Que sont les documents sources ?

Chaque fois qu'une entreprise est impliquée dans une transaction financière, une trace papier est générée. Cette trace papier est appelée en comptabilité comme documents sources. Que les chèques soient émis pour être payés, les ventes sont faites pour générer des recettes, factures de facturation Modèle de facture (Word)Ce modèle de facture (Word) vous servira de guide lors de la création de factures de vente afin de conserver les enregistrements des transactions.sont envoyés par les fournisseurs, ou les heures de travail sont enregistrées sur la feuille de temps d'un employé - tous les documents respectifs sont des documents sources.

Importance des documents sources

Les documents sources sont, tout d'abord, important pour la comptabilitéQu'est-ce que la comptabilité ?La comptabilité implique l'enregistrement, régulièrement, des transactions financières d'une entreprise. Avec une comptabilité appropriée, les entreprises sont en mesure d'effectuer un processus comptable parce qu'elles servent de preuve matérielle qu'une transaction financière a réellement eu lieu. De nos jours, ces documents n'ont pas nécessairement besoin d'être une copie papier – ils peuvent être sous une forme électronique traçable.

En outre, les documents sources sont également essentiels dans le processus d'audit. Lorsque les entreprises font l'objet d'un audit, l'accès de l'auditeur à une trace écrite claire et accessible de toutes les transactions renforce la légitimité et l'indépendance globales de l'audit. Afin de réaffirmer l'exactitude des soldes de la société dans les comptes individuels, les auditeurs ont besoin d'un accès complet à tous les documents. Globalement, pour mieux gérer une entreprise et améliorer la transparence, tous ses documents sources doivent être conservés et stockés pour référence future.

Types courants de documents sources

Dans sa forme la plus simple, un document source contient généralement les informations suivantes :

• La date de l'opération
• Le montant total de la transaction
• Une description de l'opération
• Une ou plusieurs signatures d'autorisation

Les documents les plus courants sont :

• Chèques
• Factures
• Reçus
• Notes de crédit
• Cartes de pointage des employés
• Bordereaux de dépôt
• Bons de commandeBon de commandeUn bon de commande est un document de source commerciale qui est émis par le service des achats d'une entreprise lors de la passation d'une commande auprès des fournisseurs de l'entreprise ou

Stockage de documents

Toute information générée par les documents sources doit être correctement enregistrée dans le journal de l'entreprise, logiciel de comptabilité, ou des livres financiers. Après l'enregistrement initial, tous les documents doivent être conservés et organisés dans un fichier et mis dans un système afin qu'ils puissent être récupérés à tout moment. Il est également important de consigner les procédures générales de contrôle interne précisant qui dans le cabinet peut accéder et autoriser les paiements, ordres, et autres opérations.

Originalité des documents sources

Dans la majorité des cas, les photocopies des documents sources sont légalement autorisées. Selon le US Internal Review Service (IRS), tant que ces photocopies sont complètes, lisible, et des représentations exactes du document original, ils sont légalement acceptables.

De la même manière, l'Agence du revenu du Canada (ARC) accepte les documents numérisés tant que les documents sont produits et conservés en format papier ou stockés dans un format électroniquement accessible et lisible. Bien que l'organisation et le classement de ces documents puissent être fastidieux, consacrer du temps supplémentaire pour maintenir correctement une trace papier et créer un moyen facile d'accéder à ces documents peut entraîner d'énormes gains de temps à l'avenir, et assure également une plus grande transparence.

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