Comment fonctionne la rémunération des employés

La rémunération est l'un des principaux facteurs à prendre en compte lors de l'acceptation d'un nouvel emploi.

Si vous possédez votre propre entreprise, la rémunération et les avantages sociaux de vos employés peuvent être le facteur décisif pour de nombreux employés potentiels. Et ce n'est pas seulement l'argent. Pour rendre votre entreprise compétitive et attrayante pour les candidats, vous devez offrir un ensemble d'avantages sociaux exceptionnel. Cela en fait une partie très importante de votre processus de planification et de gestion d'entreprise si vous espérez embaucher (et garder) les meilleurs employés.

Alors, comment rendre votre ensemble d'avantages sociaux attrayant et compétitif sans compromettre financièrement le succès de votre entreprise ? Comment obtenir les meilleures offres d'assurance ? Quels avantages pouvez-vous offrir qui ne vous coûteront pas d'argent supplémentaire, mais qui signifieront beaucoup pour vos employés ? Les stock-options sont-elles la voie à suivre ? Comment fixez-vous les salaires ? Quels sont les coûts des prestations déductibles d'impôt ? Il y a probablement 100 autres questions qui vous viennent à l'esprit lorsque vous commencez à réfléchir à la manière de configurer et de gérer ces règles.

Dans cet article, nous répondrons à certaines de ces questions et vous dirigerons vers des ressources pour vous aider à trouver des réponses à celles que nous n'abordons pas ici.

Configuration de votre structure de rémunération

Bien que l'argent ne soit pas tout, c'est certainement l'un des principaux problèmes que les employés potentiels examinent lorsqu'ils interviewent de nouvelles entreprises. (Oui, avouons-le, ils VOUS interviewent.) Que vous offriez une structure de salaire de base simple ou une structure de rémunération basée sur des incitations, cela peut vous faire ou vous défaire aux yeux des meilleurs candidats. Voyons comment fonctionne chaque système.

Un programme de rémunération de base standard propose des échelles de salaire fixes pour chaque type de poste pour les employés exécutant les tâches standard de leur travail. Établissez des niveaux minimum et maximum dans ces fourchettes de rémunération pour tenir compte des variations d'expérience et de niveaux de compétence. Lors de la définition de la structure salariale de base, déterminez où se situe votre entreprise au sein de votre propre secteur ainsi que des secteurs concurrents qui peuvent également offrir des opportunités d'emploi à vos employés. Configurez vos niveaux de rémunération pour être compétitifs, sinon vous risquez de perdre des employés. Vous pouvez utiliser Internet pour trouver les niveaux de salaire standard de l'industrie pour des emplois spécifiques dans des zones géographiques spécifiques. Cliquez ici pour rechercher des sites Web proposant des bases de données d'informations salariales en libre accès.

Une fois que votre structure de rémunération de base est en place, la plupart des entreprises mettent en place un programme de rémunération au mérite qui guidera l'employé à travers l'échelle salariale de son poste à une vitesse axée sur les performances. Cela entre en jeu lorsque les responsables de l'employé effectuent des évaluations annuelles des performances des employés . L'inconvénient est que les employés peuvent commencer à considérer comme acquis qu'ils obtiendront une augmentation de salaire après chaque évaluation, et cela cesse d'être une motivation pour mieux performer dans leur travail. Pour cette raison, de plus en plus d'entreprises s'orientent vers un style de rémunération basé sur les récompenses, également appelé rémunération incitative. .

La rémunération incitative est de plus en plus courante en raison de l'accent accru mis sur la performance et la concurrence pour les talents. Ce type de structure de rémunération aide considérablement à motiver les employés à bien performer. Les primes d'embauche sont également fréquemment utilisées maintenant, même pour les nouveaux diplômés des collèges. Cependant, vous voudrez peut-être lier une période de temps spécifique avant que l'employé ne perçoive cette prime - par exemple, la moitié après six mois et le reste après un an d'emploi. Sinon, vous pourriez courir le risque que l'employé parte après ce premier contrôle, ce qui irait à l'encontre de votre objectif. Cela signifie-t-il que la rémunération incitative est la voie à suivre ? Peut-être que oui, si votre entreprise est dans une industrie où vous devez vraiment rivaliser pour trouver de bons employés.

La mise en place d'un programme de rémunération incitative nécessite les mêmes recherches sur votre secteur que le programme de rémunération de base. Vous établirez toujours des niveaux de rémunération de base, mais ils peuvent être légèrement inférieurs et vous intégrerez à cette base les primes, commissions ou autres types de rémunération en espèces partagées annuelles ou trimestrielles (ou tout autre intervalle).

Dans la section suivante, nous parlerons d'autres formes de rémunération, y compris les primes, les commissions et les vacances.

Formes de rémunération

Vos primes doivent être basées sur les réalisations et doivent inclure tous vos employés. Ne limitez pas votre programme d'incitation à certains employés, ou vous limiterez le potentiel de votre entreprise. Vous perdrez également le bénéfice des effets de renforcement d'équipe de la rémunération incitative. Si tout le monde poursuit le même objectif, ils auront de meilleures chances (et votre entreprise aura de meilleures chances) de réussir.

Vos récompenses doivent également être basées sur les résultats et pas simplement sur le niveau d'activité de l'employé. Ce n'est pas parce qu'ils essaient qu'ils devraient obtenir le bonus que ceux qui produisent réellement des résultats obtiennent.

Ne mettez pas de limite au montant du bonus; vous limiterez seulement l'effort que vos employés mettent dans le travail. Une fois qu'ils auront atteint la limite, ils sentiront qu'ils peuvent se détendre et se détendre. Gardez-le ouvert et ils continueront à produire.

Lier la rémunération de vos employés aux résultats qu'ils produisent les aidera à se concentrer sur les résultats de l'entreprise. Vous pouvez également lier une rémunération incitative à long terme sous la forme d'options d'achat d'actions et de régimes de rémunération différée (plus d'informations sur les options d'achat d'actions plus loin dans cet article). Ces types de plans non seulement rémunèrent vos employés pour un bon travail, mais aident également à les retenir.

Pour votre personnel de vente, une structure de rémunération incitative produira presque toujours de meilleurs résultats qu'une structure de rémunération simple. Bien que vos clients puissent subir un argumentaire de vente moins pressant de la part d'un représentant commercial salarié, ils n'achèteront probablement pas autant non plus. La mise en place d'une structure de rémunération basée sur des commissions pour votre personnel de vente peut affecter directement vos chiffres de vente. Si leur revenu est directement lié à leur performance et qu'aucun plafond n'est placé sur leur chemin, alors le ciel vraiment peut être la limite. Si vous avez des vendeurs talentueux, ils prospéreront dans ce type d'environnement; si vous ne le faites pas, ils ne le feront généralement pas. Vous pouvez facilement détecter qui produit et qui ne produit pas et éliminer en conséquence - ou au moins savoir qui a besoin d'une formation commerciale supplémentaire.

