ETFFIN Finance >> cours Finance personnelle >  >> Direction financière >> Comptabilité

Les 15 meilleurs conseils comptables pour les petites entreprises et les startups

Une bonne gestion des finances d'une entreprise, et avoir quelqu'un qui se consacre à ce processus, est un élément crucial du succès pour les petites entreprises et les startups.

Selon le Bureau of Labor Statistics, 20 % des entreprises ne dépassent pas la première année, et seulement 30 % des petites entreprises resteront en activité 10 ans après leur lancement. Adhésion aux bonnes pratiques comptables et embauche ou externalisation d'une personne dédiée à cette fonction, peut aider à prévenir les problèmes de trésorerie qui sont à l'origine de nombreuses défaillances d'entreprises. Plus loin, ces meilleures pratiques peuvent également ouvrir la voie à des informations qui peuvent conduire à la croissance des petites entreprises.

Les 15 meilleurs conseils comptables pour les petites entreprises et les startups

Chaque petite entreprise doit suivre des processus comptables de base pour garantir de solides pratiques de gestion financière. Ceux-ci inclus:

  1. Séparez les dépenses professionnelles et personnelles. L'une des premières étapes qu'une petite entreprise devrait faire est d'ouvrir un compte bancaire professionnel, ce qu'il peut faire après avoir obtenu son numéro d'identification d'employeur, ou EIN (les propriétaires uniques peuvent utiliser les numéros de sécurité sociale). Les comptes bancaires professionnels offrent plusieurs avantages par rapport aux comptes personnels, comprenant:

    • Faciliter le suivi et la justification des dépenses professionnelles pour profiter des déductions fiscales.
    • Offrir une protection contre la responsabilité personnelle en séparant les fonds de l'entreprise des fonds personnels.
    • Offrir l'option d'une ligne de crédit que l'entreprise peut utiliser pour couvrir les écarts de trésorerie.

    Les entreprises doivent ouvrir un compte courant, compte épargne, compte de carte de crédit et compte de services marchands, qui permet à l'entreprise d'accepter les transactions par carte de crédit et de débit des clients.

  2. Procurez-vous un logiciel de comptabilité (et un comptable). La comptabilité est le processus organisé de suivi de tous les revenus et dépenses. C'est un élément essentiel de la gestion financière qui garantit que les propriétaires d'entreprise disposent des informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions commerciales judicieuses. Pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, la comptabilité ne fait pas partie de leurs compétences. Embaucher une personne dédiée à la tâche ou, pour les petites entreprises, l'externalisation de la fonction est souvent un investissement judicieux.

    Le logiciel de comptabilité automatise les processus de comptabilité qui prennent du temps et sont sujets aux erreurs s'ils sont effectués manuellement, et facilite la recherche de toutes ces informations pour compléter les états financiers. Les petites entreprises rencontrent beaucoup de succès avec les logiciels de comptabilité basés sur le cloud, en particulier, avec plus de la moitié des personnes interrogées aux États-Unis interrogées par Robert Half, déclarant que leurs entreprises utilisent certaines ou uniquement des solutions basées sur le cloud pour la comptabilité et la finance. Bien que la plupart des entreprises commencent avec un logiciel de comptabilité de base, à mesure qu'ils grandissent et deviennent plus complexes, ils peuvent avoir besoin d'investir dans un système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Une fois qu'une entreprise dispose d'un système ERP, il peut ajouter des modules pour d'autres fonctions commerciales, avec tout lié à une seule base de données.

  3. Élaborer un budget. L'une des premières étapes de la création d'un plan d'affaires consiste à établir des projections de revenus et une liste des dépenses prévues, puis en comparant ce budget aux dépenses et aux revenus réels. Une étude des banques fédérales de réserve de Chicago et de San Francisco a révélé que plus de 60 % des entreprises ayant une excellente santé financière établissent toujours un budget et, par la suite ouvert un compte bancaire séparé pour la paie. Moins de 5 % des entreprises en mauvaise santé financière se sont engagées dans ces deux pratiques de planification et de gestion financières.

