Définir les objectifs des comptes fournisseurs et comment l'automatisation des points d'accès peut vous aider

Fixer des objectifs détaillés puis mesurer régulièrement les progrès est le meilleur moyen de garder tous les départements alignés sur les objectifs à long terme de l'entreprise. Pour les comptes à payer, les objectifs peuvent aller de la capture d'avantages, tels que des escomptes pour paiement anticipé ou préférentiel, à réduire les coûts en éliminant les frais de retard et à gérer les flux de trésorerie en retardant le paiement jusqu'à ce qu'une facture soit effectivement due.

Pourquoi devriez-vous fixer des objectifs pour les comptes fournisseurs ?

La définition d'objectifs pour l'équipe AP fait passer le paiement des factures d'une tâche d'entretien ménager généralement ingrate à un moyen pour ce service de fournir un avantage commercial stratégique. C'est bon pour le moral des employés et pour vos résultats.

Une remarque importante :les dirigeants doivent être réalistes et se fixer des objectifs atteignables dans les délais impartis. Autrement, vous préparez l'équipe financière à l'échec. Notre conseil est de garder à l'esprit les conditions économiques actuelles et d'impliquer les experts internes qui travaillent sur vos tableaux de flux de trésorerie et construisent vos modèles financiers. Ils auront un aperçu des ressources avec lesquelles AP doit travailler ainsi que des objectifs réalisables et exagérés.

Comment définir des objectifs AP

Il n'y a rien de mal à encourager AP à viser haut. Lorsque vous faites votre liste d'objectifs, rappelez-vous que le but ultime est d'éliminer les gaspillages d'argent comme les notes de frais erronées ou non conformes, obtenir de meilleures conditions ou taux d'intérêt, profiter des avantages de paiement anticipé là où cela est financièrement sensé et améliorer généralement les flux de trésorerie et les cotes de crédit.

Pour déterminer des objectifs précis, considérer les meilleures pratiques en matière de réduction des coûts, tactiques de levier financier et politiques de crédit, ainsi que les défis du service et les besoins de l'entreprise en termes de disponibilité de trésorerie et de crédit.

Voici des conseils pour réussir à vous fixer des objectifs.

Examiner/auditer votre processus AP existant

Un facteur important pour atteindre vos objectifs AP :améliorez ou remplacez les processus inefficaces. Cela commence par numériser vos dossiers financiers et minimiser l'utilisation de factures papier, chèques et relevés de paiement. En limitant l'utilisation du papier, vous réduisez les coûts et les erreurs tout en augmentant l'accès, améliorer le partage des données entre les applications et éliminer le risque que les enregistrements physiques soient détruits en cas d'incendie ou d'inondation. Encouragez vos fournisseurs à soumettre des factures par voie électronique.

Une fois vos données financières numérisées, l'équipe AP peut constater que les processus inefficaces utilisés pour mélanger les factures papier, les reçus et autres documents ne sont pas seulement encombrants, ils ne fonctionnent plus. Conseil de pro :ne vous contentez pas de « lever et déplacer » ces anciens flux de travail. Passez-les en revue pour identifier les étapes ou les processus à éliminer, rejoint ou affiné pour créer un département AP plus moderne et efficace, et envisagez d'investir dans un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les factures papier en fichiers numériques. Cela aidera grandement avec un futur projet d'automatisation AP.

Assurez-vous également de standardiser vos formats de données. Par exemple, assurez-vous que les champs similaires sont libellés de la même manière et que les taux de change actuels sont utilisés pour la conversion des devises. La normalisation rend le partage ou la réutilisation des données plus facile et plus précis.

Fixez-vous des objectifs SMART

Typiquement, technologies intelligentes, intégrant souvent l'apprentissage automatique, automatisation des processus robotiques et IA, sont plus fréquents dans le front office que les départements comme AP. Un exemple de technologie intelligente est la gestion des prospects pour le marketing :à mesure que de nouveaux prospects arrivent, le système d'automatisation du marketing peut suivre ces prospects tout au long du cycle de vente.

Comme autre exemple, L'automatisation intelligente du traitement du crédit peut simplifier et accélérer l'intégration des nouveaux clients en collectant des données à partir du rapport de crédit du client, trouver et valider des documents sans que le client n'ait à les télécharger et porter un jugement sur l'opportunité et le montant du crédit à accorder même si un ou deux des documents habituels sont manquants.

