Les avantages de l'intégration de votre logiciel d'inventaire à vos processus de comptabilité et de back-office

La gestion des stocks consiste à savoir ce que vous avez dans votre entrepôt et où se trouve votre stock. Cependant, sauf s'il est intégré à vos systèmes de back-office, un système de gestion des stocks à lui seul ne peut pas optimiser efficacement votre inventaire, ni assurez-vous que la valeur des actifs d'inventaire sur vos rapports financiers correspond à ce qui est physiquement en stock, du moins pas sans intervention et rapprochement manuels.

Pour optimiser la gestion des stocks, les grandes entreprises intègrent leur logiciel d'inventaire directement avec les systèmes de back-office et de comptabilité. Cette intégration offre un avantage concurrentiel avec des capacités à planifier efficacement, exécuter de manière prévisible avec les clients et minimiser les coûts de main-d'œuvre et les erreurs associées au rapprochement manuel.

Déterminer le bon système de gestion des stocks pour votre entreprise et une stratégie d'intégration du back-office nécessite d'évaluer vos besoins actuels et vos plans de croissance future.

Pour obtenir un maximum d'avantages, votre solution intégrée doit être temps réel, souple, transparent pour les utilisateurs, conciliable et évolutif.

Pourquoi intégrer un logiciel d'inventaire à votre back office ?

Les trois principaux avantages de l'intégration de votre logiciel de gestion des stocks à vos systèmes de comptabilité et de back-office sont :

• Optimisation des stocks pour répondre aux objectifs de disponibilité des produits et de retour sur investissement
• Fournir une visibilité sur les stocks aux partenaires de la chaîne d'approvisionnement
• Inscrire l'inventaire avec précision dans les rapports financiers

Bien qu'il existe d'autres avantages de l'intégration entre les systèmes d'inventaire et de back-office, ces trois éléments peuvent avoir un impact significatif sur les résultats de votre entreprise.

Optimisation des stocks : Disposer de la bonne combinaison et de la bonne quantité d'inventaire est primordial pour la satisfaction des clients et des investisseurs. Les clients veulent du produit "frais" à la demande, et les investisseurs préféreraient qu'aucun fonds de roulement ne soit immobilisé dans les stocks. Équilibrer ces objectifs contradictoires est délicat et transporter des stocks supplémentaires gaspille de l'argent au-delà de l'investissement initial en matériel et en main-d'œuvre.

Des activités telles que le stockage, le comptage et le remaniement des stocks mobilisent un fonds de roulement supplémentaire, et potentiellement réduire la disponibilité des produits que vos clients souhaitent. La planification du bon niveau et de la bonne quantité de stock nécessite votre bon de commande, bons de commande et systèmes de planification pour avoir une visibilité en temps réel de votre inventaire.

Visibilité de la chaîne d'approvisionnement : De nombreuses entreprises utilisent des partenaires de la chaîne d'approvisionnement pour gérer leurs niveaux de stocks et les expéditions des clients. Pour le faire efficacement, le système d'inventaire doit être intégré non seulement aux systèmes de back office de l'entreprise, mais aussi avec fournisseur et 3PL, ou logistique de tiers, systèmes. En voyant les niveaux de stocks fluctuants de votre entreprise, les fournisseurs peuvent s'assurer que leur produit est disponible dans votre entrepôt ou 3PL lorsque vos clients en ont besoin.

Rapports financiers précis : L'exactitude de vos rapports annuels et de vos déclarations de revenus est cruciale pour vos investisseurs et le gouvernement. La valeur d'inventaire peut représenter une partie importante de vos actifs déclarés et la valeur enregistrée dans vos livres doit correspondre à la valeur physique dans votre entrepôt. Le seul moyen efficace d'assurer l'intégrité financière des rapports de votre entreprise est d'intégrer les transactions de votre système d'inventaire à votre plan comptable back-office.

Ce qui est important dans l'intégration

L'intégration du système d'inventaire et de back-office doit être en temps réel, souple, transparent pour les utilisateurs, conciliable et évolutif. Être en temps réel offre la meilleure visibilité à vos clients et partenaires de la chaîne d'approvisionnement, et garantit que vos rapports financiers sont toujours à jour et exacts.

Les utilisateurs souhaitent que l'intégration soit flexible et transparente, car les changements continus dans les processus métier peuvent nécessiter des ajustements à l'intégration. Les utilisateurs ne veulent pas avoir à réfléchir à l'intégration, ils veulent juste que ça marche ! L'évolutivité est parfois oubliée lors de la conception de l'intégration, mais s'il est négligé, il reviendra vous hanter lorsque le succès de votre entreprise la surchargera avec des volumes de transactions élevés.

Le chemin de l'intégration

Le moyen le plus simple d'atteindre les objectifs et les critères d'intégration dont nous avons discuté est de trouver un système ERP avec un module de gestion des stocks qui répond à vos besoins. Si ce n'est pas faisable, la meilleure solution suivante consiste à trouver un système d'inventaire et un système ERP qui ont tous deux été conçus à partir de zéro avec des API ouvertes et flexibles.

Si les systèmes avec des API ouvertes qui répondent à vos besoins ne sont pas disponibles, vous pouvez toujours intégrer vos systèmes, mais l'intégration peut ne pas être en temps réel et nécessitera une maintenance constante à mesure que vos fournisseurs de systèmes mettent à niveau leurs solutions. Même la mise à jour manuelle et la réconciliation entre les systèmes peuvent fonctionner pour garder les différents systèmes synchronisés, mais dans l'environnement commercial actuel en évolution rapide et à faible marge, cela ne fonctionnera probablement pas très longtemps.