est efficace

Pour de nombreuses entreprises, l'inventaire tournant offre des avantages significatifs par rapport aux inventaires physiques. D'abord, c'est moins dérangeant. Étant donné que seul un petit pourcentage de votre inventaire est compté à un moment donné, l'entreprise peut fonctionner comme d'habitude. Le décompte des cycles nécessite moins d'efforts continus tout au long de l'année, ce qui peut être plus facile à gérer qu'un seul décompte massif à la fin de l'année.

Étant donné que les décomptes sont générés en continu, l'inventaire tournant peut rapidement révéler des problèmes qui pourraient s'aggraver s'ils ne sont pas remarqués jusqu'au prochain inventaire physique complet. Dans une ère de commandes de commerce électronique constantes, cela n'a jamais été aussi important. L'entreprise peut également suivre en permanence l'exactitude de ses dénombrements d'inventaire et affiner ses méthodes de comptage ou sa formation si ces mesures glissent.

Comptage de cycles vs comptage physique :quelle est la différence ?

Bien que les comptages cycliques et physiques visent le même objectif - des données d'inventaire précises - ils adoptent des approches différentes pour y parvenir. Ces différences ont des implications importantes pour les opérations d'entrepôt au jour le jour. Le tableau suivant compare les deux méthodes en un coup d'œil :

Nombre de cycles Comptage physique Calendrier Continuellement (souvent tous les jours) Occasionnellement (souvent annuellement) Articles comptés Sélectionner les SKU sur une période donnée Tous les SKU ou articles à la fois Niveau de perturbation Bas Haut Informations proposées Un décompte d'articles sélectionnés sur une base régulière Décomptes exacts de chaque SKU en stock. Des informations fiables et complètes, annuellement Recrutement Peut être la responsabilité d'une équipe d'employés dédiée et intégrée aux responsabilités d'autres employés Peut impliquer toute l'attention de nombreux employés et de certains travailleurs temporaires Niveau de flexibilité Substantiel (par exemple, compte par valeur, quantité, Catégorie, saisonnalité ou autres caractéristiques) Minimal Types d'entreprises Souvent, ceux avec de grandes, stocks croissants ou complexes où le comptage physique est difficile Souvent, ceux avec des stocks limités où le comptage physique est moins perturbateur. Entreprises publiques, et certains commissaires aux comptes ou comptables, peuvent les exiger pour les rapports financiers.

Différences clés

Comme le suggère le tableau ci-dessus, les deux techniques de comptage peuvent améliorer la gestion des stocks. Le comptage physique annuel est généralement un effort à grande échelle, avec relativement peu de flexibilité et d'importantes perturbations à court terme pour l'entreprise. En revanche, le comptage de cycles est continu. Il empêche rarement d'autres activités commerciales, mais il ne peut pas être ignoré pendant de longues périodes ou simplement externalisé en fin d'année pendant que votre équipe se remet de la précipitation des vacances.

Alors que les décomptes physiques fournissent une certitude sur les stocks au début d'un nouvel exercice, l'inventaire tournant est plus étroitement aligné sur les besoins de nombreuses entreprises pour une plus grande flexibilité, l'agilité et des informations à jour qui éclairent la prise de décision. Par exemple, les entreprises disposant d'un nombre de cycles actuel de références SKU ou de pièces de fabrication clés peuvent éviter les commandes inutiles et déployer leur trésorerie plus efficacement.

Étant donné que l'inventaire tournant est un processus continu, les entreprises doivent établir la discipline de le faire selon les calendriers prévus afin de ne pas prendre de retard. L'établissement de l'inventaire tournant peut impliquer une coordination avec les comptables pour s'assurer que les comptages sont exacts, que les compteurs suivent des processus cohérents et que tout est finalement compté quand il le faut.

Finalement, lorsque les comptages de cycles et les comptages physiques révèlent des écarts, l'entreprise a une opportunité opportune de s'améliorer avant que les problèmes ne deviennent incontrôlables. Mais cela ne fonctionne que si les managers sont prêts à agir rapidement en identifiant et en résolvant les causes des problèmes qu'ils découvrent. Par exemple, ils pourraient constater que certains articles sont plus susceptibles d'être perdus, la détérioration ou le vol que prévu et nécessitent une plus grande attention à la conservation. L'inventaire tournant peut être considéré comme un processus en boucle fermée qui déclenche une amélioration continue.