Il existe un certain nombre de façons dont l'automatisation peut aider les petites et grandes entreprises. Pour AP en particulier, l'automatisation peut éliminer les choses banales, tâches répétitives comme le traitement et l'approbation des factures des fournisseurs. Les paiements peuvent être programmés automatiquement en fonction des dates d'échéance, des remises pour paiement anticipé ou d'autres règles prédéfinies. Les paiements réguliers à des fournisseurs établis peuvent également être approuvés automatiquement ou signalés pour examen si les montants dépassent un certain seuil. Conclusion :Les technologies de traitement intelligent aident à intégrer les informations provenant de diverses applications. Les directeurs financiers peuvent et doivent plaider en faveur de la technologie pour aider leurs équipes à travailler plus intelligemment.

Les équipes doivent également définir des objectifs intelligents en déterminant quels processus doivent être automatisés et connectés pour garantir moins d'erreurs, plus de transparence et plus d'efficacité.

Catégories d'objectifs :précision, Efficacité, adaptabilité

Bien qu'il y ait de nombreux objectifs à atteindre pour le personnel d'AP, précision, l'efficacité et l'adaptabilité sont les principales cibles.

La précision dans AP ne consiste pas seulement à saisir correctement les données et à classer correctement les preuves de paiement et autres documents, bien que les deux soient critiques. Garantir l'exactitude passe aussi par la précision et la standardisation, ainsi que des mises à jour fréquentes, dans les rapprochements de comptes, calculs mathématiques, contrôles et contrepoids de supervision et dans la création de pistes d'audit pour trouver et corriger facilement les erreurs, gain de temps lors des audits annuels et réduction des frais d'audit.

Il y a tout simplement peu de marge d'erreur dans les processus AP. Fixez-vous des objectifs pour améliorer régulièrement la précision et détecter les erreurs plus tôt.

De la même manière, comme nous en avons discuté, vous ne gagnerez pas en efficacité si vous automatisez simplement les processus obsolètes existants. Pour rendre AP plus efficace, repenser les processus :comment faire le travail avec un minimum d'effort, temps et ressources ? Vous devrez également ajuster les processus pour plus de rapidité plutôt que de vous fier aux exécutions par lots. Par exemple, votre ancien processus AP peut avoir été de payer les factures le 15 et le 30 de chaque mois. Avec l'automatisation, vous pouvez réduire les coûts en agissant plus rapidement sur les factures qui offrent une remise pour paiement anticipé et améliorer la trésorerie en attendant la date d'échéance pour payer les factures qui n'offrent pas de remises similaires.

Fixez-vous des objectifs qui amèneront AP à son niveau d'efficacité maximal dans chaque processus. De façon intéressante, une enquête récente de Brainyard a révélé que les dirigeants financiers s'efforcent désormais de s'adapter aux nouveaux défis en adoptant davantage de technologies. Assurez-vous qu'AP s'engage sur cette lancée, car c'est le chemin vers une précision et une efficacité accrues.

Graphique 5 :Changements généralisés

Deck :Dans quelle mesure chacun des éléments suivants a-t-il changé pour votre entreprise en raison de la pandémie ?

Troisièmement, l'adaptabilité doit être un objectif majeur de l'AP car l'entreprise évoluera au fil du temps avec les besoins des clients et l'économie globale. Des processus AP trop restrictifs peuvent entraver la compétitivité d'une entreprise ou nuire à sa réputation et à sa solvabilité.

12 exemples d'objectifs AP

Bien que les objectifs AP varient en fonction des besoins et de la culture de l'entreprise, stratégie d'entreprise globale et pratiques standard de l'industrie, il y a des objectifs communs à tous.

1. Gain de temps

Un grand avantage d'ajouter de l'efficacité à vos processus AP :Libérer le personnel de passer du temps sur des tâches par cœur afin qu'il puisse se concentrer sur un travail plus stratégique et gratifiant.

Ceci peut être réalisé de plusieurs manières, de l'automatisation des tâches répétitives à l'utilisation de technologies intelligentes telles que l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour collecter des données entre les applications pour plus d'efficacité, des intégrations ad hoc et des délais de traitement plus courts.

2. Formation des employés AP

Le personnel d'AP connaît son métier lorsqu'il s'agit de financer des tâches, mais peut toujours se sentir un peu perdu lorsque de nouvelles technologies sont déployées. Faire de la formation des employés et des cours de recyclage un objectif permanent. Les taux d'adoption de la technologie augmenteront, tout comme l'efficacité du personnel.

