Qu'est-ce qu'une éventualité ?

Une éventualité est l'occurrence fortuite qu'un événement futur est susceptible d'avoir un impact négatif sur une organisation ou une personne. C'est une condition ou un événement futur probable survenant par hasard, délibérément ou non. En outre, sa survenue et les effets qui en résultent nécessiteront la mise en œuvre de mesures spéciales ou extraordinaires.

Exemples de contingences

En gestion d'entreprise et de projet, l'éventualité est souvent décrite comme une couverture (financière ou autre) qui isole une entité commerciale ou non commerciale en cas d'événement imprévu ou incertain. D'où, les dépenses encourues lorsque cette éventualité imprévue survient effectivement deviennent un événement fortuit.

La planification des éventualités devient essentielle, indépendamment de la nature ou de l'étendue de l'éventualité. Une analyse qui implique des prévisions dans l'avenir est nécessaire pour mesurer la nature et la portée des éventualités probables. L'analyse doit couvrir les remèdes possibles ou les mesures de protection à mettre en œuvre au préalable pour éviter ou atténuer les effets négatifs de l'éventualité.

Dans une organisation, l'analyse est appelée plan d'urgence. Son seul objectif est de fournir un filet de sécurité ou une assurance pour permettre à une organisation de survivre aux effets potentiellement négatifs avec le moins de dommages (ou de coûts) possible. Les plans d'urgence dans les entreprises sont souvent appelés plans de continuité des activités.

Comment ça fonctionne

La planification est cruciale pour les imprévus, surtout dans les affaires. La planification d'urgence implique normalement l'affectation de liquidités ou de réserves de capital par une entreprise pour faire face à des événements imprévus. Elle se résume à la capacité de résister aux chocs de la survenance d'un événement inattendu grâce à l'accès à la liquiditéLiquiditéSur les marchés financiers, la liquidité fait référence à la rapidité avec laquelle un investissement peut être vendu sans impacter négativement son prix. Plus un investissement est liquide, plus vite il peut être vendu (et vice versa), et plus il est facile de le vendre à sa juste valeur. Toutes choses égales par ailleurs, les actifs plus liquides se négocient avec une prime et les actifs illiquides se négocient avec une décote. pour compenser les impacts financiers négatifs, comme une période prolongée de ventes médiocres et d'augmentation des coûts. Les trois méthodes courantes utilisées pour atténuer les éventualités comprennent :

1. Lignes de crédit

Les plans d'urgence tactiques impliqueront la mise en place de lignes de crédit lorsque l'entreprise est encore en bonne santé pour garantir que le crédit sera facilement accessible en cas de besoin, c'est-à-dire lorsque des événements négatifs se produisent.

2. Assurance

Une entreprise ou une organisation peut également souscrire une police d'assurance contre la survenance de tels aléas. Une police d'assurance couvrira les pertes subies pendant et après la survenance d'un événement négatif.

3. Levée de capitaux et rétention des revenus

Bien que la méthode ci-dessus se réfère normalement aux banques, d'autres entreprises et organisations peuvent également constituer des réserves de capital en conservant leurs revenus et en mobilisant de nouveaux capitaux. Il renforcera les bilans pour absorber les effets négatifs des aléas. Les banques adoptent normalement des niveaux de capital minimum requis en fonction de leurs actifs pondérés en fonction des risques.Actifs pondérés en fonction des risques. le risque d'insolvabilité. Le maintien d'un capital minimum permet d'atténuer les risques.

La planification d'urgence

Un plan d'urgence est un plan élaboré par la direction pour aider une organisation à faire face à la survenance d'événements négatifs imprévus. Il s'agit d'un outil de contrôle préventif conçu pour atténuer les dommages à la réputation ou aux finances d'une organisation en raison de circonstances imprévues.

L'objectif majeur du plan d'urgence est d'assurer la continuité des activités pendant et après un événement catastrophique. D'où, le plan aide les organisations à se remettre des effets de risques majeurs menaçant leur survie. Il doit également être en mesure de contrecarrer toute publicité négative qui pourrait en découler.

Un plan d'urgence garantit qu'une organisation est en mesure de réagir de manière proactive aux événements imprévus afin de limiter l'hémorragie sur les revenus et les bénéfices. Il est également connu sous le nom de Plan B, plan de sauvegarde, plan de continuité d'activité, ou plan de reprise après sinistre. Un modèle décrivant le processus de planification d'urgence est mis en évidence ci-dessous :

Étapes de la création d'un plan d'urgence

Un plan d'urgence efficace doit être bien documenté et amélioré avec la collaboration des employés et des parties prenantes. Les démarches à entreprendre sont indiquées ci-dessous :

1. Créer une politique d'urgence

Une déclaration de politique d'urgence doit être créée pour communiquer des directives claires à suivre lors de la gestion des catastrophes. La déclaration doit être communiquée à tous les employés concernés afin d'optimiser la qualité de la réponse.

2. Identifier les ressources

Un inventaire des ressources que l'organisation possède et de celles auxquelles elle peut accéder doit être préparé au préalable. Ce sont des ressources qui aident à atténuer les effets d'une catastrophe ou d'une éventualité négative.

3. Identifier les principaux risques

L'identification des principaux risques susceptibles d'affecter l'organisation est une étape cruciale. Il devrait s'agir d'un processus collaboratif grâce à la participation des chefs de service et même des consultants externes.

Une analyse d'impact sur l'entreprise (BIA) peut également être utilisée pour déterminer la probabilité d'occurrence d'un événement particulier et son impact potentiel sur les processus métier critiques. Une BIA aide également à identifier les risques futurs et leurs priorités.