Les structures de rémunération à la commission pour le personnel de vente présentent également des inconvénients. Souvent, les employés se concentrent entièrement sur la vente d'articles qui leur rapportent le plus de temps et ne tiennent pas vraiment compte des besoins réels du client. Le service client peut également souffrir du fait que le représentant commercial est passé à la prochaine vente à prix élevé. Ce que vous devez faire, c'est vous assurer d'avoir une bonne combinaison de salaire de base et de commission de vente. Votre salaire de base doit être suffisant pour attirer de bons candidats, mais pas si bon que vous obtiendrez des représentants satisfaits du montant de base même s'ils ne réalisent aucune vente !

C'est un équilibre délicat. Votre type d'entreprise jouera également un rôle dans la détermination du type de structure salariale que vous proposerez à votre personnel de vente. Si vous proposez un seul produit avec peu de variantes, une structure de commission simple peut vous convenir. Si vous proposez plusieurs produits ou services ou une combinaison de produits et services, votre approche commerciale nécessitera davantage une technique d'établissement de relations et probablement un service client plus continu si vous souhaitez réaliser des ventes supplémentaires auprès de votre clientèle existante. Dans ce cas, votre salaire de base peut être plus important. Gardez également à l'esprit que cette structure de rémunération peut évoluer dans le temps. Si quelque chose ne fonctionne pas, vous pouvez l'ajuster. Assurez-vous simplement que votre personnel comprend cela lorsque vous l'embauchez.

En plus des avantages sociaux réguliers qui incluent une assurance maladie, des congés et des plans de retraite, les employés semblent rechercher activement des entreprises qui offrent plus de choses qu'ils apprécient. Équilibrer leur vie devient plus important que jamais. Pour cette raison, d'autres avantages tels que des horaires flexibles, des atmosphères détendues, la garde d'enfants et d'autres avantages liés au style de vie deviennent presque aussi importants que les salaires. En fait, selon les données compilées par WorkLife Benefits, 90 % des plus de 1 000 employés interrogés par l'organisation Gallup en 1998 ont déclaré que l'équilibre travail/vie personnelle est aussi important que l'assurance maladie. Plus d'un quart des travailleurs interrogés ont déclaré que l'équilibre entre le travail et la famille est plus important qu'un salaire compétitif, la sécurité d'emploi ou le soutien pour un diplôme supérieur. Mais ces autres avantages, ainsi que d'autres récompenses intrinsèques, peuvent certainement avoir un effet important sur la façon dont les employés se sentent vis-à-vis de leur employeur et de leur environnement de travail, et peuvent aider à retenir les employés qui pourraient autrement partir. Nous parlerons plus en détail de la frange et d'autres avantages supplémentaires tout au long de cet article.

Si vous êtes un petit employeur et que vous gérez vous-même votre paie, vous devrez également vous tenir au courant des modifications apportées aux taxes sur l'emploi. En janvier 2001, la taxe de sécurité sociale était de 6,2% et la taxe Medicare de 1,45%. Chacun vous oblige, en tant qu'employeur, à faire correspondre les montants retenus pour un total de 15,3 % à verser à l'IRS. Vous devez également payer des cotisations de chômage si vos employés ont gagné au moins 1 500 $ au cours d'un trimestre civil. Visitez le site Web du Trésor américain pour obtenir des informations à jour sur la retenue d'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et la retenue d'assurance-maladie, ainsi que des règles sur le moment et la manière dont vous devez déposer ces impôts (plus à ce sujet plus loin dans l'article).

Si vous avez embauché des entrepreneurs indépendants , vous n'êtes pas tenu de retenir des impôts ou de faire correspondre les montants. Vous devez toutefois être certain que le travailleur serait classé comme entrepreneur indépendant. En règle générale, le fait que les travailleurs soient ou non des entrepreneurs est déterminé par qui contrôle leur temps et comment et où ils font le travail. Encore une fois, visitez le site Web du Trésor américain pour obtenir des informations à jour.

Chaque État individuel a également des exigences de retenue. Un site Web comme ce répertoire de sites fiscaux et comptables peut vous fournir des liens vers le bureau du Trésor d'un État individuel, qui fournira des informations à jour sur l'assurance-chômage, la retenue d'impôt sur le revenu et tout impôt supplémentaire qui pourrait être requis.

Maintenant, passons à autre chose et parlons du mot "je" :Assurance.

Assurance maladie

Les primes d'assurance vous coûteront probablement environ 8 à 10 % du montant de votre masse salariale. La majorité de ce sera vos primes d'assurance maladie. Alors, quelles sont vos options et comment trouvez-vous la meilleure offre ? Il existe actuellement trois principaux types de couverture santé que vous pouvez proposer à vos employés :la couverture traditionnelle (service payant), HMO (organisme de maintien de la santé), ou PPO (organisation fournisseur préférée).

Avec un plan de couverture santé traditionnel , vos employés auront le plus de flexibilité. Ils peuvent voir les médecins qu'ils veulent voir, se rendre dans les hôpitaux de tout le pays et changer de médecin quand ils le souhaitent. Ces plans sont cependant plus chers et ne couvrent généralement pas les soins de santé préventifs comme les examens médicaux, les vaccinations et les soins aux enfants en bonne santé. Il existe trois variantes de la couverture payante traditionnelle :de base, médicale majeure et complète. Basic couvre une partie des coûts d'une chambre d'hôpital et des soins, mais pas tout. Major Medical commence là où Basic s'arrête, et Comprehensive est une combinaison des deux.

Avec une couverture santé traditionnelle, les employés devront payer une franchise (généralement de 250 $ à 500 $ par an) avant que l'assurance ne commence à payer quoi que ce soit. À ce stade, la compagnie d'assurance commence à payer 80 % et l'employé est responsable des 20 % restants de toutes les factures médicales. Ils ont généralement un «plafond», qui est une limite sur le montant que l'employé devra payer en un an. Une fois le plafond atteint, la compagnie d'assurance paie la franchise.

Il peut également y avoir des limites sur le montant que le régime paiera pour des services particuliers. C'est ce qu'on appelle les "frais habituels". Si le médecin d'un employé facture plus que le montant moyen pour une procédure particulière, alors cet employé est responsable du reste de la facture.

L'un des types de plans les plus aimés et les plus détestés est l'organisation de maintien de la santé (HMO). Les HMO sont essentiellement des plans de santé prépayés. Avec un HMO, les employés ne peuvent s'adresser qu'à des groupes spécifiques de médecins appartenant à l'organisation de maintien de la santé ou sous contrat avec celle-ci.

De petits co-paiements de 5 à 25 dollars sont effectués par les employés pour les visites au bureau ou aux urgences, et les services sont parfois limités. Habituellement, les employés sont tenus de choisir un médecin de soins primaires (PCP) qui surveillera leur santé et fera les renvois nécessaires vers des spécialistes. Ils ne peuvent généralement pas voir un spécialiste à moins que le PCP n'approuve et ne fasse la recommandation (à moins qu'ils ne veuillent payer eux-mêmes).

