Comment corriger et éviter les erreurs de transposition

Lorsque vous inversez deux chiffres lors de la saisie d'une transaction dans vos livres, vous avez commis une erreur de transposition. Voici comment détecter et corriger une erreur de comptabilité courante.

Aussi méticuleux que soient la plupart des propriétaires d'entreprise, des erreurs sont inévitables. Hannah Montana n'a fait aucune exclusion lorsqu'elle a chanté :« Tout le monde fait des erreurs. Tout le monde a ces jours-là."

L'une des erreurs comptables les plus courantes est la transposition.

Présentation :Qu'est-ce qu'une erreur de transposition ?

Une erreur de transposition se produit lorsque vous mélangez un nombre lorsque vous le transportez d'une source à une autre. Par exemple, disons que vous recevez une facture de 450 $ que vous avez accidentellement saisie comme 540 $ dans votre logiciel de comptabilité. Cette erreur typographique surestime vos dépenses de 90 $.

Imaginez à quel point les erreurs de transposition étaient courantes avant que les entreprises ne tiennent leurs livres à l'aide de logiciels. À l'époque de l'analogique, les gens enregistraient les transactions dans deux livres distincts :le journal général et le grand livre général. Avec plus de saisie manuelle des données, la probabilité d'une erreur de transposition augmente.

Des erreurs de transposition peuvent encore se produire à l'ère du numérique. Les propriétaires d'entreprise doivent régulièrement scanner leurs registres comptables pour eux. Même de petites erreurs de transposition peuvent entraîner des erreurs plus graves, en particulier si vous ne les détectez pas avant de déclarer vos impôts professionnels.

Comment savoir si vous avez une erreur de transposition

Aucun indicateur unique ne détectera toutes les erreurs de transposition. Recherchez ces signes avant-coureurs lorsque vous recherchez des erreurs de transposition dans vos livres.

La chose la plus proche que vous trouverez d'un "life hack" en comptabilité est la règle de neuf :lorsque vous transposez deux chiffres l'un à côté de l'autre, la différence est un multiple de neuf. Je sais que vous êtes assis là à penser à des exemples dans votre tête. Essayez :950 et 590, 295 et 259, 341 et 431 ont tous une différence divisible par neuf.

Une balance de vérification déséquilibrée

Si quelque chose des bases de la comptabilité vous tient à cœur, c'est que la comptabilité est une question de débits et de crédits. Chaque transaction doit avoir au moins un débit et un crédit, et la somme des débits et des crédits doit toujours être égale. Une balance de vérification répertorie tous les soldes de vos comptes pour prouver que vos débits sont égaux aux crédits.

Au moins une fois par mois, ouvrez la balance de vérification de votre entreprise pour vous assurer qu'il n'y a pas de différence entre les débits et les crédits.

Lorsque vos débits et vos crédits ne correspondent pas, vous pourriez avoir une erreur de transposition entre vos mains. Les erreurs de balance de vérification entraînent des inexactitudes dans votre bilan et votre compte de résultat.

Un document source ne correspond pas à une transaction enregistrée

Vous savez que vous avez identifié une erreur de transposition lorsqu'il y a un écart entre un document source et une transaction dans votre logiciel comptable, surtout si l'écart est divisible par neuf.

Supposons que vous ayez enregistré un chèque client de 560 $ dans votre logiciel de comptabilité, mais que le montant réel du chèque soit de 650 $. Le chèque et votre relevé bancaire indiqueront 650 $, mais vos livres affichent un solde inférieur de 90 $.

Comment corriger une erreur de transposition

Réserver une écriture comptable correctrice pour corriger les erreurs de transposition.

Les entreprises utilisent la comptabilité en partie double pour enregistrer les transactions. Pour corriger une transaction erronée, vous devrez enregistrer une transaction supplémentaire impliquant les mêmes comptes. Vous verrez une écriture de journal de correction dans l'exemple ci-dessous.

Un exemple d'erreur de transposition

Disons que je suis commis comptable dans votre entreprise. Après une semaine de vacances, je reviens pour voir une pile de factures sur mon bureau que je dois traiter immédiatement. Dans ma stupeur fatiguée, j'ouvre le logiciel de comptabilité et commence à facturer les factures. Je m'en sors aussi vite que possible parce que mon collègue m'a dit qu'il y avait des beignets en poudre dans la cuisine. Parmi les factures figure une facture d'énergie de 105 $.

Mon entrée de journal d'origine indique :

Compte	Débit	Crédit
Dépenses de services publics	150 $
Comptes Fournisseurs		150 $

Une fois que j'ai fini de traiter toutes les factures, je produis un rapport chronologique des comptes fournisseurs pour votre examen. En tant que propriétaire d'entreprise diligent que vous êtes, vous vérifiez mon travail avant de payer les factures. Vous remarquez que la facture d'énergie indique 105 $, mais que le rapport de vieillissement indique 150 $. J'ai surestimé la dépense de 45 $.

Vous relayez l'erreur et me demandez de corriger les livres. J'enregistre l'écriture de journal de correction suivante pour réduire à la fois les dépenses de services publics et les comptes créditeurs de 45 $.

Compte	Débit	Crédit
Comptes fournisseurs	45 $
Dépenses de services publics		45 $

Dans cet exemple, mon écriture de journal de correction inverse les comptes débités et crédités. Si j'avais sous-estimé la dépense - disons que j'ai enregistré la facture pour moins de 105 $ - j'aurais plutôt ajouté les dépenses de services publics et les comptes créditeurs.

2 façons d'éviter les erreurs de transposition

Suivez ces conseils pour éviter de faire des erreurs de transposition.

1. Compléter les rapprochements bancaires mensuels

Les rapprochements bancaires vous aident à identifier les erreurs de transposition avant qu'elles ne causent d'autres problèmes à votre entreprise. Un rapprochement bancaire compare vos documents comptables à votre relevé bancaire. Au cours du processus, associez chaque transaction aux documents source, tels que les reçus et les factures. Lorsque quelque chose ne va pas, vous pouvez avoir une erreur de transposition.

2. Synchronisez votre compte bancaire avec votre logiciel comptable

La suppression de la saisie manuelle de la comptabilité peut réduire considérablement la probabilité d'erreurs de transposition. Une bonne première étape consiste à laisser votre logiciel de comptabilité et votre compte bancaire se parler.

Les entreprises qui utilisent la méthode de comptabilité de caisse pourraient éliminer pratiquement toutes les transactions manuelles en permettant à leur logiciel d'importer automatiquement les transactions bancaires.

Personne n'est parfait

Les erreurs font partie de la condition humaine. Mettez en place un système pour détecter et corriger rapidement les erreurs afin d'éviter de vous créer d'autres problèmes.