Comment séparer vos finances personnelles et professionnelles (et pourquoi vous devez le faire)

Garder vos finances personnelles séparées de vos dépenses professionnelles est important pour maintenir un bon budget à la fois pour votre entreprise et pour vous.

Il n'est pas toujours facile de séparer vos finances personnelles de votre activité secondaire ou de votre petite entreprise. Mais séparez-vous, sinon vous n'aurez aucun moyen de savoir si votre entreprise est rentable. Il y a aussi le potentiel de faire des erreurs.

Heureusement, il existe plusieurs façons de séparer vos finances personnelles de votre entreprise. La plupart sont assez simples, et vous pouvez les configurer une fois, puis continuer votre vie.

Demander un numéro d'identification d'employeur (EIN)

C'est probablement le moyen le plus simple de séparer vos finances personnelles de vos dépenses professionnelles. Vous pouvez configurer un EIN sur le site Web de l'IRS en quelques minutes. Vous pouvez ensuite utiliser l'EIN comme numéro d'identification officiel à des fins commerciales. Votre numéro de sécurité sociale peut alors être réservé à des fins personnelles.

Ce n'est pas seulement une question de commodité non plus. Un EIN est l'un des meilleurs moyens de protéger votre identité. C'est parce que vous donnerez votre numéro EIN à des fins commerciales, plutôt que d'exposer votre numéro de sécurité sociale. Chaque fois que quelqu'un a votre numéro de sécurité sociale, le risque d'usurpation d'identité s'ouvre. (Malheureusement, la plupart des vols d'identité sont un "travail interne". Il est perpétré par des personnes avec qui vous volontairement partager vos informations.)

Au lieu de fournir votre numéro de sécurité sociale à un client, un client ou un fournisseur, vous pouvez lui donner l'EIN à la place. Il ne peut pas être utilisé à des fins malveillantes à un niveau proche de celui de votre numéro de sécurité sociale.

Créer une société ou une LLC

Une société ou une LLC établit efficacement votre entreprise en tant qu'entité juridique distincte. Cela créera une séparation reconnue entre vous et votre entreprise.

En plus de créer une identité d'entreprise tout à fait unique, la constitution en société vous permet également de déclarer votre impôt sur le revenu des entreprises séparément de votre impôt sur le revenu des particuliers. Et naturellement, l'une ou l'autre forme d'entreprise offre une forte mesure de protection juridique. Dans le cas où quelqu'un poursuivrait votre entreprise, vos biens personnels seront détenus séparément.

Il y a aussi la commodité de l'identification. Étant donné que l'entité commerciale aura sa propre dénomination sociale, vous et toute personne associée à votre entreprise saurez immédiatement qu'une transaction particulière est spécifiquement liée à l'entreprise.

Créer un compte bancaire professionnel

Un compte bancaire professionnel est probablement le moyen le plus efficace de séparer vos finances personnelles de votre activité secondaire ou de votre petite entreprise. Vous effectuez toutes les transactions commerciales via le compte bancaire de l'entreprise. Votre compte personnel sera alors strictement réservé à une activité financière personnelle.

Un compte bancaire professionnel aidera également à prévenir les transactions involontaires. Cela réduira le risque que vous utilisiez trop d'argent pour payer vos dépenses personnelles et que votre entreprise manque de liquidités.

Mais le plus gros avantage est de développer la capacité de voir clairement l'activité de votre entreprise. Étant donné que le compte bancaire d'entreprise sera la destination des recettes entrantes et la source de la plupart de vos paiements d'entreprise, il représentera un enregistrement continu de l'activité commerciale. Cela facilitera grandement la préparation des états financiers ou le dépôt d'une déclaration de revenus, ou même simplement le suivi de la rentabilité de votre entreprise.

Configurez un espace dédié à votre entreprise

L'un des meilleurs moyens de séparer vos finances personnelles de votre activité secondaire ou de votre petite entreprise consiste à créer littéralement un espace physique séparé pour votre entreprise. Cela peut être un bureau ou un magasin. Si vous ne pouvez pas vous permettre d'emprunter cette voie, vous pourrez peut-être sous-louer l'espace pour moins d'argent.

L'idée est de créer un lieu séparé où votre entreprise opère, de cette façon vous éviterez les débordements de votre vie personnelle.

Cela semble simpliste, mais parfois la meilleure façon de créer une séparation est la plus évidente. L'exploitation d'un espace d'affaires dédié vous aidera à accomplir cela. Il empêche littéralement les informations financières de se mélanger aux affaires, et vice versa. C'est aussi bon pour la concentration, car ce sera un espace réservé spécifiquement aux affaires.

Configurez un espace de stockage de fichiers distinct pour votre entreprise

Si vous ne pouvez pas encore vous permettre de couvrir le coût d'un espace professionnel dédié, la meilleure solution consiste à créer un système de classement professionnel distinct.

Même à l'ère du cyber, les entreprises accumulent une quantité importante de documents papier. Les mélanger avec des documents personnels peut être un véritable cauchemar. Vous devez disposer d'un espace de stockage dédié à la documentation commerciale.

Il va sans dire que tous les documents et supports commerciaux doivent être stockés dans un endroit sûr, sous clé. Les documents commerciaux présentent un risque de sécurité plus élevé, car ils incluent souvent des informations d'identification pour les clients et les clients. Une manipulation occasionnelle pourrait entraîner des situations juridiques coûteuses.

Obtenir une carte de crédit professionnelle

Avoir une entreprise, ou même une activité secondaire, s'accompagne souvent de la nécessité de s'engager dans un grand nombre de transactions de routine. Il sera avantageux d'avoir une carte de crédit professionnelle. Ce sera un outil inestimable pour votre entreprise d'un point de vue financier, mais il contribuera également à séparer votre activité professionnelle de votre activité personnelle.

L'idéal serait d'avoir une carte de crédit au nom de votre entreprise. Cela vous permettrait de maintenir une séparation complète. Mais si votre entreprise n'est pas suffisamment bien établie pour justifier une carte de crédit auprès d'une banque, la prochaine meilleure étape consiste à avoir une carte de crédit personnelle dédiée uniquement à des fins professionnelles.

La carte de crédit vous permettra de maintenir un compte supplémentaire pour les dépenses professionnelles. Cela vous sera utile à des fins fiscales. Étant donné que la carte de crédit dédiée ne comportera que des activités commerciales, un résumé de fin d'année peut suffire à comptabiliser les transactions commerciales.

Une carte de crédit professionnelle peut également constituer un avantage majeur pour vous protéger contre le vol d'identité. Si la carte est au nom de l'entreprise, un voleur ne pourra pas accéder à vos informations personnelles via la carte.

Résumé

Garder vos finances personnelles séparées de votre activité secondaire ou de votre petite entreprise nécessite des étapes supplémentaires. Mais la plupart de ces étapes sont un événement ponctuel - vous les configurez, puis vous vous occupez de votre entreprise. Une fois que vous l'aurez fait, le suivi des revenus et des dépenses de l'entreprise deviendra beaucoup plus facile. Il en sera de même pour la préparation de vos impôts. Cela vaut la peine d'investir du temps et des efforts supplémentaires pour créer cette séparation.

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