Les HMO partent du principe que s'ils vous gardent en bonne santé et s'occupent des petits problèmes avant qu'ils ne deviennent gros, ils gagneront plus d'argent avec le temps et les gens seront en meilleure santé. Pour cette raison, ils couvrent généralement les soins préventifs comme les examens médicaux, les bilans de santé des enfants, etc. Ils ont également généralement moins de paperasse à remplir pour les patients.

La dernière option d'assurance maladie est l'organisme fournisseur préféré (OPP). Les PPO combinent le meilleur des mondes de l'assurance traditionnelle et des HMO. Comme le HMO, il existe une liste de prestataires parmi lesquels vos employés doivent choisir (un réseau) et ils doivent sélectionner un médecin de premier recours. Ils n'ont pas à remplir beaucoup de papiers lors d'une visite, ils paient juste une petite quote-part et la plupart des soins préventifs sont couverts. La différence est qu'ils peuvent également aller en dehors de la liste des médecins agréés vers n'importe quel médecin de leur choix. Ils n'ont qu'à payer plus et à remplir des formulaires de réclamation.

La plupart des employeurs incluent également une couverture dentaire et une couverture visuelle. En règle générale, la couverture dentaire paie 100 % des services préventifs, 80 % des procédures telles que les obturations et 50 % des procédures majeures telles que les couronnes. La couverture de la vue paiera généralement un examen de la vue par an et une paire de lunettes.

Il est avantageux de trouver un bon courtier lors de la recherche de polices d'assurance maladie. Le courtier peut représenter les plans de jusqu'à 15 assureurs différents, ce qui vous permet d'avoir une meilleure idée de ce qui est disponible et de faire plus de comparaisons. Sachez cependant que la plupart des assureurs ne prépareront qu'une seule fois un devis pour votre entreprise. Assurez-vous donc d'avoir sélectionné un bon courtier avant de lui demander d'obtenir des devis.

Lorsque vous évaluez les régimes, vérifiez les franchises et les taux de coassurance. Si une police exige un co-paiement supérieur à 25 % du montant de la procédure, cherchez ailleurs. Assurez-vous qu'il y a une bonne gamme de services offerts et que les maladies de longue durée et les conditions préexistantes sont couvertes. Il devrait également y avoir au moins 1 million de dollars de couverture. Vérifiez également les frais typiques des médecins locaux pour vous assurer que le remboursement maximum pour une procédure particulière n'est pas trop bas.

Ensuite, vous devrez vérifier les assureurs. Vous pouvez vous renseigner sur leur santé financière chez Standard and Poor's. En plus de leur santé financière, vous devrez également enquêter sur leur historique de paiement des réclamations. Vous ne voulez pas d'un assureur qui ne veut pas payer les sinistres. Votre courtier devrait pouvoir vous aider dans ce domaine.

Comparez leurs tarifs, leurs services, leurs zones de service et leurs listes de médecins (si HMO ou PPO), et rappelez-vous que vos employés (et vous) devrez vivre avec votre choix - alors faites vos devoirs ! Vous pouvez obtenir une liste des courtiers assureurs santé enregistrés dans votre région en contactant l'Association nationale des assureurs santé.

Si la vôtre est une petite entreprise, vous pouvez appeler le département des assurances de votre État pour trouver des prestataires de soins de santé pour les petites entreprises dans votre région, ou bien consulter une alliance d'achat de soins de santé ou un plan d'association. Ces régimes permettent aux petites entreprises de souscrire une assurance dans le cadre d'un groupe plus important.

Les alliances d'achat de soins de santé offrent un service nécessaire aux petites entreprises en leur permettant d'acheter une assurance collective à des frais inférieurs à ce qu'elles pourraient normalement faire. L'alliance achète le plan de santé pour ses membres (petites entreprises) et fait gérer le plan par un administrateur tiers. Soyez prêt pour le processus de souscription avec ce type de couverture de groupe. Cela impliquera souvent que tous les employés remplissent un questionnaire concernant leur santé ainsi que la santé de leur famille. Vérifiez également les opérations de l'alliance pour vous assurer que tous les fonds sont correctement gérés.

Vous pouvez également vérifier auprès des associations commerciales, professionnelles et autres pour voir si elles offrent une couverture santé de groupe.

Lisez la suite pour en savoir plus sur les autres types d'assurance.

Assurance invalidité et vie

Invalidité de longue et de courte durée

Aux États-Unis, invalidité de courte durée (STD) n'est pas fourni par de nombreux employeurs, cependant, certains États l'exigent jusqu'à 26 semaines. Elle est conçue pour remplacer le revenu d'un employé à court terme en raison d'une invalidité et est généralement égale à environ 60 % du salaire hebdomadaire brut de l'employé. De cette façon, le montant que les employés retirent est plus proche du montant du revenu perdu que l'employé a effectivement emporté chez lui (net) avant l'invalidité.

Invalidité de longue durée (LTD) n'est pas requis par la loi, mais certaines entreprises l'offrent comme un avantage standard. L'invalidité de longue durée est une couverture en cas de perte de revenu qui entre en vigueur à la suite d'une invalidité. Il est également basé sur environ 60 % du revenu brut de l'employé. Il y a généralement une période d'attente de 30 à 180 jours avant le début des prestations, de sorte qu'elle reprend généralement là où l'invalidité de courte durée se termine (si une MST est offerte). Les prestations d'ILD peuvent continuer à vie, bien que la plupart se terminent à 65 ans lorsque la sécurité sociale entre en vigueur. De nombreux employeurs paient toutes les primes d'invalidité de longue durée.

Certaines entreprises paient pour l'invalidité de courte durée et rendent l'invalidité de longue durée facultative, parfois à un coût réduit pour le salarié. La logique derrière cela est que vous voulez que l'employé revienne au travail après un court accident ou une blessure imprévue - les employeurs voient rarement un employé revenir d'une invalidité de longue durée. En outre, il existe de nombreuses variables dans la sélection des polices, allant de la période d'exclusion, qui peut être basée sur différentes périodes de temps s'il s'agit d'une blessure ou d'une maladie, aux limitations de conditions préexistantes, aux limitations de réclamation autodéclarées, à la protection de la propre profession, et garantie de taux. Et, si l'entreprise paie pour l'avantage, il est considéré comme un revenu imposable ; si l'employé paie l'avantage, il est considéré comme une assurance et n'est pas imposable.

Pensez à votre lieu de travail et considérez les types d'accidents qui pourraient survenir pour vous aider à décider quels types et niveaux d'assurance invalidité vous devriez couvrir. N'oubliez pas non plus de passer par un courtier réputé pour obtenir la meilleure offre.

Assurance vie

Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez offrir une assurance-vie collective à vos employés pour aussi peu que 5 cents par tranche de 1 000 $ de couverture. Pas une mauvaise affaire ! Vos employés et futurs employés l'apprécieront, car cela signifie qu'ils n'auront pas à passer d'examens médicaux avant d'être couverts, et ils peuvent généralement convertir le plan en un plan d'assurance-vie individuelle s'ils quittent l'entreprise.