4. Prioriser l'impact des risques

Une fois tous les risques identifiés, l'étape suivante consiste à les hiérarchiser en fonction de la gravité probable de leur impact sur l'organisation. Un paramètre de hiérarchisation du suivi est la probabilité d'occurrence.

5. Rédiger un plan d'urgence

L'existence de différents risques menaçant l'organisation nécessite des plans différents. Comme indiqué ci-dessus, la hiérarchisation des risques en fonction de l'impact potentiel est essentielle. Le plan d'urgence doit fournir plusieurs scénarios pour couvrir un plus large éventail de risques et de circonstances.

L'accent doit également être mis sur la minimisation des pertes. Le plan d'urgence doit définir clairement les actions à entreprendre avant et après la matérialisation des événements et assurer la reprise des opérations normales. Les responsabilités de chaque employé, y compris leurs points d'action et leurs échéanciers, doit être bien articulé.

Des stratégies visant à créer une réserve de liquidités d'urgence pour absorber les pertes potentielles devraient être mises en place au cours de la phase de planification. Il s'agit notamment de la mise en place d'une ligne de crédit ou de la levée de fonds dans l'intérim à constituer en réserve pour imprévus.

Il est également crucial d'acheter une couverture d'assurance, ce qui sera utile en cas de pertes. Cependant, les polices d'assurance exigeront des primes initiales ou périodiques qui nécessitent une provision budgétisée adéquate dans le plan d'urgence.

6. Partagez le plan

Le plan d'urgence doit être partagé entre tous les employés et parties prenantes concernés. Il garantira une réponse optimisée de toutes les personnes concernées le moment venu.

7. Testez le plan

Une étape importante de la planification d'urgence est la mise à l'essai du plan pour mesurer son efficacité. Des simulations d'exercices et des simulations doivent être menées pour tester le temps de réponse et d'exécution et prépareront le personnel à la réalité avant que cela ne se produise.

Les tests peuvent révéler des faiblesses ou des vulnérabilités dans le plan et indiquer où il doit être amélioré. On peut découvrir qu'il existe un besoin de ressources supplémentaires ou de formation supplémentaire du personnel. Remédier à ces faiblesses augmentera l'efficacité du plan et la préparation organisationnelle.

8. Examiner et mettre à jour le plan

Le plan peut être rendu moins efficace ou inefficace au fil du temps en raison de changements dans le paysage environnemental et la technologie. D'où, il est primordial de revoir, mettre à jour et maintenir le plan d'urgence de temps à autre, selon les besoins.

Actions possibles pour atténuer les risques d'urgence

Contingences dans la gestion de projet

En gestion de projet, les imprévus se réfèrent normalement au coût, c'est-à-dire des fonds mis en réserve pour faire face à des événements imprévus. Cependant, ils font également référence à d'autres aspects du projet, comme le manque de ressources et le respect des délais. Des plans d'urgence doivent être préparés pour tous les risques mentionnés dans les sections ci-dessus.

Il est conseillé aux chefs de projet de ne pas divulguer qu'ils détiennent des réserves pour éventualités aux autres membres de l'équipe de projet. C'est parce que la divulgation peut entraîner un effet inverse où les réserves pour éventualités seront considérées comme une autorisation de dépasser les allocations budgétaires.

Les imprévus du projet sont généralement exprimés en pourcentage. Les étapes initiales du projet sont généralement les plus risquées et des pourcentages plus élevés de contingences sont appliqués. Cependant, au fur et à mesure de l'avancement du projet, les pourcentages sur les imprévus sont progressivement réduits car il y aura moins d'inconnues et une orientation plus claire du projet.

La réduction d'une éventualité au cours d'un projet implique généralement les problèmes suivants :

• Au stade de la planification, les estimations des coûts totaux doivent inclure une prime supplémentaire, par ex. 10% de contingence.
• Environ 5 % à 10 % de la valeur du contrat peuvent être inclus comme éventualité dans le plan de coûts.
• Le maître d'ouvrage conserve souvent un certain pourcentage de la somme due à l'entrepreneur. C'est ce qu'on appelle la rétention (normalement 5%). La rétention est considérée comme une assurance pour s'assurer que l'entrepreneur exécute le projet conformément aux termes et conditions du contrat.

Davantage de ressources

CFI propose la page du programme Commercial Banking &Credit Analyst (CBCA)™ - CBCAGet obtenez la certification CBCA™ de CFI et devenez Commercial Banking &Credit Analyst. Inscrivez-vous et faites progresser votre carrière grâce à nos programmes et cours de certification. programme de certification pour ceux qui cherchent à faire passer leur carrière au niveau supérieur. Pour continuer à apprendre et à développer votre base de connaissances, veuillez explorer les ressources pertinentes supplémentaires ci-dessous :

• Engagements et éventualitésEngagements et éventualitésSelon les principes comptables généralement reconnus, les engagements sont enregistrés lorsqu'ils surviennent, tandis que les imprévus (doivent-ils se rapporter à
• Gestion de projetGestion de projetLa gestion de projet est conçue pour produire un produit final qui aura un impact sur une organisation. C'est là que la connaissance, compétences, vivre, et
• LiquiditéLiquiditéSur les marchés financiers, la liquidité fait référence à la rapidité avec laquelle un investissement peut être vendu sans impacter négativement son prix. Plus un investissement est liquide, plus vite il peut être vendu (et vice versa), et plus il est facile de le vendre à sa juste valeur. Toutes choses égales par ailleurs, les actifs plus liquides se négocient avec une prime et les actifs illiquides se négocient avec une décote.
• Gestion des risquesGestion des risquesLa gestion des risques englobe l'identification, une analyse, et la réponse aux facteurs de risque qui font partie de la vie d'une entreprise. Cela se fait généralement avec