Guide d'achat ultime du logiciel de paie pour petites entreprises pour 2021

Le bon logiciel de paie peut avoir un impact positif durable sur une petite entreprise. Après tout, payer correctement les employés, de manière cohérente et ponctuelle est une étape fondamentale pour établir la confiance avec vos employés et les motiver à faire de leur mieux. Mais avec autant d'options disponibles, choisir le bon logiciel de paie pour votre petite entreprise peut être une tâche difficile. Il y a beaucoup à considérer, des calculs de paie automatisés et de la conformité fiscale aux intégrations logicielles et aux fonctionnalités personnalisables.

Cet article aidera les petites entreprises dans leur recherche de logiciel de paie en creusant dans ce qu'est un logiciel de paie, ce que les petites entreprises doivent en attendre et les fonctionnalités à rechercher et les questions à poser lors de l'évaluation des fournisseurs.

Qu'est-ce que la paie ?

La paie fait référence à la liste des employés rémunérés d'une entreprise ainsi qu'au processus de paiement, en fonction de leur salaire ou de leur salaire horaire. Certains utilisent également ce terme pour désigner les dépenses totales de l'organisation pour sa main-d'œuvre.

Bien que cela semble simple, la paie des petites entreprises peut être compliquée. Pour payer les employés avec précision et à temps, les entreprises doivent rendre compte du fédéral, les lois salariales nationales et locales et les responsabilités fiscales, tout en s'assurant qu'ils ont toujours assez d'argent en main pour couvrir les coûts salariaux. Pour compliquer davantage la paie d'une petite entreprise, chaque employé peut avoir une formule de paiement différente en fonction de ses informations financières individuelles, comme le refus de statut, le niveau de revenu, l'emplacement et les cotisations aux prestations.

Qu'est-ce qu'un logiciel de paie pour petites entreprises ?

Le logiciel de paie pour petites entreprises est un système qui automatise certains des aspects les plus chronophages de la paie, tels que les calculs de salaire, la tenue des dossiers et le traitement des paiements. En faisant cela, il aide une petite entreprise à payer efficacement ses employés, verser les charges sociales qu'il doit et suivre et enregistrer tous ces paiements, tout en respectant les lois fédérales, fiscalité nationale et locale et droit du travail. Le logiciel de paie donne également aux propriétaires et aux gestionnaires de petites entreprises un plus grand niveau de contrôle que l'externalisation de ce travail à un fournisseur de services de paie.

Les principaux systèmes logiciels de paie s'intègrent à d'autres solutions commerciales, comme la comptabilité et les ressources humaines (RH), donnant à plusieurs départements accès à des informations importantes. Parfois, un logiciel de paie peut être proposé dans le cadre d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) plus vaste, qui intègre les fonctions commerciales de base, y compris les finances, HEURE, chaîne d'approvisionnement, Ventes et Marketing, gestion de projet et plus encore.

Avantages du logiciel de paie pour les petites entreprises

Un logiciel de paie peut réduire les ressources requises pour de nombreuses tâches courantes de paie des petites entreprises. Il atténue les répétitions, des défis de paie chronophages et banals, comme le calcul précis des chèques de paie. Le calcul automatisé des chèques de paie signifie que tout ce qu'une entreprise doit faire est de s'assurer que les informations de chaque employé sont correctement saisies dans le système, puis vérifiez l'exactitude des derniers numéros de période de paie.