La couverture la plus courante pour les employés est une police égale à leur salaire. Dans la plupart des cas, l'employeur paie la totalité de la prime. Certaines entreprises permettent également à l'employé d'acheter une couverture supplémentaire pour les membres de sa famille ou pour lui-même à un faible coût mensuel. Les taux d'assurance seront évalués tous les cinq ans pour tenir compte de l'augmentation (ou de la baisse) de l'âge moyen des employés. Les taux peuvent donc fluctuer en fonction de la démographie de l'entreprise.

Si votre entreprise compte moins de 10 employés, vous ne pourrez probablement pas souscrire une assurance-vie collective.

Passons maintenant aux congés payés. Non seulement vous devez payer vos employés lorsqu'ils travaillent, mais vous devez parfois les payer lorsqu'ils ne le font pas...

Congés payés

Vous consacrerez environ 10 % de votre masse salariale aux congés payés. Les congés payés sont un avantage très apprécié, en particulier avec tant de travailleurs qui s'efforcent de concilier travail et vie de famille.

La plupart des entreprises offrent des congés payés à tous leurs employés. La moyenne nationale est de 10 1/2 congés payés par an. Ce sont généralement le jour de l'An, le jour du président, le jour du Souvenir, le jour de l'Indépendance, la fête du Travail, le jour de Thanksgiving, le lendemain de Thanksgiving, la veille de Noël et le jour de Noël. En plus des jours fériés standard, certaines entreprises proposent également un à deux jours fériés flottants ou jours personnels. Ces jours peuvent être utilisés chaque fois que l'employé le souhaite et compensent souvent les fêtes religieuses qui ne font pas partie du calendrier standard des congés payés de l'entreprise.

Le nombre moyen de jours de vacances accordés aux nouveaux employés est de 10 par an, avec des augmentations à 15 après cinq ans et 20 après 10 à 15 ans. Le temps de vacances est cumulé sur une base mensuelle ou trimestrielle, et la plupart des entreprises utilisent une année civile pour faciliter leur tenue de registres.

Lorsque la saison du rhume et de la grippe frappera, vos employés commenceront à profiter des congés de maladie payés que vous offrez. La plupart des entreprises prévoient 6 à 9 jours de maladie. Contrairement aux vacances, le nombre de congés de maladie offerts par les entreprises n'augmente généralement pas au fil des années, et si vous définissez une politique de non-report des congés de maladie non utilisés à l'année suivante, préparez-vous à beaucoup de reniflements en décembre. Certaines entreprises permettent aux employés d'utiliser leurs congés de maladie payés pour s'occuper également des membres de leur famille qui sont malades. Assurez-vous de définir une politique et de vous y tenir.

Certaines entreprises (environ 25 %) offrent un plus grand forfait de congés payés (PTO) qui peut être utilisé comme bon leur semble par l'employé. Un scénario typique pourrait consister à accorder trois semaines de congés payés pendant les cinq premières années, puis à augmenter le nombre à quatre semaines après 10 ans, et ainsi de suite.

Dans les situations de vacances payées ou de prise de force, les employés devraient demander le congé à l'avance, sauf en cas d'urgence. Le temps peut généralement être pris par incréments d'une demi-journée. Le temps est accumulé sur une base mensuelle ou trimestrielle et mis en banque jusqu'à ce que l'employé l'utilise. Si l'employé quitte son emploi, il est généralement payé pour le temps accumulé.

Que vous autorisiez le report des jours de vacances ou de la prise de force non utilisés à l'année suivante, c'est à vous de décider. Certaines entreprises autorisent un certain nombre de jours à reporter, mais tous les jours au-delà de ce nombre sont perdus. D'autres permettent aux employés d'obtenir une autorisation spéciale de leurs supérieurs pour reporter des jours à condition qu'ils soient utilisés à une certaine date l'année suivante. Le report des jours de maladie d'une année à l'autre est un autre problème avec lequel il faut lutter. Tenez compte de l'impact que cela aurait sur votre entreprise d'avoir des employés absents pendant de longues périodes avec plein salaire en raison d'une indemnité de maladie ou de vacances stockée, ceci en plus d'avoir à couvrir la perte de leur productivité. N'oubliez pas non plus que le report de ces jours accumulés sur une autre année peut créer des maux de tête pour votre comptable, votre comptable ou votre contrôleur.

Lisez la suite pour en savoir plus sur les autres avantages.

Autres congés et avantages

Travail de juré, congé militaire et deuil

N'oubliez pas d'inclure des politiques sur la fonction de juré, les congés militaires et le deuil. Ces situations peuvent survenir plus souvent que vous ne le pensez, et même si la vôtre est une petite entreprise, vous devez mettre en place des politiques pour y faire face afin que vous sachiez que vous les gérez de manière cohérente. En règle générale, les entreprises autorisent jusqu'à deux semaines par an pour les fonctions de juré ou les congés militaires et jusqu'à trois jours par an pour les décès.

Vous aurez également besoin d'une politique sur les congés de maternité et/ou de paternité. Que ce congé soit payé ou non, c'est à vous de décider (vous en saurez plus plus tard).

Avantages des partenaires nationaux

Le sujet très controversé des allocations d'emploi pour les partenaires domestiques s'est banalisé ces dernières années. Si votre main-d'œuvre est très diversifiée, vous voudrez peut-être envisager de couvrir les partenaires nationaux dans votre programme d'avantages sociaux. La plupart des avantages sociaux des partenaires domestiques semblent être axés sur les soins de santé, mais nombre d'entre eux concernent également l'assurance-vie, les congés familiaux et d'autres domaines.

Bien que vous puissiez penser que les raisons d'inclure la couverture des partenaires nationaux dans votre programme d'avantages sociaux sont simplement un engagement envers la diversité et l'image publique, rappelez-vous également que vos concurrents les plus proches peuvent offrir cela. Si vous ne l'offrez pas également, vous risquez d'entraver vos propres efforts pour attirer des talents dans votre main-d'œuvre. Les valeurs, les convictions et votre marché du travail de votre entreprise seront tous des facteurs décisifs pour décider si vous proposez une couverture partenaire domestique.

Vérifiez les réglementations des lois sur les assurances de votre état et également auprès de votre assureur, car il existe encore quelques restrictions qui peuvent affecter votre capacité à offrir l'avantage même si vous le souhaitez.

Options d'achat d'actions/participation aux bénéfices

Souvent utilisées comme un outil pour retenir les employés, les options d'achat d'actions ont un attrait croissant sur le marché du travail d'aujourd'hui. Selon l'entreprise et l'industrie, les options d'achat d'actions peuvent être un avantage très précieux et attrayant à offrir aux employés et aux employés potentiels. Décider d'offrir des options d'achat d'actions est une évidence; décider du type de plan d'options est une autre histoire.

Il existe trois catégories d'options d'achat d'actions :les options d'achat d'actions incitatives (ISO), plan d'options d'achat d'actions pour les employés , et options non qualifiées .

Les plans les plus populaires sont les ISO et les plans non qualifiés. Avec ces deux plans, l'employé se voit offrir un nombre spécifique d'actions qu'il peut acheter (exercer) à une date déterminée. Les actions peuvent être achetées à la valeur de l'action au moment où l'option a été accordée. Ainsi, si la valeur de l'action a augmenté lorsque les employés exercent leur option, ils obtiennent une bonne affaire ; sinon, les stock-options ne valent rien.

