Un guide pour les petites entreprises sur la balance de vérification

Une balance de vérification est conçue pour s'assurer que les débits et les crédits de votre grand livre sont en équilibre. Bien que les logiciels de comptabilité aient réduit le besoin d'une balance de vérification, ils peuvent toujours être utiles.

Une balance de vérification est un rapport qui répertorie le solde final de tous vos comptes du grand livre. Utilisée pour s'assurer que les débits et les crédits correspondent, une balance de vérification sert à vérifier les erreurs de comptabilisation et les comptes déséquilibrés.

Présentation :Qu'est-ce qu'une balance de vérification ?

L'un des nombreux outils comptables utiles, en particulier pour les débutants en comptabilité, une balance de vérification est utilisée pour préparer la création d'écritures de régularisation et d'écritures de clôture, ainsi que d'autres états financiers.

Le but d'une balance de vérification est de s'assurer que toutes les transactions de débit saisies dans le grand livre sont égales à toutes les transactions de crédit qui ont été saisies.

Bien qu'une balance de vérification vous fournisse le solde final de chaque compte et indique quand les comptes ne sont pas équilibrés, elle ne vous fournit pas les détails des transactions comptables qui ont été saisies au cours de la période comptable.

Fonctionnement de la balance de vérification

La balance de vérification est utilisée pour s'assurer que le total final de tous les débits enregistrés dans votre grand livre est égal au total final de tous les crédits enregistrés.

Une balance de vérification peut être exécutée à chaque période comptable, chaque trimestre ou annuellement, selon les besoins de votre entreprise. La plupart des entreprises préparent une balance de vérification initiale, qui est examinée pour détecter les erreurs ou les incohérences.

Une fois les écritures d'ajustement (le cas échéant) effectuées, vous devrez exécuter une balance de vérification ajustée, qui affichera les nouveaux soldes de clôture de tous les comptes du grand livre.

Gardez à l'esprit que tous les comptes de votre grand livre général seront inclus dans votre balance de vérification. Ainsi, plus vous avez configuré de comptes, plus votre rapport sera long.

Il est également important de se rappeler que la balance de vérification est conçue pour fournir uniquement les soldes de clôture et n'est pas utilisée pour déterminer l'exactitude des transactions incluses dans le solde de clôture.

Pour préparer manuellement une balance de vérification à l'aide d'un tableur tel que Microsoft Excel, procédez comme suit :

1. Préparez une feuille de calcul à quatre colonnes pour votre numéro de compte du grand livre, le nom du compte, les débits et les crédits.
2. Enregistrez les totaux de tous les comptes du grand livre qui ont été utilisés pendant la période pour laquelle vous préparez la balance de vérification. Rappelez-vous chacun des cinq types de compte ; Actifs, Passifs, Revenus, Dépenses et Revenus, et comptabilisez les soldes en conséquence. Par exemple, si vous avez un solde positif dans un compte d'actif, il sera enregistré dans votre balance de vérification en tant que débit, tandis qu'un solde de revenus positif sera enregistré en tant que crédit.
3. Après avoir saisi tous les soldes de vos livres, vous devrez les additionner pour vous assurer que les colonnes de débit et de crédit s'équilibrent.
4. Si les totaux débiteurs et créditeurs correspondent, vous pouvez passer à l'analyse des soldes finaux pour détecter les écarts. Par exemple, si vous savez que vous n'avez pas eu de dépenses de loyer au cours du mois en cours, mais que le solde de fin de mois indique une dépense de loyer d'un montant de 500 $, vous devrez rechercher le compte pour voir ce qui a été affiché par erreur, et faire une écriture de régularisation. Si les soldes débiteurs et créditeurs finaux ne correspondent pas, vous devrez rechercher quels comptes sont déséquilibrés et apporter des corrections.

Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles vos débits et vos crédits peuvent ne pas correspondre :

• Erreurs d'ajout
• Oublier d'ajouter une écriture d'un livre auxiliaire
• Inscrire un montant dans la mauvaise colonne
• Remplir seulement une partie d'une entrée

Exemples de balance de vérification

Il existe trois rapports de balance de vérification :la balance de vérification non ajustée, la balance de vérification ajustée et la balance de vérification après clôture. Ces trois balances générales utilisent le même format, la seule différence étant les ajustements qui doivent être effectués avant la clôture de la période comptable.

