Principaux indicateurs de performance clés des comptes fournisseurs (AP) à suivre

Il est assez bien établi que les dirigeants financiers s'efforcent continuellement d'utiliser les données plus efficacement, avec un impératif de produire de meilleurs rapports sur les indicateurs de performance clés (KPI) et d'identifier les domaines dans lesquels réaliser des économies de coûts dans l'ensemble de l'entreprise. Mais une grande partie de la chasse au gaspillage et aux inefficacités commence au sein de la fonction comptable et financière elle-même. Un domaine clé d'optimisation à cet égard est le processus des comptes fournisseurs et les personnes qui le gèrent.

Suivre de près les KPI autour de ce que l'entreprise doit à ses fournisseurs, les vendeurs et les créanciers aident à éliminer les erreurs, réduisez les coûts liés aux inefficacités des processus et optimisez les flux de trésorerie, qui sont de nombreux avantages de l'automatisation des points d'accès.

Que sont les KPI ?

Un KPI est une métrique commerciale liée à un objectif de performance. Le suivi des KPI aide l'entreprise à voir si elle se dirige vers ses objectifs et à prendre les bonnes décisions commerciales pour y parvenir. Les KPI fournissent une boussole pour surveiller et changer de direction en interne, mais ils peuvent également être utilisés pour aider à comparer les performances d'une organisation par rapport à ses pairs dans son industrie. Les KPI fournissent des moyens de mesurer l'efficacité, le coût ou le résultat des différentes parties des processus métier.

Il existe des KPI qui sont pertinents pour les entreprises dans un large éventail de secteurs et d'autres qui sont propres à l'industrie. Par exemple, les mesures de gestion des stocks telles que le taux d'exécution des commandes ou la durée du cycle de commande sont importantes pour les entreprises de distribution en gros. Le taux de désabonnement des clients et les coûts d'acquisition de clients sont des KPI importants pour les sociétés de logiciels SaaS. Mais la plupart des KPI financiers sont pertinents dans tous les secteurs, avec des KPI autour des processus de comptes fournisseurs fournissant de nombreux indices sur les domaines où des gains d'efficacité ou des économies peuvent être réalisés.

Pourquoi les KPI AP sont-ils importants ?

Les comptes créditeurs sont les dettes à court terme de l'entreprise :les liquidités qu'elle doit à ses fournisseurs, vendeurs et créanciers qui viendront à échéance dans moins d'un an. Les personnes qui gèrent ce processus constituent le service des comptes fournisseurs.

Les KPI AP fournissent des moyens de mesurer le processus AP lui-même ainsi que la productivité et l'efficacité des personnes qui le gèrent. S'assurer que les fournisseurs sont satisfaits tout en équilibrant les avantages du crédit pour les flux de trésorerie est un travail très important. Si ces fournisseurs, les vendeurs et les créanciers ne sont pas payés dans les délais prévus, l'entreprise ne peut pas obtenir les biens ou services dont elle a besoin pour faire des affaires. Et si l'entreprise ne conserve pas suffisamment de liquidités mois après mois, il ne peut pas gérer son entreprise et encore moins faire des plans de croissance.

Pourquoi votre service AP a-t-il besoin d'indicateurs de performance clés/d'objectifs ?

Parce que le service des comptes fournisseurs se situe à l'intersection de nombreuses fonctions commerciales, les erreurs et les inefficacités dans ce processus ont des effets d'entraînement sur les processus de connexion. Les KPI AP indiquent que l'entreprise doit approfondir le processus pour trouver des réponses. Un taux élevé de jours à payer pourrait être le résultat d'un retard de paiement aux fournisseurs, car il n'y a pas assez d'argent pour les payer - un problème évident avec les revenus que l'entreprise doit approfondir.

Le traitement d'un nombre élevé de factures par rapport à d'autres dans l'espace pourrait indiquer que l'entreprise travaille avec trop de fournisseurs et qu'elle ne profite pas de remises et d'économies grâce à la consolidation de l'entreprise. Un nombre élevé d'erreurs de paiement ou de paiements en double peut signaler des pratiques frauduleuses en matière d'AP, accomplies en payant des sociétés écrans ou en payant des fournisseurs avec lesquels l'entreprise ne fait plus affaire.

12 principaux KPI AP que vous devriez suivre

Les KPI AP aident l'entreprise à progresser vers de meilleures performances, car ils peuvent être utilisés pour atteindre des objectifs internes et se comparer à d'autres dans l'industrie.

1. Jours payables impayés (DPO). Il s'agit du nombre moyen de jours qu'il faut à l'entreprise pour rembourser ses dettes. Ce nombre doit trouver un équilibre entre payer les fournisseurs et s'assurer qu'ils sont satisfaits et s'assurer qu'il y a suffisamment d'argent dans l'entreprise. Si c'est trop haut, c'est une indication que l'entreprise paie le fournisseur en retard, ce qui pourrait avoir un certain nombre d'effets - à des conditions de paiement plus chères, et des cotes de crédit inférieures. Si ce taux est trop bas, cela peut signifier que l'entreprise ne profite pas des conditions de crédit. Le ratio aide l'entreprise à voir dans quelle mesure elle gère ses flux de trésorerie.