Ces deux plans diffèrent dans la façon dont l'argent est imposé. Avec les ISO, les employés ne paient aucun impôt jusqu'à ce qu'ils vendent plus tard les actions qu'ils ont achetées (exercées). À ce moment-là, tout l'argent qu'ils ont gagné grâce à la transaction est assujetti à l'impôt sur les gains en capital au lieu de l'impôt sur le revenu. Ils doivent cependant s'assurer qu'ils ne vendent pas les actions pendant au moins deux ans après l'octroi de l'option ou dans l'année suivant l'exercice de leur option (achat d'actions). Une autre chose à considérer est qu'il n'y a pas de déduction d'entreprise lorsque l'employé exerce l'option.

Avec plans non qualifiés , la situation fiscale est différente. Les employés devront payer de l'impôt sur le revenu sur les gains qu'ils ont réalisés lorsqu'ils ont exercé leurs options (en supposant que l'employé réalise un profit basé sur la valeur actuelle de l'action). Par exemple, si l'action était évaluée à 2 $ par action lorsque les options ont été octroyées et qu'elle est évaluée à 5 $ lorsque les options sont exercées, alors l'impôt sur le revenu ordinaire doit être payé sur le gain de 3 $ par action. Il peut également y avoir une déduction d'entreprise sur le même montant. Plus tard, si l'employé conserve l'action et que sa valeur augmente davantage, il ne devra payer d'impôt sur les plus-values ​​que sur l'augmentation de valeur supplémentaire lors de la vente.

Plans d'achat d'actions pour les employés sont une autre option pour les employeurs qui veulent attirer de nouvelles recrues. Contrairement aux ISO et aux plans non qualifiés, les plans d'achat d'actions des employés sont généralement proposés à tous les employés éligibles. Les employés peuvent acheter l'action à environ 85 % de sa valeur marchande. La plupart des entreprises autorisent les employés à acheter des actions jusqu'à 10 % de leur salaire total et proposent des retenues sur salaire en guise de paiement.

Une autre option moins connue, particulièrement attrayante pour les petites entreprises et les entreprises privées, est le plan d'actions fantômes . Les plans d'actions fictives fonctionnent de la même manière que les autres options d'achat d'actions, mais le risque de partager les capitaux propres de l'entreprise n'existe pas. Vous pouvez émettre des actions à vos employés à un prix fixé en fonction de la valeur actuelle de votre entreprise, puis à une date future spécifiée réévaluer la valeur de l'entreprise. Si l'action a augmenté et que l'employé veut vendre, vous faites alors un chèque à l'employé pour le montant augmenté. Votre employé paiera des impôts sur les "salaires" supplémentaires et votre entreprise pourra bénéficier d'une déduction fiscale.

Plans de partage des bénéfices

Environ 40% des entreprises proposent des plans d'intéressement. Les programmes de participation aux bénéfices nécessitent la mise en place d'une formule de répartition des bénéfices de l'entreprise. La formule est généralement basée sur 5% à 6% du salaire de l'employé. Ils comprennent généralement une période d'acquisition pouvant aller jusqu'à sept ans. La bonne chose à propos des régimes de participation aux bénéfices est qu'ils vous permettent de décider si et combien votre entreprise contribue au régime. Pendant les années moins rentables, vous pouvez choisir de ne pas cotiser. Il vous permet également de contrôler la façon dont l'argent est investi et n'est pas aussi coûteux à administrer que d'autres régimes.

Plans d'actionnariat salarié (ESOP)

Les ESOP sont la forme la plus courante d'actionnariat salarié aux États-Unis. Ils permettent à vos employés de détenir une partie de l'entreprise sans les obliger à acheter des actions. Votre entreprise peut être publique ou privée, et les actions sont généralement transférées aux employés par le biais de cotisations annuelles. Les ESOP, comme les autres méthodes d'actionnariat salarié, peuvent améliorer votre résultat net grâce à une sensibilisation accrue des employés et à leur intérêt direct à aider l'entreprise à réussir. Si vous souhaitez transférer tout ou partie de la propriété à vos employés, cela pourrait être une bonne option pour votre entreprise. Les cotisations sont déductibles d'impôt, vous pouvez emprunter sur l'ESOP et les propriétaires d'actions peuvent revendre leurs actions à l'entreprise lorsqu'ils quittent et échapper au paiement des impôts si l'argent de la vente est transféré dans un autre titre. Les comptes ESOP bénéficient d'un report d'impôt jusqu'à la retraite.

Ensuite, nous parlerons des régimes de retraite.

Régimes de retraite

Le régime de retraite (ou de pension) de votre entreprise est non seulement bon pour vos employés, mais c'est aussi l'un des meilleurs abris fiscaux disponibles, tant pour votre entreprise que pour vos employés. Vous pouvez déduire les cotisations, et les cotisations sont reportées d'impôt pour l'employé.

Les régimes de retraite se divisent en deux catégories :les régimes de retraite à cotisations définies et les régimes de retraite à prestations définies.

Régimes de retraite à prestations définies sont des régimes à prestations déterminées et les cotisations qu'une entreprise verse au régime sont fondées sur des hypothèses actuarielles. Votre employé connaîtra le montant de sa retraite et pourra planifier en conséquence.

Régimes de retraite à cotisations définies basez les prestations de vos employés sur le montant d'argent cotisé au compte. Certains des types de comptes qui entrent dans cette catégorie comprennent :les régimes de retraite avec participation aux bénéfices, les régimes de retraite à cotisations déterminées, les régimes de retraite à prestations cibles, les régimes de retraite avec bonification d'actions, les ESOP, les régimes de retraite Thrift Savings et les régimes de retraite 401(k). plans.

Forfaits 401(k)

Le plus populaire des régimes de retraite à cotisations définies est le 401(k). It has been around since 1978, and allows employees to contribute up to $12,000 of pre-tax money ($12,000 as of 2003; this increases by $1,000 each year until it reaches $15,000 in 2006), which is the highest of any of the pension plans. The employee and employer combined cannot contribute over $40,000 annually (or an amount equal to the employee's salary, whichever is less) to the employee's account.

401(k) plans let your employees save for retirement easily and conveniently through pre-tax automatic payroll deductions. It's money they don't see, so they don't miss it. Implementing a 401(k) plan can improve employee morale and help in luring in new employees. The money your employees contribute, as well as your contributions and their account earnings, are all tax deferred until they actually withdraw the money when they retire. Employees have full control over their investments. Withdrawals are also permitted at termination of employment or during financial hardship, but a 10% penalty tax is charged if they are younger than 59 1/2 years old. Many companies allow terminated employees or employees who elect to leave the company the option to keep their 401(k) account, but they can no longer contribute to it.

As an employer, you are not required to match contributions or contribute at all to your company's 401(k) plan; however, to be competitive, most employers do. You do have the flexibility to alter your contributions year to year based on the profitability of your company. You even have the option of contributing on behalf of employees who aren't participating as long as they are eligible. Your contributions are tax deductible, like with the other plans. You can also set up a vesting schedule for the contributions you make to your employees' accounts. This is just another way to help motivate employees to stay with the company longer.