Les domaines dans lesquels le logiciel de paie offre des avantages aux petites entreprises comprennent :

• Conformité réglementaire. Les solutions de paie peuvent se conformer à l'évolution des réglementations financières ; les principales solutions sont mises à jour régulièrement pour adhérer à l'évolution des réglementations en matière d'impôt sur les salaires et aux modifications des lois sur les salaires.
• Réduire l'erreur humaine. Les processus automatisés qui gèrent des calculs complexes peuvent aider à réduire les erreurs de paie, surtout lorsque vous avez de nombreux employés avec des structures de rémunération différentes, retenues d'impôt et avantages. Les employés n'ont plus besoin de passer du temps à se pencher sur des feuilles de calcul et des calculatrices, risquer des fautes de frappe ou des décimales mal placées.
• Analyse commerciale. Le logiciel de paie peut suivre les présences ou s'intégrer à un logiciel de suivi du temps pour fournir des informations sur la productivité et la présence des employés, c'est-à-dire combien de fois les employés sont en retard, partez tôt ou prenez des jours de congé. Selon le logiciel, vous pouvez également être en mesure d'analyser les coûts salariaux par département ou par emplacement.
• Tenir à jour les chèques de paie. Le logiciel de paie peut mettre à jour automatiquement les calculs des chèques de paie chaque fois qu'un employé obtient une augmentation, se déplace, gagne une prime ou effectue des heures supplémentaires.
• Gestion des prestations. Le logiciel de paie peut appliquer des déductions d'avantages sociaux et peut être en mesure de payer automatiquement des cotisations aux fournisseurs d'avantages sociaux. Le logiciel de paie peut être intégré aux systèmes RH pour aider à fournir un image à jour des avantages sociaux des employés.
• Libre-service pour les employés. De nombreuses solutions de paie peuvent créer un portail libre-service pour les employés, permettant au personnel de gérer directement les informations personnelles telles que les changements d'adresse ou d'afficher les informations sur les avantages sans l'aide des gestionnaires de la paie. Les portails peuvent également permettre aux employés de faire des demandes de congés, qui peuvent ensuite être examinés par les gestionnaires pour approbation.

Types de logiciels de paie pour les petites entreprises

Il existe deux principaux types de logiciels de paie pour les petites entreprises :les logiciels cloud par abonnement et les logiciels sur site qui facturent des frais uniques pour une licence perpétuelle. Chaque modèle a ses propres avantages, et le type qui convient le mieux à votre petite entreprise dépend en grande partie de ses besoins particuliers.

Logiciel de paie cloud :

Les solutions commerciales basées sur le cloud ont tendance à être hautement configurables et plus faciles à intégrer à d'autres systèmes, afin que vous puissiez les adapter aux besoins de votre entreprise. Par exemple, le logiciel de paie en nuage peut s'intégrer à d'autres applications, permettre aux employés de suivre le temps, ou consulter les talons de paie, informations sur les prestations et soumettre des demandes de congés. De nombreux fournisseurs de logiciels ERP cloud ont un module de paie fonctionnant sur la même base de données que leurs autres modules comme la comptabilité, faciliter la circulation de l'information. Les systèmes de paie en nuage sont accessibles partout, à toute heure, tant que l'utilisateur dispose d'une connexion Internet. Finalement, le fournisseur gère toute la maintenance et envoie des mises à jour fréquentes, et vos données sont protégées en cas de panne. Les modèles de tarification basés sur les abonnements rendent les solutions de paie basées sur le cloud plus abordables pour les petites entreprises, car elles ne nécessitent pas de dépenses initiales importantes en espèces.

Logiciel de paie sur site :

Ce type de logiciel de paie exécute un ordinateur centralisé local ou dans votre centre de données, vous ne pouvez donc exécuter la paie que sur un ordinateur sur lequel le logiciel est installé ou qui peut accéder au serveur avec le logiciel. Parce que les données sont stockées localement, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un accès Internet pour gérer la paie. Cependant, vous courez le risque de perdre des données critiques si les systèmes tombent en panne. Selon le fournisseur et l'âge du système, il peut être difficile d'intégrer un logiciel de paie sur site avec d'autres solutions commerciales.

Près de 40 % des personnes interrogées dans le monde sont passées à un logiciel de paie cloud, et 21 % supplémentaires évaluaient une telle décision, selon une enquête récente (plus de la moitié des organisations répondantes (52 %) avaient moins de 1, 000 employés).

