Qu'est-ce qu'un compte de compensation et comment l'utiliser à des fins commerciales de commerce électronique

Si vous avez la tête qui tourne à cause du nombre de comptes que votre entreprise possède, cet article vous apportera un certain soulagement. Du moins, lorsqu'il s'agit de comprendre ce qu'est un compte de compensation et comment toute entreprise de commerce électronique peut en bénéficier.

Contenu :

Qu'est-ce qu'un compte de compensation ?

Comment fonctionne un compte de compensation ?

Différence entre un compte de compensation et un compte courant

Avantages de l'utilisation d'un compte de compensation pour votre entreprise de commerce électronique

Configuration d'un compte de compensation

Comment rapprocher dans QuickBooks à l'aide d'un compte de compensation

Qu'est-ce qu'un compte de compensation ?

Parfois, un espace tampon sécurisé est nécessaire pour différents types de transactions qui n'ont pas encore eu lieu, ou qui nécessitent un type de détail ou de traitement spécifique.

Ici, les informations sur le mouvement des finances sont conservées temporairement jusqu'à ce qu'elles soient transférées en douceur sur le compte principal.

Ainsi, un compte de compensation permet de séparer les transactions du grand livre comptable principal.

Définition du compte de compensation

Selon le dictionnaire Accounting Coach, un compte de compensation est :

En règle générale, les comptes de compensation contiennent des montants qui doivent être transférés ultérieurement sur un autre compte. Par exemple, un compte avec des montants de revenus et de dépenses qui doivent être transférés aux bénéfices non répartis à la clôture d'une période fiscale.

Termes associés pour un compte de compensation que vous pouvez rencontrer :

• compte à solde nul
• compte temporaire
• compte tampon
• laver le compte
• compte récapitulatif
• compte de dépôt

Ces comptes de compensation (peuvent être un ou plusieurs) peuvent être créés automatiquement pour vous par un logiciel d'intégration comme Synder.

Lorsque vous utilisez des systèmes comptables, comme QuickBooks ou Xero, un compte de compensation est un compte tampon créé dans la section Plan comptable. Il conserve temporairement les enregistrements des transactions synchronisées dans le système, par exemple, à partir d'une plate-forme de commerce électronique ou d'un processeur de paiement.

L'objectif d'un compte de compensation

Le but de ce type de compte est de mettre de côté les détails de paiement avant la finalisation de la transaction finale.

Les comptables utilisent des comptes de compensation pour stocker les informations sur les entrées et les sorties d'argent pendant une courte période jusqu'à ce que tout soit prêt à être officiellement enregistré dans les registres permanents.

Les entreprises peuvent utiliser des comptes de compensation pour documenter toutes les ventes, articles, frais et détails d'expédition, taxes ou autres dépenses qui n'ont pas encore été entièrement et correctement comptabilisées. Un compte de compensation devient également très utile pour gérer les comptes débiteurs (disons, dans le cas de factures impayées).

De manière générale, un compte de compensation est utile chaque fois qu'une entreprise ou un comptable souhaite traiter certains types de transactions ou conserver certains détails de flux d'argent spécifiques avant d'équilibrer les feuilles.

Le flux général ressemble à ceci :

1. Entrez les transactions dans un espace tampon sécurisé
2. Réinitialiser le solde
3. Déplacer les transactions vers le compte principal

Mais voyons cela plus en détail.

Comment fonctionne un compte de compensation ?

Un compte de compensation est un grand livre général, qui aide les entreprises et les comptables à conserver temporairement les détails des transactions financières. Il est créé pour enregistrer uniquement les revenus ou les dépenses avant qu'ils ne soient transférés dans les bénéfices non répartis du bilan.

Les comptes de compensation sont « apurés » systématiquement. Cela signifie que toutes les données de ce compte sont transférées vers un autre endroit et que le solde devient égal à zéro. Le compte peut être effacé à la fin de l'exercice, mensuellement ou parfois même quotidiennement. Par exemple, un compte de compensation utilisé pour enregistrer les dépenses de services publics peut être clôturé tous les mois, tandis qu'un compte des encaissements quotidiens peut être clôturé chaque jour.

Lorsque le solde du compte de compensation est parfaitement remis à zéro, alors vous savez que votre comptabilité est faite correctement. Toutes les informations peuvent être enregistrées dans le grand livre comptable principal sans erreur.

