Contrats de temps et de matériaux (T&M) :comment ils fonctionnent et modèle gratuit

Estimer avec précision n'importe quel travail de construction est un défi. Si l'estimation est trop élevée, l'entrepreneur perd le projet au profit d'un soumissionnaire inférieur. Trop petit, et le projet finit dans le rouge. Ajoutant à la difficulté, les coûts de l'entrepreneur peuvent varier entre le devis et la réalisation des travaux. Les coûts des matériaux pourraient augmenter, les ouvriers pourraient quitter le marché du travail, de nouvelles réglementations pourraient être imposées. C'est pourquoi certains entrepreneurs proposent un contrat temps et matériaux.

Qu'est-ce qu'un contrat temps et matériaux (T&M) ?

Avec un contrat temps et matériel, au lieu de proposer un prix fixe pour l'ensemble du projet, un contrat décrira la portée approximative du travail ainsi qu'un devis pour un salaire horaire fixe plus le coût des matériaux. L'entrepreneur peut également inclure un prix maximum pour le projet – communément appelé clause « à ne pas dépasser » – comme garantie pour protéger le client contre les coûts incontrôlables.

Prix ​​fixe vs temps et matériaux :

Il existe des différences importantes entre les contrats à prix fixe et les contrats temps et matériaux. Contrats au forfait, dans lequel le prix final est déterminé avant le début des travaux, sont plus courants que les contrats à durée déterminée et matériels. Les contrats à prix fixe sont les mieux adaptés aux projets qui sont bien compris à la fois par le client et l'entrepreneur et, donc, le temps nécessaire et les coûts requis sont prévisibles.

Dans les contrats à forfait, si les spécifications du travail changent après le début des travaux, le client et l'entrepreneur doivent négocier un avenant à leur accord. Mais un contrat de temps et de matériaux ne spécifie généralement que le but du travail ainsi que les taux horaires de main-d'œuvre et les coûts des matériaux. Ils sont adaptés à des situations moins prévisibles car si les spécifications du travail changent, aucune renégociation n'est nécessaire ; cela coûte juste plus cher en temps et en matériaux.

Comment fonctionnent les contrats temps et matériaux ?

L'entrepreneur et le client s'entendent sur l'objectif du projet et précisent le produit fini. Il n'est peut-être pas possible de définir toutes les étapes en cours de route. Dans ce cadre, ils s'entendent sur les salaires horaires des employés de l'entrepreneur, ainsi que pour les sous-traitants. L'entrepreneur précise également les matériaux à utiliser, ainsi qu'un taux de majoration pour les prix des matériaux.

Quand utiliser les contrats de temps et de matériaux ?

Les contrats de temps et de matériaux sont les meilleurs lorsque l'étendue du travail ou sa durée ne peut être déterminée avant le début des travaux, comme c'est parfois le cas dans les projets de construction. Lors de la rénovation d'un bâtiment ancien, par exemple, enlever les murs peut révéler de la pourriture ou d'autres dommages non visibles avant le début du travail. Une autre situation mûre pour un contrat de durée et de matériaux est lorsque les prix des matériaux sont susceptibles de changer. Peut-être que les coûts du bois d'œuvre ou les prix de l'essence devraient augmenter considérablement au cours de la durée du travail.

Qu'est-ce qui devrait être inclus dans un contrat de temps et de matériaux?

En plus de préciser les objectifs du projet, un contrat de temps et de matériaux devrait inclure un prix fixe pour la main-d'œuvre qui comprend les salaires, aérien, frais généraux et administratifs et une marge bénéficiaire. Le coût des matériaux doit inclure le fret, taxes et une majoration standard - généralement entre 15 % et 35 %. Le cas échéant, le contrat devrait également spécifier un prix maximum au moyen d'une clause de non-dépassement.

Parties d'un contrat de temps et de matériaux

L'objectif de tout contrat est de répondre aux exigences du projet, couvrir les coûts et les frais généraux de l'entrepreneur et générer un profit pour l'entrepreneur. À cette fin, ces articles sont généralement inclus dans un contrat de temps et de matériaux.

