17 conseils pour la gestion des stocks des petites entreprises

A sa surface, le concept de gestion des stocks peut sembler assez simple :de combien de stock disposons-nous pour chacun des produits que nous vendons ? Mais c'est bien plus compliqué que ça. La gestion des stocks comprend la comptabilisation des produits dans votre entrepôt, les matières premières nécessaires à la fabrication de ces produits et autres fournitures pour faire fonctionner votre entreprise.

La gestion des stocks n'est pas simplement une comptabilité de ce qui est; il s'agit de prédire ce qui "sera" afin que l'organisation puisse s'assurer qu'elle a suffisamment de produits, matières premières et fournitures pour répondre à la demande future. Avoir trop d'inventaire, et vous gaspillez de précieuses ressources fiscales. Porter trop peu, et vous risquez de perdre de l'argent à cause des ventes perdues.

Des systèmes efficaces de gestion des stocks peuvent aider les entreprises à économiser du temps et de l'argent et à maximiser les ventes. Le bon système de gestion des stocks automatise certains processus, suit avec précision les biens et services entrants et sortants et fournit les données en temps réel nécessaires pour prendre des décisions d'achat et de développement de produits.

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks examine la quantité de stock à commander et quand le commander. Le processus de gestion des stocks implique le suivi des stocks depuis le point d'achat ou de création jusqu'à sa vente.

Il existe de nombreuses façons de planifier et de gérer votre inventaire, chacun guidé par votre produit et les besoins de votre entreprise. La stratégie pull est basée sur la demande des clients, où vous commandez de petites quantités d'inventaire au besoin. La stratégie de poussée, d'autre part, repose sur des prévisions et est basé sur la demande attendue ou prévue. La stratégie juste-à-temps génère des produits au moment où ils sont commandés. La stratégie utilisée varie selon l'industrie, type d'entreprise et la stratégie d'inventaire de l'entreprise.

Pourquoi la gestion des stocks pour les petites entreprises est-elle si importante ?

Les entreprises de toutes tailles doivent suivre les stocks pour les aider à gérer les coûts et s'assurer qu'elles disposent d'un approvisionnement suffisant en produits pour répondre à la demande des clients. Une gestion efficace des stocks permet aux entreprises d'économiser de l'argent et d'améliorer leur trésorerie.

Par exemple, l'achat de produits ou de matières premières qui se trouvent sur des étagères signifie que l'avantage ou la valeur des dollars investis dans ces matériaux n'est pas réalisé. D'autre part, ne pas avoir suffisamment de stocks pour répondre à la demande des clients peut entraîner des pertes de ventes.

Il est essentiel pour les petites entreprises de gérer leur inventaire de manière fiable et rentable.

17 conseils pour la gestion des stocks des petites entreprises

Assurer une efficacité, Une méthode précise et fiable de gestion des stocks est essentielle pour les petites entreprises. Nous examinons ici 17 conseils pour la gestion des stocks des petites entreprises.

1. Utilisez la méthode d'inventaire qui convient à votre entreprise

   Il existe probablement une méthode d'inventaire qui convient le mieux à votre entreprise. Pour une entreprise avec un produit périssable, comme des fleurs ou de la nourriture, cela impliquerait de vendre d'abord l'inventaire qu'ils ont acheté en premier - c'est la stratégie du premier entré, premier sorti (FIFO). Cette stratégie signifie que les produits et les matériaux les plus anciens s'épuisent en premier.

   FIFO est la méthode d'inventaire standard utilisée par la plupart des entreprises. L'utilisation de FIFO est l'un des conseils de gestion des stocks les plus courants pour les entreprises pour une raison :elle peut avoir un impact important sur vos résultats.

2. Comprendre et prévoir avec précision la demande

   L'un des éléments clés d'une gestion efficace des stocks est une prévision précise. Les gestionnaires d'inventaire s'appuient sur des données pour les aider à suivre l'utilisation - y compris un enregistrement des ventes historiques, tendances du marché, la saisonnalité et la technologie comme l'analyse prédictive pour aider les gestionnaires à prendre des décisions éclairées par les données. Cependant, les gestionnaires d'inventaire doivent également tenir compte d'autres facteurs tels que la météo, la santé de l'économie, changements dans la demande et plus encore.

