Qu'est-ce que le rapprochement en comptabilité ?

Les états financiers donnent un aperçu de la santé financière d'une entreprise. Ils donnent un aperçu général d'une entreprise et servent d'indication de sa rentabilité, de sa solvabilité et de sa liquidité. Cependant, ces indicateurs ne sont bons que si vous effectuez correctement le rapprochement des comptes.

Le processus de rapprochement des comptes fait partie intégrante de l'entreprise, ce qui permet de relier la comptabilité aux relevés bancaires, les enregistrements à la trésorerie et à protéger l'entreprise de toute anomalie.

Pourtant, peu de chefs d'entreprise osent entreprendre eux-mêmes un rapprochement bancaire. Il y a des raisons légitimes pour lesquelles ils se sentent ainsi. Avant l'avènement des solutions logicielles de rapprochement de comptes, le rapprochement en général signifiait comparer une multitude de transactions quotidiennes avec des relevés bancaires. Terminer le processus de rapprochement des comptes manuellement et en une seule séance a toujours été presque impossible, car les documents papier se perdent facilement et sont souvent difficiles à remplacer.

👉 Dans l'article d'aujourd'hui, j'examinerai pourquoi la réconciliation est importante, ce qui la rend difficile, et je présenterai un moyen sûr et efficace de le faire en seulement deux clics.

1. Qu'est-ce que le rapprochement de compte ?

2. Pourquoi avez-vous besoin d'un rapprochement de compte ?

3. Quelles sont les causes des différences dans le processus de rapprochement des comptes ?

4. Comment faire un rapprochement de compte

5. Quels sont les principaux défis liés au rapprochement des comptes ?

6. Comment faire un rapprochement de compte facilement ?

Qu'est-ce que le rapprochement de compte ?

Le rapprochement des comptes est un processus comptable majeur qui compare les registres financiers avec un solde bancaire réel pour s'assurer que les chiffres sont parfaitement équilibrés. Ce n'est pas toujours un processus facile, mais c'est vital pour votre entreprise.

En règle générale, le processus de rapprochement des comptes a lieu à la fin de la période comptable pour garantir que le solde du compte du grand livre général est complet et exact.

La vérification du rapprochement des comptes nécessite généralement la correspondance de deux éléments de données. Le premier est fourni par les enregistrements d'un propriétaire d'entreprise a (livre de caisse ) et le second est fait par le tiers comme une banque (relevé bancaire ). Si vous faites correspondre ces deux rapports, vous ne devriez voir aucune différence entre les deux documents - cela signifie qu'ils ont la même valeur à une date spécifique.

📌Remarque : le processus de rapprochement des comptes doit être terminé avant qu'une entreprise certifie l'intégrité de ses informations financières et publie des états financiers.

Pourquoi avez-vous besoin d'un rapprochement de compte ?

Le processus de rapprochement des comptes permet à votre entreprise de rester sur la bonne voie avec ses finances, ainsi qu'avec les différentes exigences réglementaires. Vous devez savoir où va votre argent, combien il vous reste et ce que vous devez en faire.

Il est important de faire le rapprochement des comptes, car cela vous aide à vérifier que vos dossiers financiers sont exacts. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être les ajuster. De cette façon, vous aurez les informations les plus récentes et à jour sur la situation financière de votre entreprise.

De plus, un rapprochement régulier des comptes bancaires minimisera la probabilité de recevoir des amendes ou des pénalités qui pourraient généralement être évitées.

📌Remarque : Avant de faire un rapprochement de compte, assurez-vous que tous les documents nécessaires sont disponibles et organisés.

Ce qui cause les différences dans le processus de rapprochement de compte

Les différences détectées lors du rapprochement des comptes sont appelées écarts. La définition du rapprochement de compte est un processus qui permet de s'assurer que toutes les transactions ont été comptabilisées. Cela peut se produire en raison d'une erreur humaine ou parce que l'entreprise a utilisé un mauvais ensemble de normes pour comptabiliser ses transactions. Quelle qu'en soit la raison, ces écarts dans le rapprochement des comptes peuvent causer de graves dommages à votre entreprise s'ils ne sont pas détectés.

Voici les éléments les plus courants pouvant entraîner des différences de rapprochement de compte.

Différences temporelles

Il est possible que les transactions aient été saisies dans le grand livre, mais que le chèque n'ait pas encore été encaissé par la banque ou vice versa.

