Les 13 meilleurs conseils de gestion des dépenses pour 2020 :économisez du temps pour votre entreprise,

Le passage au travail à domicile a peut-être repoussé les initiatives de gestion des dépenses au second plan. Après tout, nous ne prenons pas l'avion toutes les deux semaines ou ne faisons pas de happy hours pour renforcer l'équipe. Mais les directeurs financiers doivent être conscients que les employés sommes dépenser encore de l'argent. Vous pouvez voir plus de frais pour les outils SaaS que les burritos d'aéroport, mais compte tenu des préoccupations concernant l'extension de la piste de trésorerie, le suivi des dépenses est tout aussi ou plus important maintenant.

Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses suit non seulement les dépenses des employés, mais détermine également comment l'organisation remboursera les coûts encourus. Il applique également les procédures et politiques utilisées pour contrôler ce type de dépenses. Par exemple, si les salariés perçoivent des indemnités journalières de repas lors de leurs déplacements, ensuite, le processus de gestion des dépenses tient compte de ces limites lors de la génération de remboursements pour les travailleurs.

Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?

Le fait est, toute entreprise qui a des employés a besoin de processus et de logiciels pour gérer les dépenses. De préférence, la solution sera facile à utiliser, suffisamment intelligent pour détecter les fraudes et les erreurs et capable d'alimenter les données dans les rapports et les tableaux de bord que la finance utilise pour garder un œil sur les dépenses.

Alors comment commencer, ou remettre votre initiative de gestion des dépenses sur les rails ?

13 Meilleures pratiques/conseils de gestion des dépenses

Voici les meilleures pratiques que les entreprises peuvent utiliser pour réussir leur développement, superviser et exécuter leurs processus de gestion des dépenses.

1. Définir une politique de gestion des dépenses

Élaborez une politique de gestion des dépenses que tout le monde peut suivre. Inclure une liste complète des dépenses que l'entreprise paiera, ainsi qu'un récapitulatif des dépenses que l'entreprise n'est pas prêt à couvrir. L'IRS a des règles régissant les dépenses pour la déductibilité fiscale.

Quelques points à considérer :

• Vous ne pourrez pas déduire les dépenses liées aux déplacements réguliers entre le domicile d'un employé et son lieu de travail.
• Faites attention aux taux journaliers de l'IRS pour les repas et aux taux de kilométrage qualifiés, car ils affectent le montant que vous pouvez déduire.
• De nombreuses entreprises interdisent les services de blanchisserie et de nettoyage à sec sur la route, mais ceux-ci peuvent être déductibles dans de nombreux cas.

Un langage concis aidera à éviter toute confusion sur ce qui est remboursable ou non. Vous n'avez pas besoin de réinventer la roue; il existe un certain nombre de modèles de politique de dépenses disponibles en ligne. La clé est de rendre la politique équitable, exécutoire et l'appliquer à tous.

2. Automatisez la gestion des dépenses là où vous le pouvez

Les approches manuelles de gestion des dépenses nécessitent beaucoup de papier et de feuilles de calcul. C'était inefficace lorsque les gens étaient ensemble dans un bureau; maintenant c'est complètement lourd. Un système automatisé de gestion des dépenses simplifie le processus de déclaration des dépenses pour les employés, superviseurs et équipes comptables. Cherchez à minimiser le brassage du papier et l'envoi de fichiers par courrier électronique.

3. Émettre des cartes de crédit professionnelles

Les cartes de crédit d'entreprise aident non seulement les entreprises à surveiller leurs dépenses, ils simplifient également le processus de déclaration pour les employés et éliminent la nécessité pour les travailleurs de couvrir les coûts et d'attendre d'être remboursés.

Pour les employeurs, les cartes de crédit aident à maximiser les flux de trésorerie en offrant des conditions (généralement 30 net) avant que le paiement ne soit requis, tout en facilitant la tenue des dossiers en centralisant les données de dépenses. Les organisations qui ne veulent pas donner de cartes permanentes aux employés, souvent avec des limites élevées, pourrait envisager des cartes à usage unique ou d'un montant en dollars.

4. Rendez les dépenses aussi faciles à suivre que possible

Établissez un système de rapports qui permet aux employés de soumettre facilement leurs reçus et leurs notes de frais. Sachant que les reçus papier s'estompent, déchirer et se perdre, la main-d'œuvre d'aujourd'hui utilise des caméras sur des appareils mobiles pour capturer des images de reçus. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel automatisé qui prend en charge les téléchargements d'images, suivi et présentation des dépenses. Avec ces outils, équipes comptables, les responsables et les approbateurs peuvent utiliser leurs propres appareils mobiles ou ordinateurs pour accéder et approuver ou rejeter les rapports et lancer le processus de remboursement des dépenses.

Tout aussi important, de bonnes capacités de reporting permettent aux équipes financières de repérer les tendances; ceci est particulièrement important en 2020, car les modèles de travail ont radicalement changé.

5. Auditez régulièrement vos processus

La gestion des voyages et des dépenses n'est pas un processus « définissez-le et oubliez-le ». Grâce à des audits réguliers, le personnel comptable peut suivre les dépenses au fil du temps, identifiez les problèmes potentiels tels que les dépenses excessives ou les reçus frauduleux et prenez des décisions sur la manière d'ajuster la politique à l'avenir. Même une augmentation progressive des dépenses d'un employé peut s'accumuler au fil du temps. Des audits réguliers aideront à détecter les anomalies tôt, avant qu'ils ne deviennent des problèmes sérieux.

