Comment établir un budget à base zéro pour votre entreprise

La budgétisation à base zéro, contrairement à un budget standard, démarre le processus budgétaire à partir de zéro. En savoir plus sur la budgétisation à base zéro pour voir si elle convient à votre entreprise.

La budgétisation à base zéro est un moyen de faire table rase. Fréquemment utilisés en tandem avec un plan stratégique, les budgets zéro aident les entreprises à aligner leurs objectifs sur leurs dépenses, en supprimant toutes les dépenses qui ne correspondent pas à leur plan.

En savoir plus sur la budgétisation à base zéro, ses avantages et ses inconvénients, et voir si cette approche peut convenir à votre entreprise.

Présentation :Qu'est-ce que la budgétisation à base zéro (ZBB) ?

La budgétisation à base zéro, ou ZBB, consiste à budgétiser à partir de zéro :examinez attentivement chaque dépense ou dépense potentielle avant de décider de l'ajouter au budget.

Contrairement à la budgétisation traditionnelle telle qu'un budget principal ou un budget flexible, qui se concentre sur les résultats historiques, la budgétisation à base zéro est utilisée pour aligner les objectifs stratégiques sur votre budget.

Différences entre la budgétisation traditionnelle et la budgétisation base zéro

Budgétisation traditionnelle	Budgétisation à base zéro
Regarde les nombres	examine les objectifs
Nécessite peu d'analyse	Nécessite une justification des dépenses
Se concentre sur le coût	Se concentre sur l'activité
Est simple à préparer	Est un processus qui prend du temps
Se concentre sur les écarts	examine toutes les dépenses de la même manière

La budgétisation à base zéro est souvent utilisée lorsque les entreprises cherchent à réduire leurs dépenses ou à réaffecter les fonds disponibles à des dépenses justifiables.

La préparation d'un budget base zéro prend généralement plus de temps qu'un budget basé sur les résultats, car chaque dépense est soigneusement examinée avant de l'ajouter au budget. Gardez à l'esprit que la budgétisation à base zéro présente à la fois des avantages et des inconvénients, que nous expliquerons ensuite.

3 avantages de la budgétisation à base zéro

La création d'un budget à base zéro présente de nombreux avantages, en particulier si le budget de l'année précédente était extrêmement inexact. Bien que cela prenne plus de temps que de créer un budget standard, prendre le temps de créer un budget base zéro peut s'avérer payant.

1. Précision

Lorsque vous jouez à une machine à sous, de nombreux joueurs de machines à sous ont déclaré que l'argent que vous mettez dans la machine cesse d'être de l'argent; c'est juste un nombre en haut de l'écran.

Les budgets sont comme ça. Une fois par an, nous sommes tous assis à une table, buvant du café froid et grignotant des pâtisseries rassis pendant que nous déterminons ce qui devrait entrer dans un budget. En réalité, cette pratique produit rarement de nouvelles informations, la plupart des détails budgétaires étant tirés du budget de l'année précédente, avec une augmentation ou une diminution prise en compte.

Ce processus nécessite peu de réflexion critique, ou de réflexion du tout, s'appuyant plutôt sur le montant dépensé l'année précédente.

La budgétisation à base zéro élimine les erreurs de l'année précédente en justifiant toute dépense d'entreprise incluse dans le budget plutôt que de simplement reporter les erreurs de l'année précédente.

2. Rentabilité

La budgétisation à base zéro traite à la fois de la budgétisation des revenus et des dépenses, en mettant l'accent sur les dépenses. Cependant, approfondir vos sources de revenus fait également partie du processus.

Par exemple, vos tasses de voyage ont toujours été très appréciées de tous vos clients. Mais la demande pour ces articles a diminué en raison du nombre croissant d'entreprises qui se tournent vers le personnel distant. Par conséquent, vous prévoyez de réduire le nombre de tasses que vous achetez pour les revendre au cours de la nouvelle année, ce qui signifie que les revenus totaux devront être ajustés ainsi que les dépenses.

C'est ce que fait la budgétisation équilibrée. Il élimine les performances passées, qui peuvent ou non être adaptées à votre budget à venir, et vous oblige à approfondir les chiffres jusqu'à la base derrière ces chiffres.