Fonctionnalités du logiciel de paie pour les petites entreprises

Les logiciels de paie offrent généralement les fonctionnalités suivantes :

• Calculs de paie automatisés
• La paie automatisée est exécutée avant chaque jour de paie
• Possibilité d'annuler ou de suspendre les exécutions de paie si une erreur est détectée
• Plusieurs options de paiement, y compris le dépôt direct et les chèques de paie papier
• Déductions automatiques des prestations
• Déductions des prestations de retraite et d'assurance-maladie
• Libre-service en ligne pour les employés
• Contrôles d'accès robustes
• Périodes de paie flexibles
• Intégration avec d'autres logiciels d'entreprise
• Plusieurs types de revenus, y compris les salaires, salaire horaire, et les paiements variables comme les bonus
• Conformité avec le gouvernement fédéral américain, lois nationales et locales du travail et des impôts
• Calcul automatisé, remise et suivi des charges sociales
• Rapports de paie détaillés
• Gestion de l'historique de la paie pour tous les employés
• Génération du formulaire fiscal des employés
• Gestion des formulaires fiscaux des nouveaux embauchés
• Adaptabilité pour répondre aux besoins d'une entreprise

Séparer les incontournables de votre entreprise des incontournables sur cette longue liste peut être un défi, mais cela contribue grandement à vous assurer de choisir un logiciel de paie doté des fonctionnalités adaptées à vos besoins. De très petites entreprises avec quelques salariés et des structures de paiement simples, par exemple, pourrait ne pas avoir besoin de toutes les cloches et de sifflets d'un système de paie plus riche en fonctionnalités. Toujours, il y a certaines caractéristiques qu'aucune entreprise ne devrait négliger, quelle que soit sa taille. Dix caractéristiques clés sont dans le tableau ci-dessous.

Exigences de base Conformité Rapports et tenue de dossiers Flexibilité et intégration

• Calculs de paie automatisés
• Payer les employés par dépôt direct ou chèques de paie imprimés
• Sécurité

• Déposer et payer au fédéral, impôts nationaux et locaux
• Répond aux exigences du droit du travail
• Se tient au courant de l'évolution des lois fiscales et du travail

• Gère les déclarations de charges sociales
• Conserve tous les enregistrements nécessaires pour répondre aux exigences de l'IRS et du ministère du Travail (DOL)

• Évolutif et personnalisable
• Intégration avec d'autres logiciels d'entreprise

Éléments à considérer lors du choix d'un logiciel de paie pour votre petite entreprise

Lorsque vous déterminez les exigences du logiciel de paie pour votre entreprise et les fonctionnalités qui pourraient vous aider, considérer les critères suivants :