   Pour calculer le DPO :

   Calculer la moyenne des comptes créditeurs

   Moyenne des comptes fournisseurs =
   (Comptes fournisseurs de début – Comptes fournisseurs de fin pour la période) / 2

   DPD =
   (moyenne des comptes fournisseurs / coût des marchandises vendues) x nombre de jours dans la période comptable

   Si ce nombre est 30, par exemple, cela signifie qu'il faut en moyenne 30 jours à l'entreprise pour payer ses factures.

2. Coût de traitement de chaque facture. Il s'agit d'un indicateur de productivité important. Il comprend tous les coûts de traitement des paiements pour AP (personnes, charges d'exploitation et charges fournisseurs. Prenez ce total et divisez par le nombre total de factures traitées pour obtenir le coût moyen par facture. L'APQC affirme que les entreprises les plus performantes dépensent 2,07 $ par facture. Les moins performants dépensent plus de 10 $ par facture.

3. Les meilleurs moyens de paiement. Faire évoluer les fournisseurs vers les modes de paiement électronique peut apporter de nombreux avantages, mais de nombreuses entreprises comptent encore sur les chèques. Une enquête récente de Pymnts.com a révélé que les chèques sont toujours la méthode la plus populaire utilisée pour payer les fournisseurs, même si le département AP les classe comme leur septième méthode de paiement préférée (ACH classé premier). Les personnes interrogées ont classé les chèques comme le mode de paiement « le moins rapide ».

4. Erreurs de paiement. Les erreurs de paiement peuvent endommager les relations avec les fournisseurs et affecter les conditions de crédit. OpsDog dit que l'erreur de paiement du fournisseur est une erreur courante. Suivez l'erreur de paiement du fournisseur en prenant le nombre de paiements sortants traités par le service AP qui contenaient une erreur (comme une mauvaise adresse, montant incorrect ou paiement en double) divisé par le nombre total de transactions initiées au cours de la même période.

   Parmi ces erreurs, un autre KPI à zéro est le taux de paiement en double. Les données de la société d'analyse comparative APQC montrent qu'en moyenne, même dans les organisations les plus performantes en matière de paiements en double, 0,8 % des décaissements annuels sont en double ou erronés. Les moins performants rapportent plus du double de ce montant à 2%.

   Le pourcentage de paiements de factures en double est calculé en prenant le nombre de factures payées plus d'une fois sur une certaine période et en le divisant par le nombre de factures payées sur cette période.

5. Factures traitées par employé. Calculer le nombre de factures traitées par employé à temps plein par an est un excellent moyen d'évaluer la productivité. Une mesure étroitement liée est le nombre moyen de factures traitées par employé et par jour. Cela peut donner une vue détaillée de la productivité et permettre à l'entreprise de creuser les raisons des défaillances. Cet indicateur de performance clé diffère en fonction du secteur dans lequel l'entreprise opère.

6. Factures électroniques en pourcentage du total des factures. Les factures électroniques reposent sur des formats EDI ou XML ou sur un formulaire Web. Les fichiers EDI ou XML sont envoyés directement du système de comptabilité fournisseurs du fournisseur vers le système de comptabilité fournisseurs de l'entreprise acheteuse. Cela permet de gagner du temps car cela ne nécessite aucun travail manuel du côté du service AP, économise de l'argent associé à ce travail et est plus sûr. Walmart et Ford ont exigé que tous leurs fournisseurs passent à l'EDI, mais communiquer la valeur aux fournisseurs peut être le plus grand défi.

7. Pourcentage de remises fournisseurs capturées. Il peut toujours être judicieux de profiter de toutes les remises proposées par les fournisseurs sur les conditions de paiement anticipé. Cela dépend de la trésorerie de l'entreprise. D'autre part, la saisie des remises des fournisseurs peut générer des avantages significatifs en termes d'économies de trésorerie et de crédit aux entreprises. Les données de l'Institute of Finance and Management montrent que 80% des fournisseurs sont prêts à échanger des remises contre des paiements anticipés. Un KPI étroitement lié, le pourcentage de factures payées selon les termes fournit une mesure du respect par l'entreprise des obligations de ses fournisseurs.

8. Délai moyen pour approuver une facture. L'obtention des approbations de factures et de paiements est régulièrement classée comme l'un des principaux défis pour les professionnels de l'AP. Pymnts.com dit qu'il faut l'approbation de deux à cinq personnes pour traiter une facture et 14,1 jours. Et les recherches d'Ardent Partners prouvent que plus de temps passé sur les approbations ne se traduit pas toujours par un paiement plus précis, 1/10 des paiements en moyenne étant contestés par les fournisseurs.