   La capacité de prévoir avec précision la demande peut jouer un rôle important dans la gestion des coûts d'inventaire et la maximisation des opportunités de vente.

3. Identifier les stocks à faible rotation

   Tout au long de la chaîne d'approvisionnement, la capacité d'identifier les stocks à faible rotation aide les responsables des stocks à passer les commandes de matières premières en ajustant la production et en identifiant les produits qui ne sont peut-être plus très demandés.

   Par exemple, si votre système de gestion des stocks identifie une offre spécifique qui croupit en rayon, cela peut être un signal que la demande pour le produit a diminué ou que des efforts de promotion supplémentaires sont nécessaires pour renforcer la sensibilisation et la demande. En identifiant tôt les stocks à rotation lente, les entreprises se donnent les meilleures chances de le vendre et d'éviter qu'il ne devienne obsolète. Les tactiques incluent l'exécution d'une promotion spéciale, transférer le stock à un autre endroit où il se vend plus rapidement ou vendre le stock à un tiers.

4. Suivre les niveaux de stock

   Le suivi de la quantité d'articles spécifiques disponibles, qu'ils soient utilisés dans le développement de produits ou pour représenter des marchandises à vendre aux clients, peut aider les responsables des stocks à affiner leurs processus de commande. L'établissement d'un processus d'inventaire tournant des stocks bien documenté et cohérent peut aider à minimiser les erreurs susceptibles d'avoir un impact sur la disponibilité et l'accès aux stocks. La création de rappels automatiques dans le système de gestion des stocks de votre entreprise peut alerter les gestionnaires de stocks lorsque des articles supplémentaires doivent être commandés. Le suivi des niveaux de stock permet également de gérer et de surveiller la demande de produits.

5. Auditer les niveaux de stock

   Votre système de gestion des stocks doit être précis. Garantir son exactitude nécessite une combinaison du bon logiciel et des bonnes politiques et pratiques. Les niveaux affichés dans votre logiciel de gestion des stocks peuvent ne pas toujours correspondre parfaitement à ce qui est réellement disponible. Mais plus vous pouvez rapprocher les deux niveaux, plus vous pouvez avoir confiance dans vos pratiques de gestion des stocks.

   Les niveaux de stocks peuvent être impactés par plusieurs facteurs, de ne pas recevoir avec précision les stocks aux dommages et au vol. L'audit des niveaux de stock grâce à un inventaire tournant régulier vous aide à trouver des erreurs dans la saisie des données, déchets potentiels et autres problèmes de gestion des stocks.

6. Utilisez le juste-à-temps lorsque cela est possible

   Pour minimiser les stocks disponibles et contrôler les coûts d'exploitation, certaines entreprises utilisent la gestion des stocks juste à temps (JIT). Les gestionnaires de stocks travaillent en étroite collaboration avec les fournisseurs afin que les matières premières arrivent à temps pour la production, mais pas plus tôt que nécessaire. Finalement, l'objectif est d'avoir le moins d'inventaire possible en stock, mais suffisamment pour produire ce qui est nécessaire quand c'est nécessaire.

   La gestion des stocks JIT nécessite un système de gestion des stocks sophistiqué capable de traiter rapidement les commandes et de gérer les détails nécessaires afin que vous puissiez exécuter les commandes des clients sans délai.

7. Focus sur le contrôle qualité

   Tout au long du processus de gestion des stocks, il est essentiel de se concentrer sur le contrôle de la qualité, c'est pourquoi les entreprises doivent mettre en œuvre des inspections de la qualité tout au long du cycle de vie du produit afin de minimiser les déchets et de s'assurer qu'il respecte les normes. Intégrer le contrôle qualité dans tous les aspects de la gestion des stocks, et une documentation précise des éléments critiques du contrôle qualité, telles qu'une commande précise et un rapprochement des factures, c'est essentiel. Il est également important de s'assurer que chaque employé comprend et adhère aux processus en place.