• Les besoins de l'entreprise: Il est important de choisir un logiciel de paie qui correspond au style et aux besoins de votre entreprise. Avant d'affiner votre liste, obtenir une image claire des effectifs de votre organisation, la localisation des salariés, la proportion de travailleurs saisonniers ou temporaires, budget de la paie, si les employés ont des avantages, combien de fois ils seront payés, la croissance attendue de l'entreprise, niveau d'analyse de la paie requis et du contrôle direct dont vous aurez besoin sur le processus.
• Points de vue du personnel : Les employés doivent sentir que la solution de paie est un prolongement naturel de leur travail. Tout changement devrait apporter une amélioration démontrable. Par exemple, N&N Moving Supplies a découvert qu'une solution de paie qui permettait aux employés d'accéder à partir de n'importe quel endroit via un tableau de bord personnalisé pour tablettes permettait une meilleure expérience pour les employés.
• Budget: Combien l'entreprise peut-elle se permettre de dépenser pour un logiciel de paie ? Quel est le prix le plus élevé qui générera toujours un retour sur investissement acceptable par rapport au traitement manuel de la paie ou à l'externalisation ? N&N a pu réduire le temps de traitement de la paie de 84 % et équilibrer les comptes GL plus rapidement, tout en obtenant un aperçu des tendances des coûts de main-d'œuvre dans tous les emplacements.
• Sécurité: La paie est un sujet sensible. Les entreprises limitent les personnes pouvant voir les informations sur la paie, telles que les salaires et les avantages sociaux. Déterminez si les fonctionnalités de sécurité d'une solution logicielle de paie correspondent au besoin de l'entreprise de préserver la confidentialité des données sensibles.
• La flexibilité: Serez-vous capable de modifier les processus de paie à la volée ? Par exemple, si un employé est mis à pied avant la fin de sa période de paie, pouvez-vous exécuter une paie hors cycle sans payer de frais supplémentaires ?
• Contrôler: Quel niveau de détail le logiciel vous permet-il de voir ? Par exemple, pouvez-vous visualiser les dépenses de paie par département? Existe-t-il une fonction de libre-service pour les employés qui permet aux travailleurs d'accéder à leurs informations et de les mettre à jour sans avoir à contacter la personne qui gère la paie ? Pouvez-vous exécuter la paie chaque fois que votre entreprise en a besoin ?
• Compatibilité: Le logiciel est-il compatible avec vos autres systèmes ? Peut-il être intégré à d'autres logiciels d'entreprise clés, comme votre système comptable?
• Soutien: Le fournisseur de logiciel de paie propose-t-il un support client 24h/24 et 7j/7 ? Sont-ils prêts à travailler avec vous pour développer un workflow de paie adapté à votre entreprise ? Connaissent-ils les réglementations en constante évolution sur la paie ?
• Facilité d'utilisation: Le logiciel est-il facile à utiliser ? Est-il facile d'intégrer d'autres logiciels d'entreprise ? Le logiciel de paie doit être intuitif et ne pas avoir une courbe d'apprentissage trop raide.
• Entraînement: Pour tirer pleinement parti des capacités de tout logiciel de paie, vous devez vous assurer que tout membre de l'équipe utilisant le système peut le comprendre et en tirer pleinement parti. Le fournisseur de logiciels de paie doit offrir des ressources de formation complètes.
• Conformité: Le logiciel intègre-t-il automatiquement les modifications apportées aux lois sur les salaires et aux réglementations fiscales ? Est-ce seulement au niveau fédéral, ou le logiciel suivra-t-il le rythme de toutes les juridictions locales aux États-Unis ?
• Évolutivité : Le logiciel de paie est-il capable de prendre en charge plus d'employés et des calculs de paie plus compliqués à mesure que l'entreprise se développe ?

5 conseils pour choisir le bon logiciel de paie pour votre petite entreprise

Les entreprises n'achètent pas souvent des systèmes commerciaux de base comme des logiciels de paie, le choix d'un logiciel de paie peut donc être un défi. Les conseils suivants peuvent vous guider tout au long de ce processus pour éviter qu'il ne s'éternise ou que vous vous sentiez dépassé :

1. Documenter les exigences en fonction des besoins de l'entreprise. Un ensemble documenté d'exigences pour votre logiciel de paie, classés par ordre décroissant du plus important au moins important, est un outil puissant que vous pouvez utiliser à chaque étape du processus d'achat. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur ce qui est important et aide à identifier la valeur que chaque fournisseur de paie apporte à la table.
2. Élaborer une carte de pointage. Que votre priorité soit l'accès mobile, libre-service des employés, déclaration d'impôt automatisée ou toute autre chose, faites une liste de contrôle des fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer et attribuez à chacune une note en fonction de son importance. Puis, invitez deux ou trois des principales parties prenantes de l'entreprise dans le logiciel de paie à participer aux présentations des fournisseurs et notez-les.
3. Posez beaucoup de questions. Si tu sais ce que tu veux, l'un des meilleurs moyens de s'assurer qu'une solution logicielle de paie s'alignera sur les besoins de votre entreprise consiste à poser des questions spécifiques au fournisseur sur les raisons pour lesquelles sa solution vous convient. Comparez les réponses et déterminez laquelle semble correspondre à vos besoins en matière de paie.
4. Voyez-le en action. Assurez-vous que les utilisateurs finaux du logiciel de paie ont la possibilité de voir une démonstration en direct et, si possible, essayez le système avant de l'acheter. Voir comment l'application fonctionne ou l'utiliser vous-même peut rapidement révéler quel système possède les fonctionnalités qui correspondent le mieux à vos besoins et est le plus facile à utiliser.
5. Consultez les avis et les rapports des clients. Recherchez ce que les autres clients aiment et n'aiment pas sur des systèmes spécifiques et comparez cela à vos besoins et préférences. Tournez-vous vers votre propre réseau :parlez à vos homologues d'entreprises de taille similaire pour tirer des enseignements de leurs expériences et vous aider à vous orienter dans la bonne direction.

