Comptabilité de base pour une petite entreprise :un guide simple

En tant que propriétaire d'entreprise, en particulier lorsque vous démarrez une nouvelle entreprise, vous devez avoir une vision claire des différents aspects de la gestion d'entreprise. La comptabilité est l'une des parties les plus critiques d'une entreprise. Ainsi, chaque propriétaire d'entreprise doit connaître ses bases, car cela donne une image claire de l'état de ses finances, lui permet de prendre des décisions commerciales éclairées et de réagir plus rapidement à tout changement négatif.

Voyons donc comment faire une comptabilité d'entreprise de base, comprendre ce que les livres vous disent et les gérer efficacement.

Qu'est-ce que la comptabilité

La comptabilité est un concept massif. Mais pour une petite entreprise, cela signifie essentiellement enregistrer les transactions financières, les résumer et les analyser au moyen de rapports comptables, et fournir en temps opportun des données à des fins fiscales et des déclarations de revenus.

Il existe trois rapports principaux, également appelés états financiers, qu'une entreprise doit créer pour chaque période comptable, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Ils donnent un résumé des opérations financières, des flux de trésorerie et de la performance financière globale d'une entreprise au cours de cette période. Une période comptable est une période de suivi définie pour les performances comptables au cours de laquelle les enregistrements ont été collectés et analysés. Il peut s'agir d'une année civile ou fiscale, mais aussi d'une semaine, d'un mois ou d'un trimestre, etc.

Comprendre comment mettre en place un système de comptabilité pour petite entreprise, vous pouvez le faire plus précisément au début. Cela peut donc aider à prévenir de nombreux problèmes auxquels les petites entreprises sont confrontées, comme une mauvaise gestion des flux de trésorerie ou le mélange des finances personnelles et professionnelles, ou la communication de données erronées à l'IRS (ce qui peut vous coûter cher).

Alors décomposons-le.

1. Créez votre compte bancaire professionnel

La première et l'une des étapes clés de la gestion d'une petite entreprise consiste à ouvrir un compte bancaire professionnel. Étonnamment, certaines PME, surtout en phase de démarrage, ainsi que de nombreux auto-entrepreneurs, ignorent souvent cette étape, préférant traiter les transactions commerciales via leurs comptes bancaires personnels. Bien que cela puisse initialement réduire les frais de traitement bancaire, cela peut entraîner des pertes et des dégâts importants à l'avenir, notamment une mauvaise classification de votre entreprise, une déclaration de revenus incorrecte, des déductions manquées, etc.

L'ouverture d'un compte professionnel distinct est donc indispensable. Et voici un guide étape par étape simple que vous pouvez utiliser comme liste de contrôle.

2. Choisissez votre méthode comptable

L'étape suivante consiste à décider comment vous allez suivre les revenus et les dépenses de votre entreprise. En d'autres termes, vous devez choisir la méthode comptable qui répondra aux besoins de votre entreprise. Fondamentalement, vous pouvez choisir une comptabilité en partie simple ou en partie double.

La méthode à saisie unique suppose de ne saisir qu'une seule fois chaque transaction. Par exemple, lors d'une vente, vous enregistrez le montant de l'achat dans votre compte. C'est une méthode de comptabilité assez simple qui ne prévoit pas votre inventaire, par exemple, ni les fournitures, etc. Elle ne peut donc convenir qu'aux très petites entreprises avec peu de transactions.

La méthode en partie double est plus sophistiquée, mais elle vous donne une vision plus claire de vos finances. Cela implique d'enregistrer deux écritures pour une transaction :un débit et un crédit – gardant ainsi vos livres équilibrés. La méthode permet une détection plus rapide des erreurs et des fraudes, une meilleure identification des profits et pertes et une création plus facile des états financiers. Pour les petites entreprises qui souhaitent une comptabilité plus précise, une méthode en partie double est un meilleur choix.

3. Configurer des comptes pour enregistrer les transactions

Ironiquement, en comptabilité, le mot « compte » ne signifie pas votre compte bancaire, mais représente le type de certaines transactions financières, telles que les ventes ou la paie, etc. En savoir plus sur la gestion de la paie et comment elle peut aider votre entreprise.