  4. Tenir des dossiers commerciaux précis. La tenue de dossiers est l'une des responsabilités les plus importantes pour un propriétaire de petite entreprise. Un logiciel de comptabilité peut automatiser une grande partie du processus de tenue des dossiers et stocker numériquement les dossiers financiers. Cela permet de documenter facilement le montant, temps, le lieu et l'objet commercial d'une opération lorsque vous demandez des déductions fiscales pour les dépenses. Les exigences de l'IRS imposent la tenue des dossiers, en général, pendant au moins trois ans - les comptables recommandent de les conserver pendant sept ans. Les dossiers qu'une entreprise doit conserver sont répertoriés en détail dans la publication 583 de l'IRS.

    1. Recettes brutes sont les revenus que vous recevez de votre entreprise, et les enregistrements comprennent :des bandes de caisse enregistreuse, informations sur les dépôts (ventes au comptant et à crédit), carnets de reçus, factures et formulaires 1099-MISC.

    2. Dépenses sont les coûts que vous engagez pour exploiter votre entreprise, et les dossiers comprennent :les chèques annulés ou d'autres documents reflétant la preuve de paiement/les fonds électroniques transférés, reçus de bande de caisse enregistreuse, relevés de compte, les reçus de carte de crédit, les relevés et les factures.

      Les scanners de reçus facilitent la numérisation des reçus et des factures pour un suivi facile en mappant automatiquement le contenu aux champs définis dans le logiciel de comptabilité. Le logiciel de comptabilité peut soit proposer sa propre application mobile, soit prendre en charge une application tierce qui permet à un employé ou à un propriétaire d'entreprise de numériser des reçus avec l'appareil photo de son smartphone. Ces applications utilisent la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour traduire le texte en code lisible par machine.

    3. Immobilisations doivent être enregistrés pour calculer la dépréciation annuelle et leur gain ou perte lorsque vous les vendez. Les documents d'actif comprennent les factures d'achat et de vente ; déclarations de clôture immobilières; chèques annulés ou autres documents qui identifient le bénéficiaire, montant et preuve de paiement/fonds électroniques transférés ; les reçus de carte de crédit, les relevés et les factures. Les coûts liés à l'achat d'immobilisations incorporelles à durée de vie limitée sont amortis. Autres catégories d'actifs, tels que les actifs incorporels actuels ou à durée de vie indéterminée, ne sont ni dépréciés ni amortis.

  5. Choisissez une méthode comptable. Chaque petite entreprise et startup doit choisir un ensemble de règles pour déterminer quand déclarer ses revenus et dépenses. Cela fournit une méthode comptable cohérente à des fins fiscales. En général, en vertu des changements mis en place par la Loi sur les réductions d'impôt et l'emploi, les petites entreprises avec 25 millions de dollars ou moins de recettes brutes annuelles pour les trois années d'imposition précédentes peuvent choisir entre la comptabilité d'exercice et la comptabilité de caisse. Cependant, parce que les principes comptables généralement reconnus (PCGR) exigent une comptabilité d'exercice, de nombreuses entreprises préfèrent cette méthode.

    La comptabilité de caisse peut être plus simple et plus facile à gérer pour les petites entreprises, car les revenus sont enregistrés lorsque le paiement est reçu. De la même manière, les dépenses sont déduites lorsque l'argent sort effectivement du compte de l'entreprise. La comptabilité d'exercice enregistre les ventes lorsqu'un produit est expédié ou qu'un service est livré. Dans un cadre de vente au détail, une vente est comptabilisée au moment de l'achat, et dans d'autres industries, les revenus peuvent ne pas être enregistrés avant plusieurs semaines, voire plusieurs mois après la vente. Elle nécessite une comptabilité en partie double. Étant donné que la comptabilité d'exercice adopte une vision à long terme de l'entreprise, il donne généralement une meilleure image de la santé financière d'une entreprise.

  6. Tenir les livres à jour. Sans tenir les livres à jour, les propriétaires et les employés n'ont pas une image claire de la situation financière de l'entreprise. L'automatisation de la saisie des reçus et des factures est un moyen de garantir que les livres sont toujours à jour. Une autre étape importante consiste à lier les comptes bancaires à votre logiciel de comptabilité. Les entreprises peuvent télécharger des relevés de cartes de crédit et bancaires et les importer manuellement au format CSV (Excel), mais certains systèmes comptables proposent un plug-in qui extraira les informations de votre compte bancaire et récupérera automatiquement les transactions bancaires quotidiennes et les fichiers de relevé. L'entreprise peut définir les règles de rapprochement dans son système pour rapprocher les relevés, ce qui rend le processus de réconciliation beaucoup plus facile. Certains logiciels de comptabilité offrent une intégration directe aux banques, Ainsi, le propriétaire de l'entreprise peut gérer et effectuer toutes les tâches bancaires dans le système comptable sans se connecter également à son portail de compte bancaire.