9. Charges des comptes créditeurs en pourcentage des revenus. Bien que les coûts associés à l'AP soient des dépenses d'exploitation nécessaires, le suivi des dépenses en pourcentage des revenus fournit des informations pour prendre des décisions sur la réduction des processus manuels et l'augmentation ou la diminution du personnel. OpsDog dit que cela est calculé en prenant les dépenses totales encourues par la fonction des comptes fournisseurs divisés par les revenus sur une période. Bien qu'il n'éclate pas spécifiquement AP, Le rapport 2019 de Robert Half Benchmarking Accounting and Finance a mis quelques chiffres sur la taille moyenne de la fonction financière dans les petites et moyennes entreprises. Les entreprises de moins de 25 millions de dollars de revenus employaient en moyenne trois personnes dans la fonction financière. Entre 25 et 99 millions de dollars employaient six et entre 100 et 499 millions de dollars employaient 13.

10. Factures traitées par an. Ce nombre de factures traitées annuellement est nécessaire pour calculer de nombreux autres KPI, notamment les factures traitées par ETP ainsi que le coût par facture. C'est une bonne indication pour savoir si une entreprise devrait envisager un logiciel pour automatiser davantage le processus. Mais ce nombre doit également être comparé au nombre de fournisseurs avec lesquels l'entreprise travaille.

    Le KPI peut être utilisé pour se comparer à des pairs du secteur et donner à une entreprise une bonne indication si elle travaille avec trop de fournisseurs (ou pas assez), dont chacun présente son propre ensemble de risques. Travailler avec trop de fournisseurs réduit la visibilité sur la chaîne d'approvisionnement. De l'autre côté, travailler avec deux rares fournisseurs pourrait présenter des défis en cas de rupture d'approvisionnement.

11. Pourcentage de factures traitées directement. En examinant combien de factures pourraient être immédiatement rapprochées des bons de commande et payées sans aucune intervention manuelle, les entreprises peuvent mieux affiner les processus et gérer par exceptions. Dans les meilleures entreprises, une étude a indiqué qu'en moyenne 71% des factures peuvent être traitées directement.

12. Durée du cycle de facturation. Le temps de cycle de facturation ou le délai d'exécution de la facture est le temps qu'il faut entre la réception de la facture d'un fournisseur par l'entreprise et le décaissement du paiement. Une étude Canon indique que les entreprises prennent en moyenne 13,5 jours, tandis que le meilleur de sa catégorie prend 3.3. Raccourcir ce cycle peut dynamiser les relations avec les fournisseurs. Des délais de cycle de paiement prolongés peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs et signaler des problèmes de productivité et de qualité du travail au sein de la fonction AP.

Mesurez les KPI de vos comptes fournisseurs

Pour apprendre et prendre des décisions commerciales à partir des KPI, la première étape consiste à obtenir les données précises nécessaires pour effectuer les calculs.

L'automatisation des parties du processus AP les plus sujettes aux erreurs facilite grandement la collecte des données. L'un des premiers domaines que les organisations cherchent à automatiser est le processus de facturation. Le logiciel de comptabilité peut extraire les données de la facture et remplir automatiquement les champs du système de comptabilité fournisseurs. Les workflows intégrés au logiciel garantissent que les bonnes personnes voient les dépenses, peut vérifier sa légitimité et l'approuver. Ce flux de travail peut garantir que la facture est acheminée vers AP pour effectuer le paiement.

Réduire la quantité de travail manuel pour saisir les données de facturation et accomplir le processus d'approbation permet de gagner du temps et d'augmenter la précision, mais cela garantit également que toutes ces données autour de la facture se trouvent dans un emplacement central. Des métriques sur le nombre de factures traitées ce mois-là, les chiffres nécessaires pour calculer les comptes fournisseurs moyens et le nombre de factures traitées sans avoir besoin d'informations manuelles peuvent être facilement affichés pour effectuer plus de calculs de KPI dans des feuilles de calcul ou, idéalement, voir les tableaux de bord qui font apparaître les données KPI calculées automatiquement par le système.

Comment AP Automation peut-il améliorer vos KPI ?

L'automatisation du processus AP peut :

1. Réduisez les coûts de traitement des factures en automatisant la saisie
2. Diminuer les DPO en accélérant les approbations
3. Permettre à moins d'employés de traiter plus de factures, réduire les coûts des AP au fur et à mesure que l'entreprise se développe
4. Permettre aux factures d'être payées directement sans intervention manuelle pour permettre au service des comptes fournisseurs de gérer par exception
5. Automatisez le paiement pour vous aligner sur les conditions de remise des fournisseurs afin de nouer des relations solides
6. Augmentez la précision pour réduire les factures contestées
7. Diminuer le risque de fraude et assurer la conformité réglementaire avec les rôles et la séparation des tâches
8. Faire évoluer les fournisseurs vers les méthodes de paiement électronique et l'EDI pour continuer à gagner en efficacité

Les KPI aident la finance à poser la bonne question et à voir l'impact des améliorations des processus. Par exemple, l'augmentation de la facturation électronique a-t-elle fait baisser les DPO ? Et cela s'est-il traduit par des conditions de paiement plus favorables de la part des fournisseurs, telles que des remises ou des conditions de paiement plus longues afin que l'entreprise puisse conserver ses liquidités ? Le suivi des KPI AP fait bien plus qu'accélérer le traitement des factures, mais c'est une stratégie clé pour augmenter la liquidité de l'entreprise.