État de l'inventaire - Facteurs importants à prendre en compte pour éviter la non-concordance de l'inventaire

Tout inventaire de matières premières ou de produits finis se compose de milliers d'articles SKU. Surtout dans le cas de l'inventaire des matières premières ainsi que de l'inventaire des pièces de rechange, ces chiffres pourraient être beaucoup plus élevés par rapport aux produits finis. Même dans les produits finis, certains produits comme les vêtements, l'épicerie, etc. pourrait se retrouver dans des milliers de SKU dans toute la gamme.

Chaque unité d'inventaire a une valeur économique dans les livres de l'entreprise. Par conséquent, en tant qu'actif, il faut avoir un contrôle sur l'inventaire et s'assurer que le stock comptable correspond au stock physique. Par stock de livres, nous entendons essentiellement le stock du système.

La gestion des stocks consiste d'une part à gérer les transactions et les données d'inventaire dans le système et d'autre part, elle implique des processus physiques sur le terrain. Ces deux éléments doivent fonctionner en tandem pour garantir que toutes les transactions sont clôturées et terminées à la fois dans le système et dans l'atelier.

Dans un entrepôt, les opérations quotidiennes typiques commencent par la réception de matériaux de différents fournisseurs, qui sont déchargés, comptés et mis à jour dans le système. Le système émet alors un GRN et indique l'emplacement vers lequel le matériel doit être stocké. En conséquence, l'article est ensuite déplacé vers le magasin et une confirmation de retour dans le système clôture l'intégralité de la transaction. À la fois, des processus parallèles pour la livraison des expéditions seront en cours lorsque le système libère les commandes de prélèvement sur l'entrepôt. Le personnel des opérations récupère les matériaux selon la liste de sélection et confirme le retour au système, qui délivre alors un bon de commande et une facture pour l'expédition. Au milieu de ces multiples transactions, il y aurait pas mal de transactions opérationnelles comme les transferts de bac à bac, kitting, etc. qui sont à nouveau traités dans le système, suivis d'un processus physique et d'une nouvelle confirmation au système.

Dans une telle situation où plusieurs transactions à la fois dans le système et les opérations physiques sont en cours et les tâches sont interdépendantes, tout écart de processus dans l'une des transactions est inévitable, entraînant des différences entre les transactions du système et l'inventaire physique.

La tendance actuelle dans les industries est d'externaliser les opérations d'entreposage à des fournisseurs de services tiers, auquel cas les transactions augmentent de manière multiple en raison de l'introduction d'un système supplémentaire à la fin de l'entrepôt, qui appartient au fournisseur tiers. Le client principal maintient son inventaire dans son ERP, qui traite avec les fournisseurs tiers WMS - Warehouse Management System et les transactions physiques dans l'atelier, qui doivent fonctionner en parallèle avec le système.

1. Problèmes liés aux systèmes

   Normalement, le système ERP et le WMS sont interfacés à l'aide d'interfaces standard. Les deux systèmes échangent des fichiers d'interface standard mettant à jour les transactions effectuées dans chacun des systèmes et sont téléchargés aux deux extrémités selon des fréquences de lots périodiques d'une demi-heure ou d'une heure. Ainsi, tous les reçus reçus physiquement à l'entrepôt en une heure sont mis à jour dans le WMS de l'entrepôt qui envoie ensuite les informations GRN à l'ERP du client pour mise à jour. L'ERP du client traite de la même manière les commandes en fonction de l'inventaire disponible dans son système et émet des commandes de vente qui sont envoyées à WMS. WMS génère ensuite des vagues de prélèvement qui, une fois confirmées, conduisent à la publication de la liste de colisage et de la facture. Ces transactions sont à nouveau terminées physiquement et WMS est mis à jour. WMS envoie en outre les informations d'expédition à l'ERP pour une mise à jour ultérieure. Pour que ces transactions se déroulent sans heurts, tant l'ERP que le WMS doivent correspondre parfaitement en termes d'informations d'inventaire et de transaction.

   Lorsqu'en cas d'opérations quotidiennes, des centaines de transactions sont traitées simultanément aux deux extrémités ; les mises à jour du système peuvent ne pas se produire en temps réel et peuvent entraîner des écarts d'inventaire. Par conséquent, il devient nécessaire d'avoir un rapprochement quotidien de toutes les transactions entre les deux systèmes ainsi que les opérations.

2. Discipline du système requise

   De tels systèmes basés sur les transactions nécessitent une discipline stricte de la part des utilisateurs du système pour s'assurer qu'ils terminent tous les processus sans déviation et mettent régulièrement à jour les maîtres et réconcilient quotidiennement. Tout manque de discipline peut affecter non seulement l'inventaire, mais aussi les transactions. Par exemple, si, pour une raison quelconque, un SKU ou un envoi particulier est bloqué dans l'entrepôt et ne doit pas être expédié, le blocage d'inventaire ne doit pas seulement se produire dans WMS qui contrôle les opérations au sol, mais aussi dans ERP. Sinon, dans l'ERP, le stock bloqué peut apparaître comme un stock ouvert et être affecté à une commande client.

3. La mise à jour des données de base est un MUSTM

   Les numéros de code SKU dans tout inventaire sont sujets à des changements fréquents. Vous pouvez également avoir la même description et le même article fournis par différents fournisseurs. Chaque fois qu'un nouveau SKU est créé dans l'ERP du Client, il faut s'assurer que les mêmes nouveaux SKU sont également créés dans le WMS. Données de base WMS en ce qui concerne le code SKU, la description et les autres données de référence SKU et informations de la fiche fournisseur doivent refléter celles de l'ERP. Si, par oubli ou par négligence, cette coordination fait défaut, l'inventaire est mélangé ou n'est pas téléchargé dans le système.

4. L'inventaire du système doit correspondre à l'inventaire physique

   L'inventaire configuré et géré dans l'ERP ainsi que dans le WMS doit correspondre à l'inventaire de l'atelier. Par exemple, l'inventaire affiché dans l'ERP et le WMS avec les détails de chaque emplacement quant à l'endroit, combien est stocké dans quel endroit doit correspondre exactement à la réalité physique. Dans l'atelier, l'emplacement physique doit avoir le même SKU, Quantité exacte selon l'entrée du système. Tout décalage sur l'emplacement de l'étage résultant d'une erreur du personnel d'exploitation de garder l'inventaire au mauvais endroit créera des ravages à la fois dans le système et dans les opérations.