  7. Optimisez les conditions et la facturation des AP. Pour conserver de l'argent plus longtemps, profiter des conditions de crédit des principaux fournisseurs. Payez vos factures selon un calendrier qui maximise votre trésorerie, et quand c'est possible, payez tôt avec les fournisseurs qui offrent une remise pour le faire. Pour assurer un flux de trésorerie régulier, faire tout son possible pour encourager le paiement à temps des clients. Cela pourrait inclure l'offre de remises pour paiement anticipé, effectuer des vérifications de crédit sur les clients potentiels avant de faire affaire avec eux et, quand c'est nécessaire, révocation des conditions de crédit. Un logiciel de comptabilité qui peut automatiser les processus de facturation en envoyant automatiquement des factures et des rappels de suivi pourrait également aider à empêcher l'accumulation de factures impayées.

  8. Fonctions comptables distinctes. Les entreprises publiques doivent suivre des réglementations qui exigent des contrôles pour assurer la séparation des tâches. Les petites entreprises sont plus susceptibles d'avoir une seule personne s'occupant de nombreuses fonctions comptables, mais cela crée un environnement qui introduit un risque de fraude comptable. Cependant, les propriétaires peuvent minimiser ce risque en mettant en place des contrôles simples. Un contrôle efficace consiste à s'assurer que la même personne qui coupe les chèques ne signe pas les chèques et ne rapproche pas les relevés bancaires.

  9. Gardez un œil sur certaines dépenses coûteuses. Les coûts de main-d'œuvre sont la dépense la plus importante pour la plupart des petites entreprises, et l'inventaire en est souvent une autre. Pour réduire les dépenses de main-d'œuvre, de nombreuses petites entreprises sous-traitent le travail à des entrepreneurs qui facturent à un taux horaire. Cela peut être moins cher car les entrepreneurs peuvent ne pas avoir besoin de 40 heures/semaine pour terminer votre travail et ils n'ont pas besoin d'avantages sociaux. Un logiciel de suivi du temps peut aider les dirigeants à comprendre combien certaines tâches coûtent à l'entreprise, permettant à l'entreprise de mieux budgétiser et de trouver des moyens de contrôler ces dépenses. Les entreprises peuvent réduire les coûts d'inventaire en suivant les coûts de possession des stocks, Taux de rotation des stocks, montant perdu à cause de l'inventaire obsolète et d'autres mesures clés.

  10. Prévoyez des investissements majeurs. En suivant systématiquement les dépenses et les revenus, l'entreprise peut identifier le meilleur moment pour des investissements importants et établir le crédit dont elle peut avoir besoin pour couvrir le coût. Les cartes de crédit professionnelles peuvent aider une organisation à établir un historique de crédit afin qu'elle ait une meilleure chance de se qualifier pour un financement (et des conditions de financement optimales), y compris les marges de crédit et les prêts, quand il a besoin de plus de capital. L'obtention de ces sources de financement est importante pour la santé financière globale d'une entreprise :45 % des entreprises en excellente santé financière ont reçu des prêts ou des cartes de crédit d'une banque, contre seulement 3 % des entreprises dont la santé financière est mauvaise ou inférieure à la moyenne, selon l'étude de la Réserve fédérale. En outre, les cartes de crédit offrent des avantages pour l'entreprise, tels que des récompenses professionnelles ou des récompenses de voyage.