Si la résistance à l'utilisation de la technologie persiste, c'est peut-être parce que ces employés craignent de perdre leur emploi à cause de l'automatisation. Contrez cela en offrant des exemples de nouvelles initiatives qui offrent plus d'opportunités d'avancement et de développement des compétences. La meilleure façon d'impliquer votre personnel AP et de l'enthousiasmer à l'idée d'apprendre est de demander à l'équipe des RH d'effectuer un exercice d'« analytique des personnes », où les RH examinent les objectifs commerciaux pour décider où la formation/le recyclage ou de nouveaux talents sont nécessaires.

3. Offrir un soutien aux employés

Il est courant qu'une nouvelle technologie semble simple dans la session de formation, mais, en utilisation réelle, en quelque sorte devenir beaucoup plus complexe. Travaillez avec le fournisseur ou votre partenaire d'intégration pour fournir, dès le jour 1, support pour aider les gens à surmonter tous les obstacles et à apprendre plus de fonctionnalités au fur et à mesure que leur familiarité avec le logiciel augmente.

Certaines méthodes éprouvées désignent un pair « super utilisateur » pour chaque département et/ou fournissent des didacticiels vidéo à la demande et des documents FAQ.

4. Précision accrue

Pour les meilleurs résultats, fixer des objectifs de précision spécifiques. Les repères peuvent être des réductions des erreurs de données mesurées en pourcentages ou en occurrences, ou dans la normalisation des champs ou des formulaires dans et entre les processus. Choisissez des domaines spécifiques où vous souhaitez augmenter la précision des données, établissez des calendriers réalistes, puis utilisez des mesures pour mesurer les progrès.

5. Performances

Les objectifs de performance que vous voudrez probablement définir incluent la conformité, réductions de coûts, performance par rapport au budget, et gagné en efficacité. L'automatisation de l'ensemble du processus plutôt que de chaque partie séparément vous apportera des gains plus importants dans chacune de ces mesures et d'autres également.

Les mesures fiscales sont parmi les plus faciles à suivre et, pour des raisons évidentes, le plus utilisé en finance. Regardons-en quelques-uns.

6. Réduction des coûts

De nouveau, fixer des objectifs précis et granulaires. Les sources d'économies peuvent inclure moins d'heures de travail consacrées aux tâches répétitives, travail de bas niveau; récolter plus de rabais sur les paiements anticipés ; renégocier des conditions et des taux d'intérêt plus favorables; ou une meilleure transparence pour les corrections de cours antérieures.

7. Factures payées à temps

L'époque des paiements basés sur une politique archaïque et souvent arbitraire est révolue depuis longtemps. Les services AP modernes visent des gains plus stratégiques par rapport à la commodité des payeurs. Le paiement des factures à temps affecte à la fois les flux de trésorerie et la réputation de l'entreprise. Il est tout aussi important de ne pas payer une facture trop tôt que de ne pas payer en retard. Fixez-vous des objectifs de ponctualité afin que les remises en espèces et anticipées soient récoltées, mais que les factures qui n'en offrent aucune soient payées à la date d'échéance à la place. Et, surveillez ces six problèmes de facturation courants qui peuvent gâcher les travaux.

8. Temps de traitement des AP et arriéré

L'automatisation est le meilleur moyen d'éliminer les retards d'AP et d'atteindre un taux de rotation des AP plus élevé, car elle accélère le temps de traitement. Fixez-vous des objectifs spécifiques qui vous aideront à être aussi automatisé que votre entreprise peut le gérer afin que les efforts soient holistiques plutôt que fragmentaires.

9. Jours payables en souffrance

Le DPO est un ratio révélateur car il révèle combien de temps il faut à une entreprise pour payer ses dettes. En d'autres termes, c'est un indicateur de la façon dont l'entreprise gère les sorties de trésorerie vers les fournisseurs et autres créanciers.

Un DPO plus élevé peut signifier que l'entreprise dispose d'une bonne liquidité et conserve son argent plus longtemps en payant les factures plus tard. Cependant, si le DPO est trop élevé, cela signale des problèmes probables de paiement des factures. Un faible DPO indique qu'une entreprise paie trop vite, ce qui peut le laisser à court d'argent à un moment donné.

Fixez-vous des objectifs qui maintiendront votre DPO au bon endroit, ni trop élevés ni trop bas, pour le bien de la santé financière globale de votre entreprise.