Liste de contrôle gratuite

Déterminer les besoins en paie de l'entreprise

• Tenez compte de la taille de votre entreprise et du nombre d'employés.
• Aurez-vous des employés saisonniers et/ou à temps partiel en plus des employés à temps plein ? Stagiaires rémunérés ? Les employés seront-ils horaires, salarié, ou les deux? Offrez-vous des bonus, commissions ou rémunération à base d'actions ? Sachez comment vous devrez structurer les groupes de rémunération en fonction de la rémunération ou du type d'emploi.
• Ignorez tout logiciel de paie qui ne correspond pas à vos besoins.

Faites une liste des fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer. Au-delà des calculs de paie, envisager:

• Déclaration d'impôt automatisée (y compris les crédits d'impôt)
• Plusieurs façons de payer les employés (dépôt direct, les chèques de paie imprimés automatiquement, carte de paiement rechargeable)
• Capacités de libre-service des employés
• Intégration avec d'autres logiciels d'entreprise
• Configurabilité et évolutivité
• Conformité à la législation fiscale et salariale
• Sécurité
• Rapports de paie détaillés et tenue des dossiers

Déterminez le niveau de détail et d'analyse dont vous aurez besoin

• Assurez-vous que le logiciel de paie peut gérer votre analyse, besoins en matière de rapports et de tenue de dossiers

Poser des questions. Quelques questions à considérer :

• Comment le logiciel de paie restera-t-il à jour avec les modifications apportées aux calculs de paie ? S'ajustera-t-il automatiquement aux augmentations de salaire, modifications de la législation fiscale, ou des changements d'avantages?
• Comment le logiciel maintiendra-t-il la conformité lorsque de nouvelles lois sur les charges sociales et les lois sur le travail seront adoptées ?
• Que peut automatiser le système ? Le logiciel de paie importera-t-il automatiquement les informations comptables cruciales dans le logiciel de comptabilité ou dans le grand livre de votre entreprise ? Ou fournira-t-il un fichier d'informations résumées que vous devrez ensuite importer manuellement ?

Connaissez votre budget et effectuez une analyse coûts-bénéfices. Vérifiez auprès du fournisseur de paie pour en savoir plus sur les frais. Au-delà d'un tarif de base, vérifiez s'il y a des coûts supplémentaires tels que :

• Mettre en place des frais
• Coût pour exécuter la paie
• Frais de déclaration fiscale
• Frais de conformité légale
• Coût supplémentaire pour chaque employé sur la paie
• Tous les frais cachés

Consulter les avis clients

• Faites des recherches sur ce que les utilisateurs ont à dire
• Notez les avantages et les inconvénients, en particulier ceux couramment mentionnés

Utilisez des essais gratuits, si possible

• Obtenez une démonstration en direct et déterminez si le logiciel est intuitif et facile à utiliser