Omissions

Cet écart de rapprochement des comptes est lié aux transactions qui apparaissent sur le relevé bancaire mais qui n'ont pas encore été enregistrées par l'entreprise dans le livre de caisse.

Erreurs

Des erreurs se produisent généralement si le processus de rapprochement de compte tourne mal. Le plus souvent, cela se produit parce que les activités ont été mal enregistrées.

📌 Remarque : si une erreur a été détectée, elle doit être notée dans le rapprochement des comptes et enregistrée dans une écriture au journal de régularisation.

Comment effectuer un rapprochement de compte

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles le processus de rapprochement des comptes est important. Tout d'abord, cela peut aider à déterminer s'il y a eu une erreur potentielle dans le processus comptable. De plus, il peut détecter les comptes qui doivent être rapprochés. Voici un aperçu de la façon de procéder au rapprochement des comptes pour vous assurer que les positions financières de votre entreprise restent exactes.

Étape 1 du processus de rapprochement des comptes :vérification du grand livre général

Tout d'abord. Pour un rapprochement de compte précis, un comptable doit parcourir tous les comptes du grand livre général pour vérifier qu'il ne manque aucune transaction et que le solde est correct.

Étape 2 du processus de rapprochement de compte :comparaison

Ensuite, pour un rapprochement correct des comptes, le comptable doit comparer le solde du grand livre avec les données de systèmes tiers indépendants ou d'autres pièces justificatives (relevés bancaires ou de carte de crédit).

Étape 3 du processus de rapprochement de compte :éliminer les écarts éventuels

Ensuite, le comptable étudie les informations acquises et prend les mesures correctives appropriées pour éliminer les écarts.

Étape 4 du processus de rapprochement des comptes :préparez les écritures de journal nécessaires

Si des écarts ont été détectés lors de l'étape précédente du rapprochement des comptes, les erreurs de solde doivent être corrigées et marquées dans des écritures de journal spéciales.

Étape 5 du processus de rapprochement des comptes :publiez les écritures de journal

Et c'est tout! Maintenant, les entrées de journal sont prêtes à être publiées. Après cette étape, le grand livre sera mis à jour pour la période de rapprochement.

Quels sont les principaux défis liés au rapprochement des comptes ?

Alors que de plus en plus d'entreprises commencent à utiliser le cloud pour leur comptabilité et leurs ventes en général, de nombreux problèmes du passé disparaissent. Vous n'avez plus besoin de garder des boîtes à chaussures pleines de reçus papier pour suivre vos dépenses professionnelles. De nouvelles possibilités permettent aux entreprises de vendre leurs produits plus facilement et d'atteindre un public plus large.

Cependant, la transition vers le commerce électronique a aussi ses défis. Voyons ce qui rend le processus de rapprochement de compte difficile pour les entreprises en ligne.

Plusieurs chaînes

On pourrait s'attendre à ce que le rapprochement des comptes cesse bientôt d'être un problème, mais certains défis se posent avec la croissance des revenus. Par exemple, les entreprises de commerce électronique peuvent rencontrer des difficultés en raison d'un grand nombre de canaux de vente qu'elles utilisent. Chacun de ces canaux doit être pris en compte.

Frais de plateforme

Un autre défi lié au processus de rapprochement des comptes de commerce électronique est que chaque plateforme de vente facture généralement des frais de service.

À la fin d'une période comptable, vous devez comptabiliser les frais payés aux fournisseurs de paiement. Sinon, vos revenus seront considérablement réduits. Un tel écart affectera tout, de la planification des activités et des commandes d'inventaire à des choses importantes comme l'estimation du montant des taxes que vous devez.

Données de transaction

Un autre défi est que pour exécuter un rapprochement de compte approprié, vous avez besoin de données. Si vous avez des questions sur la validité d'une certaine transaction, vous devez avoir un accès facile aux informations non seulement sur le client (ou le fournisseur), mais également sur les articles (ou produits) vendus.

Le problème ici est que même si vos données sont importées automatiquement, sans une bonne solution, une grande partie peut être perdue en cours de route, vous laissant avec des chiffres nus. L'identification de la source ou de certaines caractéristiques d'une transaction en question peut devenir impossible dans de tels cas.

Remboursements

Une autre raison pour laquelle votre solde bancaire peut ne pas correspondre à vos registres comptables est que les remboursements n'ont peut-être pas été correctement comptabilisés. Malheureusement, les remboursements sont assez fréquents dans le commerce électronique, et il est raisonnablement important de les enregistrer avec précision.