3. Meilleur alignement avec les objectifs commerciaux

À moins que vous ne créiez un budget pour la toute première fois, la création d'un budget annuel implique souvent simplement d'augmenter ou de diminuer les totaux du budget de l'année précédente d'un pourcentage défini. Cela ne fait rien pour remédier aux déficits budgétaires et aux inexactitudes, ni ne correspond aux objectifs stratégiques.

La création d'un budget à base zéro vous oblige, ainsi que vos employés, à examiner attentivement chaque source de revenus et chaque dépense pour déterminer sa place dans le budget - et même si elle mérite une place dans le budget. La budgétisation à base zéro vous aide à consolider les dépenses de tous les services, à voir exactement d'où proviennent vos revenus et à budgétiser en utilisant uniquement ces informations.

2 limites du budget basé sur zéro

Les avantages de la budgétisation à base zéro sont évidents. Mais le processus de budgétisation à base zéro présente certains inconvénients.

1. Prend du temps

Même pour les propriétaires de petites entreprises, la création d'un budget à base zéro n'est pas un processus rapide. En effet, chaque élément de votre budget est soigneusement examiné pour voir s'il est justifié. Bien que cela semble assez simple, cela peut rapidement devenir un processus fastidieux et chronophage. Il ne fait aucun doute que le résultat peut fournir une précision extrême qu'un budget standard ne peut pas, mais c'est à vous de déterminer si c'est aussi du temps bien dépensé.

2. Participation des employés requise

Si vous n'avez que quelques employés, ce n'est pas un problème. Cependant, pour les petites et moyennes entreprises avec plusieurs départements, la création d'un budget à base zéro signifie également que la pleine participation de plusieurs employés représentant plusieurs départements est requise. Sans représentants de tous les départements impliqués, la budgétisation base zéro ne sera pas exacte.

Comment établir un budget base zéro pour votre entreprise

La création d'un budget base zéro n'est pas quelque chose qui se fait rapidement. Au lieu de cela, certaines étapes de base devront être suivies pour rendre le processus aussi efficace que possible. Si vous disposez d'un outil de budgétisation dans votre logiciel de comptabilité, vous pouvez l'utiliser pour créer votre budget base zéro, bien qu'il existe de nombreux modèles disponibles qui peuvent également être utilisés.

1. Identifier les objectifs

Avant de commencer à saisir les totaux budgétaires, il est utile que les chefs de service identifient leurs objectifs. Par exemple, si les objectifs du service des ventes sont d'augmenter les ventes, il est important de creuser pour déterminer comment cela se produira. Les dépenses suivront le même processus.

Par exemple, si vous envisagez d'augmenter la taille du service commercial, vous devez également justifier cette dépense supplémentaire, avec une augmentation correspondante des ventes. Si vous avez toujours payé pour une campagne marketing coûteuse qui n'a rapporté aucun dollar, il est maintenant temps de supprimer cette dépense de votre budget.

2. Déterminer comment atteindre les objectifs

Bien qu'il soit important de fixer des objectifs, vous devez établir un chemin pour atteindre ces objectifs. Des campagnes publicitaires seront-elles utilisées ? Un nouveau produit sera-t-il introduit ? Allez-vous essayer de vendre votre produit dans plus de magasins ? Augmenterez-vous votre présence en ligne ? Ce sont toutes des choses qui doivent être déterminées avant d'établir votre budget.

3. Passez en revue toutes les activités génératrices de revenus

La budgétisation à base zéro peut aider à réduire les dépenses, mais elle peut également aider à identifier les opportunités d'augmenter les revenus. Ceci est particulièrement important pour les petites entreprises dont les flux de revenus sont limités. Par exemple, si vous ne vendez qu'un seul produit, cela vaudrait-il le coût de commencer à en vendre deux ou même trois ? La création d'un budget base zéro vous permet de prendre ces décisions.

4. Consolider les activités et boucler le budget

Une fois que vous avez pris en compte tous les revenus et toutes les dépenses de votre entreprise, vous pouvez commencer à les consolider et à hiérarchiser vos processus de dépenses. Si vous exécutez actuellement deux campagnes marketing distinctes, pourquoi ne pas les regrouper en une seule campagne et économiser de l'argent ? L'objectif ultime d'un budget base zéro est d'utiliser chaque dollar de revenu sur une dépense.