Clairage des comptes pour les passerelles de paiement

Synder crée des comptes de compensation dans votre système comptable (QuickBooks ou Xero) qui reproduisent les flux d'argent réels de n'importe quelle passerelle de paiement.

Il existe une vaste liste de plateformes de commerce électronique ou de fournisseurs de paiement avec lesquels Synder peut s'intégrer. Sinon, vous pouvez toujours importer des paiements depuis Excel. Ainsi, techniquement, toute passerelle à partir de laquelle vous pouvez éventuellement recevoir des paiements peut être comptabilisée par Synder.

Disons que votre entreprise reçoit des paiements via Stripe d'un client. L'argent est transféré du compte Stripe du client vers le vôtre et y est conservé pendant un certain temps. Vous ne pouvez pas les voir sur votre vrai compte bancaire ou gérer cet argent pendant un moment.

C'est ainsi qu'un compte de compensation imite une situation réelle et joue le rôle de prestataire de paiement dans le système comptable. Les comptes de compensation créés par Synder porteront également le nom du prestataire de paiement, par ex. lecompte bancaire Stripe .

Par le solde de ce compte de compensation, vous pouvez facilement suivre si toutes les transactions sont dans la comptabilité. Selon les paramètres, ils peuvent être conservés ici pendant un jour, une semaine ou un mois.

Si tous les types de transactions sont synchronisés, toutes les ventes et tous les paiements, le solde du compte de compensation dans votre QuickBooks ou Xero sera égal au solde du compte Stripe (ou selon la passerelle connectée).

Différence entre un compte de compensation et un compte courant

Vous savez maintenant que les fonds sont stockés dans le compte de compensation pendant une courte période, avant d'être transférés ailleurs. Où vont-ils ?

Dans Synder, les transactions du compte de compensation sont transférées sur votre compte courant. Il est donc important de comprendre la différence entre ces deux types de comptes.

Ce logiciel d'automatisation comptable utilise le flux avec un compte de compensation au lieu de simplement synchroniser les dépôts sur un compte courant. Ce faisant, Synder atteint un haut niveau de précision dans le rapprochement et facilite le processus pour les utilisateurs.

Vérifier la définition du compte

Un compte courant est un compte bancaire qui vous permet de retirer et de déposer de l'argent.

Les termes associés pour un compte courant sont :

• compte courant
• compte bancaire
• compte de transactions
• compte de dépôt

Dans votre logiciel de comptabilité, un compte courant est votre compte bancaire actuel que vous connectez au système comptable et que vous utilisez pour les transferts d'argent et le rapprochement.

Compte de compensation vs compte courant

Avantages de l'utilisation d'un compte de compensation pour votre entreprise de commerce électronique

Les entreprises de commerce électronique peuvent largement bénéficier de l'utilisation de comptes de compensation dans leur comptabilité.

Voici quelques-unes des raisons :

1. Suivi des stocks simplifié . Aux fins du suivi et de l'exécution des stocks, il est courant pour une entreprise de commerce électronique d'enregistrer le lancement du processus de vente et la libération des stocks bien avant le dépôt final.

2. Gérer les remboursements et les retours . Lorsqu'elles sont enregistrées sur le compte de compensation, les informations sur les dépenses ou les remboursements peuvent être traitées et mises en correspondance avec les transactions existantes avant qu'elles ne soient finalement déposées à la banque ou rapprochées.

3. Calculs plus simples des dépenses . Les avantages du compte de compensation s'étendent à presque tous les types de dépenses et de paiements, en commençant par la taxe de vente et en terminant par le traitement de la paie.

4. Réduire les erreurs et les écarts. Les comptes de compensation sont utilisés séparément du grand livre principal et du compte bancaire de contrôle proprement dit. Cela permet de réduire au minimum le risque d'erreurs indésirables dans les rapports.

5. Niveau de détail élevé . L'utilisation d'un compte de compensation comme tampon permet aux propriétaires d'entreprise et aux comptables de faire correspondre toutes sortes de détails financiers en mode « tampon ». Le solde du compte de compensation aide à identifier les problèmes si tel est le cas. Si quelque chose ne correspond pas, il est plus facile de suivre ce qui manque.

6. Comptabilité de plusieurs entreprises de commerce électronique ou fournisseurs de paiement. Synder crée un compte de compensation séparé dans votre système comptable pour chaque entreprise de commerce électronique (si vous en avez plusieurs) ou un processeur de paiement. Par exemple, vous pouvez avoir un compte de compensation pour les paiements Shopify, un autre pour PayPal et un autre pour les transactions Stripe. Cette séparation des flux monétaires facilite le processus de comptabilité en aidant à identifier avec précision les problèmes et les écarts.

7. Rapprochement précis. Dans la compensation des comptes, le rapprochement se fait sans problème, car vous n'avez pas peur de gâcher les livres. S'il y a des problèmes ou des transactions manquantes, elles peuvent être facilement identifiées. Si toutes les transactions correspondent et que le compte atteint un solde nul, le rapprochement est réussi.

Configuration d'un compte de compensation

Il est facile de créer un compte de compensation lorsque vous utilisez Synder. En gros, vous choisissez simplement de connecter votre logiciel de comptabilité préféré :QuickBooks Online, QuickBooks Desktop ou Xero. Et le logiciel fait tout pour vous.

Vous ne contrôlez que périodiquement l'état de votre compte et effectuez le rapprochement de votre compte de compensation. Un solde nul restant dans votre compte de compensation après cette période signifie que votre rapprochement a été effectué avec succès et qu'aucun problème n'a été détecté dans vos livres.

Compte de compensation dans QuickBooks

Synder peut optimiser votre comptabilité et faciliter l'ensemble du processus de comptabilité et de reporting financier pour les propriétaires d'entreprise et les comptables professionnels.

Voici un aperçu du fonctionnement d'un compte de compensation pour l'intégration de QuickBooks :

• Synder crée pour vous un compte de compensation une fois la connexion avec les plateformes de comptabilité et de paiement établie.

• Ce compte devient l'un des deux comptes avec lesquels Synder travaille dans QuickBooks :un compte de compensation et un compte courant auxquels votre flux bancaire est connecté.

• Le logiciel l'utilise pour enregistrer les transactions de vente, les frais et les remboursements (vous avez donc le bon montant de revenu brut et net enregistré).

• Ensuite, ce compte de compensation doit être rapproché du processeur de paiement et de votre compte bancaire courant.

Comment rapprocher dans QuickBooks à l'aide d'un compte de compensation

Une fois que tous les détails de paiement, y compris les remboursements, les frais de paiement et les informations de vente d'origine, ont été saisis dans le compte de compensation de vos QuickBooks, il est temps de faire correspondre les transactions et de rapprocher les données de vente.

Comment ça se passe :

• Lorsqu'un processeur de paiement (par exemple, Stripe ou PayPal) envoie un règlement de paiement à votre banque, Synder le reflète en effectuant un virement de la compensation vers votre compte courant.

• Ce compte est rapproché de votre banque actuelle.

• QuickBooks met automatiquement en surbrillance les pièces qui correspondent et tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur Correspondance ou Confirmer pour terminer le processus.

Transactions synchronisées, compensées et rapprochées

Vous vous demandez peut-être comment trouver des transactions qui viennent d'être synchronisées par Synder dans votre comptabilité, et quel est leur statut.

Recherchez les résultats de la synchronisation directement dans votre système comptable :

1. Lorsque vous voyez les transactions apparaître dans Synder avec le statut vert Synchronisé , cela signifie que la transaction est synchronisée par le système. Vous pouvez maintenant le trouver dans le compte de compensation dans le plan comptable dans QuickBooks ou Xero.

2. Après avoir cliqué pour rapprocher les transactions, vous verrez le statut Correspondant ou Confirmé . Cela signifie que les transactions sont réconciliées avec votre compte bancaire connecté à la comptabilité.

3. Enfin, une fois que les transactions ont été rapprochées, elles passent du compte de compensation au contrôle, ce qui signifie qu'elles sont compensées .

Résumé

Les comptes de compensation offrent aux propriétaires d'entreprises de commerce électronique et aux comptables professionnels la flexibilité nécessaire pour obtenir les informations de vente les plus précises et les plus pertinentes.

C'est un outil pratique pour le stockage des transactions temporaires dans un espace tampon, où toutes les informations de vente et de dépenses saisies peuvent être rapprochées en toute sécurité sans endommager les livres.

De plus, le compte de compensation peut signaler si certaines transactions sont manquantes au cas où le solde ne serait pas nul ou ne correspondrait pas au compte de votre fournisseur de paiement.

Il devient facile de gérer les finances, même avec plusieurs plates-formes de commerce électronique et passerelles de paiement connectées, car Synder comptabilise chacune d'entre elles dans un compte de compensation distinct créé automatiquement pour vous.