Le concept derrière les différents comptes aide à différencier les différents types de transactions pour vous aider à suivre plus efficacement tous vos revenus et dépenses. Les principaux types de comptes comprennent les actifs, les passifs, les revenus, les dépenses et les capitaux propres.

• Le compte d'actifs comprend les données sur les liquidités et les ressources qui appartiennent à une entreprise. Il comprend l'encaisse, les comptes débiteurs, l'équipement, les stocks, les fournitures, l'immobilier, etc.

• Le compte du passif comprend toutes les obligations ou dettes que peut avoir une entreprise. Ce sont les comptes et les intérêts à payer, les prêts, etc.

• Le compte des revenus représente les revenus de l'entreprise :l'argent qu'une entreprise reçoit en vendant ses produits ou services, y compris les revenus des ventes, les revenus de location, les revenus d'intérêts, etc.

• Le compte de dépenses rassemble toutes les transactions commerciales qui en résultent :l'argent que l'entreprise paie pour diverses ressources et services, tels que les services publics, les dépenses d'approvisionnement, les assurances, les salaires, les intérêts payés, etc.

• Compte de capitaux propres montre ce qui reste après que les passifs sont soustraits des actifs. Il représente la participation détenue par le propriétaire dans l'entreprise, qui peut être le capital du propriétaire, les dividendes, les bénéfices non répartis, etc.

Ainsi, toutes vos transactions commerciales, selon leur type, iront sur l'un de ces comptes dont vous devrez faire le suivi.

4. Enregistrer les transactions dans la comptabilité

Tous les comptes d'entreprise sont enregistrés dans le grand livre général - vos livres comptables. Bien sûr, les livres comptables ne sont pas de vrais livres, comme ils l'étaient autrefois. Ils sont plutôt un moyen de conserver et de suivre vos documents comptables. Il s'agit généralement de papiers, de feuilles de calcul et de logiciels de comptabilité, et chacun des moyens a ses avantages et ses inconvénients que vous devrez prendre en compte lors de votre choix.

• La comptabilité papier est étonnamment très populaire parmi les petites entreprises. En 2018, une enquête de Clutch montrait que 25 % des PME enregistraient encore leurs finances sur papier plutôt que sur ordinateur. Cette méthode peut convenir à une très petite entreprise qui a un minimum de transactions. Inutile de dire qu'il est sujet aux erreurs et que le risque de perdre les données de transaction est très élevé.

• Le logiciel de feuille de calcul est un moyen de conserver vos données comptables dans des tableaux électroniques, tels que MS Excel ou Google Spreadsheets. Avec eux, vous pouvez enregistrer, corriger, conserver en toute sécurité vos données comptables sur votre ordinateur, ainsi que les partager avec un comptable lorsque vous en avez besoin (car les deux offrent des options de partage et multi-utilisateurs). L'un des principaux inconvénients est que vous devez saisir vos données manuellement, ce qui prend du temps et comporte toujours un risque d'erreur.

• Les logiciels de comptabilité comprennent divers outils conçus pour tenir les livres comptables et faciliter leur gestion. Il existe une large gamme de solutions disponibles sur le marché :des plus simples aux plus sophistiquées. Mais dans l'ensemble, ils peuvent se connecter à votre compte bancaire, permettre l'importation de données à partir de différentes sources et effectuer plusieurs opérations commerciales, telles que l'envoi et la gestion des factures, par exemple. Ils peuvent varier en termes de coût et de fonctionnalité, ainsi que fonctionner en ligne ou nécessiter une installation sur votre ordinateur. Les solutions les plus populaires pour les petites entreprises sont QuickBooks Online, Xero et FreshBooks. Mais il y a bien plus que cela, donc en fonction de votre situation et de vos besoins, vous pouvez décider lequel vous convient le mieux.

Ainsi, quelle que soit la méthode que vous choisissez, il est essentiel d'enregistrer toutes vos transactions commerciales et de les classer correctement dans les comptes correspondants. Ainsi vous aurez une vision claire des allées et venues de vos finances et pourrez analyser votre performance globale.

Un logiciel de comptabilité améliore considérablement la gestion de vos livres grâce à sa logique intégrée (telle que la méthode de comptabilité en partie double, etc.) qui permet de comprendre et de catégoriser les écritures pour vous. Ainsi, même si vous n'avez pas de comptable ou de comptable, vous pourrez effectuer vous-même des opérations comptables simples.