La balance de vérification non ajustée est le premier rapport que vous exécuterez. Cela affiche les soldes de clôture de tous vos comptes du grand livre avant que les écritures de régularisation ne soient terminées.

Examinons les exemples de balance de vérification suivants, en commençant par la balance de vérification non ajustée :

Balance non ajustée pour la période se terminant le 30/04/2020

Numéro de compte	Nom du compte	Débit	Crédit
1000	Espèces	25 000 $
1010	Comptes clients	10 000 USD
1015	Assurance prépayée	750 $
1020	Inventaire	1 500 $
1030	Amortissement cumulé		2 100 $
2000	Comptes Fournisseurs		5 125 $
2010	Effets à payer		4 000 $
3000	Actions ordinaires		9 000 $
4000	Chiffre d'affaires		21 700 $
5000	Charge de paie	2 000 $
5010	Frais d'assurance	125 $
5015	Dépenses de services publics	1 250 USD
5020	Frais de port	400 $
5030	Dotation aux amortissements	900 $
	TOTAUX	41 925 $	41 925 $

La balance de vérification non ajustée reflète les soldes des comptes de clôture avant que toute écriture de régularisation n'ait été effectuée. Bien que la balance de vérification puisse être assez précise, vous savez que vous devez effectuer des écritures de régularisation pour les dépenses d'assurance et d'amortissement pour le mois. Vos écritures de régularisation sont les suivantes :

Compte	Débit	Crédit
Frais d'assurance	125	125
Dotation aux amortissements	250	250

Une fois que les écritures ci-dessus ont été enregistrées dans les comptes appropriés du grand livre, vous êtes maintenant prêt à exécuter une balance de vérification ajustée, qui reflétera les soldes mis à jour.

Balance de vérification ajustée pour la période se terminant le 30/04/2020

Numéro de compte	Nom du compte	Débit	Crédit
1000	Espèces	25 000 $
1010	Comptes clients	10 000 USD
1015	Assurance prépayée	625 $
1020	Inventaire	1 500 $
1030	Amortissement cumulé		2 350 USD
2000	Comptes Fournisseurs		5 125 $
2010	Effets à payer		4 000 $
3000	Actions ordinaires		9 000 $
4000	Chiffre d'affaires		21 700 $
5000	Charge de paie	2 000 $
5010	Frais d'assurance	250 $
5015	Dépenses de services publics	1 250 USD
5020	Frais de port	400 $
5030	Dotation aux amortissements	1 150 $
	TOTAUX	42 175 $	42 175 $

Si vous comparez la balance de vérification ajustée avec la balance de vérification non ajustée, vous verrez que les totaux de fin ont changé, tout comme vos assurances prépayées, vos dépenses d'amortissement, vos dépenses d'assurance et les soldes de vos comptes d'amortissement cumulé.

La balance de vérification finale, ou balance de vérification post-clôture, sera exécutée une fois les écritures de clôture terminées. Ceux-ci refléteront vos soldes d'ouverture au 5-1-2020.

Balance après clôture au 01/05/2020

Numéro de compte	Nom du compte	Débit	Crédit
1000	Espèces	25 000 $
1010	Comptes clients	10 000 USD
1015	Assurance prépayée	625 $
1020	Inventaire	1 500 $
1030	Amortissement cumulé		2 350 USD
2000	Comptes Fournisseurs		5 125 $
2010	Effets à payer		4 000 $
3000	Actions ordinaires		9 000 $
3010	Bénéfices non répartis		16 650 USD
	TOTAL	37 125 $	37 125 $

Vous remarquerez que les comptes de revenus et de dépenses ont été supprimés de la balance de vérification après clôture, et qu'un compte de bénéfices non répartis a été ajouté, qui reflète l'ajustement des revenus moins les dépenses.

Si vous saisissez des transactions comptables manuellement ou à l'aide d'un tableur, l'exécution d'une balance de vérification est indispensable. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez toujours exécuter une balance de vérification à la fin de la période comptable pour vous assurer que vos soldes finaux sont corrects.

Votre solde de vérification peut vous en dire beaucoup

Si vous utilisez un système de comptabilité manuel et que vous vous inquiétez de l'exactitude de votre comptabilité, les rapports de balance de vérification vous fournissent un outil pratique pour vous assurer que vos transactions de débit et de crédit sont équilibrées.

Bien que l'utilisation d'un logiciel de comptabilité réduise considérablement le besoin de rapport de balance de vérification, ces rapports peuvent toujours être utiles à bien des égards.

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