3 façons dont un service de paie aide à maintenir l'exactitude de vos chèques de paie et à faire économiser de l'argent à votre entreprise

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Rémunérer avec précision vos employés est l'une des fonctions les plus critiques de votre entreprise. Ne pas le faire peut entraîner des problèmes importants avec vos employés ainsi qu'avec les entités étatiques et fédérales. Lisez la suite pour découvrir comment l'utilisation d'un service de paie peut vous aider à payer les travailleurs correctement et à temps.

1. Les services de paie vous aident à classer correctement les travailleurs

Les personnes qui travaillent pour votre entreprise appartiennent à différentes catégories :

• Temps plein
• Temps partiel
• Temporaire
• Saisonnier
• Indépendants
• Entrepreneurs indépendants

Selon votre secteur d'activité, les saisons de pointe et les fluctuations économiques, votre entreprise peut avoir une, quelques ou plusieurs catégories de travailleurs.

Les travailleurs figurant sur votre liste de paie régulière sont soit des employés exonérés, soit des employés non exonérés. (Les employés n'incluent pas les travailleurs occasionnels tels que les entrepreneurs indépendants.) Les employés exonérés doivent répondre à des critères spécifiques, notamment le niveau de salaire minimum, la base de salaire et les responsabilités professionnelles particulières. Les employés non exemptés ont droit à un salaire minimum et à une rémunération des heures supplémentaires après avoir travaillé 40 heures par semaine.

Il est essentiel de savoir comment classer les travailleurs pour éviter d'enfreindre la loi. Les classifications ont des exigences différentes en matière de retenue d'impôt et de droit aux prestations. Vous devez vous tenir au courant des classifications fédérales et étatiques des travailleurs. Les sociétés de paie peuvent vous permettre de respecter les réglementations en matière de salaires, d'impôts et d'avantages sociaux en classant avec précision vos travailleurs.

2. Les services de paie génèrent des rapports avant la paie

Un service de paie peut fournir plusieurs rapports utiles ou, dans certains cas, indispensables à examiner avant de commencer la paie. Un résumé des déductions, par exemple, comprend une liste des déductions pour chaque employé afin que vous puissiez vérifier les montants. Un rapport sur les besoins de trésorerie indique la somme d'argent dont vous avez besoin pour gérer la paie et répartit le montant en catégories telles que les retenues, les impôts et les salaires.

Un autre rapport appelé registre de paie résume les informations sur les travailleurs pour la période de paie en cours, y compris les informations personnelles, le salaire brut et les heures travaillées. Un registre trimestriel ou annuel vous permet de vérifier les dépôts et formulaires fiscaux.

Il existe d'autres rapports à examiner avant d'exécuter la paie, et un service professionnel peut les fournir pour vous aider à concilier vos comptes de paie et à passer en revue les informations sur les employés.

Si vous avez déjà des services de comptabilité en place, le logiciel de paie peut fonctionner conjointement avec votre système existant pour vous aider à rester au top de la paie. Recherchez des logiciels dotés de fonctionnalités permettant de gagner du temps, telles que la paie automatique, les impôts et les formulaires automatisés. Vous pouvez configurer la paie automatique une seule fois, ce qui vous permet de consacrer plus d'heures à d'autres aspects de votre entreprise au lieu de vous engager à effectuer la paie chaque semaine.

3. Les services de paie vous aident à traiter les saisies

Si un tribunal ou un organisme vous avise de la nécessité de saisir le salaire d'un employé, vous ne connaissez peut-être pas les règles associées à la saisie-arrêt du salaire. Cependant, le non-respect peut entraîner des pénalités et des amendes. La saisie-arrêt de salaire est une procédure légale dans laquelle l'employeur retient une partie des revenus d'un employé pour le paiement de la dette. Ceux-ci peuvent inclure :

• Prise en charge des enfants
• Pension alimentaire
• Taxes impayées
• Défaut de prêt étudiant

Les lois sur la saisie-arrêt des salaires varient. Certains États, par exemple, interdisent la saisie-arrêt pour les dettes de consommation. De plus, le montant maximal varie selon le type de saisie-arrêt. Les services de paie peuvent vous maintenir en conformité et vous aider à saisir le pourcentage correct d'un chèque de paie.

L'utilisation d'un service de paie pour fournir aux employés un chèque de paie précis aide votre entreprise à se conformer aux lois applicables. Cela signifie également que vous êtes une source de revenus fiable pour vos employés.