Pourquoi NetSuite est le meilleur logiciel de paie pour les petites entreprises

Lorsque vous recherchez une solution logicielle de paie, il est important de ne pas négliger les avantages potentiels d'un fournisseur qui propose une offre ERP plus large. Les solutions ERP basées sur le cloud, comme NetSuite, ont des fonctionnalités robustes et sont hautement configurables, afin qu'ils puissent répondre aux besoins d'à peu près n'importe quelle entreprise. Ces types de solutions offrent une interface utilisateur familière et unifient les fonctions principales de l'entreprise, de la finance aux ressources humaines et tout le reste, afin que vous puissiez choisir ce dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise le plus efficacement possible. Principales caractéristiques offertes par NetSuite SuitePeople :

Automatisation. NetSuite SuitePeople calcule automatiquement les chèques de paie, effectue les paiements aux employés et met à jour le grand livre général de votre entreprise, le tout sans intervention manuelle. Votre entreprise peut gérer la paie et voir immédiatement l'impact sur les finances globales. À la fois, vous avez un contrôle total sur le processus et pouvez apporter les modifications et ajustements nécessaires. « Nous pouvons faire la paie en 10 minutes. Avant c'était plus d'une heure, » Meredith Martinelli, Vice-président de l'administration chez N&N Moving Supplies, a dit à propos de son expérience avec NetSuite. « Cela a définitivement changé mes responsabilités de paie hebdomadaires. »

Des salaires illimités. Certains fournisseurs factureront un supplément pour exécuter une paie hors cycle, mais NetSuite ne vous facturera pas de frais supplémentaires pour traiter la paie si un employé est licencié ou part et doit être payé dès que possible. Avec SuitePeople, vous pouvez exécuter la paie quand vous le souhaitez.

Intégrations. Les entreprises ont utilisé la plate-forme cloud de NetSuite pour améliorer l'efficacité des opérations financières et des flux de travail RH, y compris la paie, les demandes de congés et la gestion du rendement des employés. Par exemple, vous pouvez utiliser une application de suivi du temps compatible pour alimenter automatiquement les données de la carte de pointage dans la fonction de paie de SuitePeople, et il mettra automatiquement à jour votre grand livre le jour de la paie. Aussi, comme Atushi Murakami, Responsable de la stratégie informatique chez DeNA, un fournisseur de sites Web de commerce électronique, expliqué, « NetSuite nous a donné accès aux données de base des employés et nous a permis de suivre les changements de personnel pendant environ 2 ans, 000 collaborateurs dans le monde, le tout en temps réel. Par exemple, cela nous a permis de calculer automatiquement les coûts de développement de logiciels internes sur la base de données précises, des données RH mises à jour.

Dépannage. Étant donné que NetSuite propose une variété de modules qui sont tous conçus pour fonctionner ensemble et alimenter une base de données centrale, vous n'avez à appeler qu'un seul fournisseur en cas de problème logiciel ou d'erreur - NetSuite est la comptabilité et prestataire de paie. Intégrations tierces, d'autre part, peut prendre plus de temps et d'efforts à résoudre car vous devrez peut-être appeler plusieurs fournisseurs pour déterminer le problème et la meilleure façon de le résoudre.

Mises à jour automatiques. NetSuite publie de nouvelles versions de son logiciel plusieurs fois par an et déplace automatiquement tous les clients vers la dernière version, rendre les nouvelles fonctionnalités accessibles à tous.

Sans logiciel de paie, quiconque est chargé de gérer manuellement la paie est susceptible de passer des heures à travailler sur des feuilles de calcul, exécuter des calculs, remplir des formulaires auprès de l'IRS et surveiller les paiements d'impôts, le tout en plus de payer les employés. Quoi de plus, lorsque vous gérez la paie manuellement, les ramifications juridiques liées à la non-conformité sont un risque constant, même quand c'est le résultat d'erreurs de calcul honnêtes. Le logiciel de paie peut gérer de nombreuses tâches chronophages, des processus sujets aux erreurs afin que les gestionnaires de la paie puissent consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme gérer les personnes et tirer des enseignements des données de rémunération des employés.