The down side of 401(k) plans is that they are usually expensive to administer.

In the next section, we'll learn about money purchase plans.

Money Purchase Plans

Money-purchase plans are like profit sharing plans that require a set amount (usually a percentage of the employee's salary) be contributed by the employer each year, even in years where there is no profit. Employees can contribute up to 25% of their salaries or a maximum of $40,000 per year. On the flip side, money-purchase plans give employers the maximum tax advantage possible.

SIMPLE IRA

If you have 100 or fewer employees and offer no other retirement pension plan, the Savings Incentive Match Plan for Employees (SIMPLE) IRA provides a simplified way to make contributions to a retirement plan either for yourself if you're a sole proprietor, or for your employees. With this plan, your employees can make monthly contributions (salary deferrals), and you, as the employer, have the option of two types of contribution methods. You can either match the first 3% of the employee's contribution dollar for dollar, which by the way does help encourage participation by your employees, or you can opt to make a non-elective contribution equal to 2% of your employees' pay. If you choose to match your employees' contributions, you do have the option of altering the amount to fall somewhere between 1% and 3% for two out of every five years.

Your employees can contribute up to $8,000 in 2003, and no other contributions -- other than your employer match or non-elective contributions -- can be made. If the employee is less than 59 1/2 years old and hasn't contributed to the plan for at least two years, then withdrawn funds may face a 25% penalty tax.

The SIMPLE IRA has lower administrative costs than other plans. The plan is simple with regard to reporting requirements, and it isn't subject to nondiscrimination and top-heavy rules that limit the benefits provided to your highest paid employees. Your contributions are tax deductible. Your employees will be immediately 100% vested. They can set up their investment portfolios to suit their own goals and situations. They can also roll the account over to another SIMPLE IRA account with no tax penalty.

SIMPLE 401(k)

The SIMPLE 401(k) plan has many of the same requirements and features as the SIMPLE IRA, but it allows your employees to contribute a pre-tax portion of their salary. This plan will give your company a leg up in more competitive job markets. As with the SIMPLE IRA, you must have fewer than 100 employees and offer no other employer-sponsored retirement plan. Your contributions are tax deductible for your business, and you can contribute up to 15% of your eligible employees' salaries. Employees can invest up to $8,000 in 2003, can tailor their own investments, can borrow from their accounts, and earnings are tax-deferred until they are withdrawn.

Simplified Employee Pension (SEP) Plan

An SEP plan is basically individual IRAs set up for all of your employees that aren't subject to the $2,000 per year IRA limit. As an employer, you can contribute up to 25% tax deferred of your employees' annual salaries (up to $40,000), and can set the plan up at any time during the year. Your employees can control how their accounts are invested, and are full-owners (there is no vesting period) from the very beginning. Your employees do, however, have to be at least 21 years old, and have to have worked for your company for at least three of the past five years.

There are several benefits of an SEP plan. They are simple to set up and administer, and you have no government filings to maintain because the employees are responsible for their own accounts. You can change your contributions at any time, and the contributions are still tax-deductible for your business. To set one up, you have to implement a written agreement to provide benefits to your eligible employees, give the eligible employees information about the SEP and have them set up SEP-IRA accounts (or you can set up the accounts for them).

Aside from these most common benefits discussed so far, there are many other forms of benefits you can offer your employees.

Other Benefits and Policies

There are many other benefits you can offer your employees that will both give your company an edge in recruiting and retaining talent, and provide your employees with some of the things that make work a little more rewarding. Added benefits make your organization more effective on many levels. Issues like childcare, education assistance, adoption assistance and flexible schedules can help your company gain an advantage over the competition and find and retain your most important resource. Good benefits and company perks can improve employee morale and, in turn, have a very positive affect on your bottom line. Let's go over some of the other benefits you can offer your employees that will give your company a competitive edge in recruiting.

Dependent Care Assistance

According to a study by WorkLife Benefits in Cyprus, California, 20 percent of non-working mothers of young children do not work because they see quality childcare as unaffordable or unavailable. Dependent Care Assistance is not limited to childcare. It can be elder care, or care for any family member. Employers can offer flexible working arrangements, care resources and referrals, financial-planning assistance, long-term care insurance, and dependent-care assistance accounts. You can also provide educational services for your employees to help them learn more about their options.

You may also consider opening a company-sponsored childcare center. There are many benefits, including a boost in your company's ability to recruit and retain employees. Company productivity will be increased because your employees have reliable childcare and fewer absences. It also helps give your company more of a family-oriented reputation, which in today's workplace is a definite plus. The downside to a company-owned childcare center is the fact that you have to keep the center going even if your employees have few children. You'll also be paying up to one-third of the expenses of the center if you want it to be affordable for your employees. For some companies, this is the perfect solution; for others it isn't. But most who have existing centers believe they have definitely saved money over the long run.

Adoption Assistance Programs

An adoption-assistance program for your employees can range from simply providing resources and recommendations, to paid maternity or paternity leave, to providing financial assistance for your workers who are trying to build families through adoption. Many companies are now beginning to provide adoption assistance services.

You can set it up in any number of ways. You can offer paid or unpaid leave, contract out for referral services, or pay a lump sum or a percentage of the actual cost of the adoption and related fees. For many employees, just having the leave available and the emotional support of the company is the most important thing. There are also many families who could never hope to adopt if it weren't for the financial assistance and support of their employers.

Think of your adoption assistance as simply an equitable alternative for employees who choose adoption. If you've always provided good maternity benefits, then this evens out the score for everyone. It is also not an expensive benefit to offer simply because there aren't that many employees who will take advantage of it. But, for the employees who do, it is priceless.

Once again, this is another way of building a stronger, more loyal workforce. You'll reap the benefits as a company through lower turnover and higher productivity.

Outplacement Services

Outplacement services are services a company offers to assist their employees quickly find new job opportunities when drops in revenue, reorganizations, and other reasons force a cut back in staff. This assistance can come in the form of group programs, support programs and one-on-one consulting with an external consulting group. Fees for these outside services range about 15% to 20% of the terminated employee's salary (plus bonus).

Education Assistance Programs

Many employers offer assistance for employees who want to gain additional education or degrees. If you think about it, your employees' skill levels are what make your business successful -- or not. Investing in job related training and education for your employees will not only improve the abilities of your employees to do their jobs, but -- as we've mentioned a few times already -- it will improve their morale and perhaps make them stick around a little longer.

But, you're probably now saying, "What if they get the training or degree and then leave anyway!" That may happen too, but most likely you'll experience just the opposite. In fact, by acting as a mentor to your employees and supporting their efforts to gain more education, you'll probably see a large payback for your efforts.

If you decide to implement an education assistance program, take some time to think through what you want to offer. Some questions you should ask yourself include:

• How much money will the company offer in assistance? (The IRS will allow you to contribute a maximum of $5,250 tax-free.)
• Will you pay varying percentages of the tuition based on the grades the employee gets for the course?
• Should it be limited to courses related to the employee's current position, or other positions within your company? (Usually, this is required by most employers.)
• Will all of your employees be eligible? (Will it be offered to part-time employees as well as full-time?)
• Will you have a contract in place that the employee must sign guaranteeing they will stay with your company for X months after they complete the training?