• Taux de main-d'œuvre : Cela devrait inclure les salaires horaires pour non seulement les ouvriers et les sous-traitants, mais aussi des administrateurs qui gèrent le projet et la facturation.
• Heures de travail maximales : Pour se prémunir des coûts incontrôlables et protéger le client, un nombre maximum d'heures de travail peut être spécifié. Toute heure excédentaire doit être absorbée par l'entrepreneur.
• Balisage des matériaux : Le client sera facturé pour le coût réel des matériaux (y compris le fret), plus un balisage spécifié, généralement entre 15 et 35 %.
• Clause de non-dépassement de temps et de matériaux (T&M NTE) : Un devis à ne pas dépasser pour l'ensemble du projet peut être inclus afin que le client connaisse le coût maximum du projet avant le début des travaux.
• Jalons de paiement : Pour protéger le flux de travail de l'entrepreneur, dans certains cas, vous pouvez inclure des jalons convenus pour les paiements progressifs.

Éléments supplémentaires à prendre en compte pour un contrat temps et matériel

Un contrat de temps et de matériaux devrait stipuler quand l'entrepreneur sera payé. Pour vous inciter à travailler efficacement, le paiement peut être lié à l'atteinte d'étapes importantes dans le projet. D'autres options sont la facturation périodique - peut-être hebdomadaire ou mensuelle - ou une somme forfaitaire à l'achèvement du projet.

Le client peut également spécifier la qualité ou le type de matériaux à utiliser - par exemple, la qualité du bois sur un projet de construction.

Avantages et inconvénients des contrats temps et matériaux

Opter pour un contrat temps et matériaux plutôt qu'un contrat au forfait a ses avantages et ses inconvénients.

• Avantages : Avec l'assurance que tous les frais seront couverts, les contrats de temps et de matériaux sont simples à mettre en œuvre et présentent un faible risque pour l'entrepreneur. Le profit est prévisible. Les ajustements sont faciles lorsque les spécifications ou les besoins en ressources changent.
• Désavantages: Les clients préfèrent souvent un contrat à prix fixe car leur risque est plus faible et la budgétisation est plus facile. Lors d'une offre contre un contrat à prix fixe, l'entrepreneur avec un contrat temps et matériaux peut perdre l'offre. Le suivi des coûts des matériaux et des heures de travail est un travail supplémentaire pour l'entrepreneur. Avec des heures de travail à durée indéterminée, les ouvriers de l'entrepreneur peuvent ne pas être motivés à travailler efficacement. L'inclusion d'une clause de non-dépassement peut aider à pallier ce problème.

Avantages Les inconvénients Simple Le client pourrait manquer d'argent avant la fin du projet Garantit que l'entrepreneur réalisera un profit Sans clause de non-dépassement, les travailleurs ne sont pas incités à travailler efficacement Facile à s'adapter aux changements La hausse des prix de la main-d'œuvre pourrait réduire les bénéfices Facile à ajouter ou à supprimer des ressources lorsque les besoins changent Le suivi des coûts est un travail supplémentaire

Contrats de temps et de matériel du gouvernement

Les contrats de temps et de matériaux ne peuvent être utilisés pour des projets gouvernementaux que lorsque l'entrepreneur peut documenter que l'étendue ou la durée du travail ne peut être déterminée ou que les coûts ne peuvent pas être estimés avec précision. L'entrepreneur spécifie des taux horaires fixes distincts pour chaque catégorie d'ouvriers. Les matériaux comprennent les fournitures nécessaires, ainsi que les frais de transport jusqu'au chantier, ainsi que les services accessoires, tels que les travaux de nettoyage.

Les contrats doivent inclure un prix plafond (maximum). L'entrepreneur doit couvrir tous les coûts de main-d'œuvre excédentaires. Pour s'assurer que les entrepreneurs travaillent efficacement, l'entité publique responsable assure la surveillance du projet.

Facturation avec contrats de temps et de matériaux

Avec un contrat temps et matériel, il est essentiel pour un administrateur de suivre les coûts et de conserver la documentation. Les reçus pour les matériaux doivent être conservés et la main-d'œuvre doit être documentée. Les matériaux non utilisés qui sont retournés doivent être soustraits du total.