Conseil de pro

L'un des plus grands avantages du logiciel de comptabilité est qu'il peut s'intégrer à des applications tierces qui peuvent automatiser l'enregistrement des transactions et ainsi éliminer les risques associés à la saisie manuelle des données. Cela peut également vous faire gagner du temps si vous n'avez pas besoin d'importer des données à partir de feuilles de calcul dans un logiciel de comptabilité. Avec de nombreuses options présentées sur le marché, je prendrai Synder comme exemple pour montrer à quel point cela peut être fait facilement.

Par nature, Synder est une application de gestion financière à multiples facettes qui peut s'intégrer aux systèmes de paiement en ligne d'un côté et aux logiciels de comptabilité de l'autre. Ainsi, lors de la configuration initiale, il transférera automatiquement les données de transaction de Stripe (par exemple) vers QuickBooks en ligne dès qu'une transaction apparaîtra sur votre compte Stripe. De plus, il peut placer des transactions dans les bons comptes de vos livres. De plus, avec Synder, vous pouvez facilement créer et envoyer des factures, recevoir des paiements par carte de crédit en ligne via un simple lien de paiement et clôturer automatiquement les factures en comptabilité lors du paiement.

5. Générer des états financiers

Ainsi, à mesure que votre entreprise est opérationnelle, vous devrez vous assurer qu'elle fonctionne dans la bonne direction. Les états financiers que vous ferez pour chaque période comptable vous aideront à toujours être au courant de vos performances financières. Comme il a été mentionné au début de ce guide, il existe trois états principaux, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie.

Examinons chacun de plus près.

• Le bilan est un résumé concis des actifs, des passifs et des capitaux propres de votre entreprise à une certaine période. Ce rapport vous donne une idée de la santé financière de votre entreprise et vous aide à comprendre vos prochaines étapes, telles que l'expansion ou la réservation de plus de liquidités, etc.

• Le compte de profits et pertes, ou compte de résultat, ce rapport indique les revenus, les coûts et les dépenses de votre entreprise sur une période donnée. En fonction des ventes et des dépenses, vous pouvez prévoir vos performances futures et apporter les modifications nécessaires à la gestion de votre entreprise.

• Le tableau des flux de trésorerie fournit des informations sur toutes les entrées de trésorerie que votre entreprise reçoit de ses opérations ou de sources d'investissement externes (si elles existent) et les sorties de trésorerie - l'argent qu'une entreprise paie pour certaines ressources ou certains services.

Ces rapports doivent être effectués régulièrement, ce qui nécessite un investissement important en temps et en efforts. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut faciliter le processus de génération des états financiers. Mais quelle que soit la manière dont vous tenez vos livres, plus vous y enregistrez vos transactions avec précision, plus il vous sera facile de créer des états financiers.

6. Rapprochez et clôturez vos livres

La dernière étape du cycle comptable consiste à équilibrer les livres et à les rapprocher de votre compte bancaire.

La raison principale du rapprochement est d'assurer l'exactitude et la validité de vos informations financières. Lorsque vous rapprochez des transactions, toutes les incohérences, les modifications non autorisées qui se sont produites au cours de la période de déclaration sont révélées, ce qui vous permet de réagir et de les corriger en temps opportun. Cela facilitera grandement la déclaration de vos impôts et évitera les pénalités de l'IRS pour avoir fourni une déclaration de revenus incorrecte. Voici un guide plus détaillé sur la réconciliation.

Conclusion

Bien sûr, ce guide ne fera pas de vous un comptable, mais il peut vous donner une idée générale de la façon de tenir la comptabilité d'une petite entreprise. Vous aurez certainement, à un certain stade de la gestion de votre entreprise, besoin d'un comptable pour vous aider à faire le rapprochement, les impôts ou à mieux comprendre vos finances. Cependant, sachant comment tenir des livres, vous pouvez effectuer vous-même certaines des opérations de comptabilité simples, si vous êtes confronté à un tel besoin et que vous vous sentez plus à l'aise avec cela.

Faites-vous habituellement la comptabilité vous-même ou préférez-vous la déléguer à un professionnel ? N'hésitez pas à partager vos impressions dans les commentaires.