Employee Achievement/Merit Awards

Honoring your employees who have high achievements is not only a good way to improve morale and loyalty, it's just a nice thing to do. Often all employees really want is just a verbal acknowledgement of a job well done. Of course, throwing in some monetary thanks is also appreciated.

Golden Parachutes

Golden parachutes are not for when your executives go on that skydiving retreat that costs the company thousands! They are contracts you set up with your top executives that will provide them with special benefits in the event they lose their jobs due to takeovers or acquisitions by another company. These benefits are typically quite generous and come in the form of a large severance package, a large one-time bonus that only comes when employment is terminated, and/or stock options.

Now, your executives won't be rolling in the dough forever, remember they have to get back out there and pound the pavement. They just might not have to pound it as quickly as they might have before. Some more generous hearts also use some of their funds to help others. They will, however, have to pay a 20% tax on the total amount of their payment.

Cafeteria Plans and other Flexible Benefit Plans

No, we're not talking about banana pudding specials and Meatloaf Mondays. Cafeteria plans are a type of flexible benefit plan that let your employees choose from a list of benefits they wish to participate in. Choosing to participate will often allow the employee to reduce their taxable income because they are paying or contributing with pre-tax dollars.

There are five main types of these flexible benefit plans. They include:

• Premium-Only Plans - With this type of plan, employees can pay their portions of the insurance premiums with pre-tax dollars.
• Spending Accounts - This plan allows your employees to put aside pretax money into accounts to be used for dependent care or medical bills.
• Full Flexible Benefit Plans - These plans give employees both a choice in selecting from the menu of benefits, as well as an allowance to spend on those benefits. Any benefits they want to add that will be more than their allowance would be paid for with pre-tax dollars in some cases and post-tax in others.
• Variable Credits - This option allows you to base the employee's allowance on their performance or certain health aspects such as smoker vs. nonsmoker, seat belt use, and other criteria. Credits are given based on these factors.
• Modular Plans - This type of plan puts your employee's choices into packages. Usually the packages are set up with specific groups in mind so they can target their needs. They are divided into groups based on demographics such as young single workers, families, and older couples.

Employee Assistance Programs

Employee Assistance Programs are provided by many employers. These programs provide your employees with somewhere to turn in the event of a personal problem that affects all aspects of their lives, including their jobs. If you, as the employer, ignore these types of problems then you may find less loyalty and more employee burnout.

These programs have a large counseling element, although their goals are to maintain and even improve your company's production. The EAP can help your employee determine the problem and find the right kind of help. They can also help management have a better understanding of the types of problems their employees may be facing, both personal and work-related. Some of these problems may be stress that is related to job security, conflicts with others in the workplace, divorce or other family problems, substance abuse, or financial problems.

Depending on the size of your company you can opt to have an on-site certified employee assistance professional, or you can contract with someone outside. Things to remember include checking with your medical insurance and making sure whomever you use for your EAP knows the limitations of your medical insurance. (In fact, some medical insurers offer varying forms of EAPs in their total insurance package, so make sure you check with them first.) Try to find an EAP who is familiar with your type of business and the types of problems you see most often in your workforce. The business of the EAP is a relationship business, so make sure you choose someone you and your employees will feel good about talking to. If you don't, it's not the benefit you want it to be.

Other Benefits to Think About

• Paid moving expenses
• Transportation discounts
• Leave sharing plans
• Scholarships
• Low-interest or interest-free loans for employees

You may be asking if there is anything you can offer your employees that they will like that doesn't cost you anything? Well, you're in luck. Read on and find out about some great perks that are almost entirely free.

Cost-free Benefits and Perks

Sweetening the pot with some additional perks may swing a job candidate your way and cost your company next to nothing. We're talking about flex time, direct deposit of paychecks, having good policies on personal leave that fit in with employees' goals, employee recognition programs, holiday parties, etc.

Flex Time

Allowing flexible work schedules in your business is very often the most strategic thing you can do from a hiring standpoint. Often companies that offer flex time find that their employees are more productive, motivated, and loyal. And why wouldn't they be? Employees can alleviate quite a bit of stress from life just by coming in to work an hour earlier and leaving an hour earlier to miss the interstate parking lot scene, and it can also give them more time with their families.

But how do you structure it so that you don't have disgruntled employees whose jobs really can't be flexible? There are ways you can adjust to make the majority of your employees happy. For instance, let your employees come up with creative ways to do it themselves. If they are more empowered to find a solution then they'll probably come up with one they would like. If it's agreeable to management then everyone is happy and more productive. Try out the flex solutions your employees come up with on a limited basis and try to measure your results. Also, make sure your employees keep your clients in mind when they devise their plans. Any plan that hinders client contact probably isn't one you want to adopt.

Telecommuting

As I sit here with my laptop on my screened-in porch with the birds singing and early spring sun shining, I would be hard pressed to come up with a reason for why telecommuting couldn't work for your company. But of course there are always situations where telecommuting simply won't work. You obviously can't let your receptionist telecommute, because who would be there to receive! And, chances are that many of your employees aren't even interested in telecommuting. For those that are, however, think about the benefits to both them personally and to the company. The company can use the office space for other employees, storage, equipment, or a break room. You can simply set aside an area to be used by your telecommuters when they do venture into the office. You can experience the benefit of added productivity by your telecommuters. Lack of interruptions is one of the biggest perks of telecommuting. How many times have you had a tight deadline and an endless parade of co-workers stopping by your office to tell you the latest joke from the water cooler? More than you can count probably. You'll also benefit from the increased loyalty and boosted morale of your telecommuting workforce. Face time in an office is way overrated. Today, you have to measure an employee's worth by what they produce, not by how many hours you see them sitting at their computers (or in the break room, or at their co-worker's desk).

The benefits for your employees who telecommute can also be quite substantial. They can save time since their commute is only a brief stroll to their home office (or porch). They also benefit from a quieter and less interrupted environment. They can work whenever the inspiration hits them, too. Or if they have an appointment in the afternoon they can make up the time later that night.

It is quite possible you'll get more work out of employees that you allow to telecommute than the ones that you don't. You do need to investigate potential problems such as liability insurance, workers' compensation issues, office equipment, and confidentiality issues. These may bring to light problems for telecommuting in your line of business. You also need to make sure you have a written policy about how your telecommuters need to operate. For instance, you may make it a policy that your telecommuters have to be accessible during regular office hours even if they're working schedule is slightly different. You may also want to set up a reporting schedule to replace your usual eyeball-to-eyeball meetings to make sure you know at regular intervals where your employees are with projects, or other work. Some other key issues to consider are the relationships you have with your telecommuting employees. Make sure you're not leaving them out of meetings and decisions they should be involved in just because they didn't happen to be in the office at the time. Continued communication is crucial. Think through the process and make sure you cover all bases. If you have to get a proposed telecommuting program approved by upper management, it also helps to have statistics from similar companies that have successful telecommuting programs.

