13 idées d'automatisation d'entreprise pour économiser du temps et de l'argent

L'automatisation de l'entreprise peut augmenter l'efficacité d'une organisation en éliminant une quantité importante de tâches répétitives sur le lieu de travail et en réduisant les heures perdues sur des tâches redondantes et en aidant à améliorer la productivité globale. Ces avantages clés et d'autres ont conduit un nombre croissant d'organisations à injecter de plus en plus d'automatisation dans leurs opérations.

Qu'est-ce que l'automatisation d'entreprise ?

L'automatisation commerciale utilise la technologie pour éliminer le travail manuel des processus commerciaux quotidiens. De l'embauche à la gestion des e-mails en passant par la comptabilité, presque tous les coins des opérations d'une entreprise peuvent bénéficier d'un certain niveau d'automatisation de l'entreprise.

Avec l'automatisation commerciale, les entreprises peuvent simplifier et optimiser les flux de travail. Mettre tout simplement, l'objectif ultime est moins de remplacer le travail humain et plus d'augmenter avec la technologie d'une manière qui contribue à améliorer l'ensemble, processus de bout en bout.

Bien plus que simplement remplacer le papier et les PDF par des données numériques dynamiques, L'automatisation commerciale prend en compte les étapes clés des flux de travail d'une entreprise et tente ensuite de rendre ces processus moins chers, plus rapide et moins sujette aux erreurs. En intégrant ces processus sur des plateformes technologiques, les entreprises bénéficient également de meilleures capacités de reporting et de la capacité d'analyser les données au fil du temps. Ces informations éclairent ensuite les décisions clés et aident l'entreprise à se développer.

Pourquoi votre entreprise doit-elle automatiser les processus

L'automatisation des processus métier permet d'économiser du temps et de l'argent, mais les avantages d'investir dans des systèmes automatisés ne s'arrêtent pas là. Ces systèmes aident également à réduire la quantité de main-d'œuvre nécessaire pour accomplir des tâches clés et permettent aux travailleurs de se concentrer sur des projets plus importants. Par exemple, lorsque vous pouvez automatiser vos processus de comptes fournisseurs ou les salles de discussion du service client en ligne, votre travail rémunéré peut centrer ses efforts sur des points plus critiques, tâches de création d'entreprise.

L'automatisation permet également de réduire les erreurs coûteuses et le temps nécessaire pour les corriger. La plupart des erreurs de traitement de documents et de saisie de données sont le résultat d'une erreur humaine.

L'automatisation de l'entreprise peut également introduire de nouveaux niveaux de standardisation dans les flux de travail quotidiens en guidant les employés à travers des étapes détaillées et en suivant toute la documentation pertinente. Toutes ces améliorations peuvent aider les entreprises à réduire à la fois les coûts d'exploitation et les frais généraux.

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13 meilleures idées d'automatisation d'entreprise

Bien que l'automatisation ait le potentiel de générer des améliorations dans de nombreux aspects de votre entreprise, il y a quelques domaines où cela peut être particulièrement impactant. Voici 13 domaines de votre entreprise mûrs pour l'automatisation, et quelques conseils sur la façon de mettre en œuvre ces idées :

1. Processus d'embauche

   L'embauche de nouveaux employés est un processus en plusieurs étapes qui commence par une offre d'emploi ou le recrutement de candidats spécifiques, et se termine lorsque l'employé est pleinement intégré. De nombreuses étapes peuvent être automatisées, rendant le processus d'embauche global plus simple et moins chronophage.

   Un système de gestion des ressources humaines (SGRH) est un outil précieux pour automatiser le processus d'embauche. Dans le cadre d'un ensemble plus large de fonctionnalités, ces systèmes automatisent le processus de gestion des candidats. Ils peuvent réduire le travail lié à la présentation d'offres aux candidats et à leur configuration avec tout l'équipement et l'accès aux systèmes dont ils ont besoin pour le poste.

   Un SIRH peut améliorer l'expérience globale du candidat. Cette, à son tour, améliore la réputation de votre entreprise et vous aide à attirer de meilleurs candidats.

2. Analyse des employés

   Les services RH chargés d'évaluer le travail des employés peuvent utiliser les données pour suivre toutes les tâches de chaque employé et générer des rapports prêts à l'emploi pour les gestionnaires et les dirigeants. Si, par example, le roulement du personnel dans l'entrepôt est devenu inhabituellement élevé au cours des 90 derniers jours, l'entreprise peut utiliser des outils RH pour identifier le problème spécifique et prendre de meilleures décisions d'embauche à l'avenir.

3. Transferts de fichiers

   L'époque où l'on transférait les dossiers entre les différents classeurs et les acheminait vers différents départements est révolue depuis longtemps. Les organisations d'aujourd'hui s'appuient sur les transferts de fichiers numériques, mais tous ces mécanismes de transfert ne sont pas à la hauteur des attentes. En utilisant une plateforme comme Google Docs ou un service comme Dropbox, par example, vient avec son propre ensemble de défis.