Comptage périodique vs comptage physique :choisir la meilleure façon de gérer les stocks

À mesure que les entrepôts et autres installations deviennent plus grands et plus complexes, les inventaires physiques annuels deviennent plus difficiles, chronophage et coûteux, et la valeur commerciale relative du comptage cyclique augmente.

Certaines entreprises s'appuient sur un mélange de comptages cycliques et physiques. Certains détaillants dénombrent les stocks toute l'année, en se concentrant particulièrement sur les articles à forte demande. Puis, ils font un inventaire physique complet après la fin de la saison des vacances. D'autres entreprises peuvent effectuer un dernier comptage physique pour établir une base solide pour une transition vers le comptage cyclique.

Optimiser vos comptes avec le logiciel de gestion des stocks

L'inventaire tournant devient beaucoup plus facile avec une gestion des stocks moderne et des systèmes WMS. Les principaux systèmes de gestion des stocks automatisent le processus d'inventaire tournant, fournir des instructions quotidiennes aux compteurs individuels et aux réviseurs via des listes de contrôle et des tableaux de bord intuitifs. Un tel logiciel prend également en charge le comptage de cycles à l'aide de smartphones et d'autres appareils portables, ce qui peut rendre le processus plus rapide et plus facile et met à jour les numéros d'inventaire en temps réel.

Finalement, La gestion des stocks et les solutions WMS permettent de mettre facilement en évidence les écarts entre les comptages attendus et réels, déclencher des recomptages au besoin et effectuer des ajustements d'inventaire dans le grand livre. Ils font ce qui peut être long, processus ardu simple et relativement peu d'efforts.

Comptage de cycles intelligent, mis en œuvre avec un système de gestion des stocks, peut réduire les dépenses, améliorer le service client, améliorer l'efficacité des entrepôts et éliminer une grande partie des perturbations traditionnelles associées aux stocks. Si vous comptez toujours entièrement sur les inventaires physiques annuels, il mérite un examen sérieux.

FAQ sur l'inventaire tournant

Que signifie le nombre de cycles ?

Avec le comptage de cycles, une entreprise compte en permanence de petits échantillons de son inventaire tout au long de l'année. L'inventaire tournant contraste avec l'inventaire physique, ce qui implique généralement de compter l'ensemble des stocks de l'entreprise trimestriellement ou annuellement. L'inventaire tournant étale l'inventaire sur toute l'année, au lieu de la concentrer en une seule période intense.

Quels sont les avantages du comptage de cycles ?

L'inventaire tournant peut être moins perturbateur que l'inventaire physique, car il n'interrompt généralement pas les opérations commerciales telles que la réception et l'expédition. Cela peut également permettre aux entreprises de détecter plus tôt les problèmes émergents, car le comptage a lieu tout au long de l'année. L'effort quotidien requis est moindre, le processus peut donc être plus gérable.

Le comptage cyclique est-il meilleur qu'un inventaire physique de fin d'année ?

À mesure que les entrepôts deviennent plus grands et plus complexes, les comptages physiques peuvent devenir extrêmement longs et laborieux, l'inventaire tournant devient donc une option de plus en plus attrayante. En outre, le comptage de cycles perturbe moins les opérations commerciales quotidiennes. Cependant, certaines entreprises trouvent avantageux de combiner le comptage physique et le comptage cyclique pour obtenir une image complète et précise des articles dans leurs installations.

À quelle fréquence les comptages de cycles doivent-ils être effectués ?

L'inventaire tournant est souvent un processus quotidien, bien que le décompte de chaque jour n'implique qu'une petite fraction de l'inventaire total. Selon la méthode d'inventaire tournant utilisée, l'entreprise peut compter certains types d'inventaire plus fréquemment que d'autres. Par exemple, de nombreuses entreprises accordent la priorité au comptage des articles les plus précieux ou les plus utilisés et comptent ces articles plus fréquemment.