More Cost-free Benefits &Perks

Discounts for Your Employees

If your business offers a commercial product or service that your employees would otherwise have to pay for, then it may make sense to allow them the perk of getting it for free, or at least at a reduced cost. Your company can get a tax break, the employee gets a good deal, and good will abounds for all.

Working Condition Benefit

Known as the working condition benefit by the IRS, you can also gain some mileage, benefit-wise, by allowing your employees to use their company cars, computers, PDAs, etc., for personal as well as company business. Make sure you have a written policy and have checked your insurance coverage before granting this benefit.

On-premises Exercise Facilities

A fit employee is a healthy employee, and a healthy employee is a productive employee. Or so it would seem. If you have on-site exercise facilities that your employees can have access to free of charge then you've got a good perk waiting to happen. If you don't already have the facilities as part of your business, then perhaps you should consider setting up a small workout room with some basic equipment, or put in a shower and set up some running/walking trails around your business's property. Exercise not only relieves stress and improves health, it helps clear the mind and fosters creativity. Your employees may even acquire some team building skills if you start a company softball team.

Read on to learn about even more types of cost-free benefits &perks.

Regulatory Issues and Government Requirements

The only thing the IRS requires is that business's withhold and match FICA (social security), pay unemployment insurance, and pay workers' compensation insurance. You are required by the state to pay unemployment insurance tax if you have one or more employees for at least 20 weeks during the calendar year, or if you paid at least $1500 in wages during the calendar year. If you have at least three employees you must carry workers' compensation insurance in case one of your employees is injured on the job. This is also administered through the state.

To better understand how FICA tax is set up, keep in mind that the FICA tax, also known as the Social Security tax, is paid equally by the employer and employee. In other words, it is the tax that you withhold from the employee's pay and match. The tax is composed of two elements:

1. OASDI (6.2%) - Old Age, Survivor and Disability portion of the tax is paid on wages up to the maximum covered wage base for the year. This cap changes every year, so make sure you verify the current level. (For 2003 it is $87,000).
2. HI (1.45%) - The hospital insurance or Medicare portion of the tax is paid on all wages, without limit (not like the $87k mentioned above).

IRS Form 5500

As an employer who offers benefits for your employees, you have to be in compliance with regulations of the IRS, the Department of Labor/ERISA, the Pension Benefit Guarantee Corporation, and the Social Security Administration. To communicate this information you have to fill out IRS Form 5500, which collects information about your plan qualification, financial condition, and operations. This form has to be filed by the last day of the seventh month following the end of the plan year. You'll have to include any plan audits, actuarial reports, and other documentation.

Read on to learn more about government requirements.

Be Careful Of

Americans with Disabilities Act

The Americans with Disabilities Act was passed in 1990 to make it illegal to discriminate against people with disabilities. The law is broken down into 5 sections.

1. Fair employment practices
2. Public services
3. Public accommodations
4. Telecommunications
5. And Miscellaneous issues such as retaliation, insurance, construction, state immunity, etc.

As an employer, it is illegal for you to discriminate against someone with a disability in:

• Recruiting
• Wages
• Hiring
• Firing
• Promotions
• Job assignments
• Training
• Leave
• Lay-offs
• Benefits
• Any other employment related activity

So, in a nutshell, don't discriminate in any way, shape or form against anyone.

People qualify as "disabled" under this act if they have, or have a record of, physical or mental impairment that substantially limits a major life activity. This includes hearing, sight, speech, breathing, performing manual tasks, walking, caring for themselves, learning, or working.

In order to be protected by the ADA they must be qualified and able to perform the essential duties of the job with or without reasonable accommodation. This means you should interview them and review their work histories just like you would anyone else you are considering for employment. This shouldn't have any affect on your ability to hire the best candidate for the job. You just have to make sure you're not disregarding them simply because of their disability.

Essential Duties

Take care defining the "essential duties" of the job. Use your best judgment in determining what those essential duties are. According to the ADA you must decide whether the job itself exists because of that particular duty. You must then determine if there are other employees that duty could be assigned to or distributed among. And finally, what is the degree of skill required to perform the duty? Make these determinations before writing your job descriptions.

Reasonable accommodations are another thing you need to be aware of. What is considered reasonable? Reasonable accommodation enables the disabled individual to take part in and enjoy the benefits that other non-disabled employees do. It may include buying or modifying equipment or devices that the person can use to do the job, restructuring the job, offering part-time or altered schedules as accommodation, and making the workplace accessible to the individual, or many other changes.

There is also a limit to what is considered reasonable. If it would cause undue hardship on your company to make the changes necessary to accommodate the individual then there are ways to work around it. For example, you can allow the person to pay a portion of the cost of the changes required to accommodate them.

This is a fairly complicated law, and certainly hasn't been addressed completely in this article. For additional information go to HR Next, the Americans with Disabilities Act Web site, the EEOC Web site, or the U.S. Department of Justice Web site.

Family and Medical Leave Act

If your business has at least 50 employees within a 75-mile radius then you must follow the requirements of the Family and Medical Leave Act. This means you have to allow all eligible employees to take up to 12 weeks of unpaid time off to be with family because of medical issues, births or adoptions. Eligible employees are those who have worked for your company for at least 12 months and 1,250 hours during those 12 months. You have to guarantee that employee that they will have their job (or a comparable job) when they return to work. Your employees are also allowed by the FMLA to take the 12 weeks of leave in smaller chunks if they need to.

With all of these great ideas for employee benefits, you feel certain your program will be the best on the block. But, maybe there are still some more things you can do to give your company an edge. What can you do to make sure you have that edge? Read on for some creative tips on making your workplace the very best!

The Competition

So, we've talked about a lot of ways to set up a good benefit program for your employees and how your benefits and perks are often more important than the salary, but what will really stand out to potential employees? What do they really look for? One of the most important things to keep in mind when planning or tweaking your benefits package is that there is a strong and growing trend toward helping employees balance their work with their family lives. People are no longer just wishing there was an alternative - they're making alternatives. If you make a concerted effort to allow your employees to not only do their jobs but to still have time to live their lives, you'll be rewarded with loyalty, productivity, and strong workforce.

Here are a few suggestions for creative benefits to add, but don't stop here. Poll your employees and see what they would like to see added to the benefit list. You may be surprised.

• Special guest speakers (monthly, quarterly, whatever you can do)
• On-site classes about topics that interest your employees, such as personal finance, yoga, home buying, childcare issues, etc.
• Special company-sponsored meals (Like Pizza Fridays, or Days of Perpetual Eating!)
• Office games
• On-site massages
• Special-recognition gift certificates
• Set up a special Sunshine committee to come up with fun treats and activities for employees
• Regular staff parties and get-togethers (on work time, not personal time!)
• On-site dry cleaning pick ups
• On-site film-processing pick ups
• An employee Web site that features photos from staff parties, family photos, etc.
• On-site stores offering items that employees typically have to go out at lunch for.
• A company restaurant that also offers take-out meals for dinners.
• An ATM machine