   En utilisant l'automatisation de l'entreprise, les entreprises peuvent stocker et partager efficacement des fichiers soit dans leurs quatre murs, ou avec des clients, partenaires commerciaux et autres parties prenantes. Les solutions logicielles FTP (Automated File Transfer Protocol) et SSH File Transfer Protocol (SFTP) déplacent les fichiers vers les serveurs. Les utilisateurs peuvent alors programmer un téléchargement ou un téléchargement FTP/SFTP d'un ou plusieurs fichiers sans avoir à demander l'aide d'un collègue.

4. Génération et distribution de rapports

   Si les feuilles de calcul et les rapports sont la base de vos opérations quotidiennes, puis l'automatisation de la génération et de la distribution des rapports fera gagner du temps à votre entreprise, argent et tracas. Les entreprises peuvent utiliser un logiciel pour diffuser automatiquement ces informations sur une base quotidienne ou hebdomadaire, et les destinataires peuvent l'utiliser pour consulter les données historiques, prévoir les performances futures, et prendre des décisions optimales.

   Le logiciel permet de générer des rapports automatisés à des moments précis (c'est-à-dire, à la fin de chaque semaine ou trimestre). Le système peut également déclencher la génération de rapports par des événements tels qu'un retard de fabrication ou une pénurie de produits dans le centre de distribution.

   Équipés des rapports dont ils ont besoin pour faire leur travail, et d'une manière qui nécessite peu ou pas de travail, les employés sont habilités à prendre des décisions qui profitent à leurs services et à l'entreprise dans son ensemble. Cela permet aux gestionnaires et aux superviseurs de passer plus de temps sur les tâches principales.

5. Automatisation des e-mails

   La plupart des employés passent des heures de leur journée à recevoir, passer au crible, et répondre aux e-mails, dont beaucoup sont sans rapport avec leurs responsabilités principales.

   Pour de nombreuses entreprises, La réponse a la question, «                                                                                                                                                                                     peut être trouvé avec l'automatisation des e-mails. Plutôt que de gérer manuellement chaque message lorsqu'il arrive dans leur boîte de réception, les employés utilisent l'automatisation pour organiser leurs piles d'e-mails quotidiens, envoyer des réponses automatisées à certains et diriger tout le reste vers des dossiers spécifiques pour plus d'attention. En automatisant les boîtes de réception des employés, les entreprises aident leur personnel à voir et à répondre aux messages pertinents rapidement et efficacement.

6. Processus de réclamation

   Le traitement des réclamations de toute nature est long (par exemple, Retour, réparations, etc.) et un processus ardu qui crée souvent beaucoup de frustration pour toutes les personnes impliquées. Lorsque certaines ou toutes les étapes impliquées peuvent être automatisées, cela soulage le demandeur et l'organisation de la pression et leur permet de se concentrer sur les aspects les plus importants du processus.

   En utilisant des technologies telles que l'automatisation des processus robotiques (RPA), les organisations peuvent accélérer le processus de réclamation. Par example, un expert en sinistre est capable d'extraire et de transmettre automatiquement des données, plutôt que d'avoir à le chercher en ligne, appeler quelqu'un à ce sujet, ou demandez-le par e-mail.

   En développant un flux de travail automatisé pour cette étape et d'autres, les entreprises peuvent gagner beaucoup de temps, l'argent et les tracas de leurs processus de réclamation.

7. Tâches comptables

   La comptabilité est un processus fastidieux qui comprend de nombreuses étapes manuelles. En automatisant tout ou partie des étapes impliquées, les entreprises peuvent gagner du temps, réduisez les erreurs et libérez le temps précieux des employés pour se concentrer sur d'autres tâches.

   Prendre les comptes fournisseurs (AP), par example. Les conseillers PayStream indiquent que pour les 55% d'entreprises qui gèrent encore leurs processus de comptes fournisseurs (AP) manuellement, l'utilisation d'un système automatisé de traitement et de paiement des factures permet d'économiser du temps et de l'argent. Il réduit également les erreurs de données et aide à prévenir la fraude grâce à un système de contrôles « sans contact » qui se produisent dans les coulisses.

   Combiné, ces fonctionnalités se traduisent par des avantages importants pour les entreprises qui adoptent un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs. Ce logiciel aide les entreprises à réduire la quantité de travail manuel nécessaire pour traiter les factures, gérer les approbations, et traiter les paiements. En utilisant une solution logicielle pour ces tâches et d'autres, les entreprises peuvent simplifier efficacement ces processus et leurs flux de travail associés.

8. Réunions

   Gestion des agendas, la mise en place de réunions et l'organisation des détails de ces événements sont autant d'activités traditionnellement gérées manuellement. Mais un certain nombre de plates-formes d'automatisation différentes peuvent aider à simplifier les réunions internes et clients.

   En automatisant les réunions, les entreprises peuvent non seulement gérer l'événement lui-même, mais aussi la logistique pré et post réunion.

   Une alternative aux outils de calendrier traditionnels, les plates-formes d'automatisation des réunions (MAP) peuvent être utilisées pour prendre en charge la réunion elle-même, améliorer la communication avant, pendant, et après la réunion, et augmenter ou diminuer en fonction des besoins individuels de l'entreprise.