10. Métriques basées sur le volume (nombre de factures traitées)

Fixez-vous ici des objectifs pour déterminer que le travail avance à un rythme suffisant pour accomplir les tâches à accomplir et payer les factures à temps. En suivant le nombre de factures traitées, vous aurez une bonne mesure non seulement de la quantité de travail effectué, mais aussi du nombre de fournisseurs que l'entreprise utilise. Un trop grand nombre de fournisseurs peut entraîner la perte d'opportunités en termes de remises sur volume et de bonnes affaires. Trop peu peuvent laisser votre entreprise vulnérable à une interruption ou à un arrêt chez le fournisseur.

11. Paramètres de paiement (nombre de paiements effectués)

Les « exceptions » sont des écarts, souvent du côté du vendeur, et ils nécessitent une manipulation au sein de systèmes automatisés. Les mesures de paiement vous indiqueront à quelle fréquence des exceptions se produisent et si le problème réside dans le fournisseur ou dans vos processus. Parce que les exceptions sont coûteuses à gérer, vous voudrez savoir quels fournisseurs obstruent vos systèmes ou ce qui, dans vos processus, crée un goulot d'étranglement. Cette connaissance vous aidera à corriger le problème.

Conseils pour la gestion des comptes clients et fournisseurs

Créances Dettes Offrez un paiement à prix réduit en échange de paiements plus rapides Vérifiez les contrats pour vous assurer que votre entreprise ne paie pas les fournisseurs plus tôt Engagez-vous avec les consommateurs pour aider à prévenir les retards de paiement, litiges ou défauts Cartographiez vos fournisseurs critiques pour déterminer la priorité de paiement Envoyez en temps opportun, factures complètes et rappels proactifs Vérifiez les opportunités de remise avec les fournisseurs Assurez-vous qu'il n'y a pas d'obstacles au paiement, telles que des erreurs de facture ou des retards de facturation Communiquer pour comprendre quels fournisseurs peuvent être à risque et quels fournisseurs peuvent potentiellement prolonger les conditions Prioriser les clients avec des soldes importants dans le processus de recouvrement des espèces Assurez-vous que les systèmes et les processus sont efficaces pour éviter les retards et les erreurs Assurez-vous que votre système de paiement est fonctionnel et pratique. En ligne avec plusieurs options de paiement qui fonctionne le mieux Assurez-vous que le paiement est effectué via la méthode de paiement convenue Définissez des objectifs hebdomadaires de collecte d'argent Lorsque cela est possible, calculer les conditions de paiement à partir de la date de réception de la facture plutôt qu'à partir de la date de la facture

L'objectif devrait être une réduction constante du nombre d'exceptions. Vous voudrez peut-être également définir une barre sur le nombre d'exceptions mensuelles ou trimestrielles jugées acceptables par votre entreprise pour que votre équipe AP s'efforce de les atteindre.

Notez également que des exceptions peuvent indiquer une fraude, un problème important avec AP. L'enquête annuelle de l'AFP révèle une augmentation continue de la prévalence des escroqueries. Envisagez une reconnaissance spéciale pour les employés d'AP qui repèrent et dénoncent les tentatives de fraude.

12. Mesures financières (remises obtenues, réductions de paiement anticipé prises)

Suivi des remises, les remises et autres récompenses de paiement disponibles vous aideront à en récolter davantage. Dans ce cas, les mesures financières mesurent combien d'argent a été gagné grâce à ces mesures. Cela signifie que non seulement de telles opportunités ont été identifiées, ils ont également été complétés avec succès. Fixez-vous des objectifs pour vous assurer que votre équipe AP encaisse systématiquement.

AP Automation peut vous aider à atteindre vos objectifs AP

La plupart des entreprises constatent qu'elles dépassent leurs processus AP à mesure qu'elles réalisent des choses plus grandes et meilleures. Cela est particulièrement vrai si vos processus AP sont basés sur papier. La manipulation du papier vous ralentira, surtout quand il y a un volume appréciable et croissant, et c'est cher, trop. Finalement, vieilli, les processus AP sur papier deviendront un obstacle à la croissance car ils affecteront négativement votre trésorerie.

Le logiciel d'automatisation AP permet à votre équipe de s'adapter pour s'adapter au changement et à la nouvelle croissance sans interruption. Plus loin, L'automatisation peut transformer AP d'un simple centre de coûts en un différenciateur financier stratégique. En profitant de nouveaux avantages, des remises anticipées à la gestion des conditions contractuelles, vous pouvez faire avancer votre entreprise plus rapidement.