Comment créer le flux de travail logiciel d'inventaire idéal

Quatre éléments qui devraient être inclus dans chaque configuration de workflow de logiciel d'inventaire.

Dans un monde où la gestion précise des stocks est devenue un impératif pour toutes les entreprises centrées sur les produits, la création du flux de travail logiciel d'inventaire idéal est une étape critique dans l'optimisation de cet actif clé.

Un schéma reproductible des étapes ou une séquence d'activités qui sont effectuées régulièrement, le workflow logiciel définit clairement les tâches, informations, données ou documents qui sont transmis d'un service (ou employé) à l'autre.

A l'aide d'un logiciel d'inventaire, les organisations organisent et suivent efficacement tous les biens qu'elles ont en leur possession à un moment donné. Puis, une fois ces marchandises vendues, cet inventaire devient un revenu.

Une entreprise de distribution en gros spécialisée dans la maintenance, produits de réparation et d'exploitation (MRO), par exemple, repose sur le bon fonctionnement de plusieurs domaines fonctionnels, comprenant:

• Gestion d'entrepôt
• Gestion de l'inventaire
• Expédition/réception
• Transferts d'inventaire
• Comptes de cycles
• Accomplissement
• Paiement

Lors du développement du workflow logiciel idéal, commencez par identifier les points de départ et d'arrivée de votre opération spécifique. Puis, déterminer ce qui doit arriver pour terminer le processus, décrire les tâches et activités connexes, et identifier l'ordre dans lequel ces tâches doivent être accomplies.

Spécifique aux logiciels d'inventaire, ces tâches devraient inclure :

1. Définir des points de réapprovisionnement, niveaux de stock de sécurité, niveaux de stock préférés et délais de livraison pour tous les articles en stock. Établir un point de réapprovisionnement d'emplacement d'inventaire, niveau de stock de sécurité, niveau de stock préféré et délai de livraison pour chaque article en stock. Cela élimine les conjectures du processus d'approvisionnement et permet au logiciel d'inventaire de créer automatiquement des bons de commande (PO) pour les articles lorsque les niveaux de stock commencent à s'épuiser. Si moins de six mois d'historique des transactions sont disponibles, utiliser des valeurs statiques pour définir ces seuils. Si vous avez plus de six mois d'historique de transactions, utilisez le calcul automatique pour déterminer les valeurs prédéfinies pour chaque article d'inventaire.

2. Établir des ordres de transfert pour les mouvements de stocks intra-entreprise. Cette étape concerne les marchandises qui sont déplacées entre les emplacements et ne nécessitent pas d'actions d'expédition et de réception « officielles ». Par exemple, vous pouvez utiliser les ordres de transfert pour gérer les mouvements de produits au sein de votre entrepôt afin de suivre le mouvement des actifs entre les entrepôts de l'entreprise. Vous voudrez utiliser le coût de l'article pour tous les ordres de transfert (si possible) et définir les prix dans votre plate-forme logicielle d'inventaire. Si le processus d'ordre de transfert de votre entreprise nécessite un certain niveau de critères pour être autorisé et/ou si vous voulez pouvoir différencier les responsabilités entre les différents utilisateurs (c'est-à-dire, la personne qui saisit l'ordre de virement versus la personne qui le traite), créer un workflow d'approbation pour appliquer systématiquement ce processus.

3. Utiliser les ajustements d'inventaire pour comptabiliser le vol, perte, casse et erreurs. Les ajustements de stock vous aident à faire correspondre les niveaux de stock avec la quantité en stock réelle d'un article particulier. Cela permet d'atténuer les inquiétudes quant à savoir si un article est réellement sur l'étagère de l'entrepôt lorsqu'il est temps de le ramasser (ou, s'il a été endommagé et jeté en tas dans un coin). En intégrant les ajustements d'inventaire dans votre workflow logiciel, toute augmentation ou diminution d'article apportée à l'inventaire correspondra automatiquement à ce que vous avez en stock (jusqu'au niveau de l'article unique).

4. Développer une stratégie d'inventaire tournant pour classer clairement les articles, en fonction de la vitesse de déplacement et de la fréquence à laquelle ces éléments doivent être comptés. Un processus d'audit d'inventaire par lequel un petit sous-ensemble d'inventaire - situé à un endroit spécifique - est compté un jour particulier, l'inventaire tournant vous aide à déterminer si vos enregistrements d'inventaire correspondent à ce qui est réellement en stock. En intégrant le cycle de comptage dans le flux de travail de votre logiciel d'inventaire, vous serez en mesure de compter avec précision une petite quantité d'inventaire et plus fréquemment. Vous pouvez, par exemple, diviser cet inventaire en groupes (c'est-à-dire, par emplacement ou type de produit), établir un horaire pour compter un groupe par semaine, puis respectez ce calendrier.

Adoptez l'approche holistique

Dans votre logiciel d'inventaire, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de planification de la demande pour générer des plans formels de demande et d'approvisionnement et pour aider à piloter les activités d'approvisionnement. Une tour de contrôle de la chaîne d'approvisionnement fournit un aperçu clair des niveaux de stock actuels d'articles spécifiques, sur la base des transactions existantes dans le logiciel d'inventaire.

Finalement, établir des indicateurs de performance clés (KPI) et tirer parti des rapports pour suivre les performances des articles, et utilisez des tableaux de bord à 360 degrés pour surveiller les performances opérationnelles globales et la disponibilité des articles.

En adoptant une approche holistique des workflows logiciels d'inventaire, les organisations se développent très efficaces, des approches personnalisées de gestion des stocks qui répondent à leurs besoins individuels. En retour, ils voient de réels avantages sous la forme d'une meilleure visibilité commerciale, une meilleure gestion financière, des audits plus rapides et des coûts informatiques réduits.