Comment rationaliser vos processus de comptes fournisseurs

Les comptes fournisseurs (AP) n'occupent pas toujours le devant de la scène alors que les entreprises s'efforcent de se développer, augmenter vos ventes et vous démarquer de la concurrence.

Et n'est pas toujours une priorité absolue pour la gestion, même si cela devrait l'être, étant donné qu'une bonne gestion des points d'accès se traduit par de meilleures relations avec les fournisseurs, la possibilité de profiter de remises, et éviter les frais de retard.

Pourquoi vos processus de comptes fournisseurs ont besoin d'une cure de jouvence

Le traitement AP mérite plus d'attention. Les retards de paiement aux fournisseurs peuvent éroder la bonne volonté des fournisseurs estimés et avoir un impact sur les conditions de paiement et les niveaux de service.

Le paiement anticipé des factures peut également permettre aux entreprises de profiter de remises (par exemple, 1% net 10 jours) qui peuvent s'accumuler avec le temps. En adoptant une approche de comptes fournisseurs stratégiques, les organisations peuvent tirer parti de ces opportunités et d'autres.

Si vous n'avez pas évalué vos flux de travail AP au cours des dernières années, alors il est définitivement temps pour une évaluation approfondie des personnes, les processus et la technologie que vous utilisez pour gérer les comptes fournisseurs.

Comment rationaliser vos processus AP en 9 étapes

Environ 55% des entreprises gèrent encore leurs processus AP manuellement, offrant une opportunité d'améliorations majeures. Même les entreprises qui ont automatisé tout ou partie de leurs processus AP pourraient bénéficier d'une cure de jouvence.

Voici neuf façons dont les entreprises de toutes tailles peuvent améliorer leurs structures AP et se développer plus efficacement, approches productives de cette importante fonction comptable.

1. Réévaluez vos opérations AP de base

   Il est temps de procéder à une introspection approfondie et à une évaluation honnête de la façon dont vous avez géré les comptes fournisseurs jusqu'à présent. Le gérez-vous manuellement ? Recevez-vous et numérisez-vous des factures papier des fournisseurs lorsque la version électronique est une option ? Recevez-vous régulièrement des demandes de suivi de leur part concernant les factures impayées ?

   D'autres signaux d'alarme à rechercher au cours de cet exercice incluent :

   • Le personnel comptable et les gestionnaires qui passent trop de temps à traiter les approbations de factures.
   • Les vendeurs qui sont tenus au courant des paiements en retard (et quand ils vont récupérer leur argent).
   • Des niveaux de service inférieurs de la part des fournisseurs qui ne sont pas payés à temps.
   • Processus AP incohérents (cela est particulièrement répandu dans les grandes entreprises qui ont plusieurs divisions ou emplacements).
   • Traitement décentralisé des factures et distribution des paiements.
   • Redondances de travail dans différents départements AP.

   En cartographiant leurs processus AP, les entreprises peuvent obtenir une vue précise des fonctions que leur logiciel AP devra gérer tout en identifiant les lacunes potentielles dans l'efficacité de leurs comptes fournisseurs courants.

2. Repenser les processus obsolètes

   Si les factures continuent de s'accumuler mois après mois, en attendant le coup de téléphone redouté de vos fournisseurs, demander de l'argent, alors votre processus de comptes fournisseurs a probablement besoin d'une refonte.

   Vos choix incluent l'externalisation des AP, l'automatisation du processus ou la mise à jour de votre processus actuel de comptes fournisseurs. Chacune de ces options est bien meilleure que les processus manuels et papier, qui sont particulièrement inefficaces et ont tendance à introduire des erreurs, saisie de données redondantes et autres problèmes dans le flux de travail AP.

   Si votre entreprise passe beaucoup trop de temps à gérer AP, il est temps de réévaluer votre approche actuelle et de trouver de nouvelles façons de rendre le processus AP de bout en bout plus efficace.

3. Standardiser les processus AP inefficaces

   Commencez par vous assurer que vos fournisseurs savent exactement à qui envoyer leurs factures. Et, développer un processus qui décrit clairement exactement ce que les professionnels de l'approvisionnement ou les approbateurs sur le terrain doivent faire s'ils reçoivent des factures des fournisseurs (plutôt que de laisser les factures sur leur bureau, prendre la poussière pendant que les fournisseurs attendent d'être payés). Les pratiques inefficaces de réception des factures sont un excellent point de départ pour normaliser votre traitement AP. Par exemple, si les factures des fournisseurs sont envoyées à des services individuels et sont fréquemment perdues ou égarées, puis faites-les couler dans un emplacement central à la place.

   Au fur et à mesure que ces factures arrivent, assurez-vous qu'ils sont commandés en fonction de la priorité et de la date d'échéance. Utilisez un rapport d'ancienneté des comptes pour gérer ces dates d'échéance, avec des étiquettes telles que « actuel » et « en souffrance depuis 1 à 30 jours » pour organiser et rester au top des factures. En standardisant la réception et l'approbation des factures, vous pouvez accélérer le cycle de l'approvisionnement au paiement et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs.

   Efforcez-vous de simplifier au fur et à mesure que vous travaillez sur ces techniques de normalisation et d'autres, sachant que le temps que vous consacrerez à cet exercice garantira non seulement que les fournisseurs seront payés à temps, mais permettra également de libérer un temps précieux pour les comptables, chefs de service et le directeur financier.

4. Accepter les factures électroniques

   De nombreuses entreprises s'appuient sur des approbations manuelles et des processus de facturation papier. Voici la bonne nouvelle :grâce aux progrès de la technologie et des logiciels, ce processus qui nécessiterait beaucoup de temps et de ressources peut être automatisé et beaucoup plus facile à gérer.

   Avec des ordinateurs gérant une grande partie des tâches lourdes que les employés de la comptabilité géraient autrefois, recevoir et payer des factures par voie électronique aide les entreprises à économiser de l'argent et du temps tout en permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.

   Les factures électroniques contribuent également à transformer le processus répétitif de PA en un système plus optimisé qui nécessite moins de « touches, ” minimise les erreurs, et s'assure que les fournisseurs sont payés en temps opportun.

5. Déterminez comment vous paierez les factures

   Déterminer quand vous paierez les factures semble une évidence, mais c'est en fait une étape importante qui aidera à définir les attentes de vos fournisseurs et de votre propre entreprise. Certaines des options les plus populaires incluent :

   • Regroupez les paiements en fonction de la date d'échéance et payez simultanément plusieurs factures qui sont dues dans certains délais.
   • Choisissez certains jours du mois (c'est-à-dire, le 1er et le 15 de chaque mois) lorsque vous réglerez vos factures.

   Pensez également à la façon dont vous allez payer les factures. Allez-vous couper un chèque papier et l'envoyer par la poste? Utilisez-vous ACH pour les factures récurrentes ? Utiliserez-vous une carte de crédit en ligne via un service comme Stripe s'il est proposé ?

   En prenant ces décisions, assurez-vous de les documenter dans un manuel auquel tous les employés peuvent se référer. De cette façon, l'ensemble de l'organisation comprendra les procédures AP et sera en mesure de les partager entre les membres de l'équipe et avec les fournisseurs qui se renseignent.

6. Utiliser l'automatisation des points d'accès

   La comptabilité fournisseurs est un processus chronophage qui doit être géré de manière continue, et s'est historiquement appuyé sur des processus manuels. En d'autres termes, il est mûr pour l'automatisation. Au fur et à mesure que les entreprises grandissent, ajouter plus de fournisseurs et de responsabilités de paiement en cours de route, le besoin d'automatisation grandit.

   Le logiciel de comptabilité peut automatiser les paiements et autres processus AP, alléger la charge du service comptable. En passant à un système automatisé, entreprises:

   • Évitez de perdre des factures papier
   • Peut accélérer les autorisations de paiement
   • Mieux organiser ses dossiers
   • Peut effectuer des paiements ou s'occuper d'autres tâches AP de n'importe où (avec un système basé sur le cloud)

   Automatiser des processus qui étaient autrefois traités manuellement à l'aide de papier, les feuilles de calcul et les systèmes déconnectés entraînent également des gains d'efficacité et de productivité importants. Cela permet également d'économiser de l'argent, libère les employés pour qu'ils se concentrent sur un travail plus significatif, réduit les erreurs et réduit les risques de fraude.

7. Déléguez où vous le pouvez

   Au fur et à mesure que vous évaluez vos processus AP actuels et déterminez les mesures que vous devrez prendre pour les améliorer, chercher des moyens de déléguer des tâches et des responsabilités à des collègues.

   Par exemple, si vous vous attendez toujours à recevoir plusieurs factures papier chaque mois, sélectionner un point de contact spécifique pour recevoir, en les scannant et en les saisissant dans votre système AP. De cette façon, si une facture est perdue ou un paiement est émis en retard, il y aura un point de contact pour le vendeur. Vous pouvez également affecter des membres de l'équipe à d'autres rôles pour répartir les responsabilités AP de manière uniforme et libérer tout le monde pour effectuer un travail plus important.

8. Élimine la saisie manuelle des données

   Long, fastidieux, coûteux et sujet aux erreurs, la saisie manuelle des données réduit l'efficacité des comptes fournisseurs et ouvre de nombreuses possibilités d'erreurs. Pendant que les membres de l'équipe comptable récupèrent les données des factures des fournisseurs et les saisissent manuellement dans leurs ordinateurs, les erreurs sont à la fois inévitables et coûteuses.

   Par exemple, même un seul chiffre manquant ou un point décimal égaré peut se traduire par des coûts importants pour une entreprise. Si un système automatisé est programmé pour payer 35 $ à un fournisseur, 000 au lieu de 3 $, 500, par exemple, cette erreur peut avoir un impact significatif sur le résultat net. Une fois identifié, le problème doit alors être résolu—encore une autre perte de temps et de ressources pour l'organisation.

   Multipliez cette erreur sur plusieurs factures et il est facile de comprendre pourquoi l'élimination de la saisie manuelle des données est une raison essentielle pour rationaliser le processus AP. La mise en œuvre d'un système ERP avec automatisation AP permet aux entreprises de capturer toutes les données de facturation, le synchroniser avec leur système comptable, vérifier l'exactitude de toutes les données (par exemple, par rapport aux bons de commande émis) et minimiser le risque d'erreurs de données.

9. Archiver les données efficacement et automatiquement

   Le processus AP ne se termine pas lorsque les factures sont payées. Il comprend également l'archivage post-paiement des données récupérables, examiné et mis en œuvre (au besoin) à une date ultérieure. Qu'elles soient papier ou numériques, cet historique de toutes les factures des fournisseurs qui ont été réglées est un élément essentiel des dossiers financiers d'une entreprise.

   En plus de réduire les erreurs de saisie de données, Le logiciel d'automatisation AP fournit cette "piste papier numérique" et donne aux employés le contrôle et le temps de travailler sur des projets plus importants.

   Avec un logiciel basé sur le cloud, il existe une base de données centralisée d'informations sur les points d'accès à laquelle les membres autorisés de l'équipe de tous les départements peuvent interagir et accéder de n'importe où.

Devriez-vous envisager l'automatisation des points d'accès pour votre entreprise ?

Selon Ardent Partners, 55 % des entreprises considèrent que leurs services AP sont « très » ou « exceptionnellement » précieux pour l'ensemble de l'entreprise. Malgré la valeur perçue, le traitement des factures coûte toujours plus cher aux entreprises qu'il ne le devrait. Alors que les meilleurs services AP avaient des coûts moyens de traitement des factures de seulement 2,18 $ par facture, les retardataires ont dépensé 12,60 $, soit près de 500% de plus.

Avec des approbations de factures retardées, une abondance de papier et une mauvaise visibilité sur les données de facturation et de paiement, les entreprises se tournent de plus en plus vers l'automatisation des AP. En retour, ces entreprises bénéficient de meilleures analyses AP, éliminer le papier, réduire les coûts de traitement et améliorer la collaboration avec les fournisseurs.

Avec environ 81% des entreprises impactées par la fraude aux paiements en 2019, L'automatisation des points d'accès aide les entreprises à se prémunir contre la fraude en contrôlant quels employés ont accès à l'approbation des factures et au déblocage des paiements. Ils peuvent ensuite créer des workflows d'approbation avec plusieurs personnes et augmenter les chances d'attraper des factures frauduleuses avant que le paiement ne soit traité.

Comment NetSuite aide les entreprises de toutes tailles avec la rationalisation et l'automatisation des points d'accès

Les entreprises de toutes tailles peuvent gérer le processus complet des comptes fournisseurs avec les solutions de pointe de NetSuite. Conçu dès le départ pour répondre aux besoins des entreprises de tous les secteurs, NetSuite est facile à mettre en œuvre et simple à entretenir.

NetSuite permet aux entreprises de conserver toutes les factures et informations sur les fournisseurs en un seul endroit, automatiser les paiements via différentes méthodes (chèque, virement, câble, etc.) et gérer d'autres processus de la commande d'achat au paiement. Il peut également produire des rapports qui révèlent des informations précieuses sur l'état des paiements, montant total des factures impayées, factures en souffrance et plus encore.