  11. Surveillez attentivement la préparation des déclarations de revenus. L'IRS exige généralement que les propriétaires uniques, les associés et les actionnaires de la société S effectuent des paiements d'impôt estimés s'ils s'attendent à devoir des impôts de 1 $, 000 ou plus lors de la production de leur déclaration. Il existe des dossiers fiscaux spécifiques à l'emploi que vous devez conserver (détaillés dans les ressources de l'IRS sur la tenue des dossiers pour les employeurs et le guide fiscal de l'employeur). L'IRS fournit des feuilles de calcul dans le formulaire 1040-ES, Estimation de l'Impôt pour les Particuliers, ou formulaire 1120-W, Impôt estimé pour les sociétés qui aident à calculer l'impôt estimé. Les entreprises doivent également consulter le calendrier fiscal de l'IRS. Le calendrier fiscal comprend les dates d'échéance et les actions pour chaque mois. Une entreprise peut s'inscrire pour recevoir des rappels par e-mail, ou même importer des rappels dans Outlook.

  12. Cherchez des conseils professionnels en matière de préparation d'impôts. Selon la NSBA, une petite entreprise sur trois déclare consacrer plus de 40 heures chaque année aux impôts fédéraux. Il n'est donc pas surprenant qu'environ les deux tiers des petites entreprises paient un fiscaliste/comptable externe pour gérer leurs impôts. Il y a encore plus d'avantages ici pour un propriétaire unique, car le coût d'embauche d'une personne pour préparer la déclaration de revenus de votre entreprise est déductible.

  13. Assurez-vous que les données d'inventaire sont exactes. Pour préparer les états financiers, l'entreprise a besoin de données d'inventaire précises. Il doit calculer le coût des marchandises vendues (COGS) pour le compte de résultat, et la valeur des stocks disponibles pour le bilan. L'inventaire physique est suivi soit en comptant manuellement les articles sur une base régulière, soit en associant les comptes à un système de gestion des stocks qui peut ajuster automatiquement les chiffres au fur et à mesure des ventes s'il est intégré au système de point de vente et au logiciel de comptabilité. Le logiciel de gestion des stocks facilite non seulement le suivi des stocks, mais les informations seront plus précises.

  14. Utilisez les états financiers pour évaluer les performances de l'entreprise. Les dépenses et les revenus d'exploitation sont à la base de la génération de ces trois états financiers clés. Les comptes de résultat aident l'entreprise à déterminer son bénéfice (ou son absence), un bilan présente les actifs, passif et capitaux propres pour une photographie de sa situation financière à un moment donné, et l'état des flux de trésorerie indique si l'entreprise a suffisamment d'argent pour entrer et sortir d'une entreprise au cours d'une période donnée et combien d'argent il reste. Lorsqu'il est combiné avec le bilan, cependant, le tableau des flux de trésorerie peut montrer si une entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour faire face à ses obligations actuelles. Les trois déclarations sont requises par les banques et les investisseurs pour obtenir un financement ou un financement.

  15. Générer des projections financières. Les projections financières aident les entreprises à estimer leurs revenus et dépenses futurs pour anticiper si elles ont besoin de financement ou devraient effectuer des dépenses en capital. Les prévisions financières aident les chefs d'entreprise à estimer les flux de trésorerie et à déterminer quand modifier les prix ou les plans de production.

    Les prévisions fournissent des informations financières importantes aux parties prenantes externes lorsque l'entreprise recherche un prêt ou un financement, ou si l'entreprise est la cible d'une acquisition. Une entreprise peut également utiliser ces prévisions pour créer des états financiers pro forma, qui sont des comptes de résultat prévisionnels, bilans et tableaux de flux de trésorerie. Les projections sont basées sur des techniques de modélisation financière et apportent des réponses aux questions qui peuvent provenir des prêteurs, investisseurs ou autres acteurs économiques. A leur niveau de base, ils fournissent la réponse à une question comme :si nous vous prêtons cet argent, qu'allez-vous en faire et comment allez-vous le rembourser ?

En prenant des mesures pour établir des processus comptables solides dès le départ, les petites entreprises et les startups augmentent leurs chances de succès. Des études montrent que plus une petite entreprise révise ses chiffres financiers, meilleure est sa santé financière, qui devrait finalement conduire au succès à long terme. Bien que la comptabilité ne soit pas la passion de la plupart des propriétaires de petites entreprises, ils doivent fréquemment revoir ces paramètres financiers essentiels pour tirer parti des opportunités de croissance et s'assurer que leur entreprise n'est pas sur la voie de l'insolvabilité.