Les directeurs financiers savent qu'il y a des choses qui rendent les audits plus difficiles pour toutes les personnes impliquées. L'un consiste à acheter un logiciel qui manque de capacités. De solides capacités de suivi des dépenses permettront aux auditeurs internes et externes de vérifier plus facilement l'exactitude de vos chiffres.

6. Organisez une trace écrite/allez sans papier

Les entreprises qui utilisent encore des reçus papier se rendent un mauvais service à elles-mêmes et à leurs employés. L'un des meilleurs moyens de simplifier le processus de déclaration des dépenses est d'utiliser un logiciel qui prend en charge la collecte numérique, présentation et examen des reçus.

Lorsque toute la documentation est stockée dans une base de données centralisée, tout le monde, de l'employé à l'associé comptable en passant par l'approbateur et les auditeurs susmentionnés, peut modifier au besoin, poser des questions ou envoyer des rapports pour remboursement. Lorsque tout cela peut être fait à partir d'un ordinateur ou d'un appareil mobile, qui rend l'ensemble du processus encore plus précis et accessible.

7. Revoir régulièrement les dépenses

N'attendez pas la fin de l'année pour comprendre qu'une dépense récurrente n'aurait jamais dû arriver, ou qu'un employé accumulait des dépenses de divertissement non autorisées sur la route, ou une application SaaS non autorisée à la maison.

Au cours du processus d'examen, voir si chaque dépense était nécessaire et admissible, si l'entreprise obtient la meilleure offre possible et s'il y a des catégories de dépenses qui ont considérablement augmenté depuis le dernier examen. Cet exercice permettra d'identifier les domaines problématiques qui doivent être traités.

8. Informez vos employés sur les meilleures pratiques de suivi

Ne gardez pas secrets votre processus et votre politique de gestion des dépenses. Au lieu, impliquer tous les collaborateurs en les éduquant à identifier, établir et suivre les meilleures pratiques dans l'ensemble de l'organisation.

Parce que les dépenses de personnel remboursables sont un poste important dans les bilans de la plupart des entreprises, c'est l'occasion idéale de créer une culture soucieuse des coûts. Soulignez le lien entre la frugalité et la capacité à investir ou simplement à sauver des emplois. La plupart des entreprises ont été contraintes de retarder, réduire ou annuler les initiatives qui nécessitent des dépenses en capital. L'argent est roi en ce moment, donc chaque peu de liquidité aide.

9. Encourager la transparence à tous les niveaux

La transparence et l'équité conduisent à une culture de responsabilité qui aide à déjouer la fraude, maintient les dépenses gérables et soutient la rentabilité.

Laissez tous les chefs de service lire et donner leur avis sur les politiques de dépenses. Créez des comparaisons entre les départements et appelez et récompensez les bonnes idées de réduction des coûts. Ne sous-estimez pas la valeur des incitations :il y a une raison pour laquelle la gamification est une tendance croissante pour les entreprises de toutes tailles.

Si un employé suggère un moyen d'économiser 5 $, 000 par trimestre, récompensez-le avec une carte-cadeau ou un bonus.

Finalement, permettre aux managers de repousser si une dépense spécifique est nécessaire, et encouragez-les à apporter des idées pour aider à rendre le processus d'approbation des dépenses plus efficace.

10. Prévenir la fraude

Parmi les stratagèmes de fraude interne signalés à la fois par les petites entreprises (celles de moins de 100 employés) et les grandes organisations, Selon l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 20% des petites entreprises et 13% des grandes entreprises ont signalé des remboursements de dépenses frauduleux.

Combattez cela avec clarté et transparence. Lorsque les règles régissant les dépenses sont floues ou indéfinies, la possibilité de commettre une fraude augmente considérablement. Dans certains cas, le simple fait de savoir que la finance a établi les règles de base et y prête attention peut dissuader quelqu'un de franchir la ligne.

11. Négocier de meilleurs tarifs sur les déplacements/dépenses

En ce qui concerne les billets d'avion, Hôtel, et les frais de transport, des remises sont généralement accordées à ceux qui en font la demande. Le reste d'entre nous paie les tarifs publiés. Pour éviter de tomber dans la deuxième catégorie, alors que les employés recommencent à voyager, les entreprises devraient demander à l'hôtel national, location de voitures et même des chaînes de restaurants pour des remises sur volume.

Si les employés seront en mission à long terme chez un client, envisager des alternatives d'hébergement plus abordables de VRBO ou Airbnb. Faites-leur comparer les tarifs de location de voiture sur un site comme Hotwire avant de réserver, et profitez des rabais maintenant offerts par les compagnies aériennes et les hôtels. De nouveau, si un employé trouve comment économiser une grosse somme d'argent, récompenser cette initiative.

12. Inscrivez-vous pour des récompenses

De la même manière, la plupart des compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures proposent des programmes de récompense que les entreprises peuvent utiliser pour accumuler des séjours gratuits ou à prix réduit, vols et transports. Pour maximiser cet avantage, envisager d'émettre des cartes de crédit aux employés qui s'alignent sur ces programmes, et cela ajoute encore plus de points à la banque car les gens les utilisent pour payer leurs dépenses.

Pour maximiser les points, encourager les employés à rester dans un hôtel spécifique, marque de voiture de location ou de compagnie aérienne, mais seulement si le coût justifie vraiment la fidélité.

13. Mettre en place un logiciel de gestion des dépenses

Un processus de collecte et de soumission de reçus basé sur un logiciel simplifie les rapports de dépenses et permet aux associés de soumettre plus facilement leurs reçus et rapports de dépenses. Un logiciel de gestion des notes de frais permet également de réduire le temps de traitement de ces rapports par le service comptable, leur permet d'identifier facilement les anomalies signalées et d'accélérer les remboursements des employés.