Pour un rapprochement de compte correct, il est crucial d'enregistrer non seulement chaque vente et remboursement, mais également tous les frais commandés ou remboursés par les plateformes de paiement une fois qu'un remboursement a été émis.

Gardez à l'esprit que la plupart des fournisseurs ne renonceront pas aux frais sur la transaction initiale. Certains vous factureront également des frais supplémentaires pour l'émission d'un remboursement. Toutes ces activités doivent être correctement enregistrées dans vos livres.

Vérifier deux fois

De nombreux experts en affaires arrivent à la conclusion que le rapprochement manuel des comptes bancaires peut être très coûteux pour les propriétaires d'entreprise.

Selon l'enquête, jusqu'à 59 % des ressources du service financier peuvent être consacrées à la gestion des transactions. Étonnamment, jusqu'à 95 % de cette énergie est dépensée pour des transactions qui correspondent déjà. Cela s'explique par le fait que le processus de rapprochement manuel des comptes est lent à identifier les transactions qui nécessitent effectivement une attention particulière.

C'est pourquoi la production d'états financiers précis et la tenue de comptes de résultat et d'écritures de journal bien gérés deviennent déraisonnablement coûteuses.

Comment faire un rapprochement de compte facilement ?

Le rapprochement des comptes peut être effectué manuellement, mais cela prend beaucoup de temps et nécessite des connaissances spécialisées. De plus, si vous faites des erreurs dans la réconciliation, il n'y a aucun moyen d'annuler votre travail. C'est pourquoi de nombreux comptables utilisent un logiciel de rapprochement de comptes pour éviter de telles complications.

Comme vous le voyez dans les statistiques ci-dessus, les entreprises devraient utiliser le cloud pour accroître l'efficacité et la simplicité du processus de rapprochement des comptes.

Vous vous demandez peut-être comment rendre le rapprochement des comptes plus efficace. Voici quelques mesures concrètes que vous pouvez prendre.

1. Connectez vos comptes bancaires

Si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité tel que Synder Accounting, vous pouvez facilement connecter vos comptes bancaires afin d'obtenir une image en direct et régulièrement mise à jour de votre solde de compte actuel.

De cette façon, vous couvrez la moitié de votre processus de rapprochement de compte.

2. Connecter le canal de vente et la ou les passerelles de paiement

La plupart des solutions logicielles de comptabilité n'ont pas d'intégrations natives détaillées avec toutes les plateformes de paiement que vous utilisez peut-être. Synder vous offre une telle option et vous aide à couvrir l'autre moitié du rapprochement des comptes. Utilisez Synder pour connecter vos plateformes de paiement, telles que Stripe, Square, Shopify Payments ou PayPal, entre autres, à votre logiciel de comptabilité.

Une fois vos comptes bancaires et plateformes de paiement et e-commerce connectés à votre logiciel comptable, votre solde bancaire sera régulièrement mis à jour. Les transactions et paiements individuels seront également régulièrement synchronisés avec votre comptabilité en arrière-plan.

3. Réconcilier

Lorsque toutes les plateformes que vous utilisez sont connectées à votre logiciel comptable, le processus de rapprochement des comptes devient le plus fluide possible. Par exemple, si vous utilisez Synder Accounting, tout ce que vous avez à faire est de catégoriser vos transactions (ou vous pouvez utiliser la fonction Smart Rules pour les dépenses et les dépôts), puis de vérifier vos rapports.

📌 Remarque :Lors du rapprochement, vous ne pouvez pas créer vos propres transactions dans l'onglet Banque, car elles pourraient provoquer une erreur. Chaque transaction ne sera ajoutée que lorsqu'elle aura été approuvée par la banque.

C'est ça! Lorsque vous connectez vos comptes bancaires et vos passerelles de paiement à votre logiciel de comptabilité, vous vous assurez d'apporter des données précises dans le processus de rapprochement des comptes. Vous gardez le contrôle total de vos finances. Il ne vous reste plus qu'à passer en revue les correspondances existantes !

Comme vous pouvez le voir, il est possible d'établir une routine simple et directe en deux clics pour un processus de rapprochement de compte précis. Essayez-le pour voir par vous-même !

Si vous avez d'autres questions, vous pouvez toujours contacter l'équipe d'assistance de Synder en utilisant le chat intégré à l'application ou d'autres moyens de nous contacter fournis dans le pied de page de cette page. Essayez Synder gratuitement (aucune carte de crédit requise) pour tester par vous-même la magie d'un simple rapprochement.