Si le contrat comporte une clause de non-dépassement, l'entrepreneur doit aviser le client lorsque la limite approche.

Modèle de contrat de temps et de matériaux gratuits

Chaque projet de construction est unique et nécessite un contrat soigneusement rédigé pour répondre à ses exigences. Mais tous les contrats ont certains aspects en commun, et il y a certains éléments supplémentaires que chaque contrat de temps et de matériaux devrait contenir.

Modèle de contrat de temps et de matériaux

Ce modèle de contrat de temps et de matériaux fournit la structure principale et les composants de base que les entrepreneurs peuvent personnaliser en fonction des exigences de leur projet.

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Gestion des contrats de temps et de matériaux avec NetSuite

Les entreprises utilisant des contrats de temps et de matériaux doivent suivre le nombre d'heures consacrées à un projet, le taux facturable pour les ressources affectées et/ou les tâches à accomplir et la quantité et le coût des matériaux requis pour achever le projet. Ils doivent également suivre des règles comptables spécifiques au projet lors de la comptabilisation des revenus des contrats - ASC 606, si vous travaillez selon les principes comptables généralement reconnus des États-Unis (PCGR), ou IFRS 15 dans les pays où la Norme internationale d'information financière (IFRS) est requise. Sans le bon logiciel, il s'agirait de processus à forte intensité de main-d'œuvre et de temps pour tout entrepreneur.

Avec le logiciel de comptabilité NetSuite, les départements des comptes clients peuvent facturer les clients lorsque des contrats de temps et de matériaux sont utilisés. Il automatise également la comptabilisation des revenus et aide les entreprises à se conformer aux normes appropriées. Et la solution de services professionnels de NetSuite fournit une fonctionnalité complète de comptabilité de projet qui facilite le suivi des heures passées, matériaux acquis et les autres détails comptables requis pour les contrats de temps et de matériaux.

Conclusion

Les contrats de temps et de matériaux fonctionnent mieux lorsque la portée et la durée d'un projet sont imprévisibles avant le début des travaux. La simplicité d'un contrat temps et matériaux assure à l'entrepreneur un bénéfice mais ajoute une charge administrative en termes de suivi des délais et des coûts. Cependant, un bon logiciel de comptabilité peut automatiser une grande partie ou la totalité de ce fardeau supplémentaire.

FAQ sur le temps et les matériaux

Comment fonctionnent les contrats temps et matériaux ?

Les contrats de temps et de matériaux précisent la portée d'un projet mais sont à durée indéterminée. Ils fixent les prix des matériaux et les taux horaires de la main-d'œuvre, et le client est facturé à ces tarifs pour autant d'heures et autant de matériel qu'il est nécessaire pour terminer le projet. Pour protéger les porteurs de projets, Les contrats de temps et de matériaux incluent généralement un prix maximum sous la forme d'une clause « à ne pas dépasser ».

Quand doit-on utiliser un contrat temps et matériel ?

Un contrat temps et matériaux doit être utilisé lorsque la portée ou la durée du projet ne peut être estimée avec précision. Règles fédérales d'acquisition des États-Unis, En réalité, indiquer que c'est le seul cas où les contrats de temps et de matériaux sont autorisés.

Que signifie un contrat de temps et de matériaux ?

Au lieu d'un forfait couvrant l'ensemble du projet, un contrat de temps et de matériaux indique les taux horaires de main-d'œuvre et les coûts des matériaux. Le client paie pour cette main-d'œuvre et le coût des matériaux utilisés pour terminer le projet.

Le temps et les matériaux sont-ils un contrat de type coût ?

Oui. Le client prend en charge les coûts des travaux, plutôt qu'un prix fixe prédéterminé.

Quelle est la différence entre T&M et prix fixe ?

Dans les contrats à forfait, l'entrepreneur propose un prix forfaitaire pour l'ensemble du projet et assume le risque de dépassement. Dans un contrat de temps et de matériaux, l'entrepreneur facture au client le coût des matériaux, plus un taux horaire fixe pour la main-d'œuvre. Dans un contrat T&M, le client assume plus de risques.