   Aucune liste de conseils de gestion des stocks pour les petites entreprises ne serait complète sans mettre l'accent sur la création et le maintien d'une culture axée sur la qualité à chaque étape de votre processus d'inventaire - de la commande à la réception, cueillette et emballage. C'est une culture qui part du sommet et qui doit être intégrée à toutes les politiques, procédures et pratiques. Sondez vos employés sur la façon dont ils perçoivent la culture d'entreprise en ce qui concerne l'accent mis sur la qualité. Après avoir établi une base de référence pour l'ensemble de l'enquête, ainsi que d'autres indicateurs, tels que les commentaires des clients, les retours et autres indicateurs de performance clés de la gestion des stocks, fixer des objectifs d'amélioration. Regardez les zones individuelles, ainsi que des indicateurs de réussite à l'échelle de l'entreprise et partagez les progrès au fur et à mesure que vous franchissez des étapes importantes.

8. Envisagez la livraison directe

   Avec la livraison directe, les fournisseurs expédient les produits directement de leurs entrepôts au client, éliminant le besoin de garder le produit à portée de main et d'engager les coûts d'inventaire associés. Au lieu de contrôler chaque aspect du cycle de vie du produit, vous êtes principalement responsable de la commercialisation et de la vente du produit.

   Vous éliminez les coûts d'entreposage et d'exécution, et votre profit provient de la différence entre le prix de gros et le prix de détail du produit, moins les coûts associés à la commercialisation et à la vente du produit. Il est essentiel d'avoir une relation stable avec un partenaire de livraison directe de confiance pour garantir la qualité des produits et le bon logiciel de gestion des stocks pour aider à gérer et surveiller ces transactions.

9. Configurer un point de vente

   La technologie de point de vente (POS) peut aider votre petite entreprise à suivre l'inventaire et le stock en temps réel. Lorsque les articles se vendent, votre logiciel se met automatiquement à jour pour afficher les niveaux de stock et le coût des marchandises disponibles. Comme le nom le suggère, La technologie POS est utilisée au moment de la vente, et il peut être utilisé dans le processus de fabrication pour suivre les approvisionnements et les matières premières au fur et à mesure de leur utilisation. Votre logiciel de point de vente doit s'intégrer de manière transparente à votre système de gestion des stocks pour vous aider à suivre facilement les stocks entrants et sortants. Une fois fait correctement et avec un logiciel intégré, vous supprimez les erreurs de saisie de données de votre inventaire et vous disposez de meilleures capacités de reporting. Par exemple, vous pouvez produire des tableaux de bord avec des informations telles que les marges bénéficiaires pour des articles spécifiques et la rotation des stocks.

10. Utiliser un système de code-barres

    Bien qu'ils aient été inventés il y a plus de 70 ans, les codes-barres facilitent la gestion des stocks.

    Les barres noires et les caractères alphanumériques que vous connaissez probablement représentent des informations codées qui facilitent la tâche, plus rapide et plus précis pour que les entreprises gèrent leur inventaire. Les codes-barres peuvent être lus par des scanners portables, ce qui permet aux gestionnaires d'inventaire de suivre facilement les stocks entrants et sortants.

    Pour les articles dans votre entrepôt, le code-barres identifie des informations telles que la taille, Couleur, emplacement, quand l'article a été produit et sa date d'expiration et d'autres détails. Les codes-barres donnent également plus de visibilité à vos produits et vous aident à utiliser l'inventaire plus efficacement, comme l'utilisation d'articles expirant en premier pour exécuter des commandes. Il vous aide également à effectuer un inventaire rapide et à exécuter les commandes plus efficacement. Dans les magasins de détail, le code-barres peut inclure des noms de produits et des prix. Les codes-barres peuvent accompagner les produits tout au long de leur cycle de vie, de leur fabrication à leur entretien.

11. Utiliser les bons de commande

    Les entreprises utilisent les bons de commande pour suivre les commandes passées auprès des vendeurs ou des fournisseurs. Les bons de commande sont des documents contenant les détails de ce qui a été acheté, en quelle quantité et à quel prix.

    Lorsque les marchandises sont reçues, ils sont examinés et comparés au bon de commande pour s'assurer que le bon article, dans la bonne quantité, a été reçu et que le prix facturé sur la facture est correct. Les bons de commande jouent un rôle essentiel dans la réception précise des stocks.