9. Gestion des installations

   Chargé de tout, de la gestion de l'accès de sécurité du bâtiment au remplacement des fenêtres qui fuient, en passant par la réparation des systèmes de chauffage et de refroidissement, les gestionnaires d'installations doivent souvent utiliser des processus hautement manuels (c'est-à-dire, Appels téléphoniques, e-mails, etc.) pour gérer ces tâches.

   Ces approches sont incohérentes et décentralisées et bénéficieraient grandement d'une automatisation qui permet aux équipes de réagir rapidement, fournir le bon niveau de service et maintenir des pistes d'audit. Dans la plupart des cas, le logiciel fonctionne avec un mécanisme de réponse automatisé, par lequel une action (par exemple, une machine qui manque d'huile, une fenêtre laissée ouverte en hiver, ou un incident dangereux de glissade et de chute sur le sol de l'usine) déclenche une réponse.

   Une fois alerté du problème, le système gère le problème automatiquement ou déclenche une alerte au responsable de l'installation, le tout avec une intervention humaine minimale. Cela élimine non seulement les conjectures de la gestion des installations, mais contribue à créer un environnement de travail plus sûr pour tous les membres de l'équipe. Il aide également les entreprises à économiser de l'argent. Le logiciel de gestion des installations eMaint affirme que ses services automatisés ont aidé les entreprises à économiser jusqu'à 100 $, 000 en dépenses d'exploitation annuelles tout en améliorant la productivité de 20 %.

10. la communication

    Garder les membres de l'équipe, les clients et partenaires commerciaux à jour sur les informations importantes sont essentiels, mais par e-mail, envoyer des SMS ou appeler tout le monde pour partager des informations est à la fois chronophage et inefficace.

    L'automatisation peut vous aider. En configurant des rappels de réunion répétés, par example, les équipes commerciales peuvent recevoir des alertes pour les événements à venir sans que personne n'ait à envoyer ces rappels. Les invitations apparaissent sur leurs calendriers, ils les acceptent ou les déclinent, et le responsable de la réunion a sa liste de participants pour l'événement à venir.

    Des techniques d'automatisation similaires peuvent être utilisées lorsque vous travaillez avec des clients ou des prospects, qui devrait recevoir des contrôles et des suivis réguliers au cours d'un mois ou d'un trimestre. En utilisant des campagnes d'e-mail goutte à goutte automatisées, par exemple, les entreprises peuvent rester en contact étroit avec leurs bases de clients sans avoir besoin d'écrire et d'envoyer des messages individuels.

11. Le traitement par lots

    Les entreprises utilisent le traitement par lots pour automatiser la gestion des transactions groupées ou groupées. Plutôt que de gérer ces transactions individuellement, le logiciel « regroupe » plusieurs transactions et les traite toutes en même temps.

    Le traitement par lots nécessite peu ou pas d'intervention humaine et fonctionne particulièrement bien pour les transactions de « fin de cycle », tels que le traitement des rapports de fin de mois ou de fin de trimestre ou des paies hebdomadaires/bihebdomadaires.

12. Intégration ERP

    L'intégration avec un système ERP permet aux systèmes automatisés d'obtenir des informations depuis l'ERP ou de les alimenter en informations. Lorsque tous ces systèmes fonctionnent à partir du même jeu de données, les entreprises obtiennent un seul, source unifiée de toutes les données de l'entreprise, qui peuvent guider les décisions commerciales majeures.

    Les données partagées issues de l'intégration ERP aident les entreprises à éliminer les incohérences de données, éradiquer le temps passé à déplacer des informations entre les systèmes et accéder à des informations précises, informations en temps réel. Les entreprises ont alors une vue globale de leurs opérations et peuvent tirer pleinement parti des capacités de leurs systèmes automatisés.

13. Commercialisation

    Le marketing est une autre tâche commerciale critique qui peut être simplifiée et optimisée grâce à l'automatisation. Logiciel d'automatisation du marketing, par example, peut organiser les prospects et automatiser les envois d'e-mails. Il aide les entreprises à mieux aligner les campagnes et programmes sur les efforts de leurs équipes commerciales, également.

    Avec un logiciel d'automatisation du marketing, les entreprises peuvent suivre, surveiller et entretenir des prospects hautement qualifiés qui sont prêts à être contactés par les représentants commerciaux et avec lesquels ils travaillent. Cela réduit la complexité du processus de conversion des prospects et permet un processus de clôture des ventes plus rapide.

    Lorsque les entreprises utilisent un logiciel de marketing, ils ont également accès à des outils de suivi et de mesure qui révèlent comment ils se débrouillent au fil du temps (c'est-à-dire, à convertir les prospects en ventes) et leur permettre de faire des ajustements qui conduisent finalement à des revenus plus élevés.

    Avec ce type d'automatisation commerciale, les entreprises peuvent simplifier et optimiser les flux de travail en réduisant le travail humain requis grâce à la technologie qui améliore le processus. L'automatisation métier prend en compte les étapes clés des workflows d'une entreprise et rend ces processus moins chers, plus rapide et moins sujette aux erreurs.