Exemple de budgétisation à base zéro

Si vous deviez créer un budget standard pour l'année à venir, vous utiliseriez vos totaux réels de l'année en cours et baseriez votre budget sur ces informations.

Par exemple, le budget ci-dessous affiche les totaux budgétaires réels pour 2020. Si vous créiez un budget standard pour 2021, vous examineriez simplement chaque total et augmenteriez peut-être le montant de 10 à 15 %.

Le processus de budgétisation à base zéro est simple, puisque vous partez de zéro, chacune des dépenses de chaque poste étant examinée de près pour déterminer si la dépense doit être augmentée, diminuée ou éliminée.

Charges d'exploitation 2020
Location	35 000 USD
Assurance	3 500 $
Électricité	1 700 USD
Gaz	1 000 $
Internet	1 200 $
Téléphone	2 500 $
Voyage	15 500 USD
Salaires	235 000 $
Fournitures de bureau	1 300 $
Expédition &Livraison	17 500 USD
Maintenance &Réparations	11 000 $
Autre	4 100 USD
Total des dépenses d'exploitation	329 300 USD

Vous êtes maintenant prêt à préparer votre budget à base zéro pour 2020. Bien que les dépenses non variables telles que le loyer, le gaz et l'électricité puissent être légèrement ajustées à la hausse pour la nouvelle année lors de l'examen des dépenses, vous avez déterminé certaines choses :

• Vous pouvez économiser beaucoup d'argent en changeant de fournisseur de fournitures de bureau, ce qui entraîne une baisse de 1 300 $ par an à 900 $ par an.
• Lors de l'examen de vos frais de déplacement pour 2020, vous vous êtes rendu compte que bon nombre des déplacements effectués par vos employés n'avaient rien fait pour augmenter les revenus de votre entreprise. Vous avez également réalisé que bon nombre de ces déplacements et réunions auraient pu être gérés à distance, à une fraction du coût. Suite à ces résultats, votre budget voyage passe de 15 500 $ à 7 500 $.
• La majorité des dépenses d'entretien et de réparation concernaient un ancien équipement, qui a été remplacé. Par conséquent, vous pouvez réduire les coûts de maintenance et de réparation à 5 000 $.
• Alors que tous vos clients bénéficiaient auparavant de la livraison gratuite, les frais de port ont continué d'augmenter. Par conséquent, vous facturerez à vos clients des frais d'expédition pour toute commande inférieure à 75 $. Cela vous permettra de réduire les frais d'expédition de 17 500 $ à 10 000 $.
• En regroupant vos frais d'Internet et de téléphone dans un seul forfait, vous économiserez plus de 1 200 $ par an, ce qui ramènera le coût actuel de 3 700 $ à 2 500 $ par an.
• Vous allez également vous débarrasser de la catégorie Autre, en pensant que si une dépense n'a pas de catégorie dans laquelle la mettre, elle peut être éliminée.

Charges d'exploitation 2021
Location	37 000 USD
Assurance	3 650 $
Électricité	1 800 USD
Gaz	1 100 $
Internet &Téléphone	2 500 $
Voyage	7 500 $
Salaires	235 000 $
Fournitures de bureau	$        900
Expédition &Livraison	10 000 $
Maintenance &Réparations	5 000 $
Total des dépenses d'exploitation	304 450 $

Grâce à la budgétisation à base zéro, vous avez pu réduire vos dépenses de plus de 7 %.

La budgétisation à base zéro est-elle adaptée à votre entreprise ?

La budgétisation à base zéro est l'un des moyens les plus simples d'aligner vos dépenses sur vos objectifs. Différent de la budgétisation de haut niveau ou même de la budgétisation de projet, le but de la budgétisation à base zéro est d'affecter chaque dollar dépensé à une dépense particulière. L'utilisation d'un budget base zéro peut également aider à identifier les dépenses excessives ainsi qu'à identifier les priorités et à les financer en conséquence.

Et même si vous n'utilisez pas la budgétisation à base zéro chaque année, la création d'un budget à base zéro tous les deux ou trois ans peut vous aider à recentrer vos priorités commerciales.