12. Recevoir l'inventaire avec précision

    Lorsque l'inventaire est reçu, il doit être examiné et comparé au bon de commande pour en assurer l'exactitude. Il est essentiel de vérifier que vous avez reçu le bon article dans les quantités commandées et que le prix convenu vous a été facturé.

    La réception de l'inventaire est la première étape d'un inventaire précis. Bien que votre système de gestion des stocks joue ici un rôle important, votre personnel aussi. Ils doivent être bien formés et comprendre les étapes à suivre lors de la réception des stocks et pourquoi cela est important pour les entreprises de toutes tailles. La précision dès le départ permet de démarrer votre processus de gestion des stocks sur des bases solides.

13. Formaliser et standardiser les processus

    La bonne technologie peut améliorer les processus de gestion des stocks en fournissant des données et des informations pour effectuer des achats, décisions de fabrication et de promotion des ventes. Mais il y a aussi un « côté peuple ». Formaliser, la normalisation et la révision régulière des processus peuvent minimiser les erreurs humaines et garantir que vos processus fonctionnent aussi efficacement que possible.

    Par exemple, quelque chose d'aussi simple que d'être cohérent dans la façon dont vous recevez les stocks peut vous aider à minimiser les erreurs et à contrôler les coûts. Un processus standard que tout le monde doit suivre, de la même manière, recevoir, Vérifier, déballer et compter les produits — et un processus similaire pour la cueillette, emballage et expédition des produits — peut minimiser les variations, réduisez les déchets et augmentez vos revenus.

14. Organiser la réserve

    L'organisation de l'entrepôt a un impact significatif sur l'efficacité de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Le temps est perdu si l'inventaire ne peut pas être trouvé ou prend trop de temps à trouver. En plus d'examiner comment l'inventaire est reçu, stockées et consultées, la gestion de la chaîne d'approvisionnement doit également prendre en compte d'autres défis de gestion des stocks, telles que des exigences particulières pour les stocks périssables ou fragiles.

    L'espace d'entreposage est un élément essentiel d'une gestion efficace des stocks et des commandes. Bien gérer votre espace signifie que vous pouvez stocker plus d'inventaire et tirer pleinement parti de votre entrepôt, ce qui vous aide à contrôler les coûts et à augmenter les ventes.

15. Prendre des décisions basées sur les données

    L'un des principaux avantages d'un système de gestion des stocks robuste réside dans les données qu'il peut fournir en temps réel pour vous aider à prendre des décisions fondées sur les données. Votre système de gestion des stocks doit fournir des informations à jour sur les niveaux d'approvisionnement et les produits disponibles, les frais de stockage de ces produits, le taux de rotation des produits et le moment optimal pour réapprovisionner certaines fournitures.

    Les données peuvent également aider à prédire les niveaux de ventes futurs en fonction de l'historique des ventes et à surveiller les performances des fournisseurs. Prendre des décisions basées sur les données signifie que vous combinez l'art de la gestion des stocks avec la science des éléments de données critiques pour vous aider à minimiser les coûts et à maximiser les revenus.

16. Analyser les performances des fournisseurs

    Le bon système de gestion des stocks peut également vous aider à évaluer et à analyser les performances des fournisseurs. Demande toi:

    • Quels fournisseurs livrent systématiquement les marchandises à temps ?
    • Quels fournisseurs ont le plus faible niveau d'erreurs d'expédition ?
    • Quels fournisseurs proposent les meilleurs tarifs ?

    Un fournisseur aux performances instables ajoute des coûts à vos processus de gestion des stocks. Le bon système peut vous aider dans l'analyse des stocks et identifier rapidement et avec précision les fournisseurs problématiques, tels que les fournisseurs qui sont habituellement lents ou envoient des quantités inférieures à celles commandées.

17. Investissez dans un logiciel de gestion des stocks

    Les entreprises utilisent un logiciel de gestion des stocks pour gérer et optimiser leurs chaînes d'approvisionnement. Un logiciel de gestion des stocks aide les petites entreprises à s'assurer qu'elles disposent de suffisamment de stocks et aux bons emplacements pour répondre à la demande des clients et garantir l'efficacité de leurs activités de fabrication.

    Investir dans le bon logiciel de gestion des stocks fournit des des informations à jour pour prendre des décisions d'achat critiques, comme quand reconstituer le stock et quels fournisseurs utiliser.

    Une gestion efficace des stocks est essentielle pour les entreprises de toute taille. Pour les petites entreprises en particulier, bien que, une gestion efficace des stocks peut aider à gérer des ressources limitées, assurer l'exactitude à chaque point de la chaîne d'approvisionnement et aider à prendre des décisions sur le développement de produits et le marketing pour construire et maintenir une entreprise prospère.

    Les entreprises peuvent économiser du temps et de l'argent et maximiser leurs ventes grâce à un système avancé de gestion des stocks. Il automatise le processus pour minimiser les coûts, suivre avec précision les biens et services entrants et sortants et fournir les données en temps réel nécessaires pour prendre des décisions d'achat et de développement de produits.

FAQ sur la gestion des stocks des petites entreprises

Comment les petites entreprises organisent-elles leur inventaire?

Les petites entreprises organisent leur inventaire en fonction de son utilisation — inventaire utilisé dans le processus de production, inventaire acheté par les consommateurs et inventaire utilisé dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise (approvisionnements).

L'inventaire doit être stocké dans des entrepôts et organisé pour assurer la facilité d'accès tout en minimisant les efforts. Par exemple, les fournitures utilisées dans le processus de production doivent se trouver à proximité de l'endroit où elles sont cueillies et utilisées.

Comment gérer efficacement les stocks ?

Une gestion efficace des stocks nécessite une combinaison de la bonne technologie; les bonnes politiques, procédures et processus; et un personnel bien formé qui suit un processus cohérent pour la réception et la gestion des matières premières et le traitement des commandes. Le processus de gestion des stocks commence lors de la réception des articles dans l'inventaire et garantit un processus cohérent pour retirer les articles de l'inventaire, gérer les déchets et surveiller en permanence les niveaux de stockage.

Quels sont les 4 types d'inventaire ?

Les petites entreprises gèrent quatre types de stocks :matières premières et composants, produits finis, en-cours et MRO (maintenance, fournitures de réparation et d'exploitation). Les matières premières et les composants sont les intrants nécessaires à la fabrication des produits que l'entreprise vend; les produits finis sont disponibles à la vente aux clients, les produits en cours sont fabriqués, Les biens MRO gèrent des opérations commerciales - par exemple, Provisions.

Quelles sont les 3 grandes techniques de gestion des stocks ?

Les trois principales techniques de gestion des stocks sont la stratégie pull, la stratégie push et la stratégie juste à temps (JIT). La stratégie d'attraction est basée sur la demande des clients. La stratégie push est basée sur la demande attendue ou prévue. La stratégie juste-à-temps produit les produits au moment où ils sont commandés. La stratégie utilisée varie selon l'industrie, type d'entreprise et la stratégie du propriétaire.

Qu'est-ce que la rotation des stocks ?

La rotation des stocks est une mesure de la durée entre la réception et l'utilisation ou la vente des stocks. Plus le temps entre ces deux points est court, plus le processus de gestion des stocks est efficace et rentable. Les stocks qui restent disponibles plus longtemps que nécessaire représentent des coûts pour la petite entreprise. Ces coûts peuvent être gérés et minimisés grâce à un processus de gestion des stocks efficace.

Qu'est-ce que l'analyse d'inventaire ?

L'analyse des stocks est le processus d'examen des données pour déterminer la bonne quantité de stock (fournitures et produits pour les clients) à garder à portée de main. L'objectif est de minimiser le temps disponible pour réduire les coûts d'inventaire tout en s'assurant que suffisamment de produits sont disponibles pour répondre à la fois aux exigences de production et à la demande des clients.

Pourquoi les feuilles de calcul ne sont-elles pas destinées à la gestion des stocks ?

Les feuilles de calcul sont terriblement inadéquates pour la gestion des stocks. Avant le développement de la technologie logicielle de gestion des stocks, les feuilles de calcul étaient couramment utilisées. Cependant, ils sont sujets aux erreurs et ne sont pas assez sophistiqués pour automatiser certains aspects du processus d'inventaire afin de vous permettre de garantir des délais de commande optimaux